Analýza nákladov je jedným zo štyroch typov ekonomického hodnotenia (okrem analýzy nákladov a výnosov, analýzy nákladovej efektívnosti a analýzy nákladovej užitočnosti). Ako naznačuje názov, nákladová analýza sa zameriava na náklady na implementáciu programu bez ohľadu na primárny výsledok. Analýza nákladov je dôležitým prvým krokom pred akýmkoľvek iným ekonomickým posúdením s cieľom určiť vhodnosť alebo spoľahlivosť projektu.
Krok
Časť 1 z 3: Definovanie cieľov a rozsahu
Krok 1. Zistite, prečo je potrebná analýza nákladov
Rozsah analýzy nákladov bude závisieť od týchto dôvodov, takže pred zvážením rozsahu analýzy sa musíte uistiť, že výsledky analýzy nákladov zodpovedajú vašu hlavnú otázku.
- Ak robíte analýzu nákladov len na prípravu rozpočtu alebo plánu do budúcnosti, rozsah je zvyčajne iba na organizačnej úrovni.
- Na druhej strane, na užší a konkrétnejší účel, ako je stanovenie realizovateľnosti a nákladov na konkrétnu službu, môže byť potrebná užšia analýza nákladov, ktorá je zameraná iba na určité služby.
Krok 2. Identifikujte svoj uhol pohľadu na analýzu nákladov
Okrem toho, prečo potrebujete analýzu nákladov, potrebujete vedieť aj to, „koho“náklady je potrebné analyzovať. Toto určuje údaje, ktoré sa majú zbierať, a spôsob ich klasifikácie.
- Napríklad by ste chceli vypočítať náklady na ponúknutie konkrétnej služby klientovi. Ak je to tak, pozrite sa na náklady z jeho pohľadu a zvážte výšku účtovaných (alebo bude účtovaných) poplatkov za služby, dopravu na miesto a ďalšie náklady.
- Ak chcete len poznať náklady na program, spravidla sa pozriete na výdavky spoločnosti. Môžete sa tiež zaoberať príležitostnými nákladmi, napríklad či vám ponúkanie jedného programu bráni v ponúkaní iného.
Krok 3. Diverzifikujte ponúkané programy
Spôsob, akým popisujete program, určí, ako bude analyzované rozdelenie nákladov. Ak organizácia prevádzkuje programy, ktoré sú ľahko rozlíšiteľné, rozdelenie je dobre viditeľné. V prípade prekrývajúcich sa programov alebo programov, ktoré zdieľajú rovnaké zdroje, určte, ako ich oddeliť.
- Prekrývajúce sa programy môžu byť do istej miery kombinované, namiesto toho, aby boli hodnotené oddelene. Vyberte si najlogickejší spôsob podľa operácií organizácie a snažte sa pracovať čo najefektívnejšie.
- Ak chcete zistiť, či je potrebné programy rozčleniť, pozrite sa na služby, ktoré každý program ponúka, zdroje potrebné na poskytovanie služieb a komu sú služby poskytované. Ak sú 2 z 3 týchto faktorov v dvoch súvisiacich programoch rovnaké, môžete ich skombinovať do analýzy nákladov.
Krok 4. Určte časové obdobie, ktoré chcete vyhodnotiť
Spôsob klasifikácie a výpočtu nákladov závisí od časového obdobia, za ktoré sa náklady analyzujú, napríklad dlhodobého (niekoľko mesiacov alebo rokov) alebo krátkodobého (niekoľko týždňov alebo iba raz).
- Ak sa napríklad pokúšate zistiť realizovateľnosť konkrétnej služby, najskôr zistite, koľko by stála výroba tejto služby. Vykonáte dlhodobú analýzu nákladov, aby ste zistili, či si organizácia môže dovoliť náklady na službu.
- Obvykle je lepšie zvoliť časové obdobie, ktoré vám umožní získať presné údaje o tržbách, než len odhady. Je to užitočné, ak plánujete použiť analýzu nákladov ako základ pre ďalšie ekonomické hodnotenie.
Časť 2 z 3: Klasifikácia nákladov
Krok 1. Ak je to možné, prezrite si predchádzajúce správy o analýze nákladov
Ak organizácia už vykonala analýzu nákladov, použite rovnaký alebo podobný spôsob klasifikácie nákladov. Týmto spôsobom je možné obe správy porovnať, čím sa stanú časom užitočnejšími.
Môžete sa tiež pokúsiť pozrieť sa na analýzy nákladov, ktoré podobné organizácie robia alebo ponúkajú rovnaké služby
Krok 2. Uveďte všetky priame náklady na hodnotený program
Priame náklady zahŕňajú platy a výhody pre členov tímu, suroviny a zásoby a všetok potrebný nábytok alebo vybavenie. V závislosti od typu ponúkaného programu alebo služby vám môžu byť tiež účtované poplatky za zmluvu, licenciu alebo poistenie.
- Priame náklady sú náklady konkrétne vynaložené na programy alebo služby, ktoré sú vyhodnotené v nákladovej analýze. Tento poplatok nie je zdieľaný s inými programami.
- Režijné náklady, ako sú poplatky za služby (vrátane vody a elektriny), môžu byť priamymi nákladmi, ak má program alebo služba svoje vlastné miesto.
Krok 3. Nepriame náklady
Nepriame náklady zahŕňajú všeobecné administratívne náklady alebo platy a príplatky za riadenie, zariadenia, vybavenie a čokoľvek iné, k čomu prispieva iný program alebo služba. Čo je klasifikované ako nepriame náklady, bude závisieť od toho, ako oddelíte programy alebo služby, ktoré organizácia ponúka.
Najmä pri výpočte samostatného programu alebo služby musíte alokovať tieto nepriame náklady
Krok 4. Usporiadajte náklady tak, aby odrážali účel analýzy
Správa o analýze nákladov by mala byť v konečnom dôsledku pre organizáciu užitočná. Namiesto toho, aby ste sa spoliehali na široké finančné kategórie, vyberte si kategórie, ktoré presne odrážajú ciele analýzy nákladov.
Štandardnými kategóriami môžu byť osobné náklady, prevádzkové náklady a náklady na zriadenie. V rámci každej kategórie identifikujte, ktoré náklady sú klasifikované ako priame a nepriame náklady
Časť 3 z 3: Výpočet nákladov
Krok 1. Zhromažďujte finančné správy a informácie
Pri každom type nákladov, ktoré sa majú zahrnúť do analýzy, si všimnite zdroje údajov potrebné na výpočet príslušných nákladov. Ak chcete odhadnúť náklady, vytvorte si zoznam správ, ktoré obsahujú potrebné informácie, aby ste mohli robiť spoľahlivé odhady.
- Čo najviac používajte informácie o skutočných nákladoch. To zvýši spoľahlivosť a užitočnosť vašej analýzy nákladov.
- Pri odhadoch hľadajte spoľahlivé zdroje, ktoré je možné použiť čo najužšie. Ak napríklad potrebujete odhadnúť mzdu, použite priemernú sadzbu pre zamestnancov v meste, a nie národnú.
Krok 2. Sčítajte priame náklady na program
Pomocou zozbieraných informácií sčítajte výdavky na platy, vybavenie, suroviny a ďalšie náklady priamo súvisiace s posudzovaným programom. Predĺžte tieto náklady počas analyzovaného časového obdobia.
- Ak robíte dlhodobú analýzu nákladov, vypočítajte priame náklady najskôr na týždennej alebo mesačnej báze a potom ich rozšírte.
- Pri výpočte osobných nákladov nezabudnite zahrnúť náklady (alebo hodnotu) výhod poskytovaných zamestnancom pracujúcim v súvisiacom programe.
Krok 3. Pridelenie nepriamych nákladov analyzovanému programu
Na priradenie nepriamych nákladov určte, ako je možné jednotlivé náklady rozdeliť medzi niekoľko programov. Potom vypočítajte podiel nákladov v súvisiacich programoch.
Povedzme napríklad, že rozdeľujete plat riaditeľovi ľudských zdrojov. Keďže tento riaditeľ je zodpovedný za programový personál, je prirodzené, že jeho plat je rozdelený podľa počtu zamestnancov v štábe. Ak máte celkom 10 zamestnancov a 2 sú delegovaní na posudzovaný program alebo službu, v rámci analýzy nákladov môžete programu prideliť 20 percent platu riaditeľa
Krok 4. Vypočítajte odpisy majetku
Ak sa má kapitálový majetok organizácie vrátane nábytku alebo vybavenia použiť na implementáciu programu alebo poskytovanie hodnotenej služby, odpisy majetku je potrebné zahrnúť do celkových nákladov na program alebo službu.
Výpočet odpisov môže byť náročný. Ak nemáte skúsenosti s odpisovaním majetku, odporúčame využiť služby účtovníka
Krok 5. Zvážte skryté náklady
V závislosti od hodnotenej organizácie a programu môžu existovať dodatočné náklady, ktoré nie sú uvedené v rozpočte alebo finančnej histórii. Zahrňte tieto odhady nákladov do analýzy, aby boli výsledky dôveryhodnejšie.
- Ak napríklad robíte analýzu nákladov programu pre nadáciu, skryté náklady by mohli zahŕňať odhadovanú hodnotu odpracovaných hodín dobrovoľníka, darovaných surovín alebo darovaného priestoru.
- Skryté náklady môžu zahŕňať aj náklady na príležitosti. Spustenie jedného programu môže napríklad ovplyvniť schopnosť organizácie ponúkať ďalšie programy.
Krok 6. Na základe svojich zistení urobte závery
Vráťte sa k svojmu cieľu vykonať analýzu nákladov a určiť opatrenia, ktoré je potrebné vykonať. Môžete tiež zahrnúť prognózy alebo odhady budúcich nákladov spojených s programom alebo službou.
- Minimálne vaša analýza nákladov poskytne skutočný údaj o nákladoch na spustenie konkrétneho programu alebo služby.
- Vaša analýza nákladov môže tiež priniesť nové otázky, čo naznačuje, že pred konečným rozhodnutím je potrebná ďalšia analýza.
