Ak musíte na chvíľu odísť z kancelárie alebo sa chystáte na dovolenku, môžete ľuďom nechať poslať e -mail, že ste preč. Ak máte účet Exchange, Outlook je dodávaný so vstavanými funkciami. Ak nemáte účet Exchange, stále môžete na e -maily odpovedať automaticky vytvorením niekoľkých pravidiel. Podľa tohto sprievodcu nastavte automatické odpovede, či už máte účet Exchange alebo nie.
Krok
Metóda 1 zo 4: Outlook 2010/2013
Krok 1. Povoliť automatické odpovede
Vyberte priečinok Exchange. Vyberte priečinok z úložiska správ. Ak chcete vidieť možnosť Automatické odpovede, musíte vybrať priečinok Exchange. Otvorte ponuku Automatické odpovede (mimo kancelárie). Túto ponuku nájdete kliknutím na kartu Súbor a potom na kartu Informácie.
Krok 2. Nakonfigurujte svoju odpoveď
V ponuke Automatické odpovede začiarknite políčko Odoslať automatické odpovede. Aktívny čas pre asistenta môžete nastaviť začiarknutím políčka a nastavením času a rozsahu dátumov.
Krok 3. Napíšte svoju odpoveď
Na odosielanie e -mailov z vášho servera Exchange použite kartu Inside My Organization. Ak chcete odpovedať na e -maily prijaté od iných ľudí, použite kartu Mimo mojej organizácie. Keď ste s odpoveďou spokojní, kliknite na tlačidlo OK.
Krok 4. Vypnite automatické odpovede
Ak nastavíte rozsah dátumov pre automatickú odpoveď, asistent sa automaticky skončí, keď rozsah dátumov skončí. Ak nenastavíte rozsah dátumov, bude pokračovať, kým neotvoríte ponuku Automatické odpovede a nezvolíte možnosť „Nezasielať automatické odpovede“.
Metóda 2 zo 4: Outlook 2007
Krok 1. Aktivujte pomocníka Office
Kliknite na kartu Nástroje. V ponuke Nástroje vyberte položku Asistent mimo kancelárie. Začiarknite políčko „Odosielať automatické odpovede mimo kancelárie“. Aktívny čas pre asistenta môžete nastaviť začiarknutím políčka a nastavením času a rozsahu dátumov.
Krok 2. Napíšte svoju odpoveď
Na odosielanie e -mailov z vášho servera Exchange použite kartu Inside My Organization. Ak chcete odpovedať na e -maily prijaté od iných ľudí, použite kartu Mimo mojej organizácie. Keď ste s odpoveďou spokojní, kliknite na tlačidlo OK.
Krok 3. Zakázať Asistenta mimo kancelárie
Ak nastavíte rozsah dátumov pre automatickú odpoveď, asistent sa automaticky skončí, keď rozsah dátumov skončí. Ak nenastavíte rozsah dátumov, bude pokračovať, kým neotvoríte ponuku Automatické odpovede a nezvolíte možnosť „Neposielať automatické odpovede“.
Metóda 3 zo 4: Outlook 2003
Krok 1. Aktivujte pomocníka Office
V ponuke Nástroje vyberte položku Asistent mimo kancelárie. Začiarknite políčko „Momentálne som mimo kancelárie“.
Krok 2. Napíšte svoju odpoveď
Do poľa označeného „Automatická odpoveď iba raz každému odosielateľovi s nasledujúcim textom:“zadajte odpoveď, ktorú chcete použiť ako odpoveď na e -mail.
Krok 3. Pridajte pravidlá
Do svojho Asistenta môžete pridať pravidlá, napríklad presmerovanie správ od určitých odosielateľov iným príjemcom. Kliknutím na tlačidlo Pridať pravidlo … nakonfigurujete pravidlo, ktoré ste definovali. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo, ktoré bude preposielať e -maily od konkrétneho klienta vašim kolegom, aby vám neunikli dôležité e -maily, keď budete preč.
Krok 4. Zakázať Asistenta mimo kancelárie
Asistent mimo kancelárie bude pokračovať, kým neotvoríte ponuku Automatické odpovede a nezvolíte „Neodosielať automatické odpovede mimo kancelárie“.
Metóda 4 zo 4: Odosielanie automatických odpovedí bez účtu Exchange
Krok 1. Vytvorte šablónu
Bez účtu Exchange nie je možnosť Automatická odpoveď k dispozícii. Stále je však možné nastaviť automatické odpovede pomocou šablóny a niektorých pravidiel. Začnite vytvorením nového e -mailu. Toto bude šablóna pre vašu automatickú odpoveď.
- Vyberte predmet, ktorý stručne popisuje situáciu. Napríklad „Mimo kancelárie do“. Do predmetu môžete napísať aj slová „automatická odpoveď“, aby príjemcovia okamžite vedeli, že to, čo dostanú, je automatická odpoveď.
- Napíšte krátku správu. Do tela e -mailu napíšte všeobecnú správu, ktorú je možné použiť pre každého, kto ho dostane. Povedzte príjemcovi, ako vás môže kontaktovať alebo niekomu ďalšiemu, koho môže kontaktovať.
Krok 2. Uložte šablónu
Keď ste so správou spokojní, kliknite na položku Uložiť ako … V rozbaľovacej ponuke „Uložiť ako typ“vyberte položku Šablóna programu Outlook. Tým sa súbor uloží ako šablóna načítaná do Outlooku.
Krok 3. Vytvorte pravidlo
Aby automatická odpoveď fungovala správne, budete musieť definovať niektoré pravidlá na automatizáciu procesu. V balíku Office 2003/2007 kliknite na ponuku Nástroje a vyberte položku Pravidlá a upozornenia. V programe Office 2010/2013 kliknite na kartu Súbor, vyberte položku Informácie a potom kliknite na položku Pravidlá a upozornenia. Tým sa otvorí ponuka Pravidlá e-mailu.
- Kliknite na tlačidlo Nové pravidlo. Zobrazí sa výzva na výber šablóny. V časti „Začať od prázdneho pravidla“vyberte „Skontrolovať správy, keď prídu“. Kliknite na Ďalej.
- Rozhodnite sa, na ktorú správu chcete odpovedať. Ak chcete odpovedať na každú správu, ktorú dostanete do doručenej pošty, začiarknite políčko „Kde je moje meno v poli Komu“. Môžete to zúžiť označením konkrétnej dodávky alebo e -mailu s určitými slovami v predmete alebo tele e -mailu. Po výbere kliknite na Ďalej.
- Načítajte svoju šablónu. V nasledujúcom okne začiarknutím políčka „odpovedať pomocou konkrétnej šablóny“načítajte správu, ktorú ste vytvorili predtým. Kliknite na odkaz v poli s popisom „konkrétnej šablóny“. Otvorí sa dialógové okno s otázkou, kam uložiť šablónu. Vyberte položku „Používateľské šablóny v systéme súborov“. Otvorte správu, ktorú ste vytvorili predtým.
- Nastavte si výnimky. Po načítaní šablóny môžete zadať inštancie, ak nechcete, aby sa odosielala odpoveď, napríklad pre konkrétnych príjemcov alebo pre určité typy správ. Po výbere kliknite na Ďalej.
- Pomenujte svoje pravidlo. Predtým, ako budete môcť skončiť, musíte svojmu pravidlu priradiť názov. Použite niečo, čo si ľahko zapamätáte, aby ste v budúcnosti mohli pravidlo rýchlo deaktivovať. Pravidlo povolíte začiarknutím políčka „Zapnúť toto pravidlo“a potom kliknite na položku Dokončiť.
Krok 4. Vypnite pravidlo
Keď ste späť v práci, môžete pravidlo deaktivovať znova otvorením ponuky Pravidlá a upozornenia. Zo zoznamu aktívnych pravidiel vyberte pravidlo Mimo kancelárie, ktoré ste vytvorili, a potom kliknite na tlačidlo Odstrániť.
Tipy
- Organizácia je obvykle definovaná ako vaša spoločnosť a obsahuje ľudí, ktorí majú vo vašom e-mailovom systéme účty Exchange Server.
- V hlavnom okne programu Outlook sa zobrazí ponuka Nástroje. Hlavné okno je to isté okno, ktoré sa zobrazí pri spustení programu Outlook a obsahuje ponuky Súbor, Upraviť, Zobraziť, Prejsť, Nástroje, Akcie a Pomocník. V okne, ktoré používate na vytváranie alebo prezeranie položiek, ako sú e-mailové správy, kontakty alebo úlohy, sa nenachádza žiadna ponuka Nástroje.
- Ak začiarknete políčko Automatické prehrávanie ľuďom mimo mojej organizácie, vedľa názvu karty sa zobrazí karta Mimo mojej organizácie (Zapnuté).
- Kontakt musí byť v priečinku s kontaktmi na serveri Exchange Server. Ak je kontakt iba v priečinku, ktorý je súčasťou súboru osobných priečinkov (.pst), správa s automatickou odpoveďou sa neodošle.
