Obchodný proces je systém, ktorý spoločnosť používa na dosiahnutie svojich cieľov. Tento proces možno tiež interpretovať ako kroky podniknuté na generovanie hodnoty pre zákazníkov. Manažéri analyzujú obchodné procesy a hodnotia, ako dobre fungujú. Manažér najskôr analyzuje aktuálne spustené procesy. Potom môže manažment určiť zmeny na zlepšenie existujúcich procesov. Vylepšenia procesov môžu spoločnostiam pomôcť ušetriť čas, znížiť náklady alebo vytvárať produkty, ktoré sú pre zákazníkov vhodnejšie.
Krok
Časť 1 z 2: Stanovenie toho, ako sa vytvárajú obchodné procesy
Krok 1. Definujte obchodné procesy
Obchodné procesy sa týkajú činností, ktoré zamestnanci vykonávajú denne na dosiahnutie organizačných cieľov. Tento proces odráža akcie spoločnosti na dosiahnutie určitých cieľov. Obchodný proces musí zahŕňať všetky variácie alebo výnimky z procesu. Aby ste pochopili, ako analyzovať obchodný proces, musíte zvážiť, ako sa obchodný proces vytvára.
- Zvážte rozsah úlohy. Môžete napríklad aktualizovať postup používaný na odosielanie faktúr klientom. Rozsah úlohy sa týka toho, ako široký rozsah úlohy sa má vykonať. V tomto prípade predpokladajme, že rozsahom sú všetky faktúry odoslané klientovi. Stanovíte, že za mesiac sa klientom odošle v priemere 200 faktúr.
- Zadajte požadovaný výsledok. Zamyslite sa nad tým, čo sa tento proces snaží dosiahnuť. V takom prípade chcete, aby boli faktúry odoslané presne každému zákazníkovi hneď po odoslaní produktu. Fyzickú kópiu faktúry pošlete pri odoslaní objednávky. Každému klientovi tiež pošlete elektronickú faktúru.
- Vytvorte zoznam podprocesov, ktoré sú v procese. Čím je proces konkrétnejší, tým je jednoduchšie ho analyzovať a zlepšovať.
- Zdokumentujte obchodné procesy. Proces môžete zdokumentovať ako zoznam krokov a zvážiť ich zobrazenie vo vývojovom diagrame. Procesy často pokrývajú viac oddelení vo veľkých organizáciách. Proces vytvárania faktúry by napríklad zahŕňal fakturačné a účtovné oddelenie.
- Definujte rôzne oddelenia alebo funkcie entít v procese spolu so všetkými vstupmi a výstupmi. Vytvorenie výplatnej pásky napríklad vyžaduje vstup od výrobného oddelenia na zistenie počtu a hodín odpracovaných pracovníkov, personálne oddelenie na zistenie sadzieb a zníženie miezd atď.
- Uveďte všetky výnimky z tohto postupu. Takmer všetky obchodné postupy budú mať výnimky a variácie. Niektorým klientom môžete napríklad umožniť získať veľké zľavy. Tento zákazník objednáva výrobky vo veľkom množstve. Poskytnutie veľkej zľavy spôsobí, že fakturujúci pracovníci odpočítajú sumu zľavy vypočítanú vo fakturačnom softvéri. Na vytvorenie presnej faktúry je potrebné veľké zľavy zadať ručne.
Krok 2. Zdokumentujte obchodný proces a premyslite si, aký typ obchodného postupu vytvoríte
Oddelenie niekoľkých podnikových procesov podľa typu pomôže analýze podnikových procesov a zlepšeniu procesov. Ak sú dva procesy rovnakého typu, inovácie procesu môžu byť podobné. Konkrétnym procesom môže byť prevádzkový, podporný alebo riadiaci proces.
- Prevádzkové procesy sa týkajú každodenných úloh dodávania produktov zákazníkom. Proces vytvárania faktúr pre klientov je možné zaradiť do prevádzkového procesu. Je veľmi dôležité odosielať klientom presné faktúry, aby bolo možné platby vyberať čo najrýchlejšie.
- Procesy podpory sa vzťahujú na činnosti operačnej podpory vašej spoločnosti. Oddelenie ľudských zdrojov je príkladom oblasti podpory spoločnosti. Toto oddelenie podporuje vedúcich oddelení pri pohovoroch a nábore nových zamestnancov. Napriek tomu, že ľudské zdroje nie sú priamo v kontakte s klientmi, podporujú operačné oddelenie.
- Každá organizácia potrebuje manažment, aby mohla riadiť celkové obchodné smerovanie spoločnosti. Proces plánovania a plnenia rozpočtu je procesom riadenia. Všetky spoločnosti by mali mať formálny rozpočtový proces. Tento proces by mal zahŕňať vedenie, aby prediskutovalo rozpočet spoločnosti s finančným manažérom.
Krok 3. Analyzujte obchodné procesy a nájdite príznaky neefektívnosti procesov
Obchodné procesy pozostávajú zo vstupov (vstupov) a výstupov (výstupov). Práca, energia, materiál a kapitálové vybavenie sa považujú za vstupy. Vstupy sú aktíva, ktoré sa používajú na vytváranie výnosov a zisku. Na druhej strane je výstupom fyzický produkt alebo služba. Vstupy vstupujú do procesu a produkujú výstupy. Budete musieť vykonať analýzu, aby ste zistili neefektívnosť tohto procesu.
- Váš proces musí efektívne využívať vstupy na vytváranie výstupov. Riadite napríklad pobočku opravovne. Váš vstup je práca, vybavenie a súčiastky. Vaším výstupom sú zákaznícke servisné služby.
- Dlhá doba opravy alebo nevybavené práce naznačujú neefektívnosť procesu. Problém môže byť spôsobený príliš blízkym plánom opráv niektorých zákazníkov.
- Náznaky neefektívnosti procesu je možné vidieť aj vtedy, ak náklady na výmenu dielov ďaleko presahujú rozpočet. V takom prípade môže byť problém špecifický pre nákupné oddelenie alebo diely od dodávateľa.
- Na základe identifikovaných problémov určte, ktoré procesy je potrebné zlepšiť. Musíte uprednostniť niekoľko obchodných procesov. Vyberte si postup, ktorý má na vašu firmu najväčší vplyv. Môžete napríklad chcieť najskôr opraviť runtime. Dlhý čas spracovania spôsobí, že spoločnosť stratí zákazníkov. Uprednostnite zlepšenie procesu.
Časť 2 z 2: Analýza obchodného postupu
Krok 1. Porozprávajte sa s kľúčovými ľuďmi o procesoch v spoločnosti
Keď určíte, že sa má proces zlepšiť, prediskutujte ho s ľuďmi zodpovednými za jeho implementáciu. Nájdite si čas na rozhovor s kľúčovými účastníkmi a požiadajte ho o zlepšenie.
- Opýtajte sa na kroky zamestnancov a prečo.
- Určte vstup potrebný na vykonanie každej úlohy a odkiaľ získate každý vstup. Ak spoločnosť vyrába džínsové džínsy, musíte vedieť, kto je ich dodávateľ a ako často sa spoločnosti odosielajú suroviny.
- Identifikujte výstupy každej úlohy a kto ich dostane. Ak riadite dielňu, pracovníci dielne by mali svoju prácu zdokumentovať. Opravárenský personál musí tieto informácie odovzdať fakturačnému oddeleniu, ktoré potom zákazníkovi vygeneruje faktúru.
- Požiadajte o návrhy, ako riešiť neefektivitu procesov, s ktorou sa stretávajú vaši zamestnanci.
Krok 2. Vytvorte obchodný diagram pre každý proces
Vývojové diagramy procesov vám môžu pomôcť popísať obchodné procesy. Na vytvorenie vývojového diagramu môžete použiť dokumentáciu z vašej diskusie o procese. Tento vývojový diagram by mal obsahovať všetky kroky potrebné na dokončenie konkrétneho obchodného procesu.
- Je dôležité poznamenať, že vývojový diagram obchodného procesu by mal obsahovať iba definované postupy, ktoré musia zamestnanci dodržiavať.
- Vývojové diagramy je možné kresliť ručne alebo pomocou softvéru. Na vytváranie vývojových diagramov je možné použiť programy Word a tabuľkový procesor s mapovacími zariadeniami. Môžete tiež nájsť špecializovaný softvér na vytváranie vývojových diagramov.
- Vývojové diagramy sú veľmi užitočné nástroje, vďaka ktorým jasne vidíte obchodné procesy pred sebou. Tento nástroj výrazne uľahčí identifikáciu a opravu neefektívnosti.
- Po vykonaní zmien v procese znova skontrolujte výsledky a zistite, či sa proces zlepšil podľa vašich očakávaní. Ak nie, zopakujte proces analýzy a pokúste sa identifikovať oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť. Analýza podnikových procesov je trvalou činnosťou vo vašom podniku.
Krok 3. Vykonajte reláciu brainstormingu, aby ste našli vylepšenia procesu
Mnoho procesov zahŕňa viac ako jedno oddelenie v rámci vašej firmy. Skupinové sedenia identifikujú neefektivitu procesov, ktoré majú vplyv na viac ako jedno oddelenie. Tieto sedenia môžu tiež overovať informácie poskytnuté počas osobných pohovorov s účastníkmi.
- Zhrňte prijaté informácie a zdieľajte ich s účastníkmi procesu. To bude zahŕňať účastníkov, ktorí boli a neboli predtým požiadaní o rozhovor. Požiadajte o spätnú väzbu od všetkých. Táto spätná väzba poskytne ďalšie pokyny pre vašu analýzu.
- Informácie prijaté od účastníkov procesu by vám mali poskytnúť jasnú predstavu o tom, ako proces funguje a v čom je problém.
- Interpersonálna diskusia sa stáva základom vykonávania zmien v procese. Zmeny môžu byť zníženie nákladov, skrátenie času procesného cyklu, zjednodušenie procesu alebo vylepšenie služby zákazníkom.
