Týždenné správy sa bežne používajú v mnohých podnikoch a v prostrediach maloobchodného predaja alebo vo výskumných projektoch a stážach. Píšte krátke, stručné týždenné správy, aby mal váš šéf jasný obraz o pokroku, ktorý ste urobili.
Krok
Časť 1 z 3: Organizačné informácie
Krok 1. Identifikujte účel správy
Napriek tomu, že v rámci zadania musíte podávať týždenné výkazy, účelom samotného hlásenia nie je udržať si prácu. Ak poznáte dôvody, prečo váš šéf požaduje týždennú správu, pomôže vám to presne určiť, ktoré informácie by do správy mali byť zahrnuté a čo je najdôležitejšie.
- Spravidla sú správy písané tak, aby mali manažéri aktuálne informácie o stave projektu, na ktorom pracujete, alebo aby ste im pomohli pri rozhodovaní.
- Ak ste napríklad manažérom maloobchodnej predajne, môže sa od vás zobraziť výzva na odoslanie týždennej správy, ktorá sumarizuje predaje za týždeň. Zamestnávatelia používajú tieto správy na vyhodnotenie výkonnosti obchodu, cenových úrovní a prijatých objednávok.
- Ak odošlete týždennú správu o stáži alebo výskumnom projekte, účelom správy je ukázať vášmu šéfovi alebo inštruktorovi, ako veľmi napredujete, a podeliť sa o všetky zásadné objavy a objavy.
Krok 2. Rozhodnite, kto bude správu čítať
Vedieť, kto je vaše publikum, je nevyhnutné pre plánovanie správy. Ak neviete, kto (a prečo) bude správu čítať, nemáte spôsob, ako zistiť, ktoré informácie sú najdôležitejšie.
- Identifikácia vášho publika vám tiež pomôže porozumieť tomu, ako by mala byť vaša správa štruktúrovaná a aký jazyk použiť. Môžete napríklad napísať pravdivú správu, ak je obecenstvo skupina päťročných detí, ako keby ste ju písali pre vedúcich pracovníkov veľkej spoločnosti.
- Získate tiež jasnejší obraz o tom, čo už vaše publikum vie a čo potrebujete podrobnejšie vysvetliť alebo potrebujete poskytnúť ďalšie referenčné zdroje. Ak napríklad píšete týždennú správu o právnej záležitosti a bude ju čítať skupina právnikov, nie je potrebné uvádzať podrobný súhrn zákona. Takéto zhrnutie však môže byť potrebné, ak píšete správu o tejto záležitosti pre vedúcich pracovníkov alebo správcov, ktorí nemajú žiadne právne znalosti.
- Ak je správa potrebná pre stáž, výskumný projekt alebo inú akademickú aktivitu, majte na pamäti, že obecenstvo nie je vašim lektorom alebo školiteľom, aj keď mu bude správa predložená. Ak chcete nájsť publikum v tomto kontexte, zamerajte sa na povahu svojho projektu a svoju disciplínu ako celok.
Krok 3. Uprednostnite hlavné body správy
Aj keď by ste sa mali snažiť, aby bola vaša správa čo najstručnejšia, je možné, že si ju vaše publikum neprečíta. Aby ste na to odpovedali, umiestnite najdôležitejšie informácie alebo konečný výsledok na začiatok správy.
- Ak je napríklad cieľom správy porovnať a porovnať tri rôzne značky zariadení a odporučiť ten, ktorý je podľa vás najvhodnejší pre potreby spoločnosti, záver by ste mali napísať na začiatku. Potom môžete poskytnúť vysvetlenie, prečo.
- Vo všeobecnosti by prvá strana správy mala obsahovať zhrnutie výsledkov, odporúčaní alebo záverov. Zostávajúcu časť správy použite na hlbšie prehĺbenie a čitatelia budú čítať ďalej, ak budú cítiť potrebu alebo chcú rozšíriť svoje chápanie vašich zistení.
Krok 4. Uvedomte si „osud“, ktorý správa zvyčajne zažije
Vo väčšine prípadov sa pre požiadavky na uchovávanie údajov generujú týždenné správy a budú uložené v príslušných archívoch. Týždenné správy sa len zriedka čítajú celé vo väčšine kontextov a nemali by ste čakať inak.
- Nepoužívajte však túto skutočnosť ako ospravedlnenie na falšovanie správ alebo na nich pracujte tak, aby boli nekvalitné. Správy musia odrážať vás a vašu pracovnú morálku. Nedbalo vytvorená správa si pravdepodobne všimne a hovorí: „Vedel som, že si to neprečítaš“neospravedlňuje výrobu subštandardného pracovného produktu.
- Aj keď by mala byť správa ako celok kvalitná a dobre napísaná, zamerajte sa na tie časti správy, ktoré si publikum pravdepodobne prečíta. Táto časť je zvyčajne zhrnutím alebo odporúčaním. Mali by ste to napísať bez najmenšej chyby.
- Majte na pamäti, že nadriadení nečítajú celý obsah správy nie preto, že by ich to nezaujímalo alebo preto, že nie sú dôležité. Ľudia vo vrcholovom manažmente alebo vedúcich pozíciách sú veľmi zaneprázdnení a sú schopní zbierať informácie potrebné na efektívne rozhodovanie. Nebudú čítať celú správu, pokiaľ to nie je nevyhnutné, ale uložia ju pre prípad, že by si ju chceli prečítať znova neskôr.
Časť 2 z 3: Formátovanie správ
Krok 1. Požiadajte o vzorku
Mnoho spoločností má štandardný formát týždenných správ a manažéri alebo vedúci pracovníci môžu byť zvyknutí dostávať informácie týmto spôsobom. Používanie rôznych formátov môže viesť k frustrácii a zmätku.
- Toto je veľmi dôležité pri príprave správ o predaji. Manažéri sú zvyknutí pozerať sa na správy na prvý pohľad a vedieť, kde na stránke nájdu určité čísla alebo informácie. Používanie rôznych formátov sa stáva neúčinným opatrením, pretože sú nútení prečítať si celú správu a nájsť potrebné informácie.
- Overte si u administratívneho asistenta, či existuje šablóna, ktorú môžete použiť na napísanie správy. Vďaka tomu ho nemusíte vytvárať od začiatku pomocou aplikácie na spracovanie textu. Mnoho spoločností má šablóny dokumentov so správnym nastavením vrátane okrajov, tabuliek, štýlov odsekov a písiem.
Krok 2. Zvážte spôsoby dopravy
Ak odošlete správu ako vytlačený dokument alebo ako prílohu e-mailu, formát bude iný, ako keby ste ju napísali ako súčasť textu e-mailu.
- Ak napríklad posielate správu ako prílohu e-mailu, musíte do textu e-mailu zahrnúť zhrnutie. Čitatelia tak nemusia otvárať prílohu, aby pochopili hlavné aspekty vašej správy.
- Ak odošlete svoju správu ako fyzický dokument, pravdepodobne budete musieť zahrnúť motivačný list alebo titulnú stránku, aby bolo možné správu správne identifikovať a podať.
- Bez ohľadu na to, ako odošlete svoj prehľad, uistite sa, že je na všetkých stránkach uvedené vaše meno a že všetky stránky sú očíslované vo formáte „X z Y“(čítajte: strana X z celkového počtu Y). Listy správ je možné ľahko rozptýliť a rýchlym pohľadom by ste mali vedieť, či je správa úplná a kto ju vytvoril.
- Požadované informácie môžete ľahko vložiť ako hlavičku (hlavičku) na každú stránku. Hlavička môže napríklad znieť takto „Správa o predaji Sarita Hakim, nedeľa 23, s. 3 zo 7 ".
Krok 3. Zahrňte zhrnutie
Zhrnutie je stručný súhrn celej správy, zvyčajne iba odsek alebo dva, s niekoľkými vetami pre každú časť správy. Obecná myšlienka je, že vedúci môže čítať toto zhrnutie a pokiaľ je v súlade s jeho pôvodnými očakávaniami o danej problematike, môže začať konať bez toho, aby čítal ďalej.
- Pri vytváraní zhrnutia je veľmi dôležité používať jasný a výstižný jazyk, aby bol ľahko zrozumiteľný. Vyhnite sa žargónu alebo konkrétnym výrazom, ktoré vyžadujú vysvetlenie, aj keď viete, že vaše publikum tieto výrazy veľmi dobre pozná.
- Po dokončení všetkých ostatných sekcií správy napíšte zhrnutie. Nemôžete predsa zhrnúť niečo, čo ešte nebolo napísané. Aj keď už máte podrobný náčrt toho, čo chcete napísať do správy, veci sa môžu počas procesu písania zmeniť.
Krok 4. Vytvorte štruktúru pre odseky a sekcie správy
Keď porozumiete formátu, ktorý bude použitý na napísanie správy, vytvorte obrys pre časti správy, ktorý bude zodpovedať účelu správy.
- Skontrolujte obrys a uistite sa, že všetko logicky prechádza z jednej sekcie do druhej, a uistite sa, že je navrhnutý tak, aby zodpovedal publiku, ktoré bolo v správe identifikované.
- Vo všeobecnosti bude správa obsahovať zhrnutie, úvod, závery a odporúčania, zistenia a diskusiu a zoznam odkazov. Môžete zahrnúť prílohy obsahujúce relevantné údaje a tiež obsah pre dlhšie prehľady. Týždenné správy však spravidla nie sú také dlhé.
- Každá časť správy sa zaoberá konkrétnou témou. V tejto časti sa každý odsek zaoberá jednou myšlienkou. Ak má napríklad jedna časť prehľadu názov „Detské obľúbené značky“, môžete pre každú značku napísať samostatný odsek. Ak rozlišujete medzi chlapčenským a dievčenským oblečením, vytvorte podsekciu (so správnymi titulkami) pre každú značku, potom jeden odsek rozoberajúci chlapčenské oblečenie, ktoré daná značka ponúka, a ďalší odsek pre dievčenské oblečenie.
Krok 5. V prípade potreby vytvorte titulnú stránku alebo motivačný list
Kratšie správy nemusia vyžadovať samostatnú titulnú stránku, ale dlhšie správy by mali obsahovať vyhradenú stránku, ktorá vás identifikuje ako autora správy a stručne vysvetlí účel správy.
- Titulná stránka sa líši od zhrnutia a v podstate obsahuje informácie potrebné na splnenie administratívnych účelov, aby bolo možné správu správne podať.
- Zamestnávatelia môžu mať špeciálnu úvodnú stránku potrebnú pre týždenné správy. Ak je to tak, uistite sa, že používate správny formát.
- Titulná stránka by mala obsahovať minimálne názov alebo popis správy (napr. „Týždenná správa o predaji“), vaše meno a mená ďalších prispievateľov, názov spoločnosti a dátum, kedy ste správu vyplnili alebo odoslali.
Časť 3 z 3: Používanie silného jazyka
Krok 1. Vytvorte efektívne názvy a titulky
Nadpisy a podnadpisy umožňujú čitateľom rýchlo nájsť konkrétne časti správy, ktoré ich zaujímajú alebo čo si chcú prečítať, a získať tak podpornejšie informácie o vašich záveroch alebo odporúčaniach.
- Uistite sa, že názov a podnadpis opisujú obsah v sekcii alebo podsekcii priamo a presne.
- Napríklad pri navrhovaní týždennej správy o predaji môžete zahrnúť časti diskutujúce o „trendoch v ženskom oblečení“, „trendoch v oblasti pánskej módy“a „obľúbených značkách pre deti“. Do týchto sekcií môžete umiestniť titulky, aby ste zvýraznili určité trendy alebo obľúbené značky.
- Pre všetky nadpisy používajte rovnakú gramatickú konštrukciu, aby boli správy logické a konzistentné. Ak napríklad prvý názov znie „Budovanie opory v pánskom odeve“, druhý názov by mal byť „Vedúci trend v ženskom odievaní“, nie niečo ako „Údaje o predaji ženského oblečenia“.
Krok 2. Napíšte správu pomocou jasných a jednoduchých viet
Stručné písanie s vetami štruktúrovanými v štandardnom poradí „predmet-sloveso-objekt“poskytuje jasnosť myslenia a dodáva vašim odporúčaniam a záverom dôveryhodnosť.
- Po napísaní prvej verzie správy si ju pozorne prečítajte a odstráňte všetky zbytočné reči. Nájdite akciu pre každú vetu a vedľa slovesa uveďte, kto akciu vykonal. Premýšľajte o každej vete, ako keby hovorila „kto čo urobil“.
- Odstráňte nepotrebné vety a používajte pozastavovacie frázy ako „mimo“, „s účelom“alebo „v poradí“.
- Môžete si myslieť, že tento štýl písania je nudný, ale účelom písania týždenných správ nie je zábava. Tento štýl je najefektívnejší na to, aby ste sa v ňom zorientovali a sprostredkovali čitateľovi informácie.
Krok 3. Zaistite, aby bolo vaše písanie objektívne a nestranné
Vaše odporúčania by mali vychádzať z konkrétnych dôkazov, nie z názorov alebo pocitov. Presvedčte čitateľa silnými, jasne napísanými faktami.
- Vyhnite sa nepotrebným prídavným menám a iným slovám a frázam, ktoré majú negatívny alebo pozitívny význam. Namiesto toho sa zamerajte na písanie argumentov na základe faktov.
- Povedzme napríklad, že vo svojom týždennom prehľade odporúčate propagáciu jednému z predajcov. Podporte odporúčanie faktami, ktoré ukazujú, že zamestnanec je hodný, než aby ste si zapisovali subjektívne alebo emocionálne detaily. Fráza „Sari má v našom obchode trvale vysoké tržby, aj keď pracuje iba 15 hodín týždenne“by bola lepšia ako „Sari je moja najpriateľskejšia zamestnankyňa a vždy sa snaží, ako vie, aj keď musí obmedziť svoj čas na starostlivosť o ňu. chorá matka."
Krok 4. Používajte silné slová
Pri písaní aktívnym hlasom použijete jedno slovo, ktoré čitateľovi povie, čo sa deje vo vete, konkrétne sloveso. Používajte krátke, silné slovesá, ktoré jasne opisujú dej, ktorý sa deje.
- Vyberte si jednoduché slovesá. Napríklad „použiť“je lepšie ako „použiť“.
- Slovesá popisujúce procesy, ako je myslenie, poznanie, porozumenie a verenie, sú niekedy nevyhnutné, ale spravidla sú menej účinné ako slovesá popisujúce činnosť. Možno budete musieť siahnuť hlbšie do vyhlásenia a premeniť ho na činy. Môžete napríklad napísať „Verím, že sa naše tržby v najbližších mesiacoch zvýšia“. Upravte tvrdenie a zistite, prečo mu veríte. Potom môžete napísať vetu, ktorá povedie k činu, napríklad: „Historicky sa tržby počas prázdnin zvyšujú. Odhadujem, že tržby sa v novembri a decembri zvýšia. “
- Ak chcete zachovať písanie zamerané na akciu, skontrolujte správu a pokúste sa odstrániť predložky a nahradiť ich silnejšími slovesami. Napríklad „všeobecný konsenzus“je možné zjednodušiť na „konsenzus“a ak niekto „poskytuje ochranu“, dojem ešte umocní tvrdenie, že „chráni“.
Krok 5. Vyhnite sa pasívnemu hlasu
Keď píšete pasívnym hlasom, kladiete menší dôraz na osobu, ktorá to robí, a kladiete väčší dôraz na predmet akcie. Aj keď je to v niektorých prípadoch nevyhnutné z politických alebo diplomatických dôvodov, používanie pasívneho hlasu má často za následok nejasné a mätúce písanie.
- Aktívny hlas odmeňuje osobu, ktorá akciu vykonala, a čitateľovi správy ukáže, kto je za akciu zodpovedný. Aby ste pochopili, prečo je to dôležité, predstavte si, že si prečítate článok o požiari, ktorý hovorí: „Našťastie boli všetky deti zachránené.“Dôležitá je identita osoby (alebo osôb), ktorá zachránila deti. Ak veta znie „Miestny kňaz, otec Johan, išiel tam a späť ohňom, ktorý obklopil sirotinec a zachránil všetky deti“, teraz viete, kto si v tejto situácii zaslúži uznanie za hrdinu.
- Aktívne vety sú dôležité aj pre prevzatie zodpovednosti za činy, ktoré môžu mať negatívne dôsledky. Ak do správy napíšete „Vyskytla sa chyba“, váš šéf bude chcieť vedieť, kto urobil chybu, aby mohol udeliť príslušný trest. Ak urobíte chybu, priznanie a prevzatie zodpovednosti za tento čin vám skutočne pomôže.
- Ak chcete nájsť a odstrániť pasívne vety písomne, vyhľadajte slovesá, ktoré začínajú na „di-“. Keď ho nájdete, identifikujte dej vo vete, zistite, kto to urobil, a presuňte ho na začiatok a do stredu vety.
Krok 6. Prenášajte informácie pomocou vizuálnych prvkov
Tabuľky a grafy sú oveľa lepšie čitateľné a použiteľné ako odseky, ktoré poskytujú rovnaké informácie, najmä ak informácie, ktoré sa majú prenášať, pozostávajú z mnohých čísel.
- Vyberte si správne vizuálne prvky na sprostredkovanie informácií čitateľom spôsobom, ktorý je pre nich užitočný a odzrkadľuje účel správy.
- Môžete si napríklad vybrať čiarový graf, ktorý ukazuje trend zvyšovania predaja vlnených búnd. Tento spôsob prezentácie informácií bude pri uvádzaní nárastu účinnejší než tabuľka s počtom predaných vlnených búnd každý mesiac, pretože tabuľka vyžaduje, aby si čitateľ všetky čísla porovnal, porovnal a uznal, že dochádza k nárastu. To všetko sa dá dosiahnuť jednoduchým zobrazením jednoduchého čiarového grafu.
- Majte na pamäti, že oko priťahuje vizuálne prvky. Zaistite, aby tieto prvky vyzerali úhľadne a organizovane a aby boli umiestnené na správnom mieste v hornej časti stránky. Jednoducho predstavíte vizuálne prvky, ktoré sú dôležité pre vaše odporúčanie alebo záver.
Krok 7. Odstráňte žargón
Každé odvetvie alebo akademická disciplína má určité nevyhnutné výrazy, ako aj hlášky, ktoré si získavajú obľubu v známych knihách alebo článkoch. Aj keď sú tieto slová niekedy nápomocné, zvyčajne nepridávajú hodnotu alebo nedokážu efektívne sprostredkovať správu.
- Môže byť užitočné napísať si zoznam bežných odvetvových kľúčových slov, aby ste ich vo svojich prehľadoch nadmerne nepoužívali. Po dokončení správy môžete tieto slová vyhľadať v dokumente a v prípade potreby ich nahradiť.
- Majte na pamäti, že pre čitateľa nadužívanie trendových kľúčových slov neznamená, že ste v danej oblasti „dobre informovaní“, ale vytvára skôr opačný dojem. Vedúci pracovníci a manažéri sú vo všeobecnosti starší a videli stovky takýchto slov, ako prichádzajú a odchádzajú. Ak ho budete používať príliš veľa, budú si myslieť, že ste leniví a neviete, o čom hovoríte, alebo sa ich len pokúšate zapôsobiť.
- Tiež by ste sa mali vyhnúť používaniu príliš zložitých výrazov. Ak napríklad píšete správu, ktorá sumarizuje právny problém, neznamená to, že ho musíte oprieť o veľa právneho žargónu.
Krok 8. Vykonajte starostlivú kontrolu znakov
Správy plné typografických a gramatických chýb môžu byť pre čitateľov nepohodlné a môžu odrážať váš negatívny obraz. Vypracujte si správu v dostatočnom predstihu pred termínom, aby ste mali dostatok času na riadnu kontrolu charakteru.
- Spustite program na kontrolu gramatiky a pravopisu v aplikácii na spracovanie textu, ktorú používate. Tento program preskočí mnoho chýb, najmä preklepov, ktoré vedú k homofonickým chybám (napr. Zadanie výrazu „naložené“, keď chcete napísať „podmienka“).
- Starostlivá kontrola charakteru v opačnom poradí (zozadu dopredu) je dobrý spôsob, ako zaistiť, aby vám neunikli chyby. Navyše, ak ste oboznámení s tým, čo chcete napísať, budete míňať chyby, ako napríklad chýbajúce slová, pretože ich mozog automaticky doplní. To sa nestane, ak to budete kontrolovať zozadu dopredu.
- Hlasné čítanie správ je ďalším efektívnym spôsobom, ako odhaliť chyby a upraviť štýl písania. Ak je pre vás ťažké prečítať určitú vetu alebo odsek, je pravdepodobné, že tejto časti je ťažké porozumieť, pretože čitatelia budú mať rovnaké problémy. Opravte ťažké časti, aby mohli lepšie prúdiť.
