Ak vlastníte firmu, možno budete musieť napísať zákazníkom listy. Môžete napísať niečo, aby ste zákazníkov informovali o nových udalostiach alebo špeciálnych ponukách, alebo môžete v mene spoločnosti reagovať na sťažnosti zákazníkov. Bez ohľadu na dôvod listu by ste mali vždy udržiavať profesionálny štýl.
Krok
Časť 1 z 2: Formátovanie obchodného listu
Krok 1. Použite profesionálny hlavičkový papier
Obchodný list bude reprezentáciou vašej spoločnosti. Musí teda vyzerať odlišne a vo vysokej kvalite. Obchodný list by mal tiež obsahovať logo alebo značku vašej spoločnosti.
Hlavičkový papier môžete vytvárať pomocou vopred navrhnutých vzoriek farieb hlavičkového papiera v programe Microsoft Word. Nezabudnite použiť logo alebo značku uvedenú na hlavičkovom papieri
Krok 2. Otvorte program na spracovanie textu
Do počítača by ste mali vždy písať obchodné listy.
- Vytvorte nový dokument a nastavte naň 2,5 cm okraj.
- Použite pätkové písmo, napríklad Times New Roman, Georgia alebo Ariel. Vždy používajte veľkosť písma, ktorá nie je väčšia ako 12 bodov a nie menšia ako 10 bodov. Obchodný list by mal byť ľahko čitateľný z dôvodu výberu písma alebo veľkosti písma.
- Zaistite, aby bol dokument nastavený na jedno miesto.
Krok 3. Upravte tvar blokov
Blokový formulár je najbežnejší formát používaný v obchodných listoch. Tento formulár je tiež najľahšie nastaviť a dodržiavať. Každý nadpis musí byť zarovnaný a medzi každým nadpisom musí byť medzera. Začnite v spodnej časti dokumentu a váš obchodný list by mal mať tieto nadpisy:
- Dnešný dátum alebo dátum odoslania listu. Dátum je dôležitý, pretože ho možno použiť ako poznámku aj ako poznámku príjemcu. Dátumy môžu mať navyše zákonné použitie. Uistite sa preto, že dátum je presný.
- Spiatočná adresa. Táto sekcia obsahuje vašu adresu formátovanú v štandardnom štýle adries. Ak je vaša adresa už na hlavičkovom papieri, môžete túto časť preskočiť.
- Adresa vo vnútri. Táto časť obsahuje meno a adresu osoby, ktorej bol list doručený. Použitie slova pán / pani je voliteľné. Ak by ste napríklad napísali list Nine Marlinovej, mohli by ste napísať pani. na jeho meno, ak si nie ste istí, aký je jeho rodinný stav.
- S pozdravom. Na pozdrav môžete použiť slová „milá pani Marlina“alebo „milá Nina Marlina“. Ak si nie ste istí, kto bude list čítať, použite slovo „S pozdravom“. Môžete tiež použiť „Pre zainteresované strany“, ale iba ako poslednú možnosť, ak neviete, kto je vaše publikum.
- Listové telo. Podrobnejšie o tom budeme hovoriť v ďalšej časti článku.
- Sprievodný list, s podpisom. Môžete použiť slová „s pozdravom“alebo „s pozdravom“.
Časť 2 z 2: Písanie obchodného listu
Krok 1. Identifikujte svoje publikum
Štýl listu by mal vždy zostať profesionálny, bez ohľadu na to, kto je publikum. Voľbu jazyka alebo slova však môžete prispôsobiť osobe, ktorá dostane váš list. Ak píšete pre oddelenie ľudských zdrojov v inej spoločnosti, možno budete musieť použiť formálnejší jazyk. Ak však píšete pre konkrétneho zákazníka, môžete použiť viac neformálny alebo ležérny jazyk.
- Identifikácia vášho publika tiež znamená, že zabránite zmätku vo svojom publiku. Vyhnite sa používaniu výrazov, ktorým vaši čitatelia nerozumejú. Zákazníci pravdepodobne nebudú poznať napríklad skratky používané pre vesmírny program vašej spoločnosti, preto sa vyhýbajte ich používaniu písmen.
- Pravidlo číslo jedna pri písaní dobrého obchodného listu je, že by malo byť jasné, stručné a zdvorilé.
Krok 2. Vysvetlite účel písmena v prvom riadku
Zvážte účel listu. Máte informovať zákazníkov o svojom novom mieste v novej časti mesta? Má zákazníkom pripomínať nezaplatené účty alebo zostatky? Alebo reagovať na sťažnosti zákazníkov? S ohľadom na tento cieľ napíšte prvý riadok, ktorý čitateľovi umožní okamžite vedieť, o čom list je. Nepíšte účel listu, ktorý nie je jasný. Prejdite rovno k veci.
- Začnite používať „I“, ak vyjadrujete svoj názor ako vlastník firmy. Ak píšete v mene spoločnosti alebo organizácie, použite „my“.
- Zamerajte sa na priame vyhlásenia, ako napríklad: „Týmto listom vás informujeme“alebo „Týmto listom sa pýtame“. Ak píšete list ako vlastník firmy, môžete použiť aj vyhlásenie „I“. Napríklad: „Kontaktoval som ťa, pretože“alebo „Nedávno som počul o … a chcem vedieť viac o …“
- Ak ste napríklad (vlastník firmy) písali Nine Marlinovej o nezaplatenej faktúre od minulého mesiaca, začnite list s týmto textom: „Kontaktoval som vás, pretože od marca 2015 máte na svojom účte nezaplatený zostatok.“
- Alebo, ak ste zamestnancom spoločnosti a píšete, aby ste odpovedali na sťažnosť zákazníkov na vesmírny program spoločnosti, začnite list slovami: „Dostali sme vašu sťažnosť na náš vesmírny program Mars.“
- Ak píšete list, aby ste čitateľom oznámili, že vyhrali súťaž alebo že majú miesto v absolventskom programe, začnite vetou ako: „Rád vám to poviem …“alebo „My Rád by som ti povedal, že … “.
- Ak hovoríte zlé správy, začnite vetou ako: „S ťažkým srdcom vám hovoríme, že …“. Alebo: „Po starostlivom zvážení som sa rozhodol, že nebudem …“.
Krok 3. Používajte aktívne vety, nie pasívne
V bežnej reči používame pasívny hlas stále. Pasívny hlas však môže spôsobiť, že vaše písanie bude matné alebo mätúce. Aktívne vety sú v obchodných listoch oveľa efektívnejšie, pretože ukazujú asertívnejší štýl jazyka.
- Príklad pasívnej vety je: „Akú sťažnosť môžem pre vás vybaviť?“Predmet vety, konkrétne zákazník („vy“), sa nachádza na konci vety, nie na začiatku vety.
- Príklad aktívnej vety by bol: „Čo môžem urobiť, aby som vyriešil vašu sťažnosť?“Táto verzia vety, aktívnym hlasom, je pre čitateľa oveľa jasnejšia a zrozumiteľnejšia.
- Použitie pasívneho hlasu môže byť dobrým spôsobom, ako šíriť vašu správu bez toho, aby ste upozorňovali na nesprávne alebo nepríjemné body. Pasívny hlas však používajte iba v tomto prípade. Aktívny hlas je vo všeobecnosti v obchodnom liste oveľa účinnejší.
Krok 4. Pozrite sa na predchádzajúce udalosti alebo predchádzajúcu komunikáciu s čitateľmi, ak existujú
Ninu Marlinu ste možno minulý mesiac kontaktovali s varovaním pred jej nezaplateným účtom. Alebo možno zákazníci minulý mesiac na konferencii vyjadrili svoje sklamanie z vesmírneho programu. Ak ste už mali kontakt s čitateľmi, uveďte to. To čitateľovi pripomenie vaše predchádzajúce kontakty a urobí obchodný list naliehavejším a dôležitejším.
Používajte frázy ako: „Podľa môjho predchádzajúceho listu o nezaplatenom účte …“alebo „Ďakujem za vašu platbu v marci“. Alebo „Počuť o svojich problémoch s vesmírnym programom na konferencii v máji bolo veľmi užitočné“
Krok 5. Požiadajte alebo ponúknite pomoc
Ukážte čitateľovi pozitívny štýl jazyka predložením zdvorilej žiadosti alebo ponuky pomoci vo forme pracovného vzťahu.
- Povedzme, že ste vlastníkom firmy a snažíte sa prinútiť zákazníkov, aby platili účty. Používajte frázy ako: „Oceňujem vašu rýchlu pozornosť venovanú nezaplatenému účtu.“
- Predpokladajme, že píšete v mene svojej spoločnosti. Používajte frázy ako: „Radi by sme si dohodli osobné stretnutie s vami a našim vedúcim ľudských zdrojov.“
- Mali by ste tiež ponúknuť zodpovedanie akýchkoľvek otázok alebo obáv, ktoré môžu mať čitatelia. Používajte frázy ako: „Rád zodpoviem všetky otázky alebo obavy, ktoré môžete mať ohľadom fakturácie.“Alebo „Chcete, aby sme vám poskytli viac podrobností o tomto programe?“
Krok 6. Zhrňte list
Pridajte výzvu k akcii z vašej strany alebo zo strany čitateľa. Táto žiadosť môže byť požiadavkou na platbu do konkrétneho dátumu alebo poznámkou o vytvorení formálneho stretnutia s čitateľom.
- Pridajte vetu, aby ste sa v budúcnosti mohli obrátiť na príjemcu listu. „Teším sa na vás budúci týždeň na schôdzi o rozpočte.“Alebo „Teším sa, že to s vami budeme ďalej diskutovať počas vašej návštevy nášho sídla.“
- Zaznamenajte si všetky dokumenty, ktoré ste priložili k svojmu listu. Pridajte frázy ako „Pripojené nezaplatené účty“alebo „Pripojená kópia nášho programu na rozšírenie vesmíru“.
- Písmeno ukončite záverečnou frázou. Použite „S pozdravom“alebo „S pozdravom“pre klienta alebo zákazníka.
- „Pozdravy“používajte na formálne listy ľuďom, ktorých vôbec nepoznáte.
- Ak píšete niekomu, koho dobre poznáte alebo s ním máte pracovný vzťah, stačí použiť „pozdravy“alebo „s pozdravom“.
Krok 7. Opravte písmeno
Ak je list plný pravopisných chýb, všetko starostlivé formátovanie a písanie ide nazmar.
- Vyhľadajte každú vetu, ktorá používa pasívny hlas, a pokúste sa zmeniť vetu na aktívnu.
- Dávajte pozor na všetky vety, ktoré sú príliš dlhé alebo nejasné a priame. V obchodných listoch je menej často lepšie, takže pokiaľ je to možné, skráťte dĺžku vety.
