Existujú dva typy plánov riadenia zmien. Prvý typ plánu sa zaoberá vplyvom zmien na organizáciu, čo uľahčuje prechod. Druhý typ plánu monitoruje konkrétne zmeny projektu, čo má za následok jasný záznam zmien rozsahu projektu. Oba plány majú za cieľ jasne a presne komunikovať, čo je potrebné urobiť.
Krok
Metóda 1 z 2: Spísanie plánu na zvládnutie organizačných zmien
Krok 1. Ukážte dôvod zmeny
Vymenujte faktory, ktoré viedli k rozhodnutiu zmeniť, ako napríklad slabý výkon, nová technológia alebo zmena poslania organizácie.
Jeden z prístupov, ktorý je možné použiť, je popísať súčasnú situáciu a budúcu situáciu, ktorú chce organizácia vytvoriť
Krok 2. Definujte typ a rozsah zmeny
Stručne popíšte povahu projektu zmeny. Zistite, či táto zmena ovplyvní pracovné zaradenie, obchodné procesy, zmeny politík a/alebo organizačnú štruktúru. Vytvorte si zoznam oddelení, pracovných skupín, systémov alebo iných komponentov, ktoré prejdú zmenami.
Krok 3. Popíšte podporu zainteresovaných strán
Vytvorte zoznam všetkých strán, ktorých sa navrhovaná zmena týka, napríklad vyššieho manažmentu, projektových manažérov, sponzorov projektu, koncových používateľov a/alebo zamestnancov. Pri každej strane napíšte, či strana podporuje zmenu.
- Zvážte vytvorenie diagramu, ktorý to oznámi jasne a stručne. Jedným z príkladov je zoznam povedomia, úrovne podpory a vplyvu každej strany zaradenej do stupnice Vysoká/Stredná/Nízka.
- Ak je to možné, vykonajte osobný pohovor na meranie podpory.
Krok 4. Vytvorte tím riadenia zmien
Tento tím je zodpovedný za poskytovanie informácií všetkým stranám, počúvanie obáv a za zaistenie čo najplynulejšieho procesu zmeny. Vyberte si ľudí, ktorí majú v organizácii dôveryhodnosť a dobré komunikačné schopnosti.
Tento tím by mal mať tiež členov z vyššej výkonnej úrovne. Zdôraznite, že sú zodpovední za podporu zmeny, nielen za udeľovanie súhlasu
Krok 5. Vytvorte prístup k manažmentu
Plná podpora dôležitých ľudí v organizácii je pre úspech zmeny veľmi dôležitá. Poskytnite vedúcim zamestnancom príležitosť poskytnúť spätnú väzbu a spolupracovať s nimi na vytváraní aktívnej úlohy pri demonštrácii a vedení zmeny.
Krok 6. Vytvorte plán pre každú zainteresovanú stranu
Vyhodnoťte riziká a obavy všetkých strán vrátane tých, ktorí podporujú zmenu. Na vyriešenie obáv poverte riadiaci tím.
Krok 7. Vytvorte komunikačný plán
Komunikácia je najdôležitejšou súčasťou riadenia zmien. Pravidelne komunikujte s ľuďmi, ktorých sa zmena týka. Zdôraznite dôvody zmeny a výhody, ktoré zmena prináša.
- Zainteresované strany by mali akceptovať obojstrannú osobnú komunikáciu. Osobné alebo osobné stretnutia sú veľmi dôležité.
- Komunikácia by mala pochádzať od vysoko postaveného sponzora zmeny, od vášho bezprostredného nadriadeného a od ostatných, ktorým dôverujú zainteresované strany. Celá komunikácia musí poskytovať konzistentnú správu.
Krok 8. Sledujte zápas
Vždy sa nájdu takí, ktorí zmene odolávajú. Tento zápas je na individuálnej úrovni. Komunikujte s osobou, aby ste porozumeli jej argumentom. Monitorujte sťažnosti, aby ich tím riadenia zmien mohol riešiť. Bežné dôvody odporu zahŕňajú:
- Žiadna motivácia zmeniť sa, žiadny pocit naliehavosti
- Nerozumiete celkovej situácii ani tomu, prečo je potrebná zmena
- Nedostatok vstupných údajov v tomto procese
- Neistota v súvislosti s istotou zamestnania, budúcimi úlohami alebo požiadavkami a zručnosťami potrebnými na výkon budúcich zamestnaní.
- Nesplnenie očakávaní manažmentu ohľadom implementácie zmien alebo komunikácie
Krok 9. Prekonajte prekážky
Mnoho sťažností by malo byť vyriešených zlepšením komunikácie alebo zmenou komunikačných stratégií na riešenie konkrétnych problémov. Niektoré sťažnosti vyžadujú ďalší prístup, ktorý môžete zahrnúť do plánu alebo ho môžete delegovať na riadiaci tím, aby mohol urobiť to, čo je potrebné. Zvážte, ktoré kroky sú vhodné vo vašej organizácii:
- Pri zmene rolí alebo pracovných procesov uprednostnite školenie zamestnancov.
- Ak predpovedáte nízku morálku alebo stresujúce prechodné obdobie, riešte firemné akcie alebo zamestnanecké výhody.
- Ak zainteresované strany nie sú motivované k zmene, motivujte ich.
- Ak sa zainteresované strany necítia byť zapojené do procesu zmeny, zvolajte stretnutie, aby ste získali spätnú väzbu a zvážili zmenu plánov.
Metóda 2 z 2: Monitorovanie zmien projektu
Krok 1. Definujte úlohu riadenia zmien
Vytvorte si zoznam pozícií, ktoré budú vymenované pre tento projekt. Popíšte zodpovednosti a zručnosti požadované pre každú pozíciu. Minimálne zahrňte projektového manažéra, ktorý bude vykonávať každodenné zmeny, a sponzora projektu, ktorý bude monitorovať celkový pokrok a prijímať zásadné zmeny.
V prípade širokého projektu vo veľkej organizácii rozdeľte úlohu projektového manažmentu na niekoľko ľudí so špecializovanými znalosťami
Krok 2. Zvážte vytvorenie riadiacej dosky zmien
Projekty vývoja softvéru majú spravidla Radu pre riadenie zmien zloženú zo zástupcov každej zo zainteresovaných skupín. Je to práve táto rada, ktorá schvaľuje požiadavky na zmeny, nie projektový manažér a komunikuje rozhodnutia zainteresovaným stranám. Tento prístup funguje dobre pri projektoch, ktoré zahŕňajú viacero skupín a projektov, ktorých minimálny rozsah a ciele často vyžadujú prehodnotenie.
Krok 3. Vytvorte postup na realizáciu požiadaviek na zmeny
Keď niekto v tíme zmeny príde na ďalší krok, ako premeníte myšlienku na skutočnosť? Popíšte tento proces so súhlasom tímu. Príklad:
- Členovia tímu vyplnia formulár Žiadosť o zmenu a odošlú ho projektovému manažérovi.
- Projektový manažér zadá formulár do záznamu o žiadosti o zmenu a upraví tento záznam podľa toho, ako sa zmeny implementujú alebo odmietajú.
- Manažér požiada členov tímu, aby napísali konkrétny plán a odhadli, koľko úsilia bude potrebné.
- Projektový manažér pošle plán sponzorovi projektu na schválenie alebo zamietnutie.
- Implementujte zmeny. Zainteresované strany sú pravidelne informované o vývoji.
Krok 4. Vytvorte formulár žiadosti o zmenu
Nasledujúce údaje by mali byť zahrnuté pri každom odoslaní žiadosti o zmenu a vložení do denníka zmien:
- Zmeňte dátum žiadosti
- Zmeňte číslo žiadosti pridelené projektovým manažérom
- Názov a vysvetlenie
- Meno žiadateľa, e -mailová adresa a telefónne číslo
- Priorita (vysoká, stredná alebo nízka). Plány riadenia núdzových zmien môžu vyžadovať konkrétne termíny.
- Číslo produktu a verzie (pre softvérové projekty)
Krok 5. Do poznámok k zmenám zadajte ďalšie informácie
Záznamy o zmenách by mali zaznamenávať rozhodnutia a implementáciu. Okrem informácií skopírovaných z formulára žiadosti o zmenu musíte pripraviť miesto na napísanie nasledujúceho:
- Znamenie schválenia alebo zamietnutia
- Podpis osoby, ktorá žiadosť schváli alebo zamietne
- Zmeňte termín implementácie
- Zmeňte dátum dokončenia
Krok 6. Monitorujte dôležité rozhodnutia
Okrem denných poznámok bude pre projekt prospešné aj sledovanie dôležitých rozhodnutí. Tieto záznamy vám uľahčia sledovanie dlhodobých projektov alebo projektov, ktoré prechádzajú zmenou vedenia. Tieto záznamy môžu tiež usmerňovať komunikáciu s klientmi alebo vyšším manažmentom. V prípade akýchkoľvek zmien termínov, rozsahu alebo požiadaviek projektu, úrovne priority alebo stratégie uveďte nasledujúce informácie:
- Ľudia, ktorí sa rozhodujú
- Dátum rozhodnutia
- Zhrnutie dôvodov, ktoré stoja za rozhodnutím a rozhodovacím procesom. Zahrňte dokumenty súvisiace s týmto procesom.
