V roku 2013 zistilo, že približne 78 000 zamestnancov v USA ukradlo svojim zamestnávateľom približne 55 miliónov dolárov. Údaje zohľadňujú iba zamestnancov maloobchodného sektora. Tento trend krádeží kancelárií nie je bez obetí. Podniky a komunity, ktorým tieto podniky slúžia, prídu o peniaze, pretože so zníženým ziskom budú podniky nútené zvyšovať ceny, aby boli ovplyvnení spotrebitelia. Našťastie existujú spôsoby, ktorými môžu všetky spoločnosti, od najnižších zamestnancov po majiteľov firiem, chytiť nepoctivých zamestnancov a ukončiť krádeže na pracovisku.
Krok
Metóda 1 z 3: Chytanie nečestných zamestnancov ako dozorných orgánov
Krok 1. Starostlivo zbierajte všetky dôkazy o krádeži
Ak chcete chytiť zlodeja v práci, musíte mať informácie. Hneď ako dôjde k pátraniu, zozbierajte informácie, ktoré vám môžu pomôcť zistiť, kedy, kde a ak je to možné, okolo koho ku krádeži došlo.
-
Údaje, ktoré by ste mohli chcieť zbierať, zahŕňajú:
- Presný dátum a čas straty peňazí/tovaru;
- Počiatočný a konečný zostatok každej registračnej pokladnice (v prípade krádeže peňazí);
- Celková zásoba a tržby (v prípade krádeže tovaru);
- Meno zamestnanca, ktorý bol v práci, keď došlo ku krádeži;
- Prístup k údajom z karty, kedykoľvek je to možné;
- Správy o výdavkoch zamestnancov; a
- Poznámky k používaniu zariadenia.
- Ak tieto informácie nemáte, začnite nahrávať vtedy, keď máte podozrenie na krádež. Nahrávanie zvyčajne postačí na zabránenie budúcim krádežiam, ale ak krádež bude pokračovať, budete lepšie pripravení chytiť zlodeja.
Krok 2. Nájdite chyby v poznámkach
Pozrite sa do svojich poznámok a nájdite všetko, čo zrejme nedáva zmysel, alebo medzery, v ktorých by bolo možné stratiť peniaze alebo položky. Čím lepšie bude vaše účtovníctvo, tým je väčšia pravdepodobnosť, že nájdete dôkazy o krádeži.
Keď si napríklad skontrolujete skladovú evidenciu, môžete si všimnúť, že 20 smartfónov na začiatku dňa sa znížilo na 10, ale predalo sa iba 9. Výsledky týchto výpočtov sú určite otáznikom a mali by ste to preskúmať
Krok 3. Dávajte pozor na funkciu registračnej pokladnice
Zamestnanci, ktorí kradnú z registračných pokladníc, spravidla používajú na zakrytie stôp rôzne taktiky, spravidla s pomocou určitých funkcií, aby dostali šancu ukradnúť. Nečestný zamestnanec môže napríklad na krádež použiť funkciu pokladnice bez predaja. Keď kupujúci poskytne peniaze, v pokladni sa zadá príkaz na zákaz predaja, aby sa stroj otvoril. Zamestnanci dajú zákazníkom zmenu a vyberú peniaze z registračnej pokladnice. Zákazník by nemal možnosť dozvedieť sa o tejto prefíkanosti a ani by nebol zaznamenaný predaj.
-
Medzi funkcie pokladnice, o ktorých musíte vedieť, patria:
- Žiadny výpredaj
- Náhrada
- Predaj 0 dolárov
- Správy (nečestní zamestnanci môžu strhnúť výnosy z tržieb, ktoré sa vyskytnú pri vytlačení správy v pokladni).
- O'Dell Restaurant Consulting má komplexného sprievodcu, ktorý obsahuje bežné triky krádeží zamestnancov a niektoré z nich využívajú špeciálne funkcie registračnej pokladnice. Prečítajte si sprievodcu na tomto odkaze. Aj keď sa odkaz zameriava na reštaurácie, mnohé z trikov uvedených v príručke sa týkajú aj mnohých ďalších oblastí vrátane maloobchodu.
Krok 4. V prípade krádeže peňazí urobte výpočet peňazí v pokladni
Jeden z najbežnejších spôsobov, ako sa vysporiadať s krádežou peňazí, je nechať zamestnancov počítať peniaze v pokladni na začiatku smeny a počítať ich späť na konci smeny. Výsledky výpočtu sa porovnajú so správou o predaji. Systém je relatívne ľahko implementovateľný a hoci nie je zaručené, že zastaví krádež peňazí z registračnej pokladnice, očividnú krádež je možné ľahko chytiť.
-
Použitie štandardných tabuliek uľahčí majiteľom a dozorným orgánom implementáciu tohto systému. Do tabuľky zahrňte nasledujúce riadky:
- Počiatočná rovnováha
- Hotovostný predaj
- Predaj kreditnej karty/šeku
- Celkové predaje
- Konečný stav
Krok 5. Ak je to možné, použite údaje z videozáznamov
Ak má vaša spoločnosť bezpečnostný systém CCTV, pozrite sa na zábery a nájdite dôkazy o krádeži, najmä ak kamera ukazuje na miesto krádeže, ako je napríklad registračná pokladnica. Tieto informácie použite na zúženie času a miesta incidentu a potom počkajte na skryté príznaky krádeže, ako napríklad:
- Ruky zamestnanca presúvajú peniaze z pokladne do vrecka.
- Peniaze presúvajúce sa z registračnej pokladnice k držiteľovi sprepitného.
- Zvláštne návyky v oblasti registračnej pokladnice (napríklad nečestný zamestnanec by mohol pokladnicu starostlivo označiť, aby si zapamätal, koľko z nej z pokladne ukradol, aby mohol upraviť účtovnú závierku).
- Predaj tovaru, ktorý sa sťahuje do vreciek, peňaženiek, tašiek a pod.
- Položky, ktoré je ešte možné predať, sa presunú do koša.
- Neoprávnený prístup k trezorom, trezorom atď.
- Návštevy kancelárie mimo pracovného času,
Krok 6. Opýtajte sa zamestnancov jeden po druhom
Aj keď sa zlodej pri výsluchu nepriznáva, čestný zamestnanec vám môže poskytnúť stopu. Zvážte pozvanie zamestnancov do svojej kancelárie na úprimnú a otvorenú diskusiu o krádežiach v kancelárii. Môžete sa opýtať, či poznajú zamestnancov, ktorí kradnú, alebo ich požiadať, aby pomohli krádež zastaviť. Môžete tiež svojim zamestnancom pripomenúť pravidlá súvisiace s krádežou vo vašej kancelárii.
- Pozvite zamestnancov, aby sa jeden po druhom rozprávali vo vašej miestnosti. Vaši zamestnanci sa môžu cítiť bezpečnejšie, ak nekonajú s inými zamestnancami.
- Môžete sa tiež porozprávať s čo najväčším počtom zamestnancov, dokonca so všetkými zamestnancami, ak je to možné. Ak by teda zamestnanca, ktorý kradol, vyhodili, len ťažko by vedel, komu unikli informácie o jeho správaní.
Krok 7. Zvážte vykonanie interného auditu s pomocou vyšetrovateľa tretej strany
Majitelia a dozorcovia nie sú sami, ktorí sa zaoberajú problémom krádeží v kancelárii. Pomôcť vám môže mnoho nezávislých konzultantov a vyšetrovateľov v oblasti bezpečnosti kancelárií a predchádzania krádežiam. Aj keď sú náklady na malý incident príliš vysoké, ak krádež pokračuje a stane sa veľkým problémom, služby tohto poradcu budú veľmi zmysluplné.
Interný audit je veľmi užitočný, ak dochádza k podvodom na účtovnej úrovni. Zamestnanci účtovníctva môžu zo spoločnosti ukradnúť pomerne veľa bez toho, aby sa nechali nachytať, takže externí audítori môžu byť veľmi nápomocní
Krok 8. Postavte sa zlodejovi len vtedy, ak máte presvedčivé dôkazy
Neobviňujte ani nevypúšťajte bez dôkazov, pretože to iba demoralizuje pracovníkov a dokáže, že môžete svojvoľne vyhodiť, najmä ak sa neskôr preukáže, že zamestnanec, ktorého ste prepustili, nekradol. Aby ste tomu zabránili, pred streľbou počkajte, kým dokážete krádež.
Navyše, ak prepustíte nevinného zamestnanca a pracovná zmluva obsahuje doložku o zabezpečení pozície, vaše kroky budú zahŕňať neoprávnené prepustenie, ktoré môže mať za následok stíhanie. Väčšina pracovných zmlúv v USA vám však umožňuje prepustiť zamestnanca kedykoľvek, a to buď bez dôvodu, alebo z nejakého dôvodu
Metóda 2 z 3: Ochrana podniku pred krádežou
Krok 1. Nastavte anonymný systém spätnej väzby
Ak chcete oslobodiť kanceláriu od zlých zamestnancov, pomôžte tým dobrým zamestnancom. Vďaka systému anonymnej spätnej väzby bude pre vašich zamestnancov bezpečnejšie nahlásiť krádež alebo iné pochybenie v práci. Vaši zamestnanci môžu navyše vzniesť obavy, kritiku a návrhy na zlepšenie svojho pracoviska.
-
Anonymné systémy spätnej väzby je možné implementovať rôznymi spôsobmi, napríklad:
- Krabica s návrhmi v nenápadnom priestore (napr. V miestnosti na oddych), aby si zamestnanci mohli písať poznámky bez toho, aby si ich niekto všimol.
- E -mailový účet, ktorý automaticky cenzuruje meno zamestnanca, ktorý na túto adresu odosiela e -maily.
- Programy anonymnej spätnej väzby tretích strán, ako napríklad 3sixty, Suggestionox atď.
Krok 2. Nainštalujte si softvér na spracovanie výnimiek do svojho systému registračnej pokladnice
Šanca zamestnancov na krádež z registračnej pokladnice bude menšia, ak budú vedieť, že používanie funkcie výnimky v registračnej pokladnici bude nahlásené šéfovi. Na ochranu vašej registračnej pokladnice zvážte softvér, ktorý automaticky hlási výnimky alebo vyžaduje autorizáciu od manažéra.
- Funkcie spracovania výnimiek sú zvyčajne súčasťou moderného softvéru registračnej pokladnice. Ak je registračná pokladnica vo vašej spoločnosti stará, zvážte z bezpečnostných dôvodov jej aktualizáciu.
-
Medzi odporúčané programy registračnej pokladnice patria:
- AmberPOS
- POS dodávatelia
- Lightspeed Maloobchod
- iVend Maloobchod
- NCR Counterpoint POS a Retail Management
Krok 3. Nainštalujte systém zabezpečenia videa, ak ho vaša kancelária ešte nemá
Pre nepoctivých zamestnancov bude dozor najvyššou motiváciou, ako prestať kradnúť. Umiestnite kamery na zraniteľné miesta (napr. Pokladnice, oblasti s drahým tovarom atď.), Aby ste znížili krádež a poskytli pádny dôkaz o krádeži.
Je tiež dokázané, že falošné kamery môžu znížiť mieru krádeží v kancelárii. Samozrejme, to závisí od toho, či vaši zamestnanci vedia, že kamera, ktorú inštalujete, je falošná. Falošné kamery sa však odporúčajú len na „posilnenie“pozorovacieho dosahu, nie na úplnú náhradu pôvodného fotoaparátu
Krok 4. Zvážte ďalšie možnosti zákonného monitorovania
Nahrávanie videa nie je pre firmy jediným legálnym spôsobom monitorovania výkonnosti zamestnancov. K dispozícii je tiež množstvo ďalších možností monitorovania, ktorých použitie bude závisieť od toho, ako závažný je problém krádeže vo vašej kancelárii. Uistite sa však, že vami používané monitorovanie neporušuje žiadne zákony vo vašej oblasti ani zmluvy, ktoré ste vy a vaši zamestnanci uzatvorili. Pred začatím monitorovania sa tiež uistite, že sú si vaši zamestnanci vedomí monitorovania, ktoré budete vykonávať.
-
Ďalšie monitorovanie, ktoré môžete vykonať, môže mať formu:
- Kontrola histórie prehliadania internetu;
- Skenovanie komunikácie na podozrivé kľúčové slová;
- Monitorovanie správ, e-mailov, pripojení Wi-Fi na osobných zariadeniach atď.;
- Doplnenie bezpečnostných síl; a
- Prejdite prstom po protokole o prístupe v citlivých oblastiach.
- Príliš dôsledné sledovanie zamestnancov však môže byť nebezpečné. Prílišný dohľad od šéfa môže u zamestnancov vyvolať strach, takže sa zníži ich morálka, najmä ak je váš dohľad oveľa prísnejší ako štandardy vo vašej obchodnej skupine.
Krok 5. Pokúste sa nadviazať osobný vzťah s každým zamestnancom
Väčšina spoločností pozná tri hlavné dôvody krádeže zamestnancov: zamestnanec má veľký počet naliehavých potrieb, zamestnanec sa cíti byť spoločnosťou zanedbávaný a zamestnanec kradne kvôli príležitosti. Prvý dôvod nemôžete ovládať a s tretím sa dá zaobchádzať užším účtovníctvom a dohľadom, pri druhom ide o pocit. Zamestnanci skrátka nekradnú, ak sú v práci ohodnotení a majú radi svojho šéfa.
-
Dobré vzťahy so zamestnancami môžete nadviazať nasledujúcimi spôsobmi:
- Neformálne chatujte so zamestnancami, o živote, nádejach atď.
- Za dobrý výkon ponúka bonusy a odmeny.
- Skúste sa porozprávať, aj keď málo, s každým zo zamestnancov.
- Zvážte spoločenské akcie mimo práce (dovolenky, rodinné výlety atď.).
- Empatizujte so sťažnosťami a frustráciami zamestnancov.
- Zamyslite sa nad tým: V prieskume z roku 1976 takmer polovica respondentov odpovedala, že kradli vo svojich kanceláriách bez pocitu viny. Nebuďte otravným šéfom, aby vaši ľudia mohli kradnúť bez viny, ale buďte priateľmi svojich zamestnancov, aby nekradli.
Krok 6. Po prepustení reorganizujte zabezpečenie v kancelárii
Aj keď je to zriedkavé, prepustení zamestnanci môžu ukradnúť svoju starú kanceláriu, najmä ak majú stále kľúče, prihlasovacie údaje a podobne. Aby ste tomu zabránili, resetujte bezpečnostný systém v kancelárii po prepustení niektorých zamestnancov. V závislosti od typu podnikania postupujte takto:
- Vymeňte stavebný zámok.
- Zmeňte kód elektronického zámku.
- Zmeňte heslo k svojmu firemnému e-mailovému účtu, heslo k sieti Wi-Fi atď.
- Získajte kľúč, kód kľúča alebo iné prihlasovacie údaje prepusteného zamestnanca.
Krok 7. Skúste iné nekonvenčné riešenia
Rastúci problém krádeží vyvolal kreatívne nápady rôznych spoločností na jeho vyriešenie. Aj keď nie všetky nasledujúce nápady budú zodpovedať vašej situácii, osvedčili sa v určitých prípadoch ako prevencia proti krádeži.
- Používajte číry plastový odpad. Zamestnanci môžu odcudzené veci skryť do koša a potom ich zaistiť pri likvidácii koša. S čírym plastovým odpadom to bude ťažšie.
- Urobte pravidlo, aby ste sa uistili, že je každý box pred recykláciou zarovnaný, aby ste uľahčili krádež pomocou metódy koša, o ktorej sme už hovorili.
- Usporiadajte nábytok alebo reorganizujte kanceláriu, aby ste predišli neviditeľnému priestoru. Ak nie je tmavá miestnosť, bude pre zamestnancov kradnutie ešte ťažšie.
- Vykonajte náhlu kontrolu alebo audit pokladnice. Aj keď sa to zamestnancom nepáči, táto metóda je celkom efektívna, pretože ak vedia, že registračnú pokladňu je možné kedykoľvek skontrolovať, je menšia pravdepodobnosť, že ukradnú.
- Pravidelne dávajte darčeky. Rozdávanie predmetov, ktoré sa zamestnancom zle predávajú, je spôsob, ako obmedziť krádeže. Ak napríklad zamestnanci vo vašej reštaurácii často kradnú jedlo, umožnite im vziať akékoľvek jedlo, ktoré sa zle predáva.
Metóda 3 z 3: Pomáha zastaviť krádeže ako zamestnanec
Krok 1. Ak si všimnete niečo podozrivé, kontaktujte svojho šéfa
Ako zamestnanec nemáte silu meniť systémy a zastaviť krádeže, ale to neznamená, že nemôžete pomôcť. Ak vidíte, počujete alebo viete o niečom, čo by mohlo viesť k krádeži, okamžite kontaktujte svojho nadriadeného. Nebuďte ticho, pretože v pravidlách mnohých spoločností vás pokusy o krádež v tichosti môžu vtiahnuť.
V mnohých spoločnostiach, najmä vo firmách s nízkou úrovňou spokojnosti zamestnancov alebo v spoločnostiach s veľkým odstupom medzi vrcholovým manažmentom a zamestnancami, môže existovať kultúra ticha. Zamestnanci, ktorí kradnú, očakávajú, že ich krádež bude neohlásená, a môžu šikanovať zamestnancov, ktorí sa na to odvážia. V takom prípade neničte svoj vzťah s ostatnými zamestnancami tým, že ich správanie nahlásite svojmu šéfovi v práci. Kontaktujte svojho šéfa e -mailom, telefonicky alebo anonymne nižšie
Krok 2. Použite anonymný systém spätnej väzby
Bohužiaľ, v niektorých spoločnostiach je zlé mať povesť „deravého vedra“pri nahlasovaní krádeží. Ak ste v tejto situácii zastihnutý, odporúča sa, aby ste krádež nahlásili anonymne. Anonymné nahlasovanie môže manažment zvládnuť problém krádeží, ale zlodej vás nemôže obviniť z toho, že ste informátor.
-
Medzi veci, ktoré sa môžete pokúsiť nahlásiť krádež anonymne, patria:
- Vsuňte anonymnú správu pod dvere šéfovej kancelárie;
- Napíšte informácie do systému anonymnej spätnej väzby;
- Napíšte e -mail šéfovi s jednorazovou adresou;
- Chatujte so šéfom mimo pracovného času a prediskutujte problém krádeže.
Krok 3. Zhromažďujte informácie opatrne, ale nepreháňajte to
Ak vidíte príležitosť zaznamenať krádež pomocou poznámok, fotografií alebo videa, urobte to, ale buďte opatrní pri jej zaznamenávaní. Ak si zlodej všimne, že ho zaznamenávajú, môže sa vám vyhnúť a bude vám sťažovať dokazovanie, že je. V najhoršom prípade môžete byť označený za „deravé vedro“a váš vzťah s ostatnými priateľmi v práci sa zhorší.
Nezabudnite, že vo väčšine prípadov postačí zapamätanie si miesta a času incidentu a osôb, ktorých sa to týka. Ak vám šéf dôveruje a váš popis sa zhoduje s ich záznamom, váš šéf môže mať dostatok informácií na to, aby mohol konať, a to aj bez ďalších dôkazov
Krok 4. Vyhnite sa impulzívnemu obvineniu
Od zamestnancov sa skutočne požaduje, aby nahlásili krádež šéfovi, obvinenie ostatných zamestnancov bez dôkazov však rozhodne nie je dovolené. Navyše, aj keď existujú dôkazy o tom, že krádež spáchal konkrétny zamestnanec, zamestnanec by nemal byť ponižovaný pred inými zamestnancami alebo zákazníkmi.
Okrem toho, že obvinenia bez dôkazov sú trápne, keď sa mýlia, môžu tiež znížiť morálku. Vďaka tvrdeniam bez dôkazov majú zamestnanci pocit, že ich vedenie môže kedykoľvek obviniť
Tipy
Zvážte prehľadávanie akademických databáz a nájdite vedecké štúdie a prieskumy týkajúce sa krádeží na pracovisku, aby ste našli nové stratégie na predchádzanie krádežiam. Napríklad Google Scholar má stovky článkov v časopise na túto tému, ku ktorým je prístup
Pozor
- Nesnažte sa monitorovať ľudí, ktorých podozrievate mimo práce, pretože vás budú vnímať ako stalkera a mohli by ste byť stíhaní.
- Nepokúšajte sa súdiť zlodeja na pracovisku bez súhlasu nadriadeného, pretože ak neuspejete, zlodej sa bude cítiť sledovaný, inak sa kvôli tomu môžete dostať do problémov. Zamestnanci pri krádeži môžu navyše konať impulzívne alebo sa nahnevať a v kancelárii spôsobiť konflikt. Tento konflikt môže znížiť morálku.
