Možno budete musieť napísať správu o udalosti, aby ste zhodnotili úspešnosť udalosti porovnaním výsledkov s jej cieľmi. Túto správu vyžaduje spoločnosť alebo jednotlivec, ktorý organizuje udalosť, aby zistil, či je potrebné vykonať zmeny. Existuje niekoľko spôsobov, ako zaistiť, aby bola úspešná správa o udalosti dobre napísaná. Budete to potrebovať, ak organizujete inú udalosť!
Krok
Časť 1 z 3: Zostavovanie správ o udalostiach
Krok 1. Určte štýl a formát prezentácie pre každé publikum
Správy o udalostiach je možné zošívať, zošívať vo forme súborov PDF, prezentácií v programe PowerPoint a podobne.
- Uistite sa, že správa o udalosti je usporiadaná do prehľadných sekcií. Musíte určiť, ako porovnať výsledky udalosti s jej cieľmi. Zhrňte hlavné výsledky uskutočnených udalostí.
- Prispôsobte správy o udalostiach potrebám a záujmom každého sponzora a publika. Zvážte ciele sponzorov. Do určitej miery sú sponzori kľúčovým publikom pre správy o udalostiach. Chcú posúdiť oprávnenosť sponzorovaného podujatia. Uistite sa teda, že viete, čo chcú a čo ich najviac zaujíma.
- Prispôsobte správy o udalostiach tak, aby vyhovovali aj špecifickým potrebám týkajúcim sa jedinečných udalostí a sponzorov. Nepíšte správu, ako keby bola zameraná na jeden typ publika. Vedúci pracovníci a finanční manažéri sú ďalším publikom správy o vašej udalosti.
Krok 2. Vytvorte postup na monitorovanie informácií potrebných počas celej akcie
Nemôžete sa spoliehať len na pamäť.
- Monitorujte kľúčové informácie pred, počas a po udalosti, aby ste vytvorili konkrétnejšie a predovšetkým efektívnejšie správy. Táto metóda vám tiež umožňuje zostavovať správy podľa časovej osi.
- V prípade potreby zvážte vykonávanie priebežného zberu údajov s pomocou viacerých ľudí (vrátane stážistov). Hlásenie by v zásade nemalo čakať na dokončenie udalosti.
Krok 3. Zhrňte správu do hlavných bodov
Jeden z problémov správ o udalostiach je ten, že zvyčajne pokrývajú málo z programu alebo sa zameriavajú na sladké vyhlásenia. Nerob to. Je dobré jasne a analyticky zvýrazniť hlavné body.
- Vyberte niektoré dôležité časti udalosti, o ktorých budete hovoriť podrobnejšie. Nájdite tri veci, ktoré sa stali najúspešnejšie, a tri body, ktoré najviac prekvapili.
- Nevyplňujte správu nedôležitými podrobnosťami, ako je napríklad obedové menu alebo podrobný súhrn celej hlavnej prezentácie. Musíte zahrnúť veci, ktoré sú dôležité.
Časť 2 z 3: Vloženie správneho obsahu do správy
Krok 1. Napíšte zhrnutie
Správa o udalosti musí obsahovať prehľad, ktorý je skrátenou verziou celej správy. Predstavte si zhrnutie ako úvod k správe o udalosti.
- Môžete vytvoriť dve správy, jednu súhrnnú správu vytvorenú pre ľudí, ktorých zaujíma výsledok udalosti, a podrobnejšiu správu pre ľudí zapojených do prípravy, vykonávania a sponzorovania podujatia.
- V súhrne by ste mali prediskutovať kľúčové ciele a výsledky a zamerať sa na ne. Zhrnutie by malo byť krátke, iba jednu alebo dve stránky. Správa by mala zhrnúť kľúčové prvky udalosti a mala by obsahovať stručnú interpretáciu údajov
Krok 2. Zahrňte do svojich prehľadov hlboké vizuálne pomôcky
Správy sú často efektívnejšie, keď obsahujú grafy ilustrujúce štatistické trendy, než aby jednoducho čitateľovi nahlásili veľa čísel.
- Ak udalosť zahŕňa nový produkt, odporúčame vám priložiť fotografiu tohto produktu. Fotografie, ktoré zobrazujú okamih počas akcie, môžu čitateľovi správy pomôcť získať predstavu o organizovanej udalosti. Pokúste sa odfotiť fotografie, ktoré ukazujú účasť sponzora na udalosti, aby boli zdokumentované v správe. Táto úloha opäť nemôže čakať na dokončenie akcie.
- Môžete tiež zahrnúť vzorky, reprodukcie a ďalšie príklady, ktoré sa vyskytujú na mieste. Nahláste počet ľudí, ktorí dostali sponzorované kupóny atď. Zdokumentujte expozíciu na mieste a mimo pracoviska generovanú udalosťou, v médiách, publiku, pre sponzorov.
Krok 3. Zdokumentujte všetky informácie o reklame a médiách
Odporúčame vám, aby ste zhodnotili porovnanie výsledných médií s uvedenými cieľmi podujatia.
- Okrem počtu distribúcií dennej tlače a hodnotení reklám sa zamerajte na tlačené reklamy a články, ktoré obsahujú meno a reklamu sponzora.
- Dokumentujte televízne reklamy, verejné oznámenia, hodnoty cenníkov a hodnotiacich kariet a spravodajstvo.
- Nezabudnite na rozhlasovú dokumentáciu, inzeráty s cenníkmi, známky za reklamu a propagácie, auditované správy a podobne.
Krok 4. Zahrňte vyhlásenie o účele akcie
Budete musieť dať do súvislosti ciele akcie s výsledkom, takže nezabudnite zahrnúť pripomenutie pôvodného poslania a cieľov akcie.
- Môžete zahrnúť programový zoznam udalostí. Mali by ste tiež prediskutovať, kto budú kľúčovými účastníkmi akcie. Majte to však krátke.
- Uistite sa, že strávite veľa času registráciou a diskusiou o konkrétnych kľúčových výsledkoch udalosti a ich zhodou s registrovanými výsledkami. Buďte realistickí a nesladzujte veci, ktoré nefungujú tak, ako by mali.
Krok 5. Zahrňte finančné informácie zo správy o udalosti
Mali by ste poskytnúť podrobnú diskusiu o bežnom rozpočte akcie a skutočných výdavkoch. Nezabudnite zahrnúť porovnanie svojho rozpočtu so skutočnými výdavkami a poukázať na niektoré veci, ktoré sa darili, a oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť.
- Mali by ste tiež uviesť všetky náklady vrátane nákladov na marketingové a propagačné činnosti, náklady na zamestnancov a náklady na sponzorstvo. Odporúčame vám vytvoriť si podrobný rozpočet. Finanční manažéri a vedúci pracovníci budú chcieť vidieť dôkazy na podporu vašich záverov o výdavkoch.
- Zahrňte výpočty príjmu, napríklad z lístkov, sponzorov a výstav. Nezabudnite však porovnať skutočné príjmy s prognózami.
Krok 6. Zahrňte štatistiky, ktoré sú pre čitateľa relevantné
Nenechajte svoju správu naplniť príjemnými informáciami. Počet ľudí, ktorí sa zúčastnili akcie, je jedným z údajov, ktoré musíte zahrnúť. Odporúčame, aby ste v prehľadoch uvádzali merateľné údaje.
- Štatistiky a ďalšie súvisiace údaje, ktoré je možné zahrnúť, napríklad počet predajov a počet návštevníkov v konkrétnom stánku. Správa o udalosti bude dôveryhodnejšia, ak budú poskytnuté údaje úplné. Zahrňte informácie o účastníkoch/návštevníkoch. Zahrňte demografické údaje, počty návštevníkov a výsledky prieskumov návštevníkov (napr. Nákupné návyky).
- Nahláste počet ľudí, ktorí odpovedali na sponzorované kampane a tiež na dary pre neziskové organizácie. Zdokumentujte ekonomický vplyv a účasť zamestnancov.
Krok 7. Zahrňte kvalitatívne prvky, ktoré kontextualizujú údaje
Vaša správa by mala obsahovať určité štatistiky, ale na poskytnutie spätnej väzby súvisiacej s kontextom budete tiež potrebovať citácie ľudí.
- Zhromažďujte spätnú väzbu a spätnú väzbu od účastníkov a členov tímu udalosti, aby hodnotenie úspechu udalosti nepochádzalo len od autorov správ o udalostiach. Vďaka tomu bude vaša správa dôveryhodnejšia.
- Zvážte tiež zahrnutie výskumu tretích strán. Uplatnenie mediálnej expozície je jedným z príkladov toho, čo môžu skúmať tretie strany.
- Hodnota priestoru a príprava akcie. Mali by ste si urobiť čas na posúdenie účinnosti stránky a prípravy z pohľadu inej osoby. Diskutujte o tom, ako využiť priestor na konferencie, akcie atď.
Časť 3 z 3: Dokončenie správy o udalosti
Krok 1. Vytvorte včas správu o udalosti
Skúste správu napísať a zverejniť čo najskôr po udalosti. Nezabudnite si to naplánovať vo svojom kalendári, aby ste sa uistili, že je to včas. Niektorí ľudia odporúčajú zverejniť správu 30 dní po udalosti, iní však tvrdia, že správa by mala byť zverejnená len niekoľko dní po udalosti.
- Kedykoľvek je termín, uistite sa, že ho nepremeškáte. Možno píšete správu o udalosti pre agentúru, ktorú požaduje konkrétny klient. Venujte pozornosť všetkým požiadavkám.
- Vaše publikum v zásade očakáva dôkladnú a včasnú správu. Vytvárajte teda správy, ktoré spĺňajú očakávania a nečakajte príliš dlho, kým sa stanú zastaranými.
Krok 2. Skontrolujte svoju správu o udalosti
Uistite sa, že správa o udalostiach používa správnu gramatiku a neobsahuje žiadne preklepy, interpunkciu a ďalšie chyby.
- Uistite sa, že vaše odpovede nie sú plytké. Ako všeobecné pravidlo by ste mali používať techniku písania „ukáž, nehovor“. To znamená, že by ste mali uviesť niekoľko konkrétnych príkladov na podporu všeobecných bodov uvedených v správe.
- Nezabudnite na svoje publikum a zaistite, aby písanie správy vyzeralo formálne a profesionálne. Správy o udalostiach nie sú neformálnymi dokumentmi; tento dokument je dôležitý na určenie uskutočniteľnosti obstarania udalosti, takže musí znieť autoritatívne.
Tipy
- Urobte viac fotografií, ako potrebujete. Čím viac možností, tým lepšie.
- Keď zbierate citáty od vedúcich a plánovačov, nechoďte priamo k nim. Sú to ľudia, ktorí sú tu ešte dlho po skončení akcie. Najlepšie je najskôr položiť ľuďom v dave vašu otázku, pretože budú prví, ktorí odchádzajú. Nevyrušujte ani rečníka alebo vedúceho akcie, ak je zaneprázdnený. Budú môcť byť vypočutí neskôr.
- Pri zbere citátov udržujte konverzáciu v normálnom stave a prirodzene sa pýtajte, kým nie je druhý ochotný povedať svoj názor.
- Zbierajte viac citátov, ako potrebujete. Čím viac tým lepšie.
- Dobrá fotografia môže ukázať, ako udalosť prebiehala alebo ako ľudia na udalosť reagovali.
- Skúste urobiť fotografie, ktoré zobrazujú celkový obraz udalosti ako celku, vrátane fotografií davu a rečníkov na jednom obrázku, aby ste čitateľom ukázali rozsah udalosti.
