Plán riadenia je opisom toho, ako bude organizácia alebo podnik fungovať. Pomocou plánu riadenia môžete formulovať štruktúry a operácie riadenia. Plán tiež zaisťuje, aby všetci členovia mali rovnaký názor a aby sa dosiahli ciele. Plán riadenia môžete zostaviť jednoducho pomocou niekoľkých jednoduchých krokov.
Krok
Časť 1 zo 4: Spustenie plánu riadenia
Krok 1. Určte potrebu plánu riadenia
Plán riadenia slúži na formulovanie postupov a politík, ktoré sú dôležité pre organizáciu, ako aj zodpovednosti a právomoci všetkých zúčastnených. Bez plánu môžu byť operácie nekonzistentné, zodpovednosti nejasné a organizácia nie je pripravená na určité udalosti.
- Podnikateľský plán umožňuje všetkým členom organizácie jasne poznať svoju pozíciu vrátane toho, komu by sa mali hlásiť, kto im podáva správy a aké sú ich zodpovednosti.
- Uplatňovanie rolí taktiež vytvára pocit zodpovednosti, pretože bude jasné, kto je na vine, ak sa niečo stane alebo sa nestane.
Krok 2. Načrtnite plán
Plán riadenia by mal obsahovať niekoľko kľúčových prvkov. Nakreslite na tabuľu alebo počítačový dokument jednoduchý obrys a ukážte časti plánu riadenia, aby ste o nich so svojim tímom mohli diskutovať. Plán riadenia by mal obsahovať nasledujúce časti:
- Opis štruktúry riadenia.
- Časť podrobne popisujúca každého člena a jeho zodpovednosti a právomoci.
- Graf znázorňujúci interakcie a zodpovednosti medzi každou úrovňou v organizácii.
- Sekcie, ktoré opisujú rôzne aspekty organizácie, ktorá je riadená, ako aj zásady a postupy riadenia.
- Plán aktualizácií, rozšírení a vývoja manažmentu a plánov manažmentu.
Krok 3. Popíšte svoju štruktúru riadenia
Každá organizácia alebo podnik má trochu inú štruktúru riadenia. Na začiatku plánu popíšte štruktúru riadenia slovami alebo diagrammi. Ujasnite si, kto robí konečné rozhodnutia, či už manažment, predstavenstvo alebo jediná osoba. Zahrňte externých a interných rozhodovacích činiteľov, ako aj konzultantov. Ak je to potrebné, vysvetlite, ako je rozdelenie rozhodovania založené na organizačnej hierarchii.
Krok 4. Vytvorte zoznam rôznych aspektov organizácie, ktorá má byť riadená podľa plánu
Rozdeľte všetky procesy a funkcie do kategórií. Kategórie je možné definovať podľa oddelenia vo veľkom podniku alebo podľa obchodného postupu v malom podniku. Aspekty operácií, ktoré sú vo všeobecnosti zahrnuté, sú manažment zamestnancov, finančná kontrola, kontrola zásob alebo dodávok, marketing alebo vzťahy s verejnosťou a operácie (napríklad výroba alebo predaj). Rozdeľte všetky aspekty organizácie, aby ste mohli definovať ich príslušné úlohy a postupy.
Časť 2 zo 4: Popis vlastníctva a manažmentu
Krok 1. Venujte pozornosť typu vlastníctva organizácie
Jasne popíšte vlastníctvo spoločnosti. Uveďte, či je organizácia verejná, súkromná alebo nezisková. Okrem toho, ak existuje viac vlastníkov alebo investorov, budete musieť vysvetliť rozdelenie právomocí, záväzkov a akcií. Vlastníctvo organizácie môže byť napríklad zdieľané v partnerstve alebo v dohode s akcionárom spoločnosti.
Krok 2. Vypíšte mená členov rady
Ak má vaša firma predstavenstvo, zadajte zoznam členov. Napíšte súhrn ich vedenia, skúseností, silných a slabých stránok. Súkromné firmy nemusia mať predstavenstvo. Ak nie je k dispozícii žiadna tabuľa, nemusíte vstupovať do tejto sekcie.
Zahrňte kópiu zásad správnej rady vrátane volebných podmienok, volebných období, zodpovednosti, právomocí a riešenia konfliktov. Tieto informácie musia byť uvedené v obchodnej prevádzkovej zmluve alebo inom zakladateľskom dokumente
Krok 3. Predstavte členov kľúčového manažmentu
Zapíšte si kvalifikácie a skúsenosti každého člena. Okrem vlastníkov a členov predstavenstva obsahuje táto sekcia investorov, vedúcich pracovníkov, manažérov, kľúčových zamestnancov a zamestnancov a podnikateľov. Popíšte pozadie členov, ich charakteristiky a prínos k úspechu podnikania.
Krok 4. Prezentujte silné stránky každého jednotlivca v riadiacom tíme
Vysvetlite, aké cenné sú tieto vlastnosti pre pozíciu, ktorú každý člen zastáva. Zahrňte atribúty, ako sú motivačná schopnosť, finančná spôsobilosť a obchodná schopnosť.
- Vymenujte predchádzajúce pozície a povinnosti každého člena, ktoré sa vzťahujú na ich súčasné povinnosti. Vysvetlite, ako záväzok využíva schopnosti a posilňuje pozíciu vedenia.
- Zadajte vzdelanie každého manažéra. Vysvetlite, ako je ich školenie prospešné pre spoločnosť. Zahrňte vzdelávanie, ktoré je relevantné iba pre ich aktuálnu pozíciu.
- Ak ste jediným zamestnancom, zadajte svoje vlastné skúsenosti a silné stránky.
Krok 5. Popíšte proces prijímania zamestnancov
Vysvetlite základy náboru nových zamestnancov. Uveďte požadované kvalifikácie a skúsenosti pre každú pozíciu. Toto je obzvlášť dôležité, ak ste nenajali manažéra. Zahrňte tréningový proces a implementované programy stimulov alebo odmien. Tiež tu môžete zahrnúť popis výhod.
Krok 6. Uveďte meno konzultanta alebo externého poradcu, ktoré budete používať
Existujú ľudia, ktorých môžete kontaktovať za účelom marketingu, osobného poradenstva a finančného poradenstva. Vaša firma môže napríklad potrebovať:
- Právnik
- Účtovník
- Poisťovací agent
- Konzultant
Krok 7. Zahrňte súhrn schopností riadiaceho tímu
Napíšte krátky popis, ktorý vysvetľuje, prečo je váš tím úspešný. Na konci plánu riadenia uveďte konkrétne dôvody, prečo váš tím určí úspech podniku. Vysvetlite, ako kombinácia manažérov v tomto obchodnom modeli pomôže spoločnosti v nasledujúcich rokoch. Táto časť kombinuje rôzne body plánu.
Napríklad: „Náš tím ľudí s rôznymi schopnosťami má kombináciu 40 rokov skúseností v tejto oblasti. Vďaka koordinovanej demokratickej štruktúre môžu efektívne spolupracovať na dosiahnutí požadovaných výsledkov. S týmto tímom veríme, že podnik bude do dvoch rokov ziskový. “
Krok 8. Popíšte vzťah medzi manažmentom, vlastníkmi a zamestnancami
Dôležitým aspektom riadiacich operácií je interakcia medzi úrovňami riadenia a medzi manažmentom/vlastníkmi a zamestnancami. Popíšte právomoc, zodpovednosť a úlohu každej úrovne v aspektoch obchodných operácií. Zahrňte procesy zdieľaného rozhodovania a spolupráce, ako aj potrebné stretnutia alebo komunikačné linky. Zaistite, aby sa všetci zhodli na spôsobe riešenia sporov a zdieľaní moci.
Časť 3 zo 4: Zásady a postupy písania
Krok 1. Zvážte potrebu písomnej politiky
Písomné politiky majú za cieľ definovať operácie vo veľkých organizáciách. Zásady vytvoria konzistentnosť a zaistia bezproblémový priebeh všetkých procesov. Veľmi malý podnik alebo organizácia však nemusí potrebovať politiku. V skutočnosti môžu politiky niekedy obmedziť spoluprácu a spomaliť prácu v malých skupinách. Pred návrhom politiky premyslite veľkosť a potreby svojej organizácie.
Krok 2. Zostavte skupinu manažmentu a zamestnancov
Pri každom zvažovaní aspektov prevádzky zozbierajte členov manažmentu a zamestnancov, ktorí sú priamo ovplyvnení alebo zodpovední za proces alebo oblasť. Definujte s nimi zásady a postupy, akceptujte podnety a objasnite všetky podrobnosti. To umožňuje implementáciu plánov v reálnych prevádzkach a dáva zamestnancom pocit vlastníctva.
Krok 3. Napíšte si zásady a postupy pre každý aspekt podnikania
Toto bude použité ako vysvetlenie pre manažment a zamestnancov, ako prevádzkovať túto časť organizácie. Organizačné politiky, filozofie a nariadenia sú navrhnuté tak, aby dosiahli ciele a zaistili, že operácie sú v súlade s organizačnými zásadami. Tieto zásady sa realizujú prostredníctvom postupov, ktoré sú špecifickými metódami vykonávania obchodných operácií.
Napríklad zásada používať a predávať iba materiály a výrobky šetrné k životnému prostrediu. Postup na podporu tejto politiky je nákup tovaru od predajcov šetrných k životnému prostrediu alebo kontrola vplyvu použitých materiálov alebo výrobkov na životné prostredie
Krok 4. Zaistite, aby politika zodpovedala vašej kultúre a filozofii
Politiky a postupy musia byť vypracované v súlade s filozofiou a cieľmi. Skontrolujte každý bod politiky a uistite sa, že všetky vedú k rovnakému koncu. Ak sa niečo nezhoduje alebo je to otázne, vykonajte zmeny, aby lepšie zodpovedali misii.
Časť 4 zo 4: Revízia plánu
Krok 1. Pozorne si prečítajte plán znova
Plán riadenia musí byť profesionálny. Dokument nesmie obsahovať pravopisné a gramatické chyby. Tlačte na biely papier bez vrások a šmúh.
Krok 2. Vyberte jasný formát
Formát plánu riadenia by mal byť rovnaký ako pre všetky ostatné obchodné návrhy. Hlavné sekcie môžete označiť tučnými nadpismi. Použite ľahko čitateľné písmo. Štandardné písmo je Times New Roman, veľkosť 12. Odrážky môžete použiť na vymenovanie svojich skúseností, schopností a zodpovedností alebo na predstavenie dôležitých informácií v krátkych odsekoch.
Krok 3. Zvážte požiadanie obchodného poradcu o preskúmanie návrhu plánu
Čím viac ľudí si to prečíta, tým lepšie. Lepšie rady môže poskytnúť obchodný poradca alebo finančný plánovač. Diskutujte s konzultantom. Môžu v nich nájsť medzery alebo konflikty.
Krok 4. Pošlite ho všetkým majiteľom
Všetci majitelia a manažéri na vysokej úrovni v spoločnosti musia schváliť plán riadenia. Zaistite, aby mal každý vlastník kópiu. Môžu vám poslať opravy a revízie. Starostlivo zvážte ich vstup. Ak so zmenou nesúhlasíte, prediskutujte to s nimi, aby ste našli kompromis.
Keď súhlasia, nechajte všetkých vlastníkov podpísať plán riadenia, než ho odovzdáte investorom, bankám alebo financujúcim orgánom
Krok 5. Dajte si záväzok, že v prípade potreby plán zmeníte
Všetky novovytvorené plány správy sú netestované a pravdepodobne budú po ich implementácii vyžadovať revíziu. Preto by ste mali zahrnúť ustanovenie, že plány je možné meniť a revidovať počas podnikania. Začnite vypracovaním harmonogramu hodnotenia, v ktorom uvediete, kedy sa uskutoční stretnutie, na ktorom sa prediskutuje účinnosť plánu a úspech alebo neúspech pri jeho implementácii.
- Zaistite, aby existoval spôsob, akým by všetky vedenia a zamestnanci mohli predkladať spätnú väzbu týkajúcu sa plánu riadenia.
- Potom vytvorte spôsob schválenia a aplikujte zmeny.
