Mnoho spoločností požaduje od svojich zamestnancov, aby vypracovali správy o pracovných výsledkoch tým, že sa ohodnotia, aby mohli podať správu o tom, čo urobili za určité obdobie. Ak pracujete ako príjemca zápisov zo schôdze, môže sa tiež zobraziť výzva na vypracovanie správy. Tento článok vysvetľuje, ako pripraviť dobrú správu o výkonnosti, pretože hrá dôležitú úlohu pri určovaní úspechu alebo neúspechu vašej kariéry.
Krok
Časť 1 z 3: Pochopenie formátu správy o výsledkoch práce
Krok 1. Začnite s prípravou správy napísaním krátkeho zhrnutia svojich úspechov
V hornej časti správy uveďte súhrn informácií, ktoré ste odoslali, aby ste získali celkový obraz o svojom pracovnom výkone.
- Napríklad: Pracujete pre neziskovú organizáciu a váš šéf vás požiada, aby ste urobili správu o výkonnosti. Stručne uveďte v jednom odseku všetky splnené úlohy, napríklad: zorganizovali ste činnosti, ktoré sú prospešné pre majiteľa organizácie, podarilo sa im získať uznanie v odbore a vybudovali si vzťahy s obchodnými partnermi.
- Do súhrnu nezahŕňajte konkrétne veci, pretože stačí predložiť dôležité informácie, aby ste získali prehľad o pracovných úspechoch vo všeobecnosti. Pokiaľ zamestnávateľ neurčí iný formát, správy by mali byť prezentované na 2 stranách. Najprv sa uistite, že musíte vytvoriť správu podľa určitého formátu.
Krok 2. Poskytnite podrobné podporné skutočnosti
Aby ste podporili všetky informácie v súhrne uvedenom na začiatku správy, zapíšte si podrobnosti podľa nasledujúcich pokynov:
- Použite formát zoznamu. Pripravte si správy pre každú aktivitu zvlášť. Zahrňte aktivitu ako názov prehľadu, za ktorým nasleduje opis aktivity pod názvom. Napríklad: aktivita, ktorú robíte, je „Príprava a vykonanie akcie“.
- Pod nadpisom si vytvorte zoznam pomocou čísel alebo písmen, ktorými stručne a konkrétne popíšete podujatie, ktoré organizujete, vrátane jeho účelu a výhod pri podpore dosahovania poslania organizácie.
Krok 3. Vytvorte správu v štandardnom formáte, aby vyzerala profesionálne
Neuvádzajte náhodné správy. Namiesto toho pripravte úhľadne napísanú správu v profesionálnom písme pomocou papiera štandardnej veľkosti.
- Nadpis správy vložte doprostred papiera tučným písmom, aby boli informácie prehľadne usporiadané.
- V hornej časti zostavy napíšte dátum, kedy bola správa dokončená. Zahrňte aj meno, titul a titul osoby, ktorá správu pripravila.
Krok 4. Journalize počas vykazovaného obdobia
Zostavovanie zostáv bude pre vás jednoduchšie, ak si ihneď budete robiť poznámky, keď sú aktivity spustené.
- Pripravte si notebook alebo priečinok na zaznamenávanie pracovných úspechov za určité obdobie. Uľahčí vám to prípravu správ, ak vás o to šéf požiada.
- Ak sa tak nestane, na významné úspechy na začiatku vykazovaného obdobia sa môže zabudnúť.
Časť 2 z 3: Poskytovanie kvalitného obsahu
Krok 1. Popíšte cieľ, ktorý chcete dosiahnuť, a očakávania práce, ktoré musíte splniť
Pripomeňte čitateľom, že na začiatku sledovaného obdobia je cieľ, ktorý chcete dosiahnuť. Uistite sa, že poznáte ciele organizácie a prínos práce, ktorý sa od vás očakáva. Ak ešte neviete, opýtajte sa na tieto veci zamestnávateľa.
- Potom vysvetlite, že ste dosiahli svoj cieľ poskytnutím skutočných údajov. Vytvorte správu, ktorá predloží porovnanie údajov medzi cieľom a jeho realizáciou.
- Napríklad: Podarilo sa vám získať viac finančných prostriedkov, než ste plánovali, a tento úspech je pozitívom pre investorov a zamestnávateľov. Výsledky tejto práce však nemožno považovať za úspech a je ťažké určiť, aký vysoký je váš úspech, ak neexistujú žiadne porovnávacie údaje.
Krok 2. Zahrňte do správy vizuálne informácie
Pripojte niekoľko tabuliek alebo grafov, ktoré čitateľom uľahčujú vizualizáciu údajov, ktoré prezentujete.
- Majte na pamäti, že zaneprázdnení čitatelia zvyčajne iba prehľadávajú správy. Niekedy sú vizuálne prostriedky schopné prenášať informácie efektívnejšie.
- Neuvádzajte však príliš veľa grafiky. Vyberte 1–2 grafy, ktoré môžu vysvetľovať dôležité informácie.
Krok 3. Zamerajte sa na „AUTO“
CAR znamená: výzva (výzva), akcia (akcia), výsledky (výsledky). Systematickú správu o pracovných výsledkoch môžete vytvoriť tak, že prediskutujete tieto tri veci.
- Určte výzvy, ktorým čelíte. Popíšte akcie, ktoré ste urobili, aby ste prekonali výzvy, a aké boli výsledky. Napríklad: ako manažér reštaurácie napíšte do správy: „Výzva: fronty sa počas dopravnej špičky na večeru predlžujú a sťažujúcich sa zákazníkov sa zvyšuje o 10%. Akcia: Požiadajte 1 čašníka, aby začal pracovať o 1 hodinu skôr, aby sa zlepšila kvalita služieb počas špičiek. Výsledok: Zákazníci, ktorí sa sťažovali, klesli na 2 osoby alebo poklesli o 80%“.
- Vytvorte správu poskytnutím konkrétnych informácií. Úspechy, ktoré nie sú merateľné, napríklad: „Dokážem dobre pracovať v tíme“, sú zbytočné, pretože každý môže povedať to isté. Musíte teda byť schopní preukázať vzťah medzi výsledkami a problémami, ktoré je potrebné riešiť, a podávať správy o výkone poskytovaním konkrétnych údajov a informácií.
Krok 4. Popíšte metodiku, ktorú ste použili
Ak potrebujete zhromaždiť údaje ako základ pre napísanie správy, stručne popíšte metodiku zberu údajov, ktorú uplatňujete.
- Informujte čitateľa o dôvodoch výberu metódy prieskumu, jeho výhodách a výsledkoch. Vysvetlite tiež, prečo je metóda považovaná za dôveryhodnú. Pokračovaním scenára reštaurácie v uvedenom príklade vysvetlite, prečo ako metódu prieskumu používate údaje o sťažnostiach zákazníkov.
- Zahrňte dátum alebo obdobie prieskumu a čo by ste chceli z prieskumu získať.
Krok 5. Zamerajte sa na vykazovanie pracovných úspechov
Aby boli informácie v správe zamerané na pracovné úspechy, zamyslite sa nad tým, na čo ste boli počas vykazovaného obdobia najviac hrdí, napríklad: ste schopní upokojiť nervózneho hosťa alebo poskytnúť školenie podriadenému. Nedávajte čitateľovi príliš podrobné informácie.
- Ďalším spôsobom je použiť metódu „STAR“, ktorá znamená: situácia (problém), úloha (úloha), akcia (akcia), výsledky (výsledok). Stručne popíšte situáciu, v ktorej ste sa nachádzali, úlohu, ktorú ste museli urobiť, akcie, ktoré ste vykonali na dokončenie úlohy, a výsledky, ktoré ste dosiahli. Rovnako ako metóda „CAR“, cieľom je ukázať vzťah medzi „problémom“a „výsledkom“a vysvetliť, ako ho dosiahnuť.
- Zamerajte sa na vytváranie správ, ktoré môžu zobrazovať nasledujúce informácie: náročnosť, oprávnenie, priorita, vysoká viditeľnosť, termíny, inovácie, popis práce a vplyv, ktorý má vaša práca na organizáciu.
- Napríklad: v správe uveďte, že ročný obrat zamestnancov bol 35% pri povýšení na vedúceho pobočky. Potom, čo vykonáte prieskumy spokojnosti zamestnancov, mentorujete zamestnancov a organizujete týždenné stretnutia s celým personálom, fluktuácia zamestnancov klesne na 15%. Tento príklad ukazuje, že správa o úspechu nemusí používať dlhé vety, pokiaľ čitateľ porozumie vzťahu správne.
Krok 6. Vysvetlite zásluhy svojej akcie
Neprinášajte len výsledky. Musíte tiež vysvetliť, prečo je úspech pre organizáciu prospešný.
- Napríklad: Máte stretnutie so zamestnancom. Vysvetlite, čo sú následné opatrenia a aké sú ich výhody pre organizáciu? Dobre si premyslite, čo chcete nahlásiť. Ak to nie je užitočné, mali by ste nahlásiť inú prácu.
- Ak je stretnutie so zamestnancami schopné zvýšiť pracovnú motiváciu tak, aby sa absencia zamestnancov zlepšila a ušetrilo majiteľom spoločností peniaze. Toto je výsledok práce, ktorá sa považuje za užitočnú.
Krok 7. Pred odoslaním správy skontrolujte
Ciele písania správ neboli dosiahnuté, ak odošlete správu, ktorá obsahuje veľa chýb a neprofesionálnych formátov písania.
- Skontrolujte gramatiku, interpunkciu a pravopis slov. Uložte si správu na 1 noc a potom si ju ráno znova prečítajte. Nerobte správy na poslednú chvíľu.
- Vytlačte správu na papier a skontrolujte, či je ešte potrebné niečo opraviť. Niekedy sú naše oči tak unavené, že sa pozeráme na obrazovku počítača príliš dlho, že chyby ignorujeme.
Časť 3 z 3: Používanie správnych slov
Krok 1. Hovorte negatívne veci pozitívne
Ak existuje cieľ, ktorý nie je dosiahnutý, je lepšie ho neoznámiť. Namiesto toho, aby ste sa na to čitateľa sústredili, skúste ho informovať iným spôsobom.
- Popíšte neuspokojivé výsledky práce pomocou kladných viet, napríklad zameraním vysvetlenia na konkrétne kroky, ktoré podniknete pri riešení problému, namiesto obviňovania iných ľudí alebo ospravedlňovania sa.
- Neobviňujte ostatných. Zamerajte sa na vysvetlenie akcií, ktoré ste urobili, a ukážte, že ste pozitívny človek. Podeľte sa o veci, ktoré ste vy alebo váš tím urobili dobre. Zamerajte sa na správy, na ktoré môžete byť hrdí.
Krok 2. Prezentujte čísla a použite metriky v zostavách
Ak ste schopní predložiť veľmi konkrétne údaje, vaše pracovné úspechy budú dôveryhodnejšie. Doplňte informácie, ktoré prenášate, o niečo merateľné ako podporný dôkaz.
- Superlatívne slová, ktoré sa často používajú, napríklad: „najlepšie“alebo „spoľahlivé“, sú menej užitočné. Každý môže povedať „Môj pracovný výkon bol tento rok veľmi dobrý“.
- Zapamätajte si túto frázu: „Dokáž to, nehovor len!“Namiesto toho, aby ste ostatným hovorili, že tento rok ste dokázali odviesť dobrú prácu, ukážte podrobne, čo ste urobili dobre, údajmi a metrikami. Nehovorte len, že so zákazníkmi si môžete vybudovať dobré vzťahy. Namiesto toho citujte výsledky prieskumu spokojnosti zákazníkov, priložte list, ktorý ste dostali od zákazníka, a poskytnite údaje o znížení počtu sťažujúcich sa zákazníkov.
- Súčasné čísla. Tvrdiť, že ste schopní viesť viac zamestnancov, je nezmyselné, ak čitatelia nevedia, koľko ľudí máte v štábe. Prezentujte údaje v číselnej forme, aby čitatelia vedeli, koľko ľudí nazývate „mnohými“, a vysvetlite popis práce, ktorú ste vykonali.
Krok 3. V každom prípade povedzte pravdu
Nepreháňajte a neklamte. Ak vás chytia, budete mať veľké problémy.
- Aj keď je to úplne neúmyselné, ak budete klamať, budete mať veľké problémy. Budete sa cítiť neistí a vaša kariéra bude zablokovaná.
- Vykonajte úprimné sebahodnotenie, aby ste oznámili svoje silné a slabé stránky také, aké sú. Skúste nedostatky prekonať pozitívnym spôsobom.
Krok 4. Uznajte prácu ostatných
Kurzy písania obchodných a inžinierskych správ naznačujú, že nepoužívate slovo „ja“, ale v určitých prípadoch ho možno použiť v správach o výkonnosti.
- Napríklad: ak uvediete: „Najal som 100 zamestnancov“, nezabudnite vysvetliť, že váš úspech je podporovaný príspevkami iných ľudí alebo tímu.
- Extra hodnotu získate, ak nie ste arogantní. Usporiadajte rôzne vety, aby nezačínali vždy slovom „ja“.
Tipy
- V správe o výkone nikdy nepoužívajte slová, ktoré vyjadrujú hnev. Dobrý dojem urobíte, ak budete vždy pozitívni.
- Používajte profesionálne slová. Nepoužívajte neformálny jazykový štýl.
