Obchodné správy sú jedným z najúčinnejších komunikačných prostriedkov v dnešnom podnikateľskom svete. Prínosov obchodných správ je mnoho. Spoločnosti alebo jednotlivci môžu používať obchodné správy na dôležité rozhodnutia. Ak chcete napísať dobrú obchodnú správu, naučte sa, ako porozumieť účelu písania správy.
Krok
Časť 1 z 2: Rozhodnite sa, aký typ obchodnej správy chcete napísať
Krok 1. Na sprostredkovanie myšlienok používajte obchodné správy
Táto správa sa nazýva „správa o odôvodnení/odporúčaní“. Túto správu môžete použiť na zdieľanie myšlienok so svojim manažérom alebo riaditeľom. Spravidla budete musieť pripraviť súhrn a text správy. Zhrnutie je prostriedkom na prenos myšlienok. Telo obsahuje informácie o výhodách, nákladoch, rizikách a ďalšie informácie súvisiace s vašim nápadom.
Napríklad chcete kúpiť tlačiareň pre svoju divíziu. Aby ste presvedčili manažéra, že tlačiareň je skutočne potrebná, pripravte správu s odôvodnením/odporúčaním na formálne odoslanie žiadosti o nákup tlačiarne na manažment
Krok 2. Prezentujte riziká, ktoré sprevádzajú podnikateľskú príležitosť
„Investigatívne správy“pomáhajú osobám s rozhodovacou právomocou zvážiť riziká, s ktorými sa musia stretnúť, keď chcú prijať určité opatrenia, aby bolo vedenie schopné predvídať nezamýšľané dopady. Táto správa pozostáva z úvodu, textu a záveru. Predslov obsahuje dôležité informácie o skúmanom probléme. Telo obsahuje vysvetlenie faktov a výsledky vyšetrovania. Záver obsahuje zhrnutie správy.
Napríklad farmaceutická spoločnosť X chce spolupracovať s farmaceutickou spoločnosťou Y, ktorá čelí problému. Spoločnosť X nechce spolupracovať so spoločnosťami, ktoré majú v súčasnosti alebo majú finančné problémy. Spoločnosť X preto hľadá úplné informácie o spoločnosti Y a potom pripraví vyšetrovaciu správu, v ktorej prediskutuje finančné údaje spoločnosti Y s finančným riaditeľom
Krok 3. Prezentujte informácie o súlade vládnym agentúram
Táto správa, bežne označovaná ako „správa o zhode“, je užitočná na preukázanie zodpovednosti spoločnosti preukázaním vládnym agentúram (mestám, provinciam, centrálnym úradom atď.), Že manažment pracuje v súlade s platnými zákonmi/predpismi a hospodári s financiami podľa postupov. Táto správa pozostáva z úvodu, textu a záveru. Predslov obsahuje vysvetlenie hlavných tém, ktorými sa správa zaoberá. Kmeň obsahuje údaje, fakty a ďalšie informácie, ktoré musia vládne agentúry vedieť. Záver obsahuje zhrnutie správy.
Predstavenstvo vládnej poisťovacej spoločnosti musí napríklad predložiť ministrovi financií, že riadenie spoločnosti sa vykonáva v súlade so zákonmi a predpismi platnými v roku 2019. Na tento účel pripravuje predstavenstvo každoročne správa o súlade, ktorá predstaví činnosti spoločnosti v priebehu roku 2019
Krok 4. Prezentujte realizovateľnosť navrhovanej myšlienky alebo projektu
Správa, ktorá obsahuje vysvetlenie na určenie, či je nápad prijatý alebo odmietnutý, sa nazýva „správa o uskutočniteľnosti“. Táto správa sa skladá zo súhrnu a textu. Súhrn obsahuje nápady, zatiaľ čo telo uvádza výhody, možné problémy, náklady a ďalšie problémy súvisiace s navrhovanou myšlienkou. Vedenie môže použiť správu o uskutočniteľnosti na zodpovedanie nasledujúcich otázok:
- Je možné tento projekt dokončiť v rámci finančného rozpočtu?
- Je tento projekt ziskový?
- Je možné tento projekt dokončiť podľa vopred stanoveného harmonogramu?
Krok 5. Prezentujte výsledky výskumu získané prostredníctvom štúdie
„Správa o výskume“predstavuje výsledky podrobnej štúdie veľmi konkrétneho problému alebo problému. Táto správa obsahuje abstrakt (zhrnutie), predhovor, použité metódy, výsledky výskumu, závery a návrhy. Pri vytváraní správy musíte informovať o výsledkoch štúdií, ktoré slúžia ako referencie.
Vedenie chce napríklad vykonať štúdiu, na ktorej sa zúčastní všetci zamestnanci, aby sa rozhodlo, či je alebo nie je potrebné zakázať zamestnancom fajčiť v závodnej jedálni. Osoba, ktorá vykonáva štúdiu, napíše správu o výsledkoch výskumu
Krok 6. Pomáhajte spoločnosti zlepšovať svoje politiky, produkty alebo postupy prostredníctvom dôsledného dohľadu
Potom pripravte „pravidelnú správu“, ktorá sa bude písať v určitom časovom rámci, napríklad týždenne, mesačne, štvrťročne atď. Táto správa predstavuje úroveň účinnosti spoločnosti, zisk/stratu a ďalšie údaje za určité obdobie.
Majiteľ lekárne napríklad požiada svojho predajcu, aby každé tretie nasledujúceho mesiaca predložil mesačnú správu o predaji
Krok 7. Poskytnite správu v prípade určitých situácií
Na rozdiel od pravidelných správ, „situačné správy“sú písané pre konkrétne potreby, ako napríklad jednoduché poskytovanie informácií na stretnutiach alebo podávanie správ o úsilí vyrovnať sa s prírodnými katastrofami. Táto správa pozostáva z úvodu, textu a záveru. Úvod obsahuje vysvetlenie hlásených udalostí a poskytuje stručný prehľad problémov, o ktorých sa hovorí v tele správy. Na záver vysvetlite riešenia, ktoré boli a budú vykonané.
Guvernér napríklad žiada starostu, aby poskytol situačnú správu po tom, ako sa v oblasti, za ktorú nesie zodpovednosť, vyskytne hurikán
Krok 8. Predložte niekoľko riešení na vyriešenie problému
„Referenčná správa“predstavuje niekoľko možností riešenia rozhodovania. Autor podľa svojho účelu odporúča niekoľko opatrení, ktoré je potrebné vykonať. Táto správa pozostáva z úvodu, textu a záveru. Predslov vysvetľuje účel napísania správy. Trup vyjadruje aktuálnu situáciu alebo problém spolu s niekoľkými možnosťami riešenia. Záver prináša najlepšie riešenie.
Napríklad automobilová spoločnosť chce v Ázii postaviť továreň. Pri písaní benchmarkovej správy uveďte zoznam maximálne 3 krajín podľa potrieb spoločnosti a v závere navrhnite najlepšie umiestnenie
Časť 2 z 2: Písanie obchodnej správy
Krok 1. Určte účel písania a formátovanie správy
Položte si otázku, prečo chcete napísať obchodnú správu. V zozname uvedenom vyššie vyberte typ správy podľa cieľov, ktoré sa majú dosiahnuť.
- Nech už je dôvod akýkoľvek, stanovte si ciele, ktoré sú krátke a jasné. Čitatelia správ sú zmätení, ak je formulácia cieľov dlhotrvajúca, takže je pochybnosť o dôveryhodnosti správy.
- Vaše oddelenie napríklad potrebuje ďalšie propagačné prostriedky. Pri písaní správy sa zamerajte na aktuálne dostupný rozpočet na propagačný rozpočet a predložte účinný pracovný plán na maximálne využitie dodatočných finančných prostriedkov.
Krok 2. Zvážte publikum, ktoré bude správu čítať
Čitatelia správ môžu pochádzať zvonku spoločnosti (nie zamestnanci) alebo zvnútra spoločnosti. Pri písaní správy vezmite do úvahy, ako dobre čitateľ porozumie alebo má informácie o diskutovanej záležitosti. Zamyslite sa tiež nad tým, ako užitočné budú informácie uvedené v správe pre čitateľa.
- Bez ohľadu na to, kto si správu prečíta, finančný aspekt je vždy najvyššou prioritou vedenia alebo klientov.
- Napríklad chcete vo svojej divízii implementovať program zdieľania práce. Na to budete musieť napísať obchodnú správu, ktorú si prečíta personálny riaditeľ, prevádzkový riaditeľ a generálny riaditeľ. Zvážte možnosť, že už o programe vedia, aby ste mohli v správe poskytnúť relevantné informácie. Ak manažment nikdy nehovoril o programe zdieľania pracovných miest, je vaša správa informatívna a užitočná. Ak už spoločnosť tento program naplánovala, vaša správa bude neúčinná a menej presvedčivá.
Krok 3. Zistite, čo sa treba naučiť
Najťažším krokom pri príprave obchodnej správy je nepísanie. Vyvodenie záverov a zhromaždenie podporných údajov je najťažšie. Budete musieť mať širokú škálu zručností, napríklad zbierať údaje a analyzovať trh. Čo potrebujete vedieť vy a manažment, aby ste sa mohli informovane rozhodovať o témach uvedených vo vašej správe?
Krok 4. Zhromaždite relevantné údaje a napíšte správu
Zaistite, aby vami poskytnuté podporné údaje boli výsledkom výskumu. V opačnom prípade by ste mohli stratiť dôveryhodnosť. Zhromažďovanie údajov je tiež určené typom správy, ktorá sa má napísať. Uistite sa, že používate údaje, ktoré sú presné a relevantné pre účel napísania správy.
- Zber údajov z interných zdrojov je zvyčajne rýchlejší. Údaje o predaji produktov je možné napríklad vyžiadať telefonicky na obchodnom oddelení. Údaje sú teda ihneď prijaté a zahrnuté do správy.
- Externé údaje je možné získať od spoločnosti. Ak ostatné oddelenia zbierali a analyzovali údaje o spotrebiteľoch, požiadajte ich o to, aby ste nemuseli robiť vlastný prieskum. Potrebné údaje musia byť prispôsobené oblasti podnikania, ale autori obchodných správ spravidla nemusia najskôr skúmať.
- Ak napríklad chcete napísať správu s odôvodnením/odporúčaním, urobte malý prieskum, aby ste zistili výhody predložených myšlienok, a potom do správy zahrňte výsledky výskumu.
Krok 5. Rozhodnite sa, ako zostavíte správu pred písaním
Toto rozhodnutie je ovplyvnené účelom spísania správy. Odlišuje sa napríklad spôsob prípravy správy o zhode a správy o uskutočniteľnosti. Začnite písať, keď prídete na to, ako zostaviť správu.
- Zoraďte podporné údaje do niekoľkých skupín. Obchodné správy zvyčajne obsahujú množstvo údajov a informácií. Rozdelenie údajov do skupín je kľúčom k úspešnému napísaniu dobrej obchodnej správy. Predstavte napríklad údaje o tržbách oddelene od údajov o zákazníkoch a zadajte názov pre každú rekapituláciu údajov.
- Zostavujte správy zoradením súhrnných údajov podľa názvu, aby boli čitateľné a zrozumiteľné. Predložené údaje teda môžu podporovať hlavný účel napísania správy.
- Niekedy musíte počkať, kým údaje analyzuje alebo vloží niekto iný. Počas čakania môžete spracovať celý súbor údajov.
Krok 6. Vyvodzujte závery a dajte konkrétne návrhy
Uistite sa, že vyvodíte logické závery pomocou údajov uvedených v správe. Na základe týchto záverov vysvetlite opatrenia, ktoré je potrebné vykonať.
Za každým riešením, ktoré navrhnete, musia nasledovať konkrétne, merateľné akcie. Popíšte všetky zmeny v popise práce, harmonograme alebo pridelení finančných prostriedkov potrebných na implementáciu nového pracovného plánu. Uistite sa, že vaše návrhy sú podporované údajmi, ktoré dokazujú, že manažment je schopný dosiahnuť ciele implementáciou riešení uvedených v správe
Krok 7. Pripravte si zhrnutie
Tento súhrn bude prvou stránkou obchodnej správy, ale je napísaný na úplnom konci. Zhrnutie je prostriedkom na prezentáciu výsledkov štúdie a záverov, aby poskytol pohľad na obsah správy, ak si ju niekto nestihne prečítať až do konca. Na ilustráciu, zhrnutie je ako upútavka na film alebo abstrakt diplomovej práce.
Táto správa sa nazýva súhrnný súhrn, pretože zaneprázdnení vedúci pracovníci môžu tento súhrn iba čítať. Odošlite dôležité informácie nadriadeným v rozsahu 200-300 slov vo forme zhrnutia. Ak chcel vedieť podrobnosti, mohol čítať ďalej
Krok 8. Na prenos konkrétnych údajov použite infografiku
Niekedy je potrebné poskytnúť kvantitatívne údaje pomocou grafov alebo tabuliek. Prezentujte údaje rôznymi farbami, aby boli atraktívnejšie a zrozumiteľnejšie. Na uľahčenie čítania údajov použite odrážky, sekvenčné čísla alebo tabuľky. Tento krok robí prezentáciu údajov inak, aby ukázal svoj význam.
- Vďaka obrázkom môžu obchodné správy vyzerať atraktívnejšie. Správy pôsobia monotónne, ak obsahujú iba text a čísla. Prezentujte relevantné a užitočné infografiky, ale nepreháňajte to.
- Informácie napíšte do políčok na stránke, ktorá je takmer výlučne textová, bez tabuliek alebo čísel. Plné textové stránky bývajú nudné. Súhrn dôležitých informácií môže byť predložený v rámčeku.
Krok 9. Uveďte zdroje informácií
V závislosti od typu výskumu, ktorý robíte, bude možno potrebné uviesť poskytovateľa informácií. V obchodnej správe má bibliografia alebo zdrojová stránka poskytnúť čitateľovi informácie, ak chce skontrolovať alebo hľadať iné údaje.
Pri uvádzaní citácií v správach podľa typu podnikania používajte správny formát
Krok 10. Dvakrát skontrolujte správu
Pri hlásení pravopisných alebo gramatických chýb nepôsobíte vážne. Tieto chyby spochybňujú dôveryhodnosť vašej štúdie. Okrem toho predložte jasné a jednoznačné informácie.
- Nepoužívajte napríklad ťažko zrozumiteľné slová alebo príliš dlhé vety.
- Vyhnite sa rôznym rozhovorom.
- Ak čítačka správ pracuje v rovnakom odbore, môžete použiť žargón alebo odborné výrazy, ale nepreháňajte to.
- Obchodné správy sú zvyčajne písané pasívnym hlasom. Táto správa je jedným z príkladov, ktorý ukazuje, že písanie pomocou pasívnych viet je lepšie ako aktívne vety.
- Pri kontrole zostáv je možné prehliadnuť chyby, pretože ste sa zadali sami. Nechajte podporného spolupracovníka prečítať si vašu správu a potom požiadajte o spätnú väzbu. Je oveľa lepšie poznať chyby od spolupracovníkov než od nadriadených. Využite výhody partnerského vstupu na vylepšovanie zostáv a zároveň berte do úvahy návrhy.
Krok 11. Vytvorte obsah
Napíšte obchodnú správu podľa oficiálneho formátu vytvorením obsahu, ktorý je užitočný ako referencia pri hľadaní konkrétnej stránky. Do obsahu zahrňte čísla strán každej sekcie správy, najmä zhrnutie a záver.
Krok 12. Čas na zviazanie správy
Najlepším spôsobom, ako zlepšiť správu, ktorá poskytuje užitočnú úplnú recenziu, je zviazať ju čo najlepšie, napríklad pomocou špirálového drôtu, spojív alebo kartónových obalov. Správa teda vyzerá úhľadne a atraktívne, takže si ju ostatní budú chcieť prečítať až do konca.
