Denná agenda vám pomôže vykonávať činnosti podľa plánu, napríklad splniť dôležité schôdzky, dokončiť úlohy, vykonávať zábavné činnosti a dokončiť prácu v termínoch. Vytvorenie návyku používať agendu každý deň nie je jednoduché, pretože si musíte pravidelne robiť poznámky a nosiť si ich so sebou kamkoľvek. Prečítajte si nasledujúce pokyny, aby ste si zvykli používať agendu ako súčasť každodennej rutiny jednoduchým a efektívnym spôsobom.
Krok
Časť 1 z 2: Výber správnej agendy
Krok 1. Zvážte, na čo agendu používate
Podľa profesie a osobnosti používateľa existujú rôzne agendy. Pri výbere agendy môžete použiť linajkový zošit alebo tlačenú agendu, ktorá poskytuje tabuľky na zaznamenávanie rôznych úloh. Vopred si premyslite, prečo chcete agendu využívať a na čo. Ak bude agenda jediným prostriedkom plánovania denných aktivít, použite iba jednu agendu. Používanie viac ako jednej agendy býva mätúce a menej užitočné. Ak chcete určiť najvhodnejší program, zvážte nasledujúce:
- Musím zaradiť telefónne číslo na program rokovania?
- Budem používať program len na zaznamenanie rozpisu schôdzí?
- Potrebujem program, ktorý trvá viac ako rok?
- Môže agenda nahradiť poznámky, ktoré zvyčajne používam, napríklad: denný rozvrh úloh?
- Budem používať bežný poznámkový blok alebo viacúčelovú tabuľkovú agendu?
- Potrebujem malú agendu, ktorá sa zmestí do vrecka, alebo agendu dostatočne veľkú na to, aby som zaznamenávala zápisnice zo schôdzí?
- Budem si zapisovať rozvrh každý deň alebo je to len pre víkendové aktivity?
Krok 2. Vyberte si program podľa potreby
Agendu vyhľadajte v obchode, ktorý predáva kancelárske potreby, papiernictvo, kalendáre alebo online. Cena agendy je veľmi pestrá. Okrem zváženia estetického aspektu uprednostnite v programe distribúciu kníh a formátov tabuliek. Vyberte si program, ktorý sa vám páči, podľa svojho životného štýlu a denných aktivít.
Krok 3. Zvážte estetický aspekt
Okrem toho, že uprednostňujete funkciu, atraktívna a príjemná agenda vám prináša väčšiu radosť z používania programu. Môžete si vybrať jednoduchú agendu s obyčajným čiernym obalom alebo farebným obalom s atraktívnymi obrázkami a vzormi. Estetický aspekt bude prospešný, ak je v súlade s pracovnou etikou prevládajúcou v spoločnosti.
Venujte pozornosť aj estetickým aspektom programu, nielen vonkajšiemu. Mnoho ľudí uprednostňuje agendy s obyčajnými stranami pred linajkovými stranami. Iné vyžadujú symetrické tabuľky alebo ľahko upraviteľné rozloženie. Sám môžete potrebovať inú agendu s určitým vzhľadom. Vyberte si agendu s dobre vyzerajúcim obalom a interiérom, aby ste boli nadšení z používania svojej agendy každý deň
Krok 4. Pripravte si pero a ceruzku
Agenda bude užitočnejšia, ak sa používa na vytváranie poznámok. Pripravte si ceruzku a pero, kam budete písať alebo dávať agendu, napríklad:
- V aktovke alebo taške na notebook
- V kabelke
- Na stole v kancelárii
- Pri stole doma
- V blízkosti telefónu
- Ak sa vám často stáva, že stratíte písacie potreby, ponechajte si ceruzku vo svojej agende pre každý prípad alebo použite organizér, ktorý má držiak na ceruzku.
Časť 2 z 2: Efektívne používanie programu
Krok 1. Zamýšľajte používať agendu každý deň
Silne oddaní ľudia majú tendenciu lepšie plniť svoje záväzky. Zmena návykov nie je jednoduchá, ale môžete si vytvoriť nové návyky tým, že si poviete, že máte v úmysle robiť malé veci novými spôsobmi.
Majte na pamäti, že dobré návyky sa ľahšie formujú, ak sa zameriate naraz na jeden konkrétny zvyk. Nevytvárajte si nové návyky, ktoré vás premáhajú. Zatiaľ sa zamerajte na vytvorenie zvyku používať agendu
Krok 2. Povedzte priateľovi, že chcete použiť agendu
Ľudia majú tendenciu ľahšie si osvojiť nové návyky v komunitách, ktoré poznajú svoje predsavzatia a navzájom sa podporujú. Podeľte sa o svoje zámery s priateľom alebo spolupracovníkom. Ak si chcú vaši priatelia vytvoriť rovnaké dobré návyky, môžete si navzájom pripomínať, aby ste si pravidelne robili poznámky.
Krok 3. Vložte agendu na rovnaké miesto každý deň
Agendu používajte ako jediný kalendár doma i v práci, pretože ak budete používať dve agendy, bude pre vás ťažké zorganizovať si rozvrh. Vyžaduje si to však aj dôslednosť, pretože všetky činnosti musíte zaznamenávať doma aj v práci. Aby ste nemuseli hľadať, vyberte si jedno miesto v kancelárii a druhé doma, do ktorého zaradíte svoju agendu. Konzistencia je určujúcim faktorom pre formovanie tohto návyku, preto neodkladajte svoju agendu inam.
- Skvelé miesto, kde si môžete uložiť agendu doma, je vedľa telefónu, v aktovke, v blízkosti kľúčov od telefónu alebo auta.
- Správne miesto na uloženie svojej agendy do kancelárie je na stole, v hlavnej zásuvke vášho stolu, vedľa telefónu alebo v kufríku.
Krok 4. Vytvorte si poznámku, ktorá vám pripomenie, aby ste si vždy nosili program, keď idete do práce a z práce
Je možné, že ste agendu nechali doma alebo v práci, keď ste ju práve začali používať. Aby ste tomu zabránili, zapisujte si pripomienky a umiestnite ich na viditeľné miesto vo svojom dome a kancelárii. Na základe výskumu je jedným z efektívnych spôsobov, ako formovať určité správanie, používanie pripomenutí napísaných na malé kúsky papiera. To isté urobte pre seba nastavením pripomenutia: „Priniesli ste svoj program?“na viditeľnom mieste, napríklad:
- Na prenosnom počítači
- Na stole
- Vedľa telefónu
- Za dverami
- Na kuchynskom stole
- V zrkadle v kúpeľni
- Ak ste si zvykli nosiť svoju agendu do práce a z práce, uvoľnite pripomenutia.
Krok 5. Vložte všetky informácie do programu
Keď už máte program, musíte zaznamenať množstvo informácií, napríklad: naplánované schôdze, nedokončené úlohy a ďalšie činnosti, ktoré boli vopred naplánované. Na zaznamenanie všetkých týchto informácií si vyhraďte 1-2 hodiny. Vďaka tejto metóde si tiež zvyknete správne používať agendu a vytvárať si dobrý rozvrh. Veci, ktoré je potrebné zaradiť do programu, napríklad:
- Kontaktné údaje rodinných príslušníkov, priateľov, kolegov a klientov
- Harmonogram stretnutí v kancelárii
- rozvrh hodín
- Termíny pre kancelársku prácu alebo školskú prácu
- Pracovný rozvrh (ak sa pracovný čas často mení)
- Dohodnutie s praktickým alebo zubným lekárom
- Narodeniny blízkych
- Dôležité činnosti v kancelárii
- Špeciálna súkromná udalosť
- Dôležité dátumy pre záujmovú alebo mimoškolskú aktivitu, napríklad: dátum recitálu na klavír alebo rozvrh cvičenia jogy
Krok 6. Prečítajte si agendu každé ráno
Každé ráno pred odchodom do práce si urobte čas na prečítanie programu a stanovte si plán schôdzí, schôdzí a úloh, ktoré musíte splniť. Vyhraďte si čas na to, aby ste si zapamätali, či existujú nejaké úlohy, ktoré je potrebné pridať do plánu, boli dokončené alebo ich treba preložiť na iný termín. Každé ráno si skontrolujte rozvrh, aby ste si pracovný čas mohli naplno užiť, akonáhle sa dostanete do kancelárie.
Krok 7. Pred odchodom z práce si prečítajte agendu
Uistite sa, že ste dokončili všetky denné činnosti podľa plánu, a preto si pred odchodom z práce ešte raz prečítajte agendu. Zamyslite sa nad tým, či je niečo, čo by ste si na budúci týždeň mali zapísať. Zvyknite si aktualizovať poznámky vo svojom programe, aby ste si uľahčili plnenie pracovných povinností.
Krok 8. Použite pozitívnu posilu, aby ste sa motivovali
Považujte agendu za pozitívnu vec v každodennom živote, nie za bremeno alebo povinnosť. Po dokončení úlohy sa pomocou programu odmeňujte. Nakoniec sa pokúsite splniť úlohu, pretože chcete cítiť, aké pekné je preškrtnúť rozvrh splnených úloh. Ako pozitívne posilnenie urobte nasledujúce:
- Preškrtnite dokončené úlohy a stretnutia. Ak sa necítite dobre, prečítajte si znova všetky činnosti, ktoré ste absolvovali a buďte hrdí na to, čo ste urobili.
- Odmeňte sa za splnenie niektorých úloh. Napríklad: vychutnajte si svoju obľúbenú kávu alebo sa uvoľnite na prechádzku po tom, čo ste splnili 5 úloh alebo dosiahli určitý cieľ. Vďaka tomu budete mať väčšiu motiváciu používať svoju agendu a plniť úlohy čo najlepšie.
- Urobte niečo zábavné pri čítaní programu. Namiesto toho, aby ste sa pri kontrole agendy cítili zahltení, použite agendu ako nástroj, ktorý podporuje produktivitu práce. Zvyknite si čítať agendu pri zábavných aktivitách, aby ste sa cítili pozitívnejšie a eliminovali negatívne pocity. Napríklad: vždy, keď si ráno alebo pred príchodom z práce prečítate svoj program, vychutnajte si šálku kávy, čokoládu alebo si vypočujte svoju obľúbenú pieseň. Vďaka tejto metóde mozog spojí program s niečím, čo podporuje pozitívne pocity.
- Ak sa vám podarí agendu konzistentne používať jeden týždeň, dajte špeciálnu odmenu. Ľudia, ktorí s agendou len začínajú, zvyčajne potrebujú väčšiu motiváciu, aby si zvykli nosiť si agendu a robiť si poznámky každý deň. Ak to dokážete týždeň, darujte si špeciálny darček, napríklad: pochutnajte si na zmrzline, pozerajte film alebo si dajte kávu s priateľom. Po niekoľkých týždňoch si zvyknete nosiť a používať agendu.
- Píšte pozitívne veci, napríklad robte si poznámky o dôležitej úlohe. Na uľahčenie nových návykov si pomocou agendy pripomínajte plány na zábavné aktivity (napríklad obed s priateľmi) a menej zábavné činnosti (napríklad: konzultácia so zubným lekárom).
Krok 9. Zvyknite si podľa potreby aktualizovať poznámky k úlohám
Pri kontrole programu ráno a večer si všímajte všetky nové informácie, napríklad: úlohy, ktoré treba splniť, plány stretnutí, schôdzky a termíny. Tiež si robte poznámky vždy, keď príde nová úloha. Pravidelná aktualizácia agendy vám uľahčí čas a bude sa cítiť pokojnejšie. Navyše si nemusíte pamätať zaznamenané úlohy, aby ste sa nemuseli obávať a pochybovať.
Ak existujú úlohy, ktoré sú veľmi zaťažujúce, vytvorte si samostatný rozvrh, aby ste ho mohli splniť podľa svojich schopností. Nenechajte sa stratiť motivácia, pretože počas rutiny pracovného dňa myslíte na nedokončené úlohy
Krok 10. Buďte trpezliví
Potrvá 1-2 mesiace, kým sa nový zvyk rozbehne. Buďte trpezliví a odpustite si, ak niekedy necháte svoju agendu doma alebo zabudnete zaznamenať svoj rozvrh, pretože po určitom čase sa vytvoria nové návyky. Pamätajte si, že menšie opomenutia neznižujú vašu schopnosť vytvárať si nové návyky.
Pripravte si záložný plán pre prípad, že si zabudnete priniesť svoj program, napríklad tak, že si plán schôdze napíšete na malý papierik a prilepíte ho na stôl v kancelárii. Ak si chcete pripomenúť všetky dôležité činnosti a termíny, použite v telefóne alebo prenosnom počítači online aplikáciu na pripomenutie, aby ste sa uistili, že ste vždy v obraze, aj keď vo svojej agende zaostávate
Tipy
- Považujte agendu za užitočný nástroj, nie za bremeno. Organizácia vašich každodenných aktivít bude pre vás jednoduchšia, ak použijete program. Z dlhodobého hľadiska môžete ušetriť niekoľko hodín tým, že každý deň ušetríte niekoľko minút.
- Konzistencia podporovaná pozitívnym posilňovaním hrá dôležitú úlohu pri vytváraní nových návykov. Aby ste si udržali motiváciu, pravidelne používajte agendu, zamerajte sa na pozitívne veci, ktoré z nej získate, a v prípade potreby sa odmeňte.
- Vyberte si agendu, ktorá sa vám páči a podľa vašich potrieb. Kúpte si agendu, ktorá má tabuľkový formát, aby ste si mohli zapisovať všetky dôležité informácie a plánovať svoje každodenné činnosti.
