Vypracovanie efektívneho plánu riadenia rizík môže zabrániť tomu, aby sa malé problémy zväčšovali. Rôzne typy plánov riadenia rizík sa môžu zaoberať výpočtom pravdepodobnosti udalosti, jej vplyvu na vás, aké riziká sú špekulatívne a ako zmierniť problémy súvisiace s týmito rizikami. Plánovanie vám pomôže vyrovnať sa s ťažkými situáciami, ktoré nastali alebo nastanú, a predchádzať im.
Krok
Krok 1. Pochopte, ako funguje riadenie rizík
Riziko je účinok (pozitívny alebo negatívny) v dôsledku udalosti alebo série udalostí, ktoré sa vyskytnú na jednom alebo viacerých miestach. Riziko sa vypočítava na základe pravdepodobnosti, že sa udalosť stane problémom, a z toho vyplývajúceho vplyvu (riziko = nepredvídaný prípad X vplyv). Na analýzu rizika je potrebné identifikovať rôzne faktory, vrátane:
-
Výskyt: Čo sa môže stať?
Vypracujte plán riadenia rizík Krok 1: Bullet1 -
Pravdepodobnosť: Ako je pravdepodobné, že sa udalosť stane?
Vypracujte plán manažmentu rizika Krok 1 Bullet2 - Dopad: Aký závažný bude náraz, ak k nemu dôjde?
- Zmiernenie: Ako (a o koľko) môžete znížiť pravdepodobnosť.
- Pohotovosť: Ako (a o koľko) môžete znížiť vplyv?
- Redukcia = zmiernenie rizika X
- Expozícia = riziko - zníženie
- Akonáhle identifikujete vyššie uvedené premenné, výsledkom je expozícia. To je množstvo rizika, ktorému sa nedá vyhnúť. Expozícia sa môže nazývať aj hrozba, zodpovednosť alebo závažnosť, ale všetky sa týkajú tej istej veci. Expozícia sa použije na určenie, či je potrebné plánovanú aktivitu vykonať.
- Toto je často vzorec pomer nákladov a výnosov. Tieto prvky môžete použiť na určenie, či je riziko implementácie zmeny vyššie alebo nižšie ako riziko neimplementácie zmeny.
- Predpokladané riziko. Ak sa rozhodnete pokračovať (niekedy nemáte na výber, napríklad vládne nariadenia), potom sa vaša expozícia stane predpokladaným rizikom. V niektorých prostrediach sa predpokladané riziko premieta do hodnôt rupie, ktoré sa potom použijú na výpočet ziskovosti konečného produktu.
Krok 2. Definujte svoj projekt
V tomto článku sa zamyslíme nad tým, že máte na starosti počítačový systém, ktorý poskytuje dôležité (ale nie kritické) informácie niektorej veľkej populácii. Hlavný počítač, v ktorom je tento systém, je starý a je potrebné ho vymeniť. Vašou úlohou je vypracovať plán riadenia rizík pre tento krok. Tento plán sa zobrazí v zjednodušenom modeli, kde budú riziká a dopady kategorizované ako vysoké, stredné alebo nízke (táto metóda je v projektovom manažmente veľmi bežná).
Krok 3. Získajte informácie od ostatných
Riziká brainstormingu. Zhromaždite niekoľko ľudí, ktorí sú s projektom veľmi oboznámení, a požiadajte ich o informácie, čo sa stane, ako tomu zabrániť a čo je potrebné urobiť, ak k tomu dôjde. Robte si veľa poznámok! V nasledujúcich krokoch použijete výstup z tejto dôležitej relácie niekoľkokrát. Buďte otvorení daným myšlienkam. Myslenie „po vybalení z krabice“je v poriadku, ale udržujte kontrolu nad svojou reláciou, aby bola zameraná na cieľ.
Krok 4. Identifikujte dôsledky každého rizika
Z vášho brainstormingu boli zhromaždené rôzne informácie o tom, čo sa stane, ak sa riziko stane realitou. Priraďte každé riziko čo najkonkrétnejšie k dôsledkom, o ktorých sa hovorí počas relácie. „Odloženie projektu“by sa malo rozčleniť napríklad na „Projekt sa oneskorí o 13 dní“. Ak existuje hodnota rupie, bolo by jednoduché spomenúť „nadmerný rozpočet“príliš všeobecné.
Krok 5. Odstráňte irelevantné problémy
Ak napríklad premiestnite počítačový systém predajcu automobilov, potom do vášho projektu nebudú zasahovať jadrové vojny, mor alebo zabíjacie asteroidy. nemôžete urobiť nič pre naplánovanie alebo zníženie vplyvu. Majte však na pamäti, že tieto udalosti nezahŕňate do plánovania rizika.
Krok 6. Vytvorte zoznam všetkých identifikovaných rizikových prvkov
Nie je potrebné ich usporiadať v poriadku. Stačí ich zaregistrovať jeden po druhom.
Krok 7. Zahrňte pravdepodobnosti
Určte pre každý rizikový prvok vo svojom zozname, či je pravdepodobnosť, že sa tieto riziká skutočne vyskytnú, dostatočne vysoká, stredná alebo nízka? Ak musíte použiť čísla, pravdepodobnosť pre nízku stupnicu je 0,01-0, 33, stredná = 0,34-0, 66 a vysoká = 0,67-1,00.
-
Je potrebné poznamenať, že ak je pravdepodobnosť, že sa udalosť stane skutočnosťou, nulová, znamená to, že riziko sa už neberie do úvahy. Nemá zmysel zvažovať, čo sa nestane (nahnevaný T-Rex zje svoj počítač).
Krok 8. Definujte vplyv
Na základe definovaných pokynov je Impact vo všeobecnosti označovaný ako vysoký, stredný alebo nízky. Ak musíte používať čísla, znamená to stupnice dopadu od 0,01 do 1,00, t.j. 0,01 až 0,33 = nízke, 0,34 - 0,66 = stredné, 0,67 - 1,00 = vysoké.
-
Poznámka: ak je vplyv udalosti nulový, riziko nie je potrebné registrovať. Nie je dôvod uvažovať o nepodstatných veciach, bez ohľadu na pravdepodobnosť (môj pes jedol večeru).
Krok 9. Určte riziko prvku
Na to sa často používajú tabuľky. Ak používate vysoké, stredné a nízke hodnoty, odporúčame použiť hornú tabuľku. Ak používate číselné hodnoty, budete musieť zvážiť trochu komplikovanejší systém hodnotenia podobný druhej tabuľke tu. Je dôležité si uvedomiť, že neexistuje univerzálny vzorec na kombináciu pravdepodobnosti a vplyvu a vzorec sa líši v závislosti od osoby a projektu. Vzorce v tomto článku sú len príkladom (aj keď sú založené na skutočnom príbehu):
-
Buďte flexibilní v analýze.
Niekedy musíte prejsť tam a späť medzi metódou T-S-R a numerickou metódou. Môžete použiť tabuľku podobnú nižšie uvedenej tabuľke.
Krok 10. Zoradiť všetky riziká
Vytvorte zoznam všetkých prvkov, ktoré boli identifikované, od najvyššieho rizika po najnižšie.
Krok 11. Vypočítajte celkové riziko
Tu vám čísla pomôžu. v tabuľke 6 máte 7 rizík s hodnotami T, T, S, S, S, R a R. Tieto hodnoty je možné zmeniť na 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 a 0, 2, z tabuľky 5. Priemerné celkové riziko je 0,5 alebo stredné.
Krok 12. Vypracujte stratégiu zmierňovania
Zmiernenie je navrhnuté tak, aby znížilo pravdepodobnosť, že sa riziko prejaví. Obvykle to budete musieť urobiť iba pre vysoké a stredné prvky. Element Low môžete znížiť, ale ostatné dajte na prvé miesto. Ak by napríklad prvok rizika mohol oddialiť dodávku kritických dielov, môžete riziko znížiť ich objednaním na začiatku projektu.
Krok 13. Vytvorte plán zálohovania
Nepredvídateľné udalosti sú zvyčajne navrhnuté tak, aby znížili vplyv, ak sa riziko neprejaví. Opäť spravidla budete vyvíjať iba nepredvídateľné udalosti pre vysoké a stredné prvky. Ak napríklad dôležitá časť, ktorú potrebujete, nedorazí včas, budete musieť pri čakaní na nové diely použiť staré diely, ktoré sú k dispozícii.
Krok 14. Analýza účinnosti stratégie
Ako veľmi sa znížila pravdepodobnosť a vplyv? Vyhodnoťte svoju stratégiu pre prípad nepredvídaných udalostí a zmierňovanie rizík a priraďte k svojim rizikám efektívne hodnotenie.
Krok 15. Vypočítajte svoje efektívne riziko
Teraz je vašich sedem rizík S, S, S, R, R, R a R, čo znamená 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 a 0, 2. Získate tak priemerné riziko 0,329. Pozrite si tabuľku 5 a zistíme, že celkové riziko je zaradené do kategórie nízke. Na začiatku je vaše riziko mierne (0, 5). Po implementácii stratégie riadenia je vaša expozícia nízka (0,329). To znamená, že prostredníctvom zmiernenia a nepredvídaných udalostí dosiahnete zníženie rizika o 34,2%. V bezpečí!
Krok 16. Sledujte svoje riziko
Keď poznáte veľkosť rizika, musíte určiť, ako zistiť, či je riziko skutočné, aby ste vedeli, kedy a či potrebujete vytvoriť záložný plán. To sa deje identifikáciou rizikových znakov. Vykonajte to pri vysokom a strednom elementárnom riziku. Potom, ako projekt pokračuje, budete schopní určiť, či sa rizikový prvok stal problémom. Ak nepoznáte znamenia, je veľká pravdepodobnosť, že sa riziko stane skutočným bez toho, aby si to niekto všimol a ovplyvnil projekt, aj keď máte zavedený dobrý záložný plán.
Tipy
- V situáciách, keď má projektový manažér príliš veľa funkcií riadenia rizík, môže byť analýza obmedzená na kritickú cestu projektu. V takýchto prípadoch je vhodné vypočítať viacero kritických ciest s možným dodatočným oneskorením na proaktívnejšiu identifikáciu úloh, ktoré sa pravdepodobne budú nachádzať na kritickej ceste. Toto je obzvlášť vhodné vtedy, keď jeden projektový manažér riadi viacero projektov, ale nezakrýva ostatné plánovacie a riadiace funkcie (pozri Upozornenia).
- Zníženie = riziko - expozícia. V tomto prípade (a za predpokladu projektu 10 000 000 dolárov) je vaše riziko 0,5 X 1 000 000 USD (500 000 000 IDR) a vaša expozícia je 0,329 X 1 000 000 000 IDR (329 000 000 IDR), čo znamená, že hodnota zníženia = 171 000 000 IDR. použite ho ako údaj o výške primeraných nákladov na riadenie rizika, ktoré by mali byť súčasťou revidovaného odhadu projektu (napríklad poistenie).
- Zmeny plánu. Riadenie rizika je neistý proces, pretože riziko sa vždy mení. Dnes môžete priradiť viacero rizík s vysokou pravdepodobnosťou a dosahom. Nasledujúci deň sa pravdepodobnosť alebo vplyv môže zmeniť. Niektoré riziká môžu navyše úplne zmiznúť, zatiaľ čo iné sa objavia.
- Expozíciu môžete použiť na určenie životaschopnosti projektu. Ak je celkový odhadovaný projekt 10 000 000 dolárov a vaša expozícia je 0,329, obecným pravidlom je, že projekt má potenciál prekročiť odhad o 329 000 dolárov. Môžete pre prípad ušetriť peniaze navyše? V opačnom prípade možno znova zvážte rozsah svojho projektu.
- Pomocou pracovných dokumentov môžete priebežne monitorovať plánovanie rizika. Riziká sa neustále menia, staré riziká sa môžu stratiť a do popredia sa dostávajú nové riziká.
- Signály včasného varovania sú súčasťou dobrého plánovania zálohovania. ak akékoľvek výsledky testov naznačujú, že je potrebný záložný plán, výsledky testov urýchlite. Ak neexistuje dobrý varovný signál, skúste si vytvoriť vlastný.
- Vždy urobte vyšetrovanie. Čo ti ušlo? Čo sa môže stať, že ste o tom neuvažovali? Je to jedna z najťažších a najdôležitejších vecí. Vytvorte si zoznam a opakovane kontrolujte.
- Ak ste projektový manažér s minimálnymi skúsenosťami alebo máte malý projekt, zvážte úsporu času vynechaním krokov, ktoré nefungujú alebo majú malý vplyv na projekt, preskočte formálne hodnotenie pravdepodobnosti a vplyvu, urobte „mentálny výpočet“a skočte priamo sa pozrite na projekt. Expozícia. Ak napríklad potrebujete vykonať údržbu elektrického obvodu a táto činnosť „vypne“server, riziko presunu servera do nového obvodu je väčšie ako čakanie na dokončenie údržby, aby sa server znova aktivoval. V oboch prípadoch sa server vypne, ale môžete určiť, ktorá akcia je pre projekt menej riziková.
Pozor
- Nie nechajte politiku zasahovať do vášho úsudku. to sa stáva často. Ľudia nechcú uveriť, že to, čo majú pod kontrolou, môže byť problematické a budú argumentovať proti vašej úrovni rizika. Možno sa riziko skutočne nestane, ale existuje možnosť, že sa osoba riadi vlastným egom.
- Neignorujte úplne nízkorizikové prvky, ale ani nimi nemrhajte časom. Opatrenia Vysoká, Stredná a Nízka ukazujú, koľko úsilia bude venované monitorovaniu každého rizika.
- Zvážte, čo sa môže stať, ak sa naraz vyskytnú dva alebo tri problémy. Pravdepodobnosť je veľmi nízka, ale dopad bude obrovský. Takmer všetky veľké katastrofy zahŕňajú rôzne chyby.
- Nekomplikujte projekt. Riadenie rizík je dôležitou súčasťou projektu. Nenechajte sa však obmedziť skutočnou prácou vášho projektu. Ak si nebudete dávať pozor, môže sa stať, že budete stíhať irelevantné riziká a svoje plány preťažíte zbytočnými informáciami.
- Nepredpokladajte, že boli identifikované všetky riziká. Povaha rizika je nepredvídateľná.
