Zhrnutie je najdôležitejšou súčasťou obchodného dokumentu. Je to prvá (niekedy dokonca jediná) vec, ktorú si ľudia prečítajú, a posledná vec, ktorú by ste mali napísať. Toto zhrnutie je stručným zhrnutím dokumentu, ktoré má zaneprázdnení vedúci pracovníci, ktorí budú váš dokument čítať, presne vedieť, koľko toho majú prečítať a aké opatrenia majú urobiť.
Krok
Metóda 1 z 2: Základy
Krok 1. Pochopte, že zhrnutie je stručné zhrnutie obchodného dokumentu
V tomto prípade sú kľúčovými slovami „krátke“a „zhrnutie“. Súhrn nie je v žiadnom prípade vyčerpávajúci a nenahrádza originál. Zhrnutie by nemalo byť dlhšie ako 10% originálu. Zamerajte sa na to, aby ste mohli písať medzi 5-10 percentami.
Zhrnutie sa líši od abstraktu. Abstrakt poskytuje čitateľovi pohľad a orientáciu, zatiaľ čo zhrnutie poskytuje čitateľovi prehľad. Abstrakty sa častejšie píšu na akademickej pôde, zatiaľ čo zhrnutia sa používajú viac na obchodné účely
Krok 2. Zaistite, aby tento súhrn dodržal určité štrukturálne a štylistické pokyny
Najspoľahlivejšie zdroje, ktoré spísali zhrnutia, súhlasia s tým, že by sa mali uplatňovať určité štruktúrne a štylistické usmernenia. Táto príručka obsahuje:
- Odseky by mali byť krátke a stručné.
- Zhrnutie by malo mať zmysel, aj keď ste si pôvodnú správu neprečítali.
- Zhrnutie by malo byť napísané v jazyku zodpovedajúcom cieľovému publiku.
Krok 3. Definujte problém
Zhrnutie musí jasne definovať problém, či už ide o riadenie dodávateľského reťazca alebo o zahraničnú marketingovú kampaň. Konkrétne zhrnutie si vyžaduje jasnú definíciu problému, pretože dokument, na ktorom je založený, Žiadosti o návrhy (RFP), často píšu technickí ľudia, ktorí zle chápu koncepčné problémy. Zaistite, aby bol problém definovaný jasnými a zrozumiteľnými výrazmi.
Krok 4. Poskytnite riešenie
Problém vždy potrebuje riešenie. Aby ste mohli predložiť vyhlásenie o zámere (a dôvodoch financovania podniku), musíte nájsť riešenie, ktoré môže účinne vyriešiť problém. Ak váš problém nie je jasne napísaný, vaše riešenie nebude mať zmysel.
Krok 5. Ak je dokument na prvý pohľad čitateľnejší, použite grafiku, ukazovatele a nadpisy
Zhrnutie nie je esej, ktorá si vyžaduje dlhé bloky textu. Ak môžeš zlepšiť porozumenie alebo urobte súhrn na prvý pohľad čitateľnejšie, je v poriadku použiť:
- Graf. Dobre zostavený graf, ktorý presne ilustruje charakteristiku klientovho problému, môže zdôrazniť dôležitú časť súhrnu. Stimulácia ich zrakových zmyslov je často rovnako účinná ako stimulácia ich analytických zmyslov.
- Podrobnosti o bodoch. Dlhé zoznamy informácií je možné rozdeliť na stráviteľnejšie detaily.
- Názov. V prípade potreby vytvorte názov súhrnu pomocou názvu. To pomôže čitateľovi zorientovať sa, keď sa ponorí do súhrnu.
Krok 6. Udržujte svoje písanie čerstvé a bez žargónu
Žargón je nepriateľom porozumenia. Mimochodom, žargón je v podnikateľskom svete veľmi populárny. Slová ako „rozhranie“, „pákový efekt“, „základná kompetencia“a „kritický pre platformu“sú slová, ktorým by ste sa mali vyhnúť. Tieto slová zatemňujú ich skutočný význam a môžu spôsobiť, že váš súhrn bude vágny a zbytočný.
Metóda 2 z 2: Špecifické detaily
Krok 1. Začnite s pôvodným dokumentom
Pretože zhrnutie je súhrnom iného dokumentu, budete sa musieť s originálom zoznámiť, aby ste ho mohli zhrnúť do informatívnej a praktickej verzie. Či už ide o správu, podnikateľský plán, návrh, manuál alebo iný dokument, skontrolujte originál a vyhľadajte hlavné myšlienky.
Krok 2. Napíšte krátke zhrnutie
Aký je účel spoločnosti, ktorá sponzoruje dokument alebo samotný pôvodný dokument? Aké je pokrytie?
Príklad: „Women WorldWide je nezisková organizácia, ktorá spája ženy na celom svete s účinnými riešeniami domáceho násilia a zároveň ponúka sieť podpory pre obete domáceho násilia. Napriek tomu, že pôsobí zo svojho sídla v kanadskej Alberte, má prijímanie odporúčaní od žien v 170 krajinách po celom svete. “
Krok 3. Nechajte vyniknúť „jadro“
Táto časť je pravdepodobne najdôležitejšou súčasťou celého zhrnutia. V dvoch až troch vetách sa od vás očakáva, že čitateľovi poviete, prečo je vaše podnikanie špeciálne. Prečo sa firme oplatí skontrolovať, dostať obchodnú ponuku alebo spoluprácu od osoby, ktorá si číta zhrnutie?
- Možno máte ako zákazníka Michaela Jordana a váš produkt bezplatne propagoval na Twitteri. Možno ste práve podpísali partnerstvo so spoločnosťou Google. Je tiež možné, že vám bol práve udelený patent alebo ste práve uskutočnili svoj prvý veľký predaj.
- Niekedy postačí jednoduchý citát alebo svedectvo. Kľúčové je upútať pozornosť čitateľa, dosiahnuť, aby vaša obchodná povesť vyzerala čo najlepšie a navnadiť čitateľa na čítanie až do konca dokumentu.
Krok 4. Definujte veľký problém
Prvou hmatateľnou súčasťou súhrnu je diskusia o probléme, preto popíšte problém, s ktorým sa váš produkt/služba zaoberá. Zaistite, aby bol problém definovaný čo najjasnejšie. Problémy, ktoré nie sú podrobne popísané, nebudú znieť presvedčivo a vaše riešenie nebude také významné, ako by ste chceli.
Príklad: "Los Angeles ochromujú zápchy. Okrem oblasti DC Metro má Los Angeles najhoršie zápchy v krajine. Nielenže smog a znečistenie spôsobené dopravnými zápchami znižujú produktivitu práce, zvyšujú mieru astmy a pomaly spôsobuje vážne zdravotné problémy. V LA je viac áut ako ľudí, ktorí sú dosť starí na to, aby šoférovali “
Krok 5. Predstavte svoje jedinečné riešenie
Veľkým problémom je ľahká časť. Teraz musíte svojich čitateľov presvedčiť, že máte na tento veľký problém jedinečné riešenie. Ak môžete dodať tieto dva materiály, máte materiál na to, aby ste prišli so skvelým nápadom.
Príklad: "Spoločnosť Innotech vytvorila prelomový systém riadenia premávky, ktorý môže skrátiť cestovný čas inštaláciou patentovaných" inteligentných sietí "na značky zastavenia, ktoré dokážu prečítať počet automobilov v danom jazdnom pruhu a riadiť dopravu podľa podmienok. Americkí vodiči nie. bude musieť znova čakať minúty na červenú, keď zelené svetlo zabliká, čo znamená, že v protismere nie sú žiadne autá. “
Krok 6. Hovorte o potenciáli trhu
Popíšte veľký problém poskytnutím štatistík pre vaše odvetvie. Dávajte si pozor, aby ste nepredstierali, že ovládate väčší trh, ako v skutočnosti ste! Skutočnosť, že priemysel zdravotníckych pomôcok má hodnotu 100 miliárd dolárov ročne, nič neznamená, pretože váš nový zdravotnícky prístroj bude slúžiť len určitému segmentu priemyslu. Zúžte na realistický trhový potenciál.
Krok 7. Zadajte svoj jedinečný návrh predaja
Toto je okamih, kedy popíšete svoje jedinečné riešenie. Čo konkrétne dáva vášmu produktu alebo službe náskok pred konkurenciou? Možno vaša domáca opatrovateľská služba namiesto zdravotných sestier skutočne posiela lekárov domov, alebo vám zaručí jednodňové návštevy, aby ste sa nemuseli vopred objednávať. Ukážte, prečo je vaša firma výnimočná.
Príklad: „Intellilight má ďalšiu výhodu v tom, že dokáže detekovať, keď nikto nie je v dome. Ak svetlo zostane v prázdnej miestnosti, automaticky sa vypne a znova zapne, keď v miestnosti zaznamená pohyb. Spotrebitelia platia za ich účty za elektrinu a plytvajú energiou menej. “
Krok 8. V prípade potreby sa porozprávajte o svojom obchodnom modeli
Niektoré zhrnutia nevyžadujú obchodný model. (Neziskové, nekomerčné a mimovládne organizácie nemusia mať podnikateľský plán.) Ak ho však vaša firma má, musí byť váš obchodný model jasný a ľahko sledovateľný. V zásade odpovedáte na otázku: „Ako prinútite ľudí, aby vyberali peniaze z peňaženiek a dávali vám ich?“Udržujte model jednoduchý, najmä v súhrne. Stručné zhrnutie je viac ako dostatočné.
Krok 9. V prípade potreby prediskutujte so svojim tímom manažmentu
V závislosti od vášho odvetvia to môže byť jedna z najdôležitejších častí vášho zhrnutia. Váš investor alebo bankár dôveruje vášmu tímu, nie myšlienke, ktorú ste predložili. Nápady sa ľahko navrhujú, ale na ich uskutočnenie je potrebný silný tím. Stručne uveďte, prečo má váš tím skúsenosti a znalosti na to, aby váš podnikateľský plán vykonal dobre.
Krok 10. Poskytnite finančné prognózy na podporu svojho vyhlásenia
Na základe svojho trhu, obchodného modelu a historickej výkonnosti budete musieť vypracovať finančnú prognózu zdola nahor. Cieľom vašej projekcie je jednoducho preukázať vašu kompetenciu a vašu schopnosť zostaviť finančné prognózy na základe presvedčivého súboru predpokladov.
Ak je váš plán pre skupinu investorov, netrávte v tejto časti príliš veľa času, pretože vedia, že nemáte predstavu, koľko peňazí môžete zarobiť. Investori sa spravidla nebudú rozhodovať áno alebo nie na základe vašich finančných prognóz. V zásade si urobia vlastné finančné prognózy
Krok 11. Vyhlaďte cestu k vašej požiadavke
Teraz je načase podať žiadosť o investíciu alebo pôžičku v závislosti od cieľov vášho zhrnutia. Musíte zopakovať, prečo vaša spoločnosť poskytuje určitú hodnotu. Pripomeňte čitateľom zásadný problém, ktorý riešite s vašim produktom/službou, ako aj s vašim potenciálnym trhom. Na konci znova zdôraznite svoj tím a jeho schopnosť dokončiť prácu. Požiadajte o sumu peňazí potrebnú na dosiahnutie ďalšieho míľnika vo veľkom podnikaní. Neukážte, koľko vlastného kapitálu ste ochotní sa vzdať, ani úrokovú sadzbu, ktorú ste ochotní zaplatiť. To by sa malo uskutočniť neskôr prostredníctvom osobných rokovaní.
Krok 12. Prečítajte si svoje zhrnutie
Ak ste napísali základy, prečítajte si ich pozorne. Súhrn musíte veľmi starostlivo prekontrolovať. Pri čítaní znova vezmite do úvahy čitateľa dokumentu. Zaistite, aby boli nové odkazy dobre vysvetlené a aby bol jazyk jasný ľuďom, ktorí sa v danej téme nevyznajú. V prípade potreby prepíšte.
- Požiadajte ostatných s čerstvou mysľou, aby si prečítali vaše zhrnutie a venovali pozornosť:
- Jasnosť. Sú použité slová jasné, myšlienky jasné a zhrnutie nepoužíva žargón?
- Chyba. Môžu sa vyskytnúť gramatické, interpunkčné a pravopisné chyby. Tiež je dobré požiadať niekoho iného, aby overil čísla a štatistiky.
- nútenie. Znejú nápady v súhrne ako prehnaná propagácia? Kde chýba propagácia, ak existuje?
- Súdržnosť. Ktoré časti sa k sebe nehodia? Ktorá časť je vhodná?
Tipy
- Čím je manažér výkonnejší, tým menej bude čítať. Napíšte dosť.
- Na začiatok vyskúšajte šablóny dokumentov, ktoré sa dodávajú s väčšinou softvéru na spracovanie textu.
- Stručné zhrnutie dokumentov sa môže líšiť, ale malo by byť stručné. Vaším cieľom je sprostredkovať čo najmenej informácií v malom až strednom množstve čítania. Ak do súhrnu zahrniete podrobnosti, zahrňte najskôr najdôležitejšie body, ako sú závery a odporúčania.
- Rovnaké štyri oblasti je možné použiť na zhrnutia rôznych obchodných rokovaní.
