Potrebujete napísať dobrý, bezchybný profesionálny list? Väčšina obchodných listov má pevný, ľahko osvojiteľný formát, ktorý môžete použiť na akýkoľvek typ obsahu. Obchodné listy by mali vždy obsahovať dátum, informácie o odosielateľovi a príjemcovi a niekoľko odsekov textu. Postupujte podľa nižšie uvedených krokov a vykonajte úpravy podľa štandardov vašej spoločnosti.
Krok
Časť 1 zo 4: Začíname s písmenom
Krok 1. Poznáte formát
Bez ohľadu na obsah vášho listu je potrebné nasledovať niekoľko štandardných prezentácií obchodného listu. Obchodné listy by mali byť písané a písané bežným písmom, napríklad Arial alebo Times New Roman. Použite blokové odseky. To znamená, že nový odsek spustíte dvojitým stlačením klávesu Enter. V blokových odsekoch nerobte prvý riadok zarážkou.
- Na všetky strany použite okraj 2,54 cm.
- Obchodné listy odoslané e -mailom by mali byť tiež napísané bežným písmom. V pracovných e -mailoch nepoužívajte iné skripty ani farby ako čiernobiele.
Krok 2. Vyberte správny typ papiera
Listy je potrebné vytlačiť na papier formátu A4 s rozmermi 21 x 29,7 cm alebo A4 s rozmermi 21,5 x 29,7 cm. Niekoľko dlhých listov alebo zmlúv je možné vytlačiť na papier F4 alebo Folio 21 x 33 cm.
Ak bude list odoslaný poštou, zvážte jeho vytlačenie na hlavičkový papier spoločnosti. Použitie hlavičkového papiera posilní profesionálny dojem a poskytne logo a kontaktné informácie spoločnosti
Krok 3. Zahrňte informácie o svojej spoločnosti
Zadajte názov a adresu spoločnosti a každou časťou adresy označte nový riadok. Ak ste samostatne zárobkovo činná osoba alebo nezávislý dodávateľ, zadajte svoje meno namiesto názvu spoločnosti alebo nad názov spoločnosti
- Ak vaša spoločnosť už hlavičkový papier má, môžete ho použiť namiesto toho, aby ste museli zadávať názov a adresu spoločnosti.
- Ak je potrebné adresu zadať, mala by byť zarovnaná napravo alebo naľavo od hornej časti stránky, v závislosti od vašich preferencií a preferencií spoločnosti.
- Ak je list odoslaný do zahraničia, zadajte názov svojej krajiny veľkými písmenami.
Krok 4. Zadajte dátum
Zápis celého dátumu je najprofesionálnejšia možnosť. Napíšte napríklad „1. apríl 2012“. Dátum by mal byť zarovnaný vľavo, niekoľko riadkov nad informáciou o príjemcovi.
Ak list píšete niekoľko dní, použite dátum, kedy ste ho dokončili
Krok 5. Pridajte informácie o príjemcovi
Napíšte informácie o príjemcovi v nasledujúcom poradí: celé meno, titul (ako ho má), názov spoločnosti a adresu. Pre každú informáciu použite nový riadok. V prípade potreby uveďte referenčné číslo. Informácie o príjemcovi by mali byť zarovnané vľavo, niekoľko riadkov pod dátumom.
Odporúčame vám, aby ste list adresovali konkrétnej osobe. Dotknutá osoba tak bude môcť reagovať na váš list. Ak nepoznáte meno osoby, s ktorou sa stretávate, urobte malý prieskum. Na meno a titul spoločnosti príjemcu zavolajte na telefónne číslo
Krok 6. Vyberte pozdrav
Pozdrav je dôležitým ukazovateľom úcty a pozdrav, ktorý použijete, bude závisieť od toho, kto ho dostane, či príjemcu dobre poznáte a tiež od toho, aký formálny je s ním vzťah. Zvážte nasledujúce možnosti:
- „Komu sa to môže týkať“použite, iba ak presne neviete, koho oslovujete.
- Ak nepoznáte príjemcu, „vážený pán/pani“je bezpečná možnosť.
- Môžete tiež použiť celé meno a titul príjemcu, napríklad „Vážený doktor Dewi Sari“.
- Ak príjemcu dobre poznáte a máte s ním neformálny vzťah, môžete zvážiť použitie krstného mena, napríklad „Drahá Susan“.
- Ak si nie ste istí, aké je pohlavie príjemcu, jednoducho napíšte celé meno, napríklad „Drahý Kris Damanik“
- Nezabudnite použiť čiarku za pozdravom alebo bodkočiarku, ak použijete „Komu sa to môže týkať“.
Časť 2 zo 4: Skladanie tela listu
Krok 1. Použite správny štýl písania
Podľa príslovia čas sú peniaze a väčšina podnikateľov nerada stráca čas. Preto by mal byť váš štýl písania listov stručný a profesionálny. Váš list usporiadajte tak, aby sa dal rýchlo prečítať, priamo k veci a aby v prvom odseku obsahoval iba stručné osobné komentáre. Môžete napríklad začať „S ohľadom na …“a odtiaľ pokračovať.
- Nemyslite príliš na krásne prechody, ťažké slová alebo dlhé kľukaté vety. Účelom vášho listu je čo najrýchlejšie a najjasnejšie komunikovať to, čo je potrebné povedať.
- Používajte presvedčivý tón. S najväčšou pravdepodobnosťou je účelom vášho listu čitateľa presvedčiť, aby niečo urobil, napríklad zmenil názor, vyriešil problém, poslal peniaze alebo konal. Odošlite svoju požiadavku a dôvody správnym tónom.
Krok 2. Používajte osobné zámená
Používanie zámen „ja“, „my“a „vy“v obchodných písmenách je úplne prijateľné. Vyjadrite sa ako „ja“a čitateľ ako „vy“.
Buďte opatrní, ak píšete list v mene organizácie. Ak sa pokúšate vyjadriť názory spoločnosti, mali by ste použiť „my“, aby čitatelia vedeli, že spoločnosť stojí za vašim vyhlásením. Ak vyjadrujete osobný názor, použite „ja“
Krok 3. Napíšte jasne a stručne
Uistite sa, že čitateľ skutočne rozumie tomu, čo píšete. Čitatelia budú rýchlo reagovať, iba ak je zámer vášho listu jasný. Konkrétne, ak existuje výsledok alebo akcia, ktorú by ste chceli, aby čitateľ urobil po prijatí listu, dajte to jasne najavo. Popíšte svoju pozíciu čo najmenej slovami.
Krok 4. Používajte aktívne vety
Pri opise situácie alebo zadávaní žiadosti dbajte na to, aby ste vybrali aktívny hlas, nie pasívny. Pasívny hlas spôsobí, že vaše písanie bude nejednoznačné alebo všeobecné. Aktívne vety sú navyše efektívnejšie a priamo k jadru problému. Napríklad:
- Pasívne: Slnečné okuliare nie sú navrhnuté ani vyrobené s ohľadom na trvanlivosť.
- Aktívne: Vaša spoločnosť navrhuje a vyrába slnečné okuliare bez ohľadu na ich trvanlivosť,
Krok 5. Ak to uznáte za vhodné, použite konverzačný jazyk
Listy sú písané ľuďmi a pre ľudí. Nekopírujte listy, kedykoľvek je to možné. Skopírovaním štandardných listov nemôžete vytvárať vzťahy. Nepoužívajte však neštandardný jazyk alebo slang, ako napríklad „viete“, „myslím“alebo „chcete“. Uplatnite štýl písania obchodného listu, ale píšte slová, ktoré sú priateľské a zdvorilé.
- Ak príjemcu dobre poznáte, môžete pridať jednoriadkový pozdrav.
- Použite svoju intuíciu na posúdenie toho, akú osobnosť list prinesie. Trochu humoru môže niekedy pomôcť na obchodnej úrovni, ale pred použitím ho poriadne premyslite.
Krok 6. Zostaňte zdvorilí
Aj keď odošlete sťažnosť alebo sťažnosť, môžete byť vždy zdvorilí. Zvážte pozíciu príjemcu a ponúknite čo najväčšiu pomoc, aby ste situáciu zvládli.
Príklad neslušnej sťažnosti: „Myslím si, že tvoje slnečné okuliare sú nanič a nikdy si už nekúpim tvoj výrobok“. Zdvorilou sťažnosťou je napríklad: „Som sklamaný z konštrukcie vašich slnečných okuliarov, v budúcnosti plánujem kúpiť si inú značku slnečných okuliarov“
Krok 7. Na ďalšie strany použite „druhý“hlavičkový papier
Väčšina obchodných listov je dostatočne stručných, aby sa zmestili na jednu stránku. Ak však musíte napísať dlhší list, napríklad zmluvu alebo právne rozhodnutie, môžu byť potrebné ďalšie strany. Použite „druhý“hlavičkový papier, ktorý zvyčajne obsahuje krátku adresu a je vyrobený z rovnakého druhu papiera ako hlavný hlavičkový papier.
Zahrňte číslo strany na druhú a ďalšie stránky v hornej časti stránky. Budete tiež musieť zadať meno a dátum príjemcu
Krok 8. Ukončite svoje písmeno
V poslednom odseku zhrňte svoje body a podčiarknite kroky, ktoré urobíte alebo čo očakávate od príjemcu. Majte na pamäti, že príjemca vás môže kontaktovať s otázkami alebo obavami týkajúcimi sa listu, a potom mu poďakujte za pozornosť, ktorú ste venovali listu, ktorý ste poslali.
Časť 3 zo 4: Zatvorenie listu
Krok 1. Vyberte si záverečný pozdrav
Záverečný pozdrav, podobne ako úvodný pozdrav, je prejavom úcty a formality. „S pozdravom“alebo „s pozdravom“sú najbezpečnejšie záverečné pozdravy. Môžete tiež zvážiť „s pozdravom“alebo „s pozdravom“. Pozdravy, ktoré nie sú príliš formálne, ale napriek tomu majú profesionálny tón, sú „pozdravy z úspechu“, „pozdravy“a „ďakujem“. Po záverečnom pozdravu použite čiarku.
Krok 2. Vložte svoj podpis
Nechajte štyri riadky prázdne pre váš podpis. Podpíšte sa po vytlačení listu alebo ak ste ho odoslali e -mailom, naskenujte obrázok svojho podpisu a vložte ho do sekcie podpisu. Voľba atramentu pre podpis je modrá alebo čierna.
Ak podpisujete list v niekoho mene, napíšte pred svoj podpis „pp:“. „pp“znamená per procurationem, čo znamená „zástupca“alebo „v mene“
Krok 3. Zadajte svoje meno a kontaktné informácie zadaním
Pod svoj podpis zadajte svoje údaje vrátane mena, titulu, telefónneho čísla, e -mailovej adresy a ďalších vhodných kontaktných prostriedkov. Pre každý typ informácií použite nový riadok.
Krok 4. Pridajte iniciály spisovateľa
Ak je osobou, ktorá píše písmeno, a autorom, iná osoba, musíte pod blok podpisu pridať iniciály autora. Niekedy sú zahrnuté aj iniciály autora listu. Kto teda na liste pracoval, bude jasné.
- Ak zahrniete iba iniciály autora, napíšte ich malými písmenami, napríklad mj.
- Ak zahrniete aj iniciály autora, napíšte ich veľkými písmenami a iniciály písaca malým písmom, napríklad RW: mj. Iné štýly pridávajú lomku medzi iniciály, napríklad RW/mj.
Krok 5. Zahrňte informácie o prílohe
Ak prikladáte ďalšie dokumenty na kontrolu príjemcov, poznamenajte si niekoľko riadkov pod kontaktné informácie s uvedením počtu a typu priložených dokumentov. Napíšte napríklad: „Príloha (2): životopis, brožúra“. Alebo v tradičnom štýle napíšte popis prílohy v hornej časti listu pod dátum.
„Prílohu“môžete tiež skrátiť pomocou výrazu „lampa“
Krok 6. Zahrňte kópiu informácií
Ak posielate kópiu listu niekomu ďalšiemu, musíte to uviesť v liste. Uvádza sa to zadaním „cc:“alebo „Copy“do riadku „Príloha“spolu s menom a názvom príjemcu kópie („cc“znamená zdvorilostná kópia, ale v minulosti to znamenalo kópiu, keď písmená sa stále písali na písacom stroji a kopírovali sa uhlíkovým papierom).
- Napíšte napríklad: „cc: Mari Santi, zástupkyňa riaditeľa pre marketing“
- Ak pridáte viac ako jedno meno, zarovnajte druhé meno s prvým, ale bez reťazca „cc:“
Časť 4 zo 4: Vyplnenie písmen
Krok 1. Vykonajte úpravy
Prezentácia je kľúčovým prvkom profesionality. Úpravou listu a kontrolou chýb zabezpečte, aby vás príjemca mohol ľahko považovať za schopnú a zodpovednú osobu. Vo svojom textovom procesore používajte kontrolu pravopisu, ale nezabudnite si ju pred odoslaním poriadne prečítať.
- Položte si otázku, je ten list jasný a stručný? Existujú odseky dlhšie ako 3-4 vety? Ak je to tak, zistite, či môžete odstrániť nepotrebné vyhlásenia.
- Ak je list veľmi dôležitý, možno si ho budete musieť prečítať od priateľa alebo spolupracovníka. Niekedy vám môžu iní ľudia pomôcť odhaliť jazykové chyby alebo nešikovnosti, o ktorých možno ani netušíte.
Krok 2. Nedržte stránky spolu so zošívačkou
Ak váš list pozostáva z niekoľkých strán, zošívačku by ste nemali používať. Ak sa chcete uistiť, že sú stránky v poriadku, spojte ich sponkou na papier v ľavom hornom rohu.
Krok 3. Odoslať
Ak list odosielate poštou, použite obchodnú obálku. Ak je to možné, použite obálku s logom vašej spoločnosti. Úhľadne napíšte spiatočnú adresu a adresu príjemcu. Zložte list na tretiny tak, aby príjemca pred otvorením dna najskôr rozložil hornú časť. Uistite sa, že nalepíte dostatok pečiatok, a potom ich odošlite.
- Ak máte pocit, že váš rukopis nie je vynikajúci a nevyhovuje vašim profesionálnym osobnostiam, zadajte adresu do textového editora a vytlačte si ho na obálku.
- Ak je list naliehavý a/alebo uponáhľaný, zvážte jeho odoslanie kuriérom.
- Ak ho chcete odoslať e -mailom, najskôr ho konvertujte do HTML alebo ho uložte ako PDF, aby sa formát nezmenil. Bolo by však pekné, keby bol list odoslaný fyzicky.
Tipy
- Na podpisovanie písmen používajte kvalitné pero.
- Reagujte rýchlo na listy. Ak nemôžete odpovedať do týždňa, pošlite ho príjemcovi a povedzte mu, kedy môže čakať na vašu odpoveď.
- Zdôraznite pozitívnu stránku. Hovorte o tom, čo môžete, nie o tom, čo nemôžete. Ak napríklad produkt nie je na sklade, nehovorte zákazníkovi, že nemôžete splniť jeho objednávku. Namiesto toho povedzte, že výrobok je veľmi obľúbený a vypredaný. Potom im povedzte, kedy môžete splniť ich objednávku.
-
Ak píšete zložitý list, napíšte najskôr osnovu.
- Napíšte si akúkoľvek tému, ktorej sa chcete venovať, nie je potrebné myslieť na poradie.
- Pre každú tému vytvorte zoznam kľúčových slov, príkladov, argumentov a faktov.
- Všimnite si relevantnosť každej témy v zozname pre účel a príjemcu listu.
- Zlikvidujte nepotrebné diely.
- Zoraďte informácie v poradí, ktoré je pre čitateľa najlepšie.
Pozor
- Nepoužívajte lichotivý jazyk. Úprimná pochvala je prijateľná, ale prílišná chvála znamená, že v práci ste odkázaní na chválu, nie na kompetencie.
- Nepoužívajte tupý alebo dotieravý jazyk. Nezabudnite, že sa prostredníctvom tohto listu pokúšate opraviť alebo začať obchodný vzťah.
