Správa udalostí je skvelým zážitkom, či už ide o súkromnú párty, firemnú akciu, pre rodinu a priateľov alebo svadbu a iné formálne akcie. Táto práca je veľmi ťažká, ale aj veľmi uspokojivá. Zainteresovaných ľudí, ktorí ocenia vašu pohostinnosť a snahu zorganizovať narodeninovú oslavu, výročie, samotnú svadbu alebo akúkoľvek inú oslavu, môžete skutočne zmeniť. Nasledujúce kroky vás naučia, ako byť dobrým manažérom udalostí, poskytovať návrhy na riešenie problémov a predchádzať všetkým problémom prostredníctvom starostlivého plánovania.
Krok
Časť 1 z 5: Ovládanie základov
Krok 1. Stanovte si ciele a ciele, ktoré chcete dosiahnuť
Všetko to vyzerá príliš logicky, ale musíte si to zapísať, aby ste zistili, aká veľkosť miesta bude fungovať najlepšie, správny rozpočet, účel akcie, počet (alebo typ) hostí a stratégie, pre ktoré sa treba riadiť. vaša konkrétna udalosť. Aký je ideálny konečný výsledok? Čo chceš dosiahnuť?
- Keď sa rozhodnete, akú akciu budete organizovať (oslava, finančné zbierky, vzdelávanie, predaj, návrh atď.), Zamyslite sa nad tým, prečo to robíte. Poznanie vašej motivácie vám môže pomôcť zostať koncentrovaní a plní energie.
- Stanovenie niektorých cieľov vám tiež môže pomôcť dostať sa k správnemu cieľu. Nemôžete sa stále pokúšať trafiť neurčený cieľ! Keď máte len 40 000 000 IDR a chcete dosiahnuť 50 000 000 IDR, zacieľte túto sumu a pomôže vám prísť do cieľa.
Krok 2. Vyberte dátum a čas
Tieto dva sú najdôležitejšími faktormi pri plánovaní udalostí. Nevyberajte si dátum a čas, ktoré by zabránili účasti mnohých ľudí, alebo by bolo všetko vaše úsilie v oblasti plánovania akcií márne. Vyhnite sa tiež nastavovaniu týchto dvoch prvkov príliš ďaleko od súčasnosti - alebo dokonca príliš blízko - inak by vaši hostia zabudli na vašu udalosť a urobili si ďalšie plány. Nenechajte sa zasiahnuť Goldilocksovým syndrómom pri riadení udalostí!
Ideálne je upozorniť hostí dva týždne vopred. Takto budú mať čas na plánovanie a môžete im to pripomenúť ešte raz alebo dvakrát, kým príde čas. Ak je to možné, posielajte pozvánky na akcie niekoľko týždňov vopred
Krok 3. Vyberte miesto
Po určení typu a času udalosti premýšľajte o mieste. Pristúpte k potenciálnym miestam tak, že si pripravíte termíny a to, čo budete potrebovať. Aký typ budovy by ste chceli použiť a ako by bol priestor usporiadaný? Budú hostia sedieť na lavičkách v radoch, bežných laviciach, vybavených jedálenským stolom alebo na vonkajších piknikových kobercoch? Budú mať vplyv poveternostné podmienky? Bude priestor na tanec, pódium rečníka alebo pódium? Ak je to tak, pripravte si plán, aby bolo požadované miesto dostatočne veľké.
- Vždy vopred navštívte potenciálne miesta a nakreslite mapu. Túto mapu je možné použiť ako „vojnový plán“a umožňuje vám načrtnúť a alokovať tabuľkový priestor, obslužné trasy pre potraviny, bezbariérový prístup (v prípade potreby) a budovanie únikových trás, ako aj to, ako budete nakladať rôzne potrebné zariadenia. Mali by ste tiež označiť umiestnenie generátorov energie, externých zariadení, ako sú chladničky, stroje na výrobu ľadu, grily alebo sporáky atď. Tiež si preštudujte umiestnenie elektrických zásuviek a káblov (môžete ich prikryť pod koberec) a všetko ostatné, čo by mohlo predstavovať bezpečnostné riziko.
- Budete zo zákona potrebovať povolenie miestnej vlády? Vo väčšine prípadov je toto povolenie potrebné na otvorenie barov, ale niekedy aj na hluk, prístup a parkovanie vozidiel, veľké stavby, ako sú pavilóny, davy a ďalšie účely.
Krok 4. Určte počet ľudí, ktorých chcete pozvať
Koľko ľudí môžete pozvať na základe rozpočtu a miesta konania? Niektoré akcie sú striktne obmedzené na umožnenie účasti iba pozvaných, čo uľahčuje plánovanie, ale mnohé ďalšie môžu umožniť vstup ďalším ľuďom, ako sú deti, manželia alebo priatelia. Vedzte tiež, že čím viac hostí budete mať, tým viac členov posádky budete potrebovať.
- Aby ste sa vyhli logistickým problémom, zaistite, aby bol vždy dostatok priestoru na pohyb osôb v pozvanom.
- V starších podnikoch zvyčajne uvádzajú počet hostí ako „pax“, takže ak na viacúčelovej budove vidíte slová „150 Pax“, znamená to, že kapacita je 150 hostí.
Krok 5. Určte rozpočet
V ideálnom prípade máte niekoľko ľudí, na ktorých sa môžete spoľahnúť a vypočítať, koľko peňazí budete na túto udalosť potrebovať. Budete platiť personálu? Prenájom vybavenia a miest na schôdze? Zásobovanie jedlom a nápojmi? Tlačíte brožúry alebo pohľadnice? Stanovte primeranú čiastku a upravte plán na základe tejto sumy. Nenechajte sa prekročiť rozpočet, ak nemusíte.
Možno ste v situácii, keď je možné získať sponzorov alebo dary, ale väčšina z nás zvyčajne také šťastie nemá. Ak neviete predvídať nadchádzajúce peniaze, ušetríte, ako sa dá. Namiesto toho, aby ste si najali cateringové služby, zorganizujte podujatie typu pot-luck (hostia si prinesú vlastné jedlo). Stále si môžete pripraviť nejaké jedlo, ale spravidla stačí poskytnúť jedálenský stôl, kuchynské potreby a chladničku. Namiesto zamestnávania fotografa natočte vlastnú udalosť. V prípade potreby buďte kreatívni
Krok 6. Zostavte tím
Vytvorte servisný tím (aj keď tento tím zahŕňa priateľov a príbuzných alebo iných dobrovoľníkov), ktorý bude spracovávať rôzne relevantné sekcie, aj keď udalosť nevediete profesionálne a organizujete iba malé rodinné akcie. Podstatou dobrého rozsiahleho riadenia udalostí je prinútiť ľudí viesť konkrétne oblasti a zaistiť, aby všetci členovia tímu poznali veľký plán.
Vaša posádka by mala byť informovaná o dôležitých záležitostiach čo najskôr, rovnako ako všetky ostatné tímy, za ktoré platíte, a všetci pozvaní hostia. Čo najskôr informujte každého člena posádky o úlohe a dajte mu možnosti, kedykoľvek je to možné. Tiež sa snažte dostať niekoľko ľudí do pohotovosti - pretože v každom aspekte udalosti bude vždy nejaký malý zádrhel
Krok 7. Vytvorte program udalostí
Rozhodnite sa, čo sa stane na vašej akcii. Kedy začnú rečníci hovoriť? Budú naplánované hry, aktivity alebo prezentácie? Ako dlho trvá hosťom jesť? Definujte podrobný rozvrh aktivít na celý deň.
Vždy nechajte priestor pre chyby; na tomto svete nebude žiadna udalosť, ktorá by mohla trvať presne tak, ako bolo naplánované, do minúty. Ľudia prídu neskoro, prejavy budú trvať dlhšie, rady na jedlo nebudú prebiehať hladko alebo vám môže prísť do cesty milión ďalších problémov. Takže aj keď potrebujete vedieť, čo sa deje, pochopte, že to má len pomôcť s organizáciou a nič nie je isté
Časť 2 z 5: Bežné akcie
Krok 1. Odošlite pozvánku
Ak nie, ako inak budú ľudia vedieť, že organizujete udalosť? Pošlite pozvánku! Neignorujte to. Pozvánky sú hlavnou tvárou vašej akcie. Prvé dojmy z toho, čo môžu ľudia očakávať, a prinútia ich rozhodnúť sa, či majú prísť. Toto pozvanie musí byť dobré.
-
Zvážte typické pozvánky - vo forme pohľadníc, brožúr atď. Skúste však tiež nepoužívať papier: rozosielať e -maily, bulletiny alebo používať stránky ako Facebook, Twitter a Eventbrite na rozosielanie pozvánok, počtu hostí a kalendárov.
Oprava: ak chcete priviesť čo najviac ľudí, použite Facebook a Twitter. Ak sa to pokúsite obmedziť iba na VIP hostí, vyhnite sa týmto dvom službám, inak sa dostanete do problémov
Krok 2. Všímajte si tých, ktorí potvrdili svoju prítomnosť
Budete musieť dopredu počítať, aby ste zistili, koľko a čo budete potrebovať, preto si robte poznámky! Možno sa nezobrazia čísla, ale napriek tomu získate prehľad. Pomôcť s tým môžu weby určené na správu udalostí - aj keď môžete použiť aj pracovné hárky Facebooku a Excelu.
Krok 3. Vybavte si, čo máte na prenájom
Potrebujete nájsť, najať, rezervovať alebo delegovať úlohy fotografom, staviteľom, dizajnérom a dekoratérom, hosťujúcim rečníkom, sponzorom, zabávačom alebo kapelám, náboženským vodcom alebo predstaviteľom, tanečníkom alebo demonštračným akciám? Všetky tieto aspekty vezmite do úvahy pri sedení a stravovaní, aby ste im v prípade potreby mohli pripraviť jedlá a stoly.
- Budete pripravovať jedlo a nápoje? Ak áno, ktorí členovia tímu budú dohliadať na varenie, podávanie a hygienu jedla? Aké jedlo by ste mali podávať? Je možné, aby mali hostia alergie, vegetariánske potreby, cukrovku, náboženské potreby ako halal alebo kóšer, bezlepkové jedlá atď.? Budú deti, malé deti alebo starší/zranení, ktorí nemôžu jesť pevné jedlo?
-
Je postarané o zábavu a logistické aspekty? Táto časť môže hovoriť o hudobnom vybavení, pavilónoch alebo stanoch, ako aj o dekoratívnych efektoch zo strany manažmentu pódia, ktoré budete potrebovať, ako sú mikrofóny a zosilňovače, osvetlenie, elektrické vedenia, projektory a obrazovky pre prezentácie, dymové automaty alebo iné magické javiskové efekty., ako sú zrkadlá, firemné bannery a značky atď.
Ak si na organizovanie zábavy najmete subdodávateľa, poraďte sa s ním, či okrem umiestnenia služby, etapy a harmonogramu môže aj sám dodať a pripraviť zariadenie. Vďaka tomu budete vedieť, čo máte urobiť, aby ste im pomohli
- Poskytovatelia stravovacích služieb, kvetinárstva, zábava a ďalší dôležití ľudia potrebujú veľa času na prípravu. Náhle žiadosti budú spravidla stáť viac. Navyše, ak nedokážu dodržať slovo, stále budete mať čas hľadať alternatívy.
Krok 4. Nájdite niekoho, kto bude hostiteľom (MC)
MC nemusí vždy organizovať celú akciu, ale bude ju viesť. MC je zvyčajne členom skupiny, ktorý prednesie prejav, oznámi sériu udalostí, ako je jedlo, tanec, významní hostia alebo zábava. Komunikujte s touto osobou často a udržujte ju v aktuálnom stave.
Niekedy možno budete musieť byť MC. Ak je to tak, bude vaša úloha oveľa ťažšia, pretože musíte pracovať, kým nebude celá udalosť dokončená. Nastavte pre svoj servisný tím vedúcich skupín tak, aby na ne bolo možné delegovať väčšinu bežných úloh
Krok 5. Zhromaždite zariadenie
Pri prijímaní tímov dvakrát skontrolujte a uistite sa, že má so sebou potrebné položky. V niektorých prípadoch môžu pripraviť iba seba alebo určité položky; Potrebné zariadenie budete možno musieť dodať oddelene. Tieto nástroje si môžete požičať, kúpiť alebo dokonca požičať na svojich sociálnych sieťach. Pozrite sa na zoznam potrieb, od obrúskov po reproduktorový systém a prepojovacie káble.
Dekorácia je dôležitou súčasťou každej akcie. Obrusy, kvety, darčeky, sviečky, balóny, bannery alebo fotografické kulisy, červené koberce atď. by mala byť vždy dobre naplánovaná vopred
Krok 6. Splňte základné potreby
Jedna z vecí, na ktoré mnohí začiatočníci zabúdajú, je nadradenosť zariadení v mieste konania akcie. Má miesto dostatočné vybavenie? Príkladom sú toalety a sprchy, parkovacie miesta, ľahký prístup pre osoby so zdravotným postihnutím, šatne, sklady a kuchyne, odtoky vody, chladiče vína, prístup k elektrickej energii atď. Môžete tak predvídať prekážky, ktoré sa môžu vyskytnúť.
Myslite aj mimo podujatia: budete potrebovať dopravu a ubytovanie pre hostí mimo mesta/zámoria alebo pre hotelových delegátov? Musíte si rezervovať miesto na ich dopravu na a z akcie?
Krok 7. Vedzte, s kým sa stretnete
Pochopenie sociálnej hierarchie udalosti - aj keď to nie je vaša udalosť - je nevyhnutné na to, aby ste vedeli, ako zvládnuť akúkoľvek situáciu. Keďže vám klienti musia veriť, zistite tieto veci:
- Kto sú kľúčoví hostia - to je zvyčajne ľahké zistiť, keď je udalosť oslavou - napríklad nevesta a ženích na svadbe. Klient však nie je vždy kľúčovým hosťom, aj keď môže byť stále klasifikovaný ako jedna zo strán v skupine. Alebo sa váš klient nemusí zúčastniť vôbec.
- Kto sú hostia a ktorí sú hostiteľským typom hostí - sú to ľudia, ktorí často pôsobia ako hostitelia pri svojich stoloch a majú tendenciu dobre socializovať a motivovať ostatných hostí. Sú užitočné na udržanie príjemnej atmosféry a konverzáciu, keď sa veci uklidnia, povzbudenie ľudí k tancu alebo predstavenie ľudí iným hosťom za účelom nadviazania nových priateľstiev. Sú tiež zvyčajne spoľahlivé a užitočné pri aktualizácii udalostí, pretože môžu v prípade núdze pomôcť alebo dokonca slúžiť ako hosťujúci rečník/MC. Takíto ľudia udržiavajú v popredí bezproblémový priebeh akcie.
- Kto sú hostia typu tvorcovia mieru? Na týchto ľudí by ste mali mať neustále na pamäti, pretože sú to tí, s ktorými sa budete snažiť konzultovať problémy. V prípade potreby ich zapojíte aj do manipulácie a diskusie. Hostia v tejto skupine sú zvyčajne hlavou rodiny, opatrovníkom alebo šéfom ochranky.
- Kto je ten, kto rozhoduje. Vo väčšine prípadov rozhodujete vy sami ako vedúci, ale keď sa potrebujete poradiť s hosťami bez zapojenia kľúčovej skupiny (pretože sa zvyčajne zameriavajú na to, aby boli dobrými hostiteľmi), zistite, koho by ste v prípade núdze mali vidieť. Jednoducho povedané, táto osoba bude platiť za vaše služby alebo za kohokoľvek, koho nazvete „klient“.
Časť 3 z 5: Blíženie sa k cieľovej čiare
Krok 1. Zoznámte sa s miestom konania
Pred začatím akcie skontrolujte miesto konania a rozhodnite sa, ako budete veci dávať dohromady. Na prispôsobenie pôdorysu bude možno potrebné zadať ďalšie opatrenia - napríklad pokiaľ ide o zapojenie, osvetlenie atď. A ak je pre vás ťažké tieto veci nájsť, môžu to zažiť aj hostia, takže zvážte praktický aspekt!
Kedykoľvek je to možné, nakreslite plán nasadenia a načasovanie. Ak niečo nesedí, zbavte sa toho. Porozprávajte sa so správcom stránky a zistite, čo môže urobiť, aby vám pomohol. Ak existujú nejaké pravidlá zón, ktoré musíte dodržiavať, najmä v núdzových situáciách
Krok 2. Zvážte prípravu darčekov pre svoj tím
Členovia posádky v nej budú tvrdo pracovať. Aby ste prejavili uznanie a udržali si výkon, pripravte si po skončení akcie malý darček. Nápoje vo fľašiach, müsli tyčinky, čokolády a ďalšie drobnosti, čokoľvek vám vyhovujú, pomôžu udržať ich morálku.
Tiež zvážte, či im dáte brošňu alebo značku na malú párty, aby sa cítili byť súčasťou udalosti a zapamätali si ju. Tiež sa uistite, že sú kŕmené a napájané! Tím je zdroj, ktorý by ste mali mať možnosť používať aj v budúcnosti
Krok 3. Skontrolujte všetky tímy a ľudí zvonku
Pred akciou sa uistite, že s tým všetci súhlasia. Dajte posádke jasné pokyny, ako sa dostať na miesto konania, a zadajte svoje kontaktné číslo alebo vizitku, aby mohli zavolať smer. Na záver sa uistite, že všetko nemá otázky.
Zaistite, aby bol každý s touto úlohou spokojný. Niektorí ľudia to možno nechcú povedať, tak si ich prečítajte. Vyzerajú sebavedomo a sebavedomo? Ak nie, upokojte ich, prečítajte si zadania a položte si niekoľko základných otázok. Ak máte pochybnosti, spárujte pochybovača so schopnejším partnerom
Krok 4. V prípade potreby si pripravte zoznam kontaktov a ďalšie súbory
Osobné nastavenia sú rovnako dôležité ako usporiadanie udalostí. Ak ste vždy uprataní, aj keď sa niektoré veci zamotajú, všetko bude v poriadku. V opačnom prípade by bol stav udalosti úplne zničený. Tu je niekoľko spôsobov, ako sa pripraviť:
- Vytvorte list kontaktov s telefónnymi číslami a adresami. Cukráreň si myslela, že ste to vy, kto príde prevziať objednávku? Nezáleží. Zavolajte členovi svojho tímu, ktorý žije v blízkosti obchodu, a požiadajte ho, aby ho vyzdvihol na ceste na miesto udalosti.
- Vytvorte si kontrolný zoznam. Na základe tímových správ budete vedieť, aké položky, vybavenie a položky stále chýbajú.
- Podľa toho pripravte doklad o platbe a fakturácii. Čím dôkladnejší budete, tým menej problémov budete mať v budúcnosti.
Krok 5. Vyhnite sa zmenám na poslednú chvíľu
Budú pravidelné umelecké zmeny? Svadby sú väčšinou také, že klient chce zmenu dizajnu na poslednú chvíľu, preto mu určite povedzte konečný dátum zmeny. Obvykle je tento termín 1 týždeň pred udalosťou, aby boli klienti zadarmo, ale ste chránení aj pred zmenami na poslednú chvíľu, ktoré sú ťažkopádne a nákladné.
Ak sú zmeny jednoduché, malé alebo základné a mohli by použiť už nainštalované dekorácie, snažte sa čo najviac neodmietnuť požiadavku klienta. V prípade udalosti, ktorá môže byť veľmi emocionálna, sa snažte čo najlepšie prispôsobiť potrebám klienta
Časť 4 z 5: Riešenie skutočnej udalosti
Krok 1. Pripravte všetko
Buďte prví, kto bude na scéne dohliadať na prípravy. Zaistite, aby sa každý hlásil správne, a ak nie, začnite telefonovať. Pomáhajte tým, ktorí potrebujú pomoc, ukážte tým, ktorých treba usmerniť, a v prípade potreby ustúpte. Zabráňte zraneniu, kým sa udalosť neskončí.
Ak máte kontrolný zoznam, budete sa cítiť trochu pokojnejšie. Tento zoznam pripravte pre posádku, vonkajšiu posádku, dekoráciu a inštaláciu a vybavenie. Keď je všetko skontrolované, môžete si vydýchnuť
Krok 2. Delegujte úlohy
Nebojte sa to urobiť. Hlavným faktorom spôsobujúcim stres v udalosti je čas. Ak chcete ušetriť peniaze, pripravte sa na rozdelenie práce. Ak niekto nepracuje optimálne, dajte mu inú úlohu, ktorá je preňho vhodnejšia. Nie ste opravár ani prekračujete hranice; Robíte iba prácu, ktorá je vašou povinnosťou.
Pri delegovaní úloh buďte rázni, ale zdvorilí. Povedzte: „John, potrebujem ťa tu, aby si mi pomohol s občerstvením. Ďakujem.“Vaša posádka musí byť vášnivá pri riadení udalosti. Postarajte sa o to, aby všetko prebiehalo hladko, pretože ste potrebnou vedúcou osobnosťou
Krok 3. Buďte flexibilní
To znamená, že sa musíte uistiť, že všetko ide podľa plánu a pomoci, alebo spustiť záložný plán pre prípad, že sa niečo pokazí - a byť schopný to prijať. Ak začnete byť v strese, nebudete môcť myslieť rovno. Keď myseľ nie je jasná, nikdy nedosiahnete dobré výsledky. Keď teda reproduktoru trvá desať minút príliš dlho a ignoruje vaše signály alebo sa ho pokúša rozptýliť, relaxujte. Stačí upraviť reláciu dezertov, nikto si to nevšimne. Akcia bude aj naďalej hladko prebiehať.
Problémy vždy prídu. Nemôžete predvídať všetko a čím skôr to prijmete, tým lepšie. Pokojný a stabilný správca udalostí môže byť veľmi užitočný pre každú udalosť; ale ak ste napätí a nie ste pokojní, udalosti môžu dopadnúť zle. Uvoľnite sa a pokračujte v prúde - vaša šou sa končí
Krok 4. Povedzte všetkým o najnovšom vývoji
Uistite sa, že počet a potreby hostí sú v deň udalosti stále správne a čo najskôr upozornite servisný tím na akékoľvek zmeny. Musíte byť prvým párom očí, ktoré si všimnú, že niečo nie je v poriadku.
Poraďte sa s klientom, aby ste zistili, ako sa cíti; môže byť vzrušený, nervózny, znepokojený, znudený alebo vyčerpaný a má problémy. Môžete mu pomôcť tým, že mu porozumiete, poviete milé slová a prakticky mu pomôžete. V prípade potreby si urobte čas na nadšenie pre hostí a tím
Krok 5. Vykonajte svoju prácu
Dôverujte a rešpektujte servisný tím, aby urobil svoju vlastnú vec - akonáhle im poskytnete solídne základy, budú v poriadku. V prípade potreby ponúknite pomoc, ale tento člen tímu by mal byť dostatočne skúsený, aby nepotreboval vôbec žiadnu pomoc. Tu je niekoľko vecí, ktoré by ste mali mať na pamäti:
- Najprv pôsobte ako recepčný alebo recepčný. Pri príchode sa stretnite a pozdravte (ak je to potrebné) s každým hosťom. Keď sa udalosť začne, preneste role do MC. Tu bude vaša úloha manažéra aktívnejšia tým, že vyrieši problémy a zaistí, aby všetka práca v zákulisí, ako je príprava jedla a služby, prebiehala podľa plánu.
- Dávajte pozor na hostí a zostaňte v kontakte s MC. Robte to tajne pre prípad, že by ste potrebovali zmeniť plány.
- Držte si odstup od kľúčových hostí - táto show je o nich -, ale v určitých okamihoch sa snažte zostať v dosahu. Opýtajte sa ich, čo si myslia o šou, ako aj o všetkých možných problémoch, požiadavkách alebo návrhoch, ktoré majú.
Krok 6. Na marketingové akcie pripravte suveníry
Uistite sa, že si všetci hostia pamätajú na dobré časy, ktoré prežili. Môžete dokonca chcieť viac ako šťastné spomienky: napríklad návštevy webových stránok, budúce dary, aspekty ústneho podania atď. Ak sa chcete uistiť, že sa vaša udalosť preslávila, podeľte sa o suveníry. Či už je to obrázok, plagát alebo guľôčkové pero, dať hosťom niečo, čo im pripomenie udalosť, je skvelý spôsob, ako sa uistiť, že si ich pamätáte.
Krok 7. Blahoželáme si po skončení akcie
Väčšina udalostí je samostatných, keď sa začnú, ale tvrdá práca je v prípravnom období, ktoré si nikto neuvedomuje. Blahoželáme si, pretože si zaslúžime byť šťastní!
Po skončení akcie si urobte čas na stretnutie a poďakujte klientovi. Odporúčame vám ponúknuť vhodný a úprimný darček na zapamätanie si času stráveného s nimi, pretože tieto malé dotyky obohacujú zážitok a umožňujú mu navrhnúť vaše služby v budúcnosti. Ak dávate darčeky na akcii, darčeky po skončení akcie, ako sú kvety, fotografie obľúbených momentov pri ich príležitosti (napr. Prestrihnutie pásky, vyvrcholenie výstavy, slávnostné odovzdanie cien, svadobný bozk, sfukovanie narodeninových sviečok atď.) Alebo iné darčeky môže byť vhodné
Krok 8. Vyčistite miesto a choďte domov
Ako hovoria mamičky: „Nechajte to v takom stave, v akom ste na to prišli“, tak platia aj zásady, ktoré sa týkajú miest konania. Veci by mali byť ponechané v takom stave, v akom boli predtým, ako ste k nim prišli - podnikanie v oblasti manažmentu udalostí je citlivé podnikanie, ktoré nemá veľký priestor na chyby. Nechajte teda svojich členov posádky vedieť, že je načase vyčistiť stránku, a nenechajte ich ísť domov, kým nebude všetko vyriešené. Mali by ste tiež zasiahnuť!
Okrem toho, že je to dobrá vec, zabraňuje vám to aj účtovať drahšie účty. Mnoho miest si za upratovanie priplatí, ak na to majú príležitosť. Preto sa snažte vyhnúť skrytým poplatkom
Krok 9. Dokončite obchod so zmenami, platbami a poďakovaním všetkým zúčastneným stranám
Možno budete musieť zariadiť vrátenie požičaného alebo požičaného vybavenia a prekonzultovať s klientom jeho skúsenosti. Aj keď nedostanete zaplatené, urobte si čas a poďakujte sa im a povedzte, že sa vám páčilo, že môžete s nimi zorganizovať akciu. Môžete si navzájom vymieňať vizitky?
Vďaka patrí aj členom posádky! Zaistite, aby boli všetky strany zaplatené (a zaplatené), uložte si faktúry a dokončite všetky úkony. Musíte byť jedným z posledných ľudí, ktorí opustili miesto konania - uistite sa, že je všetko v poriadku
Časť 5 z 5: Riešenie problémov
Krok 1. Vedieť, ako sa správať k hosťom, ktorí prídu neskoro a majú iné problémy
Ide o bežný problém, takže sa radšej pripravte. Latentnosti sa nedá vyhnúť (napr. Kvôli nepredvídaným problémom s dopravou) a zvyčajne ju tolerujú aj iní hostia, ktorí prídu včas. Preto existuje niekoľko vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste tomu zabránili:
- Uistite sa, že čas udalosti je na pozvánke jasne napísaný. Ak používate systém RSVP, uistite sa tiež, že je potvrdený čas. Keď narazíte na prekážku, ktorú nemožno ľahko vyriešiť, komunikujte (prostredníctvom kontaktného listu) s MC, relevantnými hosťami (zvyčajne vedúcim strany), zabávačmi a kuchynským personálom. Ak sú ťažiskom udalosti meškajúci hostia (napr. Ženích a nevesta), zvyčajne:
- Musíte sa obrátiť priamo na čakajúceho hosťa a skontrolovať predpokladaný čas príchodu. Okamžite kontaktujte kuchyňu o najnovšom vývoji, aby mohla prispôsobiť rýchlosť varenia času.
- Vyhnite sa oznámeniu, že udalosť bola odložená kvôli niektorým hosťom (pretože večierok na to príde sám), ale dajte hlavným hosťom vedieť, že ste si vedomí situácie. Povedzte im, čo plánujete, ale nechajte ich tiež ponúknuť návrhy, pretože zvyčajne poznajú hosťa a vedia, čo v tomto kontexte urobiť.
- Dávajte pozor na načasovanie prejavu. Ak kľúčoví hostia prídu neskoro, podávajte ďalšie predjedlá a/alebo skoré nápoje, aby sa ostatní hostia, ktorí prídu včas, nenudili, a zabezpečili, aby boli zaneprázdnení.
- Ak budú hostia meškať (napríklad pri podávaní jedla, ktoré nemožno odložiť, napríklad v prípade suflé), začnite s podujatím podľa plánu. Keď prídu, naservírujte ďalšiu porciu (aj keď je táto časť dezert).
- Pripravte sa na tanec, hry, komédiu alebo iný druh zábavy (najmä hudby) a uistite sa, že vás nebude nič rušiť, napríklad skupinové fotografie. Táto stratégia zálohovania mala byť spustená deň predtým.
-
Pokiaľ ide o hostí, ktorí úmyselne prichádzajú neskoro, neberte to ako svoju chybu ako vedúci. Je teda vašou úlohou, aby boli prítomní ostatní hostia a uistili sa, že sú splnené ich potreby. V zásade konajte, akoby sa nič nestalo a pokračujte v udalosti.
Krok 2. Vedieť, ako sa vysporiadať s problémami s jedlom
Problémy v tejto oblasti sú zriedkavé, najmä ak ste si plány starostlivo naplánovali, ale príležitostne sa stávajú nehody (napríklad, že hosť alebo malé dieťa prepletie stôl pri stole alebo sa vyskytne incident v kuchyni). Najprv si musíte byť vedomí typov hostí, ktorí sa zúčastnia, aby ste mohli zvážiť, kedy a kde bude jedlo vystavené (napr. Pre jedlá formou bufetu) a polohu sedenia hostí.
- Všetky rozliatia by ste mali z bezpečnostných dôvodov ihneď vyčistiť, aj keď to znamená, že sa na to musíte zbaviť červeného koberca alebo efektných dekorácií a nábytku. Skrytie škvrny bez ovplyvnenia vzhľadu alebo integrity položky (napríklad starožitného nábytku) je nemožné, preto sa jej najskôr zbavte. Ak máte zálohu, použite ju; v opačnom prípade diskrétne presuňte predmet, aby si ho hostia nevšimli.
- Odporúčame vám použiť laná, záclony alebo zásteny na skrytie oblastí s jedlom (napr. Neporiadny stôl alebo pri príprave ďalšieho jedla), pretože niektorí hostia môžu vnímať viditeľné jedlo ako niečo, čo je možné kedykoľvek voľne konzumovať. - aj keď to tak nemusí byť. Podľa vášho zámeru.
- Mix menu. Ak jedlo nemožno podávať (napríklad preto, že je spálené), zbavte sa ho všetkého alebo nájdite novú alternatívu. Znížte porcie, aby ste ušetrili na jedle, ale zvyšujte porcie iných jedál, aby boli vyvážené. Informujte hostí podľa potreby.
- Vegetariáni, vyberaví jedáci, alergici alebo ľudia so špeciálnou diétou/náboženstvom by mali mať o svoje potreby postarané - mali by ste to zvládnuť s dobrým plánovaním. Hostia však niekedy privedú člena rodiny, manžela alebo blízkeho priateľa bez toho, aby vám to povedali, najmä ak je pozvánka bezplatná. Keď sa to stane, riešenie je jednoduché. Spočítajte nedávnych hostí a keď prídu k dverám, opýtajte sa na špeciálne diétne potreby a ihneď to povedzte obsluhe a personálu kuchyne.
- V prípade veľkých skupín, ktoré sa akcie nezúčastňujú ako temní hostia, pošlite člena tímu do kuchyne a požiadajte ho, aby spočítal zásoby. V prípade potreby zakúpte ďalšie zásoby potravín. Kuchynská časť väčšinou preceňuje porcie pre každý prípad, takže zrušenia sú častejšie ako nedostatok jedla. Obmedzené porcie je možné ušetriť aj vtedy, ak poskytnete ďalšie náplne, ako napríklad chlieb, šaláty alebo zeleninové jedlá, suroviny, ktoré je možné ľahko získať v miestnom supermarkete.
Krok 3. Vedieť, ako zaobchádzať s malými deťmi
Majte na pamäti, že mnohí manažéri často zabúdajú alebo podceňujú inteligenciu, potreby a želania detí na akcii. Sú rovnakí ako dospelí - chcú sa zabaviť a nenudiť sa. Pamätajte si, že rodičia sa tiež urazia, ak udalosť nemôže uspokojiť potreby ich detí. Je vhodné požiadať o potvrdenie účasti (RSVP) všetky deti, ktoré môžu navštevovať.
- Menšie deti (do 10 rokov) je lepšie podávať s jedlom alebo občerstvením vopred, pretože večera sa môže podávať až o 20:00. Tento čas podávania je pre väčšinu detí často neskoro. Jedlo, ktoré dávate svojim deťom, by malo byť tiež zábavné a zdravé, ale stále špeciálne so špeciálnym dotykom - to pomáha rodičom pomôcť a užiť si udalosť ako hosť.
- Deťom starším ako 10 rokov sa zvyčajne môže podávať jedlo a porcie pre dospelých, aj keď ich nedokončia, ale tiež im ponúknuť detské menu (samozrejme so súhlasom rodičov), ak sa im to nezdá. Dospievajúci vo veku 13 až 18 rokov spravidla namiesto formálnejších jedál v reštaurácii často požadujú rovnaké jedlo ako mladšie deti, ako sú hamburgery a hranolky. Jedlo pre deti sa zvyčajne píše s výrazom „alternatívne menu“. Hrajte bezpečne a diskutujte so svojimi kľúčovými hosťami o svojich plánoch pokračovať v úspešnom uspokojovaní mladých i starých už dávno.
- Poskytnite priestor pre matky s malými deťmi. Splňte ich potreby, ako sú prestávky v toalete, pri dojčení atď., A pripravte miesto na odpočinok pre veľmi malé deti, aby mohli v prípade únavy spať.
Krok 4. Vedieť, ako sa vysporiadať s opitými alebo hrubými hosťami, votrelcami a ďalšími
Títo hostia niekedy spôsobujú problémy, a to na rodinných aj firemných akciách. Nesú v sebe politiku i drámu a ako človek zvonku si to možno neuvedomuje. Buďte teda vždy v strehu.
- Pred akciou sa poraďte s klientom alebo kľúčovými hosťami, aby ste sa dozvedeli o možných problémoch, ako je tento, alebo s niekoľkými vybranými, ak by nemali byť vyrušovaní kľúčoví hostia. Týmto spôsobom sa môžete uistiť, že ľudia sedia na správnom mieste a že to nespôsobí žiadne problémy. Pripravte servisný personál alebo kľúčových hostí, aby pôsobili ako neformálni vedúci, boli v strehu a v prípade potreby pomohli. Vašou úlohou je zaistiť hladký priebeh akcie a vyhýbať sa osobným záležitostiam, pokiaľ to nie je nevyhnutné. Uistite sa teda, že viete, kto je na tejto udalosti zaradený medzi hostí typu „mierotvorcovia“(tí, ktorí môžu pomôcť udržať hladký priebeh akcie).
- Keďže odmietnutie podania alkoholu opitým hosťom alebo vysporiadanie sa s nahnevanými a hrubými hosťami môže byť náročné, je najlepšie zapojiť hosťa mierotvorcu. Právny personál kontaktujte iba v prípade potreby a po konzultácii s kľúčovými hosťami. Stále musíte byť ostražití, aj keď organizujete malé akcie alebo na dvore.
- Pozvaní hostia sú ťažká záležitosť. Ak prídu a rozrušia sa, v prípade potreby ich vyhoďte - poraďte sa s kľúčovými hosťami a overte si, či títo ľudia nie sú hľadaní. Ak je veľa násilných výtržníkov, vašou úlohou je chrániť ostatných hostí a kontaktovať ochranku alebo políciu, ak títo výtržníci odmietnu opustiť priestory potom, čo vás o to požiadajú ako manažéra a/alebo kľúčových hostí.
- Hostia zvyčajne radi pohybujú vizitkami po stole, aby si mohli sadnúť vedľa osoby, ktorú chcú alebo pri stole, ktorý chcú. Poraďte sa s kľúčovými hosťami o tom, ako je to povolené. Obvykle si musíte vopred dohodnúť plány stolov a schváliť kľúčových hostí. Ak má byť poloha tohto stola správna, je lepšie držať sa hostí mimo jedálenského priestoru skôr, ako príde čas. Na ubytovanie hostí je spravidla možné využiť bar, lobby alebo čakáreň. Ak sú určité zoskupenia obzvlášť dôležité z dôvodu rodinných záležitostí, spojte ľudí a navádzajte ich podľa skupín k oddeleným stolom a posaďte ich v správnom poradí.
Krok 5. Vedieť, ako zvládnuť nepriaznivé počasie
Na celom svete niekedy príde nečakané zlé počasie, napríklad dážď alebo sneh. Problémy môže spôsobiť aj studený vietor alebo horúci vzduch. Aj keď počasie v interiéri zvyčajne príliš neovplyvňuje, mali by ste byť na výzvy vonku vonku pripravení. Ak môžete predpovedať nepriaznivé počasie, zvážte zmenu miesta udalosti. Ak nemôžete, prenajmite si stan alebo veľký pavilón (cena môže byť drahá, najmä ak sa robí z rozmaru). Je dôležité sledovať počasie; Ak už bola udalosť kvôli tomu zmätená, je takmer nemožné udalosť napraviť, a tak naplno využite to, čo už poznáte a máte.
Mnoho častí sveta má teraz poistky pre zlé počasie alebo iné problémy. Ak sa nachádzate v oblasti známej náhlymi zmenami počasia, požiadajte o potvrdenie, či je možné udalosť naplánovať na neskôr, aby klienti mohli ušetriť aspoň na prenájme vybavenia, miesta konania a obsluhy
Tipy
- Pripravte si malý priestor plný predmetov, ako sú extra obrúsky na utretie rozliatia, hasiace prístroje, lekárničky a ďalšie pomocné súpravy. Nebudete to potrebovať, ak sa všetko darí, ale je lepšie mať sa na pozore pred veľkou udalosťou.
- Hostia a rečníci, ktorí sú unavení alebo zažívajú jet lag, by mali mať zaistenú dobrú kondíciu. V prípade potreby sa poraďte priamo s nimi alebo s ich asistentmi a objednajte si kúpeľné a masážne procedúry alebo iné spôsoby osvieženia tela. Môžete im tiež poslať jedlo, ak chvíľu nejedia, alebo lieky, ak sa cítia trochu zle (napríklad bolesť hlavy z lietania alebo nervozita alebo bolesť žalúdka). V prípade potreby vyhľadajte lekára. Unavení hostia a rečníci môžu pokaziť udalosť, aj keď všetky ostatné výzvy, ktoré môžete zvládnuť.
- Zaistite, aby každý videl a počul pódium, hudbu alebo reč.
- Nezabudnite tiež, že zvládnuť udalosti iných ľudí je česť. Aj keď sa to môže zdať veľmi stresujúce a náročné, váš príspevok môže urobiť veľa ľudí šťastnými, takže si na túto udalosť budú pamätať do konca života. Okrem toho ste tiež zvyknutí mať schopnosti, ktoré sú užitočné v každodennom živote.
- Ako manažér budete možno musieť pôsobiť ako improvizovaný hostiteľ alebo dokonca tanečný partner, aby ste zaistili hladký priebeh akcie. Rozvíjajte rečové a tanečné schopnosti, ale zároveň delegujte riadiace úlohy na ostatných členov tímu, ktorí môžu dočasne zaujať vaše miesto. Cieľom je uistiť sa, že nikto nesedí pri stole.
