Všetky podniky, veľké alebo malé, musia monitorovať všetky svoje transakcie. Na predaj je mnoho jednoduchých finančných softvérových systémov, ale stále musíte mať jasnú predstavu o tom, ako fungujú účtovné transakcie. Všetky obchodné transakcie, ako napríklad príjem alebo platenie účtov, budete zadávať do účtovného denníka podobného účtovnej knihe. Tu musíte zbierať rôzne kategórie, ktoré sa nazývajú účty, a budete ich zaznamenávať na debet alebo kredit (podľa zvýšenia alebo zníženia). Príklady budú uvedené neskôr. Výrobcovia účtovného softvéru sa pri tvorbe svojich programov riadia týmto vzorcom, ale príležitostným používateľom bol tento proces uľahčený.
Krok
Časť 1 z 3: Zadávanie transakcií
Krok 1. Zhromaždite všetky dokumenty týkajúce sa obchodných transakcií
Tieto dokumenty zvyčajne obsahujú dodacie listy, účty za energie (napríklad za vodu a elektrinu), dobropisy vystavené zákazníkom, daňové vyhlásenia, vystavené šeky a informácie o mzdách. Pred zaznamenaním účtovného denníka skontrolujte, či sú všetky prijaté faktúry a platby presné a overené. Pred zadaním transakcií do systému sa uistite, že všetko bolo potvrdené nadriadeným alebo vlastníkom firmy.
Krok 2. Nastavte rôzne účty alebo kategórie pre každý typ transakcie
Účty, ktoré sú evidované napríklad v hotovosti, zásobách, výdavkoch atď. Považujte tieto účty za samostatné stránky v zošite alebo v riadku položiek uvedených v osobnom rozpočte. Nastavte nasledujúce typy účtov:
- Účet tržieb alebo výnosov zaznamenáva všetky tržby zákazníkom.
- Účet s výdavkami zaznamenáva všetky peniaze, ktoré podnik vynaloží, napríklad na prevádzku obchodného zariadenia, výrobu výrobkov a predaj výrobkov.
- Okrem toho sú podniky povinné evidovať svoj majetok, napríklad hotovosť, pohľadávky (nezaplatené tržby) a pozemky, budovy a zariadenia, ako sú budovy a zariadenia.
- Na účte záväzkov sa zaznamenávajú všetky peniaze, ktoré si spoločnosť požičiava od externých strán, ako sú bankové pôžičky, záväzky z obchodného styku (napr. Voči dodávateľom) a splatné mzdy (platy, ktoré sú už splatné zamestnancom, ale neboli vyplatené).
- Tieto veľké kategórie sú zvyčajne rozdelené na menšie konkrétne účty.
Krok 3. Zistite, či je účet na ťarchu účtu alebo nie
Je dôležité mať na pamäti, že každá transakcia zahŕňa debetné a kreditné účty a celkový počet debetov a kreditov musí byť rovnaký. Keď napríklad dostanete platbu od zákazníka, zaevidujete hotovosť ako debet a pohľadávky ako kredit. Keď platíte za reklamu, zaúčtujete výdavky na reklamu na debet a hotovosť na kredit.
- Zaznamenajte akékoľvek nárasty nákladov, majetku (napr. Hotovosti a vybavenia) a dividendových účtov ako debety a zaznamenajte zníženie ako kredity. Na ostatných účtoch, ako sú záväzky a výnosy, sa nárasty zaznamenávajú ako kredity a zníženia sa zaznamenávajú ako debety. Tento účtovný systém má svoju vlastnú logiku a začnite si pamätať, pričom pomocou svojej logiky určujete príčiny „nárastu“a „poklesu“účtov.
- Majte na pamäti, že čísla, ktoré sú zaznamenané na debet a kredit, nemusia byť rovnaké, ale súčty musia byť rovnaké. Ak napríklad zákazník zaplatí za produkt čiastočne v hotovosti a čiastočne prostredníctvom kreditu, dva účty sú debetované na ťarchu účtu, a to hotovosť a pohľadávky. Účet, ktorý je evidovaný na úver, je iba jeden, a to Predaj.
- Všetky systémy počítačového softvéru uľahčia zaznamenávanie účtovných denníkov zadaním všetkých účtov na ich správne miesta v denníku.
- V prípade mimoriadnej transakcie, ako je predaj akcií alebo nákup pozemku, bude možno potrebné vytvoriť si v denníku nový názov účtu.
Krok 4. Minimálne dvakrát skontrolujte všetky účtovné transakcie zapísané v denníku
Každá transakcia sa zobrazí vo svojej vlastnej kategórii: napríklad debet na jednej strane denníka a suma sa musí rovnať sume, ktorá sa zobrazí na kreditnej strane denníka.
Môžete napríklad zaznamenať platobnú transakciu účtu za elektrinu zadaním účtov splatných na debetnej strane 500 000 rubľov a kreditu 500 000 rp na kredit. Do sekcie poznámok určite zadajte číslo dokladu a stručný popis
Krok 5. Účty v denníku pravidelne presúvajte do hlavnej knihy
Hlavná kniha je zbierka všetkých vašich účtov. Vo vašej hlavnej knihe sú napríklad stránky pre každú kategóriu hotovosti, pohľadávok, záväzkov, výdavkov a podobne. Potom budete môcť za určité časové obdobie vidieť celkovú sumu pre každý účet.
- Hlavná kniha zaznamenáva informácie podľa účtu, na rozdiel od denníka, ktorý zaznamenáva transakcie. Inými slovami, jedna transakcia, ktorá sa presunie do hlavnej knihy, bude najmenej na dvoch miestach (účtoch) v hlavnej knihe.
- Napríklad peňažné príjmy od zákazníkov z tržieb by boli zaznamenané v denníku ako jedna transakcia a uznané v hotovosti na ťarchu účtu a príjmoch z úveru. pri prevode do hlavnej knihy sa tieto záznamy zaznamenávajú na rôznych miestach: hotovostné a príjmové účty. Tak môžete vidieť, ako transakcie ovplyvňujú každý jednotlivý účet.
- Záznamy v hlavnej knihe musia byť datované, aby bolo možné identifikovať zdroj transakcie. Niektorí účtovníci uvádzajú aj referenčné číslo, napríklad vo forme sériového čísla, aby bolo možné transakcie ľahko monitorovať späť do denníka.
Časť 2 z 3: Vyrovnávanie účtovných transakcií
Krok 1. Zostatok hlavnej knihy pred zatvorením zakaždým, keď zadáte účtovnú transakciu
Pripravte si skúšobné zostatky a ďalšie správy, aby ste sa presvedčili, že čísla a účty zaznamenané pre každú transakciu sú správne. Bez ohľadu na to, koľko transakcií je zaznamenaných, celkové debety sa musia rovnať celkovým kreditom.
Ak si robíte poznámky ručne alebo pomocou počítačového programu, všetky čísla v debetoch a kreditoch sa sčítajú bez ohľadu na kategóriu. Celková výška debetov a kreditov musí byť rovnaká
Krok 2. Skontrolujte chyby v skúšobnom zostatku
Ak sa debety nezhodujú s kreditmi, budete musieť vo svojom denníku nájsť chyby. V skutočnosti sa môžu vyskytnúť chyby, aj keď sú sumy debetu a kreditu rovnaké, napríklad v dôsledku dvojitého zaznamenávania alebo transakcií zadaných na nesprávnom účte.
- Keď napríklad dostanete platbu od zákazníka, možno ste zaznamenali hotovosť, ale zabudli ste zaznamenať pohľadávky, takže denník vyzerá, že pohľadávky sú stále nezaplatené. Suma na debete sa teda bude líšiť od kreditu.
- V niektorých prípadoch môže byť potrebné, aby ste vyhľadali chyby v záznamoch k pôvodnému záznamu v denníku. Z tohto dôvodu je potrebné zaznamenať do denníka dátum transakcie a/alebo referenčné číslo, aby bolo ľahké sledovanie.
Krok 3. Spustite správy pre výkaz ziskov a strát, súvahu a správu o zmene kapitálu
Tieto finančné správy je možné vykonať ručne alebo pomocou účtovného softvérového systému. Práve z týchto správ získate úplný obraz o svojom podnikaní.
- Vo výkaze ziskov a strát sa napríklad odpočítajú príjmy získané z výdavkov vynaložených počas určitého časového obdobia a z tohto prehľadu viete, že spoločnosť dosiahla zisk alebo stratu.
- V súvahe sú uvedené všetky aktíva a pasíva spoločnosti. Majetok spoločnosti zahŕňa hotovosť, vybavenie, pozemky a pohľadávky. Záväzky zahŕňajú záväzky a záväzky.
- Ak ste v predchádzajúcich obdobiach vyplatili dividendy (odmeny) akcionárom, budete tiež potrebovať výpis zmien vlastného imania. Táto správa ukazuje výšku vytvoreného zisku (nie čistý príjem) mínus vyplatené dividendy. Nerozdelený zisk predstavuje zisk, ktorý je reinvestovaný do spoločnosti.
Časť 3 z 3: Vedenie podrobných záznamov o účtovných transakciách
Krok 1. Zahrňte stručný popis každej transakcie zapísanej do denníka
Napríklad „hotovostné platby za televíznu reklamu, február 2016“. Suma, príčina a proces zaznamenávania každej transakcie budú teda jasnejšie.
Krok 2. Uchovajte si zálohu denníka transakcií
V prípade chýb alebo budúcich otázok je potrebné vykonať zálohu. Dokumentáciu všetkých záznamov je možné podať vložením niekoľkých záznamov a dátumu časopisu do jedného balíka. Každý by mal byť schopný vyhľadávať položky denníka v hlavnej knihe a potom mať ľahký prístup k záložnej dokumentácii
Krok 3. Papierové kópie všetkej dokumentácie uchovávajte najmenej jeden rok
To zahŕňa účtovné zápisy a účtovné knihy spolu so všetkými faktúrami a inými transakčnými dokumentmi. Všetky tieto dokumenty sú požadované z auditu a z daňových dôvodov.
Krok 4. Dokumentáciu uchovávajte elektronicky najmenej sedem rokov
Naskenujte svoje papierové dokumenty tam a späť a uložte ich do dvoch elektronických obalov: jeden na uskladnenie v kancelárii a druhý na iné použitie v prípade núdze. Vždy existuje možnosť, že za posledné roky budú kontrolované dane z príjmu právnických osôb, takže tieto dokumenty je potrebné uchovávať.
Tipy
- Vyrovnajte si denník každý deň. Sledujte všetky chyby a ihneď ich opravte. To je také dôležité, že sa to stáva jednou z prvých lekcií pre študentov účtovníctva.
- Zabezpečte krížové školenie zamestnancov, aby viac ako jednému zamestnancovi bolo známe porozumenie účtovnému systému a spôsobu zadávania transakcií.
