Všetci vieme, že byť v práci organizovaný je dôležité, ale väčšina ľudí to robí ťažko. Verte či neverte, zorganizovať sa nie je také ťažké, ako sa zdá. Niekoľko opráv a riešení vám pomôže stať sa organizovaným človekom, ako by ste si mohli myslieť.
Krok
Metóda 1 zo 4: Nastavenie miesta a času
Krok 1. Monitorujte svoje aktivity
Strávte niekoľko dní denníkom alebo sledujte svoje každodenné činnosti. Vďaka vedeniu denníka môžete vidieť, čo ste urobili, čo ste si predtým neuvedomovali. Denník vám navyše môže poskytnúť malú predstavu o vašich nedostatkoch v organizácii vecí a v produktivite. Toto cvičenie by sa malo vykonávať s veľkým cieľom. Prostredníctvom protokolov aktivít môžete vidieť, ktoré činnosti sú stratou času a ktoré činnosti vás môžu podporiť pri dosahovaní vašich cieľov.
Krok 2. Určite svoj produktívny čas
Niektorí z nás rano vstávajú a niektorí nie. Pravdepodobne už viete, kedy je váš produktívny čas. Či už dávate prednosť večerom, ránam, obedu, dokonca aj pred alebo po pracovnej špičke, využite tieto časy na maximalizáciu svojej produktivity.
Krok 3. Uprednostnite svoju prácu
Všetci vieme, že niektoré úlohy sú dôležitejšie ako ostatné, ale nie vždy im dávame prednosť. Vytvorte si teda systém hodnotenia tým, že úlohy označíte ako dôležité a buďte úprimní a flexibilní. Používajte pripomenutia buď v digitálnom kalendári, alebo nalepovacích poznámkach vo svojom počítači alebo na stole. Venujte viac času a energie veciam, ktoré sú vo vašom zozname na prvom mieste. Príkladom sú úlohy citlivé na čas, napríklad úlohy, ktoré je potrebné dokončiť dnes alebo zajtra. Mali by ste tiež uprednostniť reakciu na klientov, šéfov alebo kohokoľvek iného, kto vám vypláca mzdu. Ak si nie ste istí citlivosťou a dôležitosťou úlohy, je lepšie sa niekoho opýtať.
Krok 4. Malé úlohy vykonajte ihneď
Nie všetky úlohy musia mať prioritu a naplánovať ich dokončenie v určitom časovom rámci. Niektoré úlohy nevyžadujú plánovanie ani plánovanie, pretože ich je možné dokončiť ihneď. Ak je to tak, môžete úlohu rýchlo splniť ihneď. Tak to urob teraz! Okamžitým vykonávaním ľahkých úloh nebudete otáľať.
Krok 5. Usporiadajte nástroje a pracovné nástroje
Naše stoly môžu ľahko prechádzať od chaotických k rozbitým člnom, a to vám zabráni byť organizovaným človekom. Niektorí ľudia majú dokonca zásadu „čistého stolu“. Aj keď to nie je skutočne nevyhnutné, je lepšie vyčistiť si pracovný priestor.
- Upratať stôl. Vyberte všetky odpadky a systematicky organizujte potrebné veci. Upratujte pracovný stôl vždy, keď je to možné: keď nemáte prácu v kancelárii, cez prestávky alebo medzi úlohami.
- Okamžite vyčistite odpadky. Takto si budete vždy pamätať na čistenie pracovného stola. Okrem toho sa môžete vyhnúť obťažovaniu nahromadenými odpadkami.
- Veci, ktoré potrebujete, skladujte na ľahko prístupnom mieste. Samozrejme, nie všetko okolo vás je odpad. Uchovávanie nástrojov, ktoré potrebujete v blízkosti, vám môže tiež ušetriť drahocenný čas a pracovný priestor.
Krok 6. Naplánujte si aktivity a schôdze
Niektorí ľudia plánujú iba schôdze, ale nie s aktivitami, ktoré majú v zozname úloh. Naplánovanie dôležitých úloh a stretnutí môže byť veľmi užitočné. Môžete napríklad zoskupiť dni tým, že sa budete schádzať iba v utorok a vo štvrtok. Vytvorte vo svojom rozvrhu priestor na „kreatívny čas“alebo na nepredvídateľné.
- Použite správcu rozvrhu a kalendára. Môžete si vytvoriť vlastného správcu plánov pomocou papiera a pera, alebo to môže byť softvér a aplikácie, ako napríklad iCalendar alebo Google Now.
- Kategorizujte svoje aktivity. Kategorizácia alebo farebné kódovanie vašich aktivít vám môže byť vizuálnou pripomienkou toho, čo je dôležité. Kategórie, ktoré vytvoríte, môžu byť napríklad: korešpondencia, projekty, udalosti, stretnutia, brainstorming, prestávky a čas na cvičenie.
- Spravujte svoj rozvrh pomocou technológie. Online správcovia plánov a e-mailové platformy, ako napríklad Outlook, môžu kombinovať zoznamy úloh, kalendáre a zoznamy adries. Tento správca rozvrhov nielen zvyšuje vašu efektivitu, ale môže tiež zjednodušiť vaše myslenie.
- Zapnite prácu, kedykoľvek je to možné. V uponáhľaný pracovný deň zvyknete zabudnúť, že nemusíte robiť všetko sami. Nechajte svoju prácu na asistentovi, alebo ak ste naozaj zaplavení prácou, požiadajte svojich spolupracovníkov, aby vám pomohli s konkrétnou úlohou. Keď vám začne práca končiť, môžete láskavosť za pomoc svojho kolegu vrátiť.
Metóda 2 zo 4: Systematická organizácia e -mailov
Krok 1. Skontrolujte svoj e -mail v naplánovanom čase
Doručenú poštu nemusíte vždy kontrolovať, pretože väčšina správ nie je taká dôležitá, ako by ste si mohli myslieť. Ak pracujete v práci, ktorá nevyžaduje rýchle nadviazanie, sledujte svoj e-mail v pravidelných intervaloch, asi 3 až 4 krát denne.
Krok 2. Usporiadajte e -mail
Namiesto toho, aby sa vaše správy hromadili v doručenej pošte, využite výhody priečinkov a vlajok. Ziskové môžu byť napríklad funkcie priečinkov a podpriečinkov v programe Outlook alebo viac štítkov a priečinkov doručenej pošty v Gmaile. Ak ste novinár, vaše súbory môžu mať názov „Najnovšie správy“, „Budúce správy“, „Staré správy“, „Rozhovory a zdroje“a „Nápady“.
Odstráňte a archivujte svoje e -maily. Archivujte dôležité a staré písmená a ostatné odstráňte. Rovnako ako vyššie uvedený príklad, „Staré správy“sú archívom novinárov. Keď začnete odstraňovať staré e -maily, uvidíte, koľko e -mailov sa oplatí vyhodiť, než ich vyhodiť. Niektorí ľudia sa dokonca rozhodnú mať „nulovú doručenú poštu“, to znamená, že v priečinku doručenej pošty nebudú žiadne neprečítané e -maily alebo žiadne e -maily. Okrem používania súborov a štítkov môžete priečinok doručenej pošty vyprázdniť aj pomocou nástroja na archiváciu, odstránenia starých e -mailov a aplikácie na čistenie e -mailov
Krok 3. Používajte iné, efektívnejšie formy komunikácie
Rýchly telefonát je niekedy ekvivalentom 10 odoslaných a prijatých e -mailov. Ak áno, volajte! Ak viete, že výmena e-mailov môže brániť diskusii a je potrebné ich vykonávať tam a späť, je najlepšie komunikovať prostredníctvom telefónu. Viac podrobností získate tak, že namiesto dlhých, podrobných a časovo náročných e-mailových diskusií zavoláte. Môžete poslať e -mail svojim spolupracovníkom a povedať: „Mám k tomu veľa otázok. Možno by bolo jednoduchšie hovoriť po telefóne? Môžem ti zavolať o 5?"
Krok 4. Obmedzte prerušenia
Strategické prestávky môžu skutočne pomôcť, ale prerušenia pracovného času sú opakom. Prerušenia môžu spomaliť vašu prácu, narušiť váš rytmus a stratiť koncentráciu. Skúste preto používať hlasovú schránku, keď ste zaneprázdnení. Tieto nástroje nie sú len vtedy, keď nie ste v kancelárii; tieto nástroje je možné použiť aj vtedy, keď ste veľmi zaneprázdnení. Mnoho ľudí má zásadu „otvorených dverí“, ale nemusíte mať dvere stále otvorené. Na dverách môžete nechať správu, ktorá hovorí: „Na hovor“alebo „Miestnosť sa používa. Vráťte sa prosím znova alebo pošlite e -mail. “
Krok 5. Využite výhody cloudu
Cloud computing stojí za zváženie, pretože je lacnejší, škálovateľný, efektívnejší a jednoduchšie sa aktualizuje. Obsah obsiahnutý v cloude je veľmi užitočný, pretože k nemu je možné pristupovať na rôznych zariadeniach: počítače, tablety, smartphony a ďalšie. Cloudové úložisko funguje aj ako primárna a sekundárna forma digitálneho zálohovania. Diskutujte s manažérom IKT alebo s poskytovateľom softvéru, pretože už pravdepodobne máte v úložisku cloud nejaký voľný priestor alebo je k dispozícii za nízky ročný poplatok.
Krok 6. Používajte záložky online
Väčšina prehliadačov má funkciu záložiek na ukladanie a organizovanie vašich obľúbených webových adries alebo tých, ktoré často navštevujete, aby ste k nim mali ľahký a rýchly prístup. Využite túto funkciu, aby ste nezabudli na dôležité weby a overili si najnovšie správy.
Metóda 3 zo 4: Optimálne využitie času
Krok 1. Vyhnite sa tomu, aby ste robili niekoľko vecí súčasne (viac úloh)
Všetci odborníci tomu veria. Aj keď to v televízii môže vyzerať rýchlo a cool, robiť veľa vecí súčasne je neúčinné a môže to narušiť účinnosť vášho úsilia o organizáciu. Namiesto toho by ste mali najskôr venovať všetku svoju pozornosť jednej úlohe, venovať sa jej a prejsť na ďalšie veci vo svojom zozname.
Krok 2. Vytvorte si rozvrh pre seba
Našťastie väčšina pracovných miest nevyžaduje, aby ste si vytvorili denný rozvrh na základe minút. Značenie denného plánu a dôležitých úloh alebo udalostí dňa vás však môže sústrediť na vaše úlohy.
- Nastavte časové limity pre určité činnosti. Niektoré úlohy nevyžadujú stanovenie časového limitu, iné by však mali byť parametrizované, aby sa zvýšila vaša produktivita. Zamyslite sa nad niektorými úlohami, ktoré zaberajú viac času, ako je potrebné, a stanovte im časový limit na neskôr.
- Vyhraďte si čas navyše na iné činnosti. Niektoré úlohy, ako sa naučíte zo skúseností, zvyčajne trvajú dlhšie, ako by mali, ale nie je to zlé. Na tento druh činnosti, a obzvlášť dôležité udalosti a stretnutia, si vyhraďte viac času pred a po.
Krok 3. Použite časovač, stopky alebo aplikáciu budíka
Tieto objekty môžu byť účinné, ak sú správne používané. Niektorí ľudia sa rozhodnú nastaviť si budík 10, 15 alebo 30 minút pred požadovaným časom, aby ich dostatočne upozornili pred začatím činnosti. Môžete tiež nastaviť nástroj na pripomenutie (pripomenutie).
Krok 4. Neodkladajte to
Opýtajte sa sami seba, či by ste mali aktivitu odložiť alebo chcete byť leniví. Ak máte chuť sa flákať, neodkladajte to - urobte to! Ak je však oddialenie aktivity nevyhnutné, urobte si poznámky a prepošlite aktivitu na konkrétny plán. Alebo môžete premýšľať o improvizovanom pláne. Ak napríklad musíte zrušiť osobné stretnutie, môžete namiesto toho uskutočniť konferenčný hovor alebo webovú konferenciu.
Metóda 4 zo 4: Udržiavanie fyzického a duševného zdravia
Krok 1. Dajte si pauzu
Odpočinok v mysli je zásadný pre udržanie vašej produktivity a duševného zdravia. Obvykle sme príliš zaneprázdnení prácou, aby sme nemali čas na odpočinok. Prestávka na oddych nám dáva veľmi potrebnú prestávku na zvýšenie produktivity. Prestávky však poskytujú aj príležitosť zastaviť sa a položiť si otázku, či svoj čas dobre využívame alebo nie.
Krok 2. Spite lepšie
Bez kvalitného spánku sa budete na druhý deň cítiť závratne, unavene alebo letargicky. To môže narušiť váš rozvrh a efektivitu práce. Dajte si za cieľ dopriať si každú noc 7 až 8 hodín nepretržitého spánku.
Krok 3. Neporovnávajte sa so svojimi spolupracovníkmi
Väčšina práce vašich spolupracovníkov sa líši od práce, ktorú musíte vykonávať, a každý má svoj vlastný spôsob organizácie práce. Metóda, ktorá dáva zmysel a je efektívna pre vašich spolupracovníkov, nemusí fungovať pre vás a naopak.
Krok 4. Prijmite, že organizovanie je nepretržitý proces
Nečakajte, že budete dokonalí. Objednávka je dlhý proces, ktorý si vyžaduje neustálu pozornosť. Nebudete mať každý deň optimálne zorganizované, ale snaha byť pravidelným človekom môže zvýšiť vašu efektivitu.
