Abecedné archivovanie je spôsob organizácie dokumentov, ktoré sú dôležité v osobnom aj profesionálnom živote. Abecedná archivácia vám umožňuje rýchlo nájsť a obnoviť jednotlivé súbory. Vďaka tomu sú všetky dokumenty chránené a vždy po ruke. Na udržanie rozumného systému podávania v indonézčine existuje mnoho pravidiel na podanie abecedy.
Krok
Časť 1 z 2: Archivácia podľa abecedy
Krok 1. Rozhodnite sa, ktorý abecedný systém použijete
Aj keď sa to môže zdať jednoduché, abecedný registračný systém má na výber niekoľko možností. Musíte si vybrať jeden systém a dôsledne ho uplatňovať.
- Podávanie písmena po písmene je založené na každom písmene v každom slove v poradí, v akom sa vyskytuje, a ignoruje medzery medzi slovami.
- Archivácia od slova k slovu sa vykonáva triedením každého súboru podľa prvého písmena každého slova v rade.
- Prihlasovanie po jednotkách berie do úvahy každé slovo, skratku a iniciálu a triedi ich. Toto je systém, ktorý sa zvyčajne odporúča implementovať.
Krok 2. Zoskupte súbory
Keď máte všetky súbory, ktoré potrebujete na archiváciu, rozhodnite sa, ako ich všetky zoskupiť. Môžete použiť slovníkový formát, kde je všetko zoradené podľa abecedy, bez ohľadu na typ súboru alebo súbory v ňom. Môžete tiež použiť formát encyklopédie, kde zoskupíte súbory podľa typu alebo predmetu a potom ich zoradíte podľa abecedy.
Ak máte na archiváciu rôzne typy súborov (potvrdenky, daňové doklady, listy a pod.), Odporúčame použiť formát encyklopédie. Najprv zoskupte súbory podľa typu a potom ich zoraďte podľa abecedy. Na oddelenie dokumentov použite okraj alebo farebný kód
Krok 3. Indexujte archivované súbory
Indexovanie zoskupuje každú sekciu názvu súboru do príslušných jednotiek. Ak chcete indexovať súbory pred ich archiváciou, musíte rozdeliť prvky každého názvu súboru a vytvoriť nový názov, ktorý je abecedne upravený a odlišný od predvoleného názvu. Ako príklad:
- Povedzte, že potrebujete indexovať a archivovať nasledujúce súbory: článok o anoe s názvom „Anoa Eating Behavior“, biografiu popredného odborníka na anoa Jasmina A. Dahliu a propagačnú brožúru k výstave anoa v zoo v Jakarte.
- Životopis Jasmina A. Dahlie je indexovaný ako „Dahlia, Jasmin A.“, pretože v registri musí byť priezvisko prvé. Súbory sú teda archivované v skupine písmen „D“.
- Ak zvolíte spôsob klasifikácie, ako je slovník, článok „Anoa Eating Behavior“by mal byť zodpovedajúcim spôsobom indexovaný. Podľa toho ho archivujte v skupine písmen „P“(pre „Správanie“).
- V opačnom prípade môžete „Anoa Eating Behaviors“indexovať ako „Anoa, Eating Behaviors“, ak použijete zoskupenie vo formáte encyklopédie a nie iba archivujete súbory súvisiace s anoa. Tento súbor je potom archivovaný v skupine písmen „A“.
- Propagačná brožúra by mohla byť indexovaná ako „Anoa, výstava (Zoo Jakarta)“, ak predpokladáte, že na výstave anoa bude veľa materiálu. Môžete napríklad indexovať iný súbor ako „Anoa, výstava (Zoo Bandung).
- V opačnom prípade môže byť propagačná brožúra indexovaná ako „Jakartská zoologická záhrada (výstava Anoa)“, ak očakávate, že dostanete niekoľko súborov týkajúcich sa zoo v Jakarte, alebo ak chcete v súboroch podľa geografickej polohy použiť zoskupenie formátov encyklopédie.
Krok 4. Zoraďte súbory podľa abecedy podľa ich indexového názvu
Obecným pravidlom ukladania podľa abecedy je usporiadanie súborov od A (prvý) do Z (posledný). Špeciálne informácie použite na definovanie rozlíšenia a poradia, aby ste mohli súbory oddeľovať. Ako príklad:
- Poradie indexované v predchádzajúcom kroku môže byť zhruba toto (v závislosti od použitého systému): „Dahlia, Jasmin A.“, „Jakartská zoo (výstava Anoa)“a „Anoa Eating Behavior“ALEBO „Anoa, výstava (Jakarta Zoo)) “,„ Anoa, stravovacie správanie “a„ Dahlia, Jasmin A. “.
- Súbory pre „Kangaroo“sú zoradené po súboroch pre „Elephant“. Súbory pre „Žirafu“budú medzi tým a súbory pre „Anoa“sa objednajú pred „Medveď“a „Ovce“. Poradie je teda: „Anoa“, „Medveď“, „Ovce“, „Slon“, „Žirafa“, „Klokan“.
- Ak neskôr pridáte súbory „Armadillo“, budú za nimi „Anoa“. Pretože obe začínajú písmenom „A“, budete musieť pri určovaní poradia pozrieť písmeno za A („N“pre anoa a „R“pre „pásavec“). Nové poradie teda znie: „Anoa“, „Pásavec“, „Medveď“, „Ovce“, „Slon“, „Žirafa“, „Klokan“.
Krok 5. Označte priečinok so súbormi
Aby ste to uľahčili, označte každý archívny priečinok indexovým názvom zodpovedajúcim súboru v ňom. Táto metóda tiež uľahčuje archiváciu nových súborov v poradí.
- Vložte archív do priečinka.
- Bolo by jednoduchšie, keby ste priečinok farebne odlíšili, aby ste zvýšili jeho použiteľnosť. Ak napríklad používate zoskupenie formátov encyklopédií, každej skupine je priradená vlastná farba a každý súbor v každej skupine je označený podľa svojej farby.
Krok 6. Zdokumentujte systém indexovania a evidencie
Váš systém indexovania a evidencie musí byť implementovaný dôsledne. Uistite sa, že každý, kto má prístup k súboru, pozná systém, v ktorom beží. Môžete napríklad vytvoriť alebo zdieľať dokument, ktorý obsahuje podrobnosti o pravidlách systému súborov. Pomôže to každému efektívne využívať registračný systém.
Krok 7. Správne archivujte nový súbor
Umiestnite súbory do skrinky podľa indexového názvu a abecedného poradia podľa vášho systému. V prípade potreby presuňte aktuálny súbor tak, aby bol nový súbor zahrnutý na správnom mieste.
Časť 2 z 2: Riešenie špeciálnych prípadov
Krok 1. Archivujte súbory podľa významných termínov
Niekedy je jednoduchšie archivovať súbory podľa kľúčového slova, nie podľa názvu alebo názvu, ktorý je tam uvedený. To zaisťuje, že súbory je možné indexovať a vyhľadávať pomocou najlogickejších výrazov. Ako príklad:
„Prvá banka v Jakarte“môže byť indexovaná a archivovaná ako „Jakarta, prvá banka“. „Jakarta“je kľúčovým pojmom v tejto položke namiesto „prvej“alebo „banky“, najmä ak máte ďalšie súbory s podobným názvom, ako napríklad „prvá banka v Bandungu“alebo „prvá banka v Medane“
Krok 2. Zoraďte mená podľa priezviska
Štandardný archív odporúča, aby sa najskôr indexovali priezviská ľudí, pretože sa považujú za významné pojmy.
- Preto je „Jasmin A. Dahlia“indexovaná a archivovaná ako „Dahlia, Jasmin A.“.
- Na konci uveďte názov (Dr., Ir, atď.). Napríklad „Dr. Jasmin A. Dahlia “je indexovaná a archivovaná ako„ Dahlia, Jasmin A., Dr. “.
- Mená sa zvyčajne triedia podľa pravopisu písmen po písmenách. Napríklad „MacDonald“bude pred „McDonald“. Preto „D“, „L“, „Le“, „de“atď. považovaný za súčasť názvu a nie za samostatnú jednotku. Obvykle sa to týka zahraničných mien. Napríklad súbory „Heinlein“, „Le Guin“, „L'Engle“a „Wolfe“boli zoradené správne (NIE „L'Engle,“Le Guin “,„ Heinlein “,„ Wolfe “).
- Výnimka z tohto pravidla zvyčajne platí, ak je meno osoby súčasťou názvu firmy alebo organizácie. V takom prípade považujte meno osoby za súčasť obchodného mena. Napríklad „Služby na ochranu proti škodcom Jasmin A. Dahlia“sú zaradené do skupiny písmen „J“a NIE sú indexované ako „Dahlia, Jasmin A. Služby na kontrolu škodcov“.
Krok 3. Ignorujte články, spojky a predložky
Články (napr. „A“, „an“a „the“v angličtine), spojky (napr. „A“, „ale“a „alebo“) a predložky (napr. „S“, „od“a „ do “) sa zvyčajne vynecháva pri indexovaní a archivácii podľa abecedy, pretože sa nepovažuje za významný pojem. To platí aj vtedy, ak názov súboru obsahuje články, spojky alebo predložky. Ako príklad:
- Spis s názvom „Vyšetrovanie postupov prikrmovania Emu“je archivovaný v skupine „E“pre „Emu“(významné slovo v názve súboru) namiesto písmena „A“z „an“, pretože ide o Anglický článok.
- „Dahlia a Soetono, služby boja proti škodcom“sú uvedené za „Dahlia, Jasmin A.“Názvy indexov začínajú písmenami „Dahlia“, aby sa určenie poradia posunulo na nasledujúci významný termín (v tomto prípade „Soetono“a „Jasmin“), aby sa určilo poradie podania. Ignorujte slovo „a“, pretože nie je podstatné.
Krok 4. So skratkami narábajte tak, ako keby boli vyslovované
Pri podávaní sa môžete stretnúť so skratkami ako „Tbk“. (skratka pre „otvorené“). Súbory zvyčajne indexujete a archivujete ako slovo, nie iba ako reťazec písmen.
Napríklad „Jasmin A. Dahlia Banícka spoločnosť“je archivovaná za „Jasmin A. Dahlia Tbk.“
Krok 5. Zadajte čísla ako obvykle
Keď archivujete súbory podľa abecedy, zobrazia sa súbory s číslami. Tieto súbory sa zvyčajne archivujú ako obvykle, a nie ako keby boli napísané. Pred písmenami sa archivujú aj čísla.
- Napríklad „3 dni navždy“bude archivované pred „100 tipmi pre firmy“(pretože „3“príde pred „100“).
- „Tipy na obchodovanie“a „Tipy na prehrávanie zásob“budú archivované po „100 tipoch na podnikanie“, pretože čísla sú usporiadané pred písmená.
- S pravopisnými číslami sa namiesto čísel zaobchádza ako so slovami. V poriadku sú napríklad súbory „100 veľkých lídrov v podnikateľskom svete“, „Dve stovky silných tipov pre podnikanie“a „Tipy pre podnikanie“.
- Ak vám to však zjednoduší podanie, urobte výnimku a vždy zoraďte čísla, ako keby boli napísané správne.
Krok 6. Zaobchádzajte so špeciálnymi znakmi
Mali by sa vziať do úvahy všetky neabecedné alebo nečíselné znaky, ktoré sa vyskytli počas indexovania. Zaobchádzanie so súvisiacimi znakmi však závisí od typu:
- Interpunkčné znamienka (ako apostrofy, bodky a čiarky) sa zvyčajne ignorujú. Súbory „Washington’s Best Coffee“a „Washington State Fair“sú napríklad archivované v poradí.
- Diakritika sa zvyčajne ignoruje a považuje sa za súvisiace písmená. Napríklad „clair“je archivované ako „Eclair“a „ber“ako „Uber“. Táto metóda však neplatí, ak súbor archivujete podľa abecedy v jazyku, ktorý používa diakritiku, takže je potrebné dodržať bežné abecedné poradie tohto jazyka.
Krok 7. V prípade potreby použite pravidlo „nič pred niečím“
Pri archivácii podľa abecedy sú medzery (vrátane interpunkcie a ďalších prvkov, ktoré sú vynechané) obvykle ignorované. Ak sa však stretnete so súbormi, ktoré začínajú podobným spôsobom, pomocou medzery alebo pravidla „nič pred niečím“zadajte poradie v archíve.
- V tomto poradí sú napríklad archivované súbory „Bank Jakarta“, „Bank Bandung“a „Bank Medan“.
- Takže súbor "Dahlia, Jasmin A." bol pred „Dahlia, Jasmin A., Dr.“.
Krok 8. V prípade potreby súbor odlíšte podrobnejšími informáciami
V zriedkavých prípadoch abecedné informácie nestačia na určenie poradia súborov. Ak áno. Na indexovanie a archiváciu súborov použite ďalšie informácie. Označte ku každému súboru ďalšie informácie, aby ich bolo možné rozlíšiť. Ako príklad:
- Ak máte súbory pre dvoch ľudí s menom Jasmin A. Dahlia, zoraďte ich podľa dátumu narodenia. Spis „Dahlia, Jasmin A. (nar. 1853)“stojí pred „Dahlia, Jasmin A. (nar. 1967).
- Súbory môžete tiež triediť podľa geografickej polohy. Ak máte súbory z troch rôznych bánk z troch rôznych miest a každá banka má názov „Bank Mandiri“, zoraďte to podľa nasledujúceho príkladu: „Bank Mandiri (Bandung)“, „Bank Mandiri (Jakarta)“a „Banka Mandiri (Medan) “.
- Ak teda máte dva súbory o medveďoch alebo druhoch medveďov, rozlišujte ich ďalej podľa druhu, geografickej polohy a podobne. Napríklad súbory pre „Bear, Chocolate“a „Bear, Polar“(v uvedenom poradí) alebo súbory pre „Bear (Európa)“a „Bear (Severná Amerika)“(v uvedenom poradí).
Krok 9. Upozorniť všetky výnimky a špeciálne pravidlá
Zaistite, aby si každý, kto používa vaše súbory, bol vedomý akýchkoľvek výnimiek zo štandardných pokynov pre systém súborov. Pomôže to zaistiť, aby každý používal registračný systém správne a efektívne.
