Ako urobiť hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word (s obrázkami)

Ako urobiť hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word (s obrázkami)
Ako urobiť hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word (s obrázkami)

Obsah:

Anonim

Tento wikiHow vás naučí používať funkciu "Hromadná korešpondencia" v programe Microsoft Word. Funkcia hromadnej korešpondencie vám umožňuje použiť hárok s kontaktnými informáciami na automatické priradenie inej adresy, mena alebo informácií ku každej kópii dokumentu. Táto funkcia je užitočná, keď potrebujete prispôsobiť bulletin alebo čestné vyhlásenie, pretože v hornej časti každého dokumentu nemusíte ručne písať každé iné meno alebo adresu.

Krok

Časť 1 z 3: Vytvorenie kontaktného listu

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 1
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 1

Krok 1. Otvorte program Microsoft Excel

Ikona aplikácie Microsoft Excel pripomína biele „X“na bielom pozadí. Potom sa zobrazí stránka „Nové“.

Ak už máte v programe Excel list kontaktov, preskočte na krok načítania alebo importovania kontaktov programu Excel

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 2
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 2

Krok 2. Kliknite na položku Prázdny zošit

Nachádza sa v ľavom hornom rohu stránky „Nové“. Potom sa otvorí nový dokument programu Excel.

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 3
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 3

Krok 3. Pridajte hlavičku kontaktu

Začíname od poľa A1 ”Vpravo, zadajte hlavičku alebo názov takto:

  • "Meno" - do tohto poľa (pole "je potrebné zadať krstné meno kontaktu" A1 ”).
  • „Priezvisko“- do tohto poľa je potrebné zadať priezvisko kontaktu (políčko „ B1 ”).
  • „Tel“- do tohto poľa sa pridá kontaktné telefónne číslo (rámček „ C1 ”).
  • „StreetAddress“- Do tohto poľa je potrebné zadať kontaktnú adresu (pole „ D1 ”).
  • „Mesto“- k tomuto kontaktu je potrebné pridať rodné mesto/bydlisko kontaktu (políčko „ E1 ”).
  • „Štát“- Do tohto stĺpca sa pridá provincia pôvodu kontaktu. F1 ”).
  • „ZIP“- Do tohto stĺpca (stĺpček) je potrebné pridať poštové smerovacie číslo, kde žije kontakt. G1 ”).
  • „E -mail“- do tohto poľa sa zadá e -mailová adresa kontaktu (pole „ H1 ”).
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 4
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 4

Krok 4. Zadajte kontaktné informácie

Počínajúc stĺpcom A poľa 2 zadajte kontaktné informácie pre každú osobu, ktorú chcete pridať do nástroja na hromadnú korešpondenciu.

Predtým, ako pristúpite k ďalšiemu kroku, skontrolujte, či sú zadané informácie správne

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 5
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 5

Krok 5. Uložte dokument

Ak ho chcete uložiť:

  • Windows - kliknite na „ Súbor ", vyber si" Uložiť ako ", dvojité kliknutie " Tento PC ”, Zvoľte umiestnenie úložiska súborov v ľavej časti okna, do poľa„ Názov súboru “zadajte názov dokumentu a kliknite na„ Uložiť ”.
  • Mac - kliknite na „ Súbor ", vyber si" Uložiť ako… ”, Zadajte názov dokumentu do poľa„ Uložiť ako “, vyberte miesto v úložisku kliknutím na pole„ Kde “a výberom priečinka, potom kliknite na„ Uložiť ”.
  • Zapamätajte si umiestnenie, kam chcete vybratý súbor uložiť. Potom budete musieť v tomto mieste nájsť hárok kontaktov programu Excel.
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 6
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 6

Krok 6. Zatvorte okno programu Excel

Kliknite na tlačidlo X ”V pravom hornom rohu okna Excelu (Windows) alebo červeného kruhu v ľavom hornom rohu okna (Mac). Teraz môžete v programe Microsoft Word vytvárať alebo používať funkciu hromadnej korešpondencie.

Časť 2 z 3: Import kontaktov do programu Word

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 7
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 7

Krok 1. Otvorte program Microsoft Word

Ikona aplikácie Microsoft Word vyzerá ako biele „W“na tmavomodrom pozadí. Rovnako ako v programe Microsoft Excel, stránka „Nová“sa zobrazí po otvorení programu.

Ak už máte dokument programu Microsoft Word, do ktorého chcete pridať kontakty z Excelu, otvorte ho dvojitým kliknutím na dokument. Ak už máte vlastný dokument, preskočte ďalší krok

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 8
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 8

Krok 2. Kliknite na položku Prázdny dokument

Je to biele pole v ľavom hornom rohu stránky. Potom sa zobrazí prázdny dokument programu Microsoft Word.

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 9
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 9

Krok 3. Kliknite na kartu Poštové schránky

Táto karta je v hornej časti okna programu Microsoft Word. Potom sa panel s nástrojmi zobrazí tesne pod radom kariet.

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 10
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 10

Krok 4. Kliknite na položku Vybrať príjemcov

Je to v časti „Spustiť hromadnú korešpondenciu“na paneli s nástrojmi „ Korešpondencia Potom sa zobrazí rozbaľovacia ponuka.

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 11
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 11

Krok 5. Kliknite na položku Použiť existujúci zoznam…

Táto možnosť je v rozbaľovacej ponuke. Potom sa otvorí nové okno.

  • Ak chcete používať kontakty z Outlooku, môžete vybrať možnosť „ Vyberte si z Kontaktov programu Outlook ”Z rozbaľovacej ponuky.
  • Môžete tiež napísať dočasný zoznam kontaktných informácií v programe Word výberom „ Napíšte nový zoznam " Táto funkcia je užitočná, keď potrebujete vytvoriť iba niektoré kontaktné informácie.
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 12
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 12

Krok 6. Vyberte list kontaktov programu Microsoft Excel

V ľavej časti okna kliknite na priečinok, ktorý obsahuje hárok kontaktov programu Excel. Potom kliknite na list programu Excel a vyberte ho.

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 13
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 13

Krok 7. Kliknite na položku Otvoriť

Nachádza sa v pravom dolnom rohu okna.

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 14
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 14

Krok 8. Potvrďte svoj výber

V rozbaľovacom okne kliknite na názov listu programu Excel a potom kliknite na tlačidlo „ OK “, Ktoré je pod oknom. Váš hárok programu Excel bude vybratý ako umiestnenie zdroja kontaktu.

Uistite sa, že je začiarknuté políčko „Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov“v spodnej časti okna

Časť 3 z 3: Použitie funkcie hromadnej korešpondencie

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 15
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 15

Krok 1. Prejdite na miesto alebo bod, kam chcete vložiť kontaktné informácie

Nájdite miesto, kam chcete pridať kontaktné informácie (napr. Hlavičku dokumentu), a kliknutím naň umiestnite kurzor.

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 16
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 16

Krok 2. Kliknite na položku Vložiť zlučovacie pole

Táto možnosť je na karte „v sekcii„ Pole na zápis a vkladanie “. Korešpondencia Potom sa zobrazí rozbaľovacia ponuka.

Možno budete musieť kliknúť na kartu „ Korešpondencia ”Ešte raz pred vykonaním tohto kroku.

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 17
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 17

Krok 3. Vyberte typ informácií

V rozbaľovacej ponuke kliknite na názov jedného z nadpisov alebo nadpisov informácií z dokumentu programu Excel a vložte ho do dokumentu programu Word.

Ak napríklad chcete pridať krstné meno kontaktu, kliknite na „ Krstné meno ”V rozbaľovacej ponuke.

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 18
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 18

Krok 4. V prípade potreby pridajte ďalšie informácie

Tieto informácie zahŕňajú adresu, priezvisko, kontaktné telefónne číslo atď.

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 19
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 19

Krok 5. Kliknite na Dokončiť a zlúčiť

Je úplne vpravo na paneli s nástrojmi karty. Korešpondencia Potom sa zobrazí rozbaľovacia ponuka.

Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 20
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 20

Krok 6. Určte možnosti zlúčenia

Kliknite na jednu z nasledujúcich možností:

  • “ Upravovať jednotlivé dokumenty ” - Táto možnosť otvorí každý dokument príjemcu, aby ste ho mohli znova upraviť.
  • “ Tlač dokumentov… ” - Táto možnosť vám umožňuje vytlačiť kópiu dokumentu pre každú osobu uvedenú na liste kontaktov.
  • “ Posielať e -mailové správy… ”-Táto možnosť vám umožňuje odoslať dokument ako e-mail. E -mailová adresa kontaktu bude vybraná ako cieľová e -mailová adresa.
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 21
Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word, krok 21

Krok 7. Postupujte podľa pokynov na obrazovke

V závislosti od vybratých možností môžete mať k dispozícii ďalšie formuláre na kontrolu (napr. Ak vyberiete možnosť „ E-mail “, Musíte zadať názov a kliknúť na„ OK ). Potom je proces zlúčenia pošty dokončený.

Tipy

Funkcia hromadnej korešpondencie je užitočná, najmä keď vytvárate faktúry, účty, správy a ďalšie hromadné dokumenty, ku ktorým je potrebné pripojiť mená, adresy a ďalšie osobné údaje

Odporúča:

4 spôsoby, ako povoliť alebo zakázať pomocníka v programe Office v programe Microsoft Outlook

4 spôsoby, ako povoliť alebo zakázať pomocníka v programe Office v programe Microsoft Outlook

Ak musíte na chvíľu odísť z kancelárie alebo sa chystáte na dovolenku, môžete ľuďom nechať poslať e -mail, že ste preč. Ak máte účet Exchange, Outlook je dodávaný so vstavanými funkciami. Ak nemáte účet Exchange, stále môžete na e -maily odpovedať automaticky vytvorením niekoľkých pravidiel.

Ako vytvoriť vizitku v programe Microsoft Word (s obrázkami)

Ako vytvoriť vizitku v programe Microsoft Word (s obrázkami)

Chcete rýchlo vytvárať vizitky, ale nemáte drahý softvér na navrhovanie? Microsoft Word poskytuje nástroje, ktoré potrebujete na vytváranie a tlač vizitiek. Pomocou šablón môžete vizitky zjednodušiť, ale urobiť ich osobne, alebo vytvárať vizitky úplne od začiatku.

Ako otočiť text v programe Microsoft Word: 7 krokov (s obrázkami)

Ako otočiť text v programe Microsoft Word: 7 krokov (s obrázkami)

Tento wikiHow vás naučí otáčať text v dokumente Microsoft Word. Krok Krok 1. Otvorte dokument programu Microsoft Word Môžete ho otvoriť dvojitým kliknutím na modrobielu ikonu Microsoft s písmenom „ W “, Kliknutím na možnosť„ Súbor “Na paneli s ponukami, potom vyberte„ Otvorené… ”.

Ako vytvoriť noviny v programe Microsoft Word (s obrázkami)

Ako vytvoriť noviny v programe Microsoft Word (s obrázkami)

Tento wikiHow vás naučí vytvárať noviny pomocou funkcií v programe Microsoft Word. Keď navrhnete tvar novín, môžete ho vytvoriť pomocou programu Microsoft Word v systéme Windows aj Mac. Krok Časť 1 z 2: Navrhovanie novín Krok 1.

Ako urobiť hru Jeopardy v programe PowerPoint (s obrázkami)

Ako urobiť hru Jeopardy v programe PowerPoint (s obrázkami)

Tento wikiHow vás naučí, ako vytvoriť hru Jeopardy pomocou programu Microsoft PowerPoint. Jeopardy je televízna show, ktorá sa vysiela v USA. V takom prípade musia účastníci odpovedať na otázky vybrané z rôznych kategórií otázok. Na výrobu hry Jeopardy môžete použiť verziu PowerPoint pre Windows aj verziu pre Mac.