Poznámky sa zvyčajne používajú na sprostredkovanie určitých informácií skupine ľudí, napríklad o aktivitách, politikách alebo dostupných zdrojoch, a na ich požiadanie, aby urobili opatrenia. Slovo „memorandum“znamená niečo, čo si musíte zapamätať alebo venovať pozornosť. Študovaním týchto tipov môžete napísať dobrú, ľahko zrozumiteľnú poznámku.
Krok
Časť 1 zo 4: Písanie hlavičiek poznámok
Krok 1. Napíšte „MEMORRANDUM“v hornej časti papiera a napíšte poznámku
Najprv vysvetlite, že tento dokument je memorandum. Ako prvý riadok napíšte slovo „MEMORDUM“3 cm od horného okraja papiera tučným písmom. Toto slovo môže byť umiestnené v strede alebo vľavo od väčšieho písmena.
Pred napísaním ďalšieho riadku preskočte dva prázdne riadky
Krok 2. Napíšte meno príjemcu poznámky správne
Keďže poznámka je formálnym prostriedkom obchodnej komunikácie, príjemca musí byť tiež formálne uvedený. Napíšte úplné meno a titul príjemcu poznámky.
Ak je táto poznámka adresovaná všetkým zamestnancom, napíšte: „Komu: Všetci zamestnanci“
Krok 3. Napíšte tiež ostatných príjemcov do riadku „CC“
Riadok „CC“(čo znamená zdvorilostná kópia) slúži na napísanie mena osoby alebo osôb, ktoré dostanú kópiu poznámky, nie toho, komu bude poznámka odoslaná. Meno uvedené v riadku „CC“je strana, ktorej je potrebné oznámiť zásady alebo problémy popísané v poznámke.
Krok 4. Napíšte svoje meno do riadku „Od“
Meno autora a odosielateľa poznámky musí byť v hlavičke poznámky. Do tohto riadku napíšte svoje celé meno a titul.
Krok 5. Zadajte dátum
Zapíšte si dátum prípravy poznámky v plnom znení s dátumom, mesiacom, rokom. Napríklad: „Dátum: 9. december 2015“alebo „12. 9. 2015“.
Krok 6. Určte predmet poznámky a napíšte ju ako samostatný riadok s názvom „O“
Predmet poznámky vám poskytne predstavu o tom, o čom sa v poznámke diskutuje. Vyberte konkrétny, ale stručný predmet.
Napríklad namiesto predmetu „mravce“zvoľte niečo konkrétnejšie, napríklad: „Problém mravcov na úrade“
Krok 7. Dobre poznajte formát hlavičky poznámky
Hlavička poznámky by mala byť v hornej časti ľavej strany. Na slová „Komu:“, „Od:“, „Dátum:“a „O:“môžete používať veľké alebo malé písmená.
-
Hlavička poznámky bude vyzerať nasledovne:
Komu: Meno a titul príjemcu
Od: Vaše meno a titul
Dátum: Dátum napísania poznámky
Predmet: Témy uvedené v poznámke (na veci, ktoré považujete za dôležité, použite tučné písmo alebo určitú farbu).
- Pri písaní hlavičky poznámky vložte za dvojbodkou medzeru, aby vyzerala úhľadnejšie.
- Keď budete písať hlavičku poznámky, preskočte riadok a potom pokračujte v písaní poznámky, aby ste oddelili hlavičku poznámky od tela poznámky.
Časť 2 zo 4: Písanie textu poznámky
Krok 1. Zvážte publikum, ktoré poznámku dostane
Aby ste mohli napísať poznámku, ktorá u ľudí vyvoláva záujem čítať a odpovedať, musíte v tele poznámky určiť štýl, dĺžku a formálnosť vysvetlenia podľa publika, ktoré ju bude čítať. Na to musíte vedieť, kto túto poznámku dostane a bude si ju môcť prečítať.
- Zistite, aké sú priority a starosti príjemcu poznámky.
- Skúste predvídať otázky, ktoré si čitatelia memo otázky položia. Podporte svoje vysvetlenie poskytnutím niekoľkých príkladov, dôkazov alebo iných informácií, ktoré by mohli ovplyvniť čitateľa.
- Keď vezmete do úvahy publikum, ktoré bude čítať poznámku, môžete do nej poskytnúť správne informácie alebo názory.
Krok 2. Nevydajte formálny pozdrav
Memorandum nemusí začínať pozdravom ako „Vážený pán Anwar“. Namiesto toho napíšte úvodnú vetu a vysvetlite tému, ktorej sa chcete venovať.
Krok 3. V prvom odseku uveďte problém alebo problém
Stručne popíšte pozadie akcie, ktorú chcete vykonať. Rovnako ako pri odosielaní diplomovej práce, vysvetlite tému a zdôvodnite, prečo je táto akcia dôležitá. Túto úvodnú vetu môžete použiť ako zhrnutie abstraktu alebo poznámky.
Úvodná časť by mala byť napísaná v jednom odseku
Krok 4. Na začiatku poznámky môžete napríklad napísať:
„S účinnosťou od 1. januára 2016 bude PT XYZ implementovať novú politiku ochrany zdravia. Všetci zamestnanci a ich rodinní príslušníci budú dostávať zdravotné výhody BPJS triedy 1 každý mesiac “.
Krok 5. Popíšte kontext problému, ktorý ste uviedli v poznámke
Čitatelia môžu potrebovať informácie o pozadí problému, ktorý prezentujete. Stručne vysvetlite kontext a povedzte iba to, čo je dôležité.
Ak je to relevantné, pokračujte v písaní poznámky s vysvetlením, prečo chcete, aby sa tieto pravidlá uplatňovali. Napíšte napríklad: „Vláda vydala nariadenie, že každá spoločnosť je povinná registrovať zamestnancov a ich rodinných príslušníkov ako účastníkov BPJS Kesehatan“
Krok 6. Podporte svoj plán poskytnutím vysvetlenia v diskusnej časti
Stručne popíšte akciu, ktorú vykonáte. Na podporu svojho návrhu poskytnite dôkazy a logické dôvody. Začnite prenosom najdôležitejších informácií a potom poskytnite konkrétne alebo podporné skutočnosti. Uveďte, aké výhody bude mať čitateľ z vášho navrhovaného opatrenia alebo akú škodu spôsobí, ak tento krok neurobí.
- Ak chcete vytvoriť dlhšiu poznámku, predložte aj relevantné a presvedčivé grafy, zoznamy alebo grafy.
- V prípade dlhších poznámok môžete uviesť krátky názov, ktorý popisuje obsah jednotlivých sekcií. Napríklad namiesto vytvorenia názvu „Politika“napíšte „Nová politika pre všetkých zamestnancov“. Uveďte názov konkrétny a krátky, aby čitateľ ihneď zistil dôležité veci v poznámke.
Krok 7. Navrhnite opatrenia, ktoré má čitateľ vykonať
Prostredníctvom poznámky požiadate ostatných, aby konali v súvislosti s konkrétnym problémom, či už ide o oznámenie o novom produkte, novú zásadu vykazovania výdavkov alebo vyhlásenie o tom, ako spoločnosť rieši problém. Vysvetlite, aké opatrenia je potrebné urobiť v záverečnom odseku alebo vete.
- Napíšte napríklad: „Všetci zamestnanci musia od 1. marca 2016 používať nový účtovný systém“.
- K svojmu návrhu poskytnite aj podporné dôkazy.
Krok 8. Zatvorte poznámku poskytnutím pozitívneho a podporného zhrnutia
Posledný odsek by mal popisovať ďalší krok, ktorý by mohol problém vyriešiť. Odošlite tiež odkaz podpory o organizačnej solidarite.
- Môžete povedať: „Som ochotný ďalej diskutovať o tomto návrhu a implementovať rozhodnutie, na ktorom sme sa vzájomne dohodli“.
- Alebo môžete poznámku uzavrieť napísaním: „Sme veľmi nadšení z plánu pridať výrobnú linku. Veríme, že tento plán bude rozvíjať spoločnosť a zaistí kontinuitu nášho podnikania “.
- Zatvorte poznámku iba jednou alebo dvoma vetami.
Časť 3 zo 4: Ukončenie poznámky
Krok 1. Poznáte dobre formát poznámky
Na uľahčenie čítania použite štandardný formát poznámky. Napíšte poznámku písmom Times New Roman alebo Arial, veľkosť 12 s 3 cm ľavým, pravým a dolným okrajom.
Použite formát odseku zarovnaný doľava. Preskočte dva prázdne riadky na konci odseku a na začiatku odseku nemusíte nechať medzeru
Krok 2. Skontrolujte svoju poznámku
Prečítajte si znova a upravte poznámku, aby ste sa presvedčili, že je správna, jasná, výstižná a presvedčivá. Uistite sa, že používate správny štýl písania. Odstráňte nepotrebné vedecké výrazy alebo žargóny.
- Znova skontrolujte, či stále nie sú pravopisné, gramatické a diskusné chyby. Dávajte pozor na písanie mien, dátumov a čísiel.
- Uistite sa, že je vaša poznámka dostatočne krátka a odstráňte nadbytočné informácie.
Krok 3. Inicializujte vedľa svojho mena
Poznámku nie je potrebné podpísať, ale musíte ju inicializovať guľôčkovým perom v hornej časti poznámky hneď vedľa svojho mena. Iniciály naznačujú, že ste túto poznámku schválili.
Krok 4. Použite papier s hlavičkovým papierom
Existujú listové papiere, ktoré sú vytlačené hlavičkovým papierom špeciálne navrhnutým pre poznámky alebo jednoducho používajú obyčajný listový papier.
Ak ste si poznámku vytvorili v počítači (a odoslali ste ju e -mailom), vytvorte si vlastný hlavičkový papier pomocou programu Word so zobrazeným logom spoločnosti a kontaktnými informáciami. Túto šablónu poznámky použite na budúce odoslanie poznámok
Krok 5. Rozhodnite, ako odoslať poznámku
Vyberte najlepší spôsob distribúcie poznámky. Môžete ho vytlačiť a zdieľať alebo ho odoslať e -mailom.
Ak chcete odosielať poznámky e -mailom, môžete poznámky previesť z dokumentu programu Word do formátu HTML alebo PDF a odoslať ich ako prílohu e -mailu
Časť 4 zo 4: Používanie šablón poznámok
Krok 1. Vyhľadajte šablónu poznámky
Poznámky je možné vytvárať pomocou šablón, namiesto ich vytvárania od začiatku. Na to hľadajte dobré šablóny poznámok na internete, napríklad v programe Microsoft Word. Použité formáty sú zvyčajne takmer rovnaké, ale veľkosť písma, dĺžka a dizajn sa môžu líšiť.
- Stiahnite si šablónu, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
- Pred použitím šablón z akéhokoľvek webu si prečítajte tieto pravidlá.
Krok 2. Otvorte šablónu, ktorú ste stiahli do počítača
Po kliknutí na tlačidlo sťahovania sa šablóna buď priamo stiahne do vášho počítača, alebo musíte vykonať niekoľko krokov. Ak je výsledkom súbor vo formáte ZIP, musíte ho najskôr rozbaliť a potom otvoriť v programe Microsoft Word.
Odporúčame vám používať najnovšiu verziu programu Microsoft Word, aby ste nemali problémy a táto šablóna vám bude dobre fungovať. Ak stále používate staršiu verziu programu Microsoft Word, aktualizujte ju pred stiahnutím akýchkoľvek súborov
Krok 3. Definujte svoj vlastný hlavičkový papier
Všetky šablóny je možné zmeniť. Každú časť šablóny poznámky si môžete prispôsobiť svojim potrebám. Do šablóny v sekcii hlavičkového papiera napríklad pridajte logo a registračnú značku ochrannej známky. Kliknutím na sekciu hlavičkového papiera zadajte informácie o spoločnosti.
Krok 4. Vyplňte polia šablóny v hlavičke poznámky
Musíte vyplniť polia „Komu“, „Od“, „CC“a „Informácie“. Pri vypĺňaní každého poľa buďte opatrní, aby ste v tejto časti neboli zmätení, zmeškaní alebo nesprávne zadaní.
Krok 5. Napíšte svoju správu
Napíšte úvod, kontext, diskusiu a zhrnutie do tela poznámky. Môžete písať poznámky vo forme zoznamu a prenášať informácie bod po bode.
- Použite rovnaký formát šablóny, aby boli všetky odseky v poznámke prehľadne usporiadané so správnymi okrajmi a veľkosťami písma.
- V prípade potreby môžete na zobrazenie tabuľky použiť šablónu poznámky. To môže byť užitočnejšie, najmä ak poznámka pripravená v zozname alebo v inom formáte vyzerá nedbalým alebo ťažko čitateľným spôsobom.
- Nezabudnite odstrániť slová, ktoré už sú v šablóne. Pred odoslaním znova starostlivo skontrolujte.
Krok 6. Tiež skontrolujte šrotové nohy
Päta poznámky je v spodnej časti poznámky, ktorá sa zvyčajne používa na poskytnutie dodatočných informácií, napríklad na napísanie informácií o vašej spoločnosti alebo telefónneho čísla. Starostlivo skontrolujte, či sú všetky tieto informácie zadané správne. Samozrejme, že chcete poslať dobrú poznámku bez nesprávnych kontaktných informácií alebo chýbajúcich informácií.
Krok 7. Upravte zobrazenie
Jednou z výhod, ktoré môžete zo šablóny získať, je možnosť zmeniť farbu dokumentu. Zobrazenie poznámky je možné prispôsobiť osobnosti a zatraktívniť ju. Navyše si môžete vybrať farbu, ktorá najlepšie vyhovuje aktuálnej situácii, aby bola viac pútavá, ale stále profesionálna.
Krok 8. Uložte poznámku ako nový dokument
Kópiu tohto súboru s poznámkami si uschovajte, aby existovala digitálna záloha ako dôkaz akejkoľvek obchodnej komunikácie, ktorú ste mali.
Krok 9. Uložte túto šablónu, aby ste ju mohli znova použiť
Kedykoľvek potrebujete vytvoriť poznámku s trochu iným predmetom, nahraďte informácie v nej predmetom predmetu poznámky, ktorú chcete odoslať. Okrem úspory času môžete vytvárať poznámky aj v konzistentnom formáte, aby pôsobili profesionálne. Vďaka tomu budú čitatelia venovať väčšiu pozornosť a pozorne si prečítajú odoslanú poznámku.
Tipy
- Neuvádzajte príliš veľa dôvodov. Musíte vysvetliť, prečo je potrebné vykonať určité opatrenia, ale nepreháňajte to.
- Vysvetlenie/informácie napísané v poznámke by mali byť stručne predložené.
Súvisiaci článok
- Ako napísať obchodnú poznámku
- Ako napísať list
- Ako efektívne komunikovať
- Ako napísať list čitateľa
