Memorandum je typ dokumentu, ktorý sa používa na vnútornú komunikáciu medzi zamestnancami spoločnosti. Poznámky sú časom overeným aspektom podnikateľského sveta, ktorý, ak je napísaný správne, môže pomôcť udržať plynutie vecí.
Krok
Časť 1 z 3: Výber jazyka a formátu
Krok 1. Vyhnite sa príliš ležérnemu jazyku
Jazyk poznámky by mal byť vo všeobecnosti jasný a jednoduchý, ale profesionálny. V poznámke by ste sa mali vyhnúť príležitostnému tónu konverzácie.
- Nepíšte napríklad: „Ahoj všetci! Chvalabohu, že je piatok, čo? Chcem hovoriť o dôležitej obchodnej záležitosti. “
- Namiesto toho prejdite priamo k veci: „Chcem sa podeliť o správu o pokroku projektu Z.“
Krok 2. Vyhnite sa emocionálnemu jazyku
Mali by ste sa tiež snažiť používať neutrálny tón a vyhýbať sa emocionálnym jazykom. Skúste na podporu tvrdení uviesť fakty a dôkazy.
- Vyhnite sa napríklad tvrdeniam typu: „Myslím si, že by sme boli všetci oveľa šťastnejší, keby sme sa v piatok mohli obliecť ležérne“.
- Namiesto toho vyhľadajte študijné informácie o tom, či sa zvyšuje morálka, keď si zamestnanci môžu vyberať oblečenie, a túto informáciu uveďte v poznámke.
Krok 3. Použite signálne frázy
Ak chcete citovať dôkazy alebo zdroje, uistite sa, že používate jazyk, ktorý čitateľovi dáva vedieť, čo robíte.
Skúste napríklad frázu „Podľa našich zistení …“alebo „Výskum dokončený agentúrou EPA naznačuje, že …“
Krok 4. Vyberte príslušný model a veľkosť písma
Poznámky by mali byť ľahko čitateľné. Vyhnite sa preto používaniu malých písiem, predvolená veľkosť je 11 alebo 12.
Mali by ste tiež zvoliť jednoduché písmo, napríklad Times New Roman. Teraz nie je čas skúšať „zábavné“písma ako Comic Sans (pri výbere tohto písma vás môže vysmiať)
Krok 5. Použite štandardné okraje
Typický okraj pre firemnú poznámku je 1 palec alebo 2,54 cm, aj keď niektoré programy na spracovanie textu pripravili šablóny poznámok s mierne širšími okrajmi (napríklad 1,25 palca alebo 3,18 cm).
Krok 6. Vyberte jedno miesto
Obchodné poznámky spravidla nepoužívajú dvojité medzery. Ak chcete, aby bola stránka so zápisníkom malá, zvážte jednoduché medzery, ale medzi odseky alebo sekcie vložte medzeru.
Odsadky odseku sa spravidla nevyžadujú
Časť 2 z 3: Príprava na napísanie obchodného oznámenia
Krok 1. Rozhodnite, či je potrebné poznámku odoslať
Ak sa o dôležité obchodné záležitosti musíte podeliť s niekoľkými ľuďmi vo svojom tíme, je dobré poslať poznámku. Poznámky je možné odosielať aj vtedy, ak napríklad komunikujete iba s jednou osobou alebo si chcete viesť záznam o korešpondencii.
- V niektorých prípadoch je však efektívnejšie hovoriť priamo s dotknutou osobou.
- Niektoré informácie môžu byť navyše príliš citlivé na odoslanie v poznámke.
Krok 2. Určte účel napísania poznámky
Obsah a nastavenia poznámok sa líšia v závislosti od účelu. Väčšina typov poznámok je napísaná z nasledujúcich dôvodov:
- Navrhnúť nápad alebo riešenie. Ak napríklad viete, ako vyriešiť problém s harmonogramom nadčasov, môžete túto myšlienku zapísať do poznámky a odoslať ju svojmu šéfovi.
- Vydávať rozkazy. Odosielanie poznámok je napríklad tiež efektívnym spôsobom delegovania zodpovednosti za konferenciu, ktorú organizuje vaše oddelenie.
- Na správy. Môžete tiež posielať poznámky s cieľom informovať kolegov o posledných udalostiach, podávať správy o aktualizáciách projektu, poskytovať správy o pokroku alebo hlásiť vyšetrovacie zistenia.
Krok 3. Zúžte tému
Možno riešite viacero projektov a môžete byť v pokušení poslať kolegom, šéfom alebo klientom poznámky o vývoji vecí. Nezabudnite však, že obchodné poznámky by sa mali zameriavať iba na jeden problém.
Poznámky by mali byť stručné, jasné a ľahko čitateľné pre zaneprázdnených ľudí. Nenechajte preto ignorovať dôležité informácie. Zaostrené poznámky pomáhajú zaistiť prijatie a porozumenie vašej správe
Krok 4. Zvážte publikum
Obsah, štýl a tón obchodnej poznámky určuje určené publikum. Dobre si teda premyslite, kto správu dostane.
Napríklad poznámka kolegovi o plánovaní prekvapivej párty pre niekoho v kancelárii sa líši od poznámky pre nadriadeného o výsledkoch vyšetrovania, ktoré robíte mesiace
Časť 3 z 3: Skladanie obchodnej poznámky
Krok 1. Označte to
Existuje mnoho typov obchodnej korešpondencie. Štandardným spôsobom pre poznámky je dokument výslovne označiť.
- Napríklad napíšte „Memo“alebo „Memorandum“v hornej časti stránky.
- Pozíciu je možné vycentrovať alebo zarovnať doľava. Ak sa chcete inšpirovať, prečítajte si prijaté obchodné poznámky a skopírujte formát.
Krok 2. Napíšte názov
Prvá časť poznámky by mala obsahovať dôležité body. Podrobné informácie o každom komponente budú popísané v nasledujúcom kroku.
- TO: napíšte mená a tituly ľudí, ktorí dostali poznámku.
- OD: napíšte celé meno a titul.
- DÁTUM: napíšte úplný a presný dátum, nezabudnite na rok.
- PREDMET: napíšte stručný a konkrétny popis obsahu poznámky.
- Všimnite si toho, že predmet je zvyčajne označený buď „Re:“alebo „RE:“(obidve znamenajú ohľadne).
Krok 3. Starostlivo vyberte zoznam príjemcov
Uistite sa, že zahrniete každého, kto potrebuje informácie alebo vývoj. Obmedzte distribúciu poznámok ľuďom, ktorí to potrebujú vedieť.
- Z obchodného hľadiska nie je múdre posielať poznámky všetkým v kancelárii, ak sa to týka alebo týka len niekoľkých.
- Ľudia budú ohromení mnohými poznámkami a môžu mať tendenciu ignorovať alebo len prechádzať nerelevantnými poznámkami.
Krok 4. Používajte správne mená a názvy a názvy pre ľudí v zozname príjemcov
Napriek tomu, že sa so svojim šéfom denne poznáte, je najlepšie udržiavať písomnú korešpondenciu formálnu. Môžete napríklad pozdraviť svojho šéfa menom, len keď sa stretnete na chodbe kancelárie, ale ak ho chcete pozdraviť, pozdravte ho „pani Riana“alebo „Dr. Riana “.
Nezabudnite, že informácie, ktoré píšete, sú určené všetkým v zozname príjemcov. Napíšte si teda úplné meno a titul
Krok 5. Zistite vo vonkajšej poznámke meno osoby, ktorej sa chystáte adresovať
Ak posielate poznámku niekomu mimo kanceláriu, je dôležité definovať správny pozdrav. Vyhraďte si čas na vyhľadanie predmetného profilu, osobné informácie sú zvyčajne popísané na webových stránkach ich spoločnosti.
- Pochybujete napríklad, či je titul PhD. Ak áno, vo všeobecnosti je správnym pozdravom Dr. X
- Aké je jeho postavenie? Je to zástupca riaditeľa alebo dekan? Ak je to tak, nezabudnite to uviesť v poznámke.
Krok 6. Napíšte predmet opatrne
Uistite sa, že je predmet krátky, jasný a nie príliš všeobecný.
- Predmet „Nové podnikanie“sa napríklad zdá vágny a ak niekto hľadá súbor na týždne alebo dni dopredu, môže mať problém rozhodnúť sa, ktorý z vašich záznamov je.
- Lepším predmetom by bolo niečo také, „Správa o pokroku v rozširovaní zákazníckej základne“.
Krok 7. Zvážte preskočenie pozdravu
Môžete sa slobodne rozhodnúť, či chcete správu začať pozdravom, napríklad „Vážený. Pani Wardani “alebo„ Vážený. Kolegovia. Nezabudnite však, že pozdravy sa v obchodnom liste neočakávajú.
Poznámky sú rýchly a efektívny spôsob prenosu dôležitých informácií a obecenstvo jasne vie, kto poznámku prijal a odoslal
Krok 8. Zostavte úvod
Vysvetlite svoj účel napísania a odoslania poznámky.
Napríklad: „Týmto vás informujem, že …“. Úvod by mal poskytnúť zhrnutie obsahu poznámky
Krok 9. Úvod by mal byť stručný
V prvej časti nie je potrebné uvádzať všetky podrobnosti a/alebo dôkazy.
Postačí niekoľko viet alebo krátky odsek
Krok 10. Definujte nastavenia tela poznámky
Po úvode obsahuje obchodná poznámka spravidla dva až štyri ďalšie odseky pred záverom. Obsah a nastavenia závisia od témy.
Môžete napríklad usporiadať informácie podľa dôležitosti. Alebo, ak popisujete proces, rozdeľte telo poznámky tak, aby zodpovedalo fázam postupu
Krok 11. Rozhodnite sa, či chcete zahrnúť titulky
Obchodné poznámky by mali obsahovať jasné časti. Obchodné poznámky sú zvyčajne jasne rozdelené, aby ich príjemca mohol ľahko prečítať a stráviť. Označením podsekcií im môžete pomôcť porozumieť odrážkam.
Krok 12. Napíšte konkrétny podnadpis
Zaistite, aby bolo príjemcovi jasné zameranie každého podsekcie.
Pri písaní poznámky o plánovanom presune do kancelárie zahrňte napríklad nasledujúce pododdiely: „Nové umiestnenie pre naše ústredie“, „Dôležité pokyny pre kancelárske potreby“a „Plán dokončenia presunu kancelárie“
Krok 13. Zahrňte tematickú vetu do hlavného odseku
Prvá veta každého pododdielu alebo odseku by mala vyjadrovať hlavný bod sekcie.
Každý odsek alebo časť poznámky by sa mal zamerať iba na jednu myšlienku
Krok 14. Zvážte použitie odrážok
Ak chcete zvýrazniť dôležité body, odrážky alebo zoznamy môžu byť veľmi užitočné. Tento formát povzbudzuje čitateľov k tomu, aby venovali pozornosť dôležitým bodom, a pomáha im čítať poznámky rýchlejšie a efektívnejšie.
Krok 15. Udržujte poznámku krátku
Obchodné poznámky spravidla nemajú viac ako jednu až dve strany.
Tento limit štandardnej strany je spravidla pre dokumenty s oddelenými medzerami bez ďalších riadkov medzi sekciami
Krok 16. Rozhodnite sa, či potrebujete súhrnný odsek
Poznámky spravidla nevyžadujú súhrn, najmä ak majú menej ako jednu stranu.
Ak sú však popísané informácie komplexné alebo ak je poznámka dlhšia než obvykle, pomôže vám zhrnutie kľúčových bodov
Krok 17. Zadajte záverečnú časť alebo odsek
Aj keď nepotrebujete súhrnnú poznámku, mali by ste ju ukončiť záverečnou vetou. Myslite na nasledujúce:
- Aké je hlavné posolstvo poznámky? Chcete, aby príjemca niečo urobil? Musia odpovedať najneskôr v daný deň? Ak áno, jasne to uveďte.
- Ak nie sú potrebné žiadne opatrenia, uveďte jednoduchú záverečnú vetu, napríklad „rád prediskutujem ďalej“alebo „V prípade akýchkoľvek problémov alebo otázok ma prosím kontaktujte“.
Krok 18. Ak chcete, podpíšte sa
Vo všeobecnosti nie je potrebné na konci poznámky pridávať meno alebo podpis. Pamätajte však, že je najbezpečnejšie sledovať ďalšie príklady poznámok vo svojom odbore.
- Ak to druhé končí formálne (napr. „S pozdravom, Dr. Sari), nasledujte príklad.
- Aj keď to nevyžaduje podpis, možno budete musieť na konci dokumentu uviesť svoje iniciály.
Krok 19. Uveďte, či existujú nejaké prílohy
Ak poznámka obsahuje aj prílohy, ako sú tabuľky, grafy alebo správy, nezabudnite na konci poznámky spomenúť prílohy. Napríklad „Pripojené: tabuľka 1“.
- Mali by ste tiež odkázať na prílohu v tele poznámky.
- Ak chcete napríklad upovedomiť zamestnancov o blížiacom sa presune do kancelárie, môžete napísať nasledujúce informácie: „Plánujeme dokončiť proces sťahovania do konca tohto štvrťroka. Podrobnejší rozvrh nájdete v priloženej tabuľke 1. “
Krok 20. Prečítajte si znova starostlivo napísanú poznámku
Pred odoslaním si znova prečítajte a opravte. Uistite sa, že gramatika vety je správna, že v nej nie sú preklepy ani nepoužívajú interpunkčné znamienka a že je jej obsah ľahko zrozumiteľný.
- Ak nie je načasovanie problémom, zvážte odloženie dodania po prvej oprave. Ak si poznámku prečítate znova o hodinu alebo dve neskôr, môžu sa objaviť chyby, ktoré boli pôvodne prehliadané.
- Ak poznámka obsahuje citlivé informácie, pozrite sa na zásady spoločnosti a zistite, kto môže vašu poznámku za vás skontrolovať a dať konečný súhlas s jej obsahom.
