Pracovný plán je súbor cieľov a procesov, ktoré môžu tímu alebo osobe pomôcť dosiahnuť tento cieľ. Ak si prečítate plán práce, môžete lepšie porozumieť rozsahu projektu. Pracovné plány, či už sa používajú na pracovisku alebo v akademickom svete, vám pomôžu udržať organizáciu projektov. Prostredníctvom pracovného plánu rozdelíte proces na malé ľahké úlohy a zároveň budete vedieť, čo chcete dosiahnuť. Naučte sa vytvárať pracovný plán, aby ste boli lepšie pripravení na ďalší projekt.
Krok
Krok 1. Rozhodnite sa, na čo je váš pracovný plán
Existuje mnoho dôvodov, prečo vyvíjame pracovný plán. Stanovte si tento cieľ vopred, aby ste sa na projekt mohli dobre pripraviť. Nezabudnite, že väčšina pracovných plánov je platná na určité časové obdobie, napríklad 6 mesiacov alebo 1 rok.
- Pracovný plán v kancelárii pomôže vášmu šéfovi vedieť, na ktorých projektoch budete počas nasledujúcich mesiacov pracovať. Váš šéf tieto informácie potrebuje spravidla po ročnom hodnotení výkonnosti alebo keď váš tím pracuje na veľkom projekte. Pracovný plán môže byť tiež výsledkom zasadnutia strategického plánovania, ktoré spoločnosť uskutoční na začiatku nového kalendárneho alebo fiškálneho roka.
- V akademickom svete sú pracovné plány vhodné na použitie študentmi na prácu na veľkých projektoch alebo lektormi na navrhnutie osnov za semester.
- V prípade osobných projektov vám pracovný plán poskytne predstavu o tom, čo chcete urobiť, ako to budete robiť a kedy to plánujete dokončiť.
Krok 2. Napíšte úvod a pozadie
Pre profesionálny plán práce by ste mali napísať úvod a pozadie. Váš šéf alebo nadriadený získa informácie, ktoré potrebuje na pochopenie pracovného plánu. Na druhej strane, plány akademickej práce spravidla nepotrebujú úvod a pozadie.
- Úvod by mal byť krátky a zaujímavý. Pripomeňte svojmu šéfovi, prečo ste vytvorili tento pracovný plán. Predstavte mu projekt, na ktorom budete počas určitého časového obdobia pracovať.
- Na pozadí by malo byť uvedené, prečo ste vytvorili pracovný plán. Môžete to urobiť napríklad tak, že predstavíte podrobnosti alebo štatistiky najnovšej správy, identifikujete problémy, ktoré je potrebné riešiť, alebo iné dôvody na základe vstupov a spätnej väzby, ktorú ste dostali pri práci na predchádzajúcich projektoch.
Krok 3. Definujte ciele a ciele
Ciele a ciele sú dve navzájom súvisiace veci. V pracovnom pláne obaja vedú k dosiahnutiu výsledkov. Rozdiel je v tom, že ciele sú obecné, zatiaľ čo ciele sú konkrétnejšie.
- Ciele predstavujú celkový obraz vášho projektu. Napíšte si, aké konečné výsledky chcete dosiahnuť z pracovného plánu. Uistite sa, že je pokrytie široké. Povedzme napríklad, že chcete vyplniť výskumnú prácu alebo sa naučiť písať.
- Ciele by mali byť konkrétne a konkrétne. Inými slovami, mali by ste byť schopní vyškrtnúť kroky vo svojom zozname cieľov, keď ste ich dokončili. Nájdenie zdrojov rozhovorov pre váš výskumný dokument je dobrým príkladom cieľa.
- Ak sú existujúce ciele príliš rozmanité, môžete ich rozdeliť na dlhodobé krátky, bodka stredné, a termín dlho. Napríklad krátkodobý cieľ spoločnosti zvýšiť počet divákov o 30% za tri mesiace sa líši od dlhodobého cieľa posilniť na rok viditeľnosť značky na sociálnych sieťach.
- Ciele sú zvyčajne písané v aktívnych vetách pomocou akčných slovies so špecifickým významom. Napríklad „plánovať“, „písať“, „zlepšovať“a „merať“. Vyhnite sa slovesám s vágnym významom ako „učiť sa“, „rozumieť“a „vedieť“.
Krok 4. Vypracujte pracovný plán s cieľmi „SMART“
SMART je skratka bežne používaná na hľadanie hmatateľnejších a uskutočniteľnejších výsledkov v pracovných plánoch.
- Konkrétne znamená podrobne. Čo presne budeme pre koho robiť? Popíšte populáciu, ktorej budete slúžiť, a všetky konkrétne akcie, ktoré použijete na to, aby ste im pomohli.
- Merateľné znamená merateľné. Je cieľ kvantitatívny a merateľný? Môžete vypočítať výsledok? Plánovali ste prácu tak, aby sa „úroveň zdravia v Južnej Afrike v roku 2012 zlepšila“? Alebo to štruktúrujete tak, že „počet prípadov infekcie HIV/AIDS u novorodencov v Južnej Afrike klesne do roku 2020 o 20%“?
- Dosiahnuteľné prostriedky dosiahnuteľné. Môžete ho dokončiť v stanovenom čase so zdrojmi, ktoré máte k dispozícii? Vzhľadom na všetky obmedzenia, ktoré existujú, musí byť váš cieľ realistický. Zvýšenie tržieb o 500% má zmysel, ak je vaša spoločnosť malá. Zvýšenie tržieb o 500% je pre spoločnosť, ktorá ovládla trh, takmer nemožným cieľom.
- Relevantné súvisí so záujmami. Bude mať cieľ vplyv na váš požadovaný cieľ alebo stratégiu? Aj keď je to dôležité pre celkové zdravie, je pravda, že meranie výšky a hmotnosti stredoškolákov môže priamo viesť k zmenám v postupoch duševného zdravia? Zaistite, aby vaše ciele a pracovné metódy mali jasné a intuitívne prepojenie.
- Limitovaný časom je časovo ohraničený. Kedy bol cieľ dosiahnutý a/alebo kedy ste vedeli, že ste ho dosiahli? Určite dátum ukončenia projektu. Tiež uveďte, ak nejaký existuje, aký konečný výsledok mohol spôsobiť predčasné ukončenie vášho projektu so všetkými dosiahnutými výsledkami.
Nezabudnite, že na výpočet zmeny je potrebné zadať základné číslo. Ak neviete, koľko novorodencov v Južnej Afrike je infikovaných HIV/AIDS, ako môžete zabezpečiť, aby sa počet prípadov znížil o 20%?
V určitých situáciách možno budete musieť konzultovať s odborníkom, aby ste sa presvedčili, že ciele vo vašom pracovnom pláne sú dosiahnuteľné
Krok 5. Vytvorte zoznam zdrojov, ktoré máte
Do tohto zoznamu si napíšte všetko, čo potrebujete na dosiahnutie svojich cieľov. Zdroje majú rôzne podoby, v závislosti od toho, na čo je váš pracovný plán.
- Zdroje v kancelárii zahŕňajú finančný rozpočet, zamestnancov, konzultantov, budovy alebo miestnosti a knihy. Ak je pracovný plán formálnejší, môžete pripojiť podrobný rozpočet.
- Zdroje v akademickom prostredí zahŕňajú prístup do knižníc; výskumné materiály, ako sú knihy, noviny a časopisy; prístup k počítaču a internetu; rovnako ako profesori alebo iní ľudia, ktorí vám môžu pomôcť, ak máte otázky.
Krok 6. Uznajte existujúce obmedzenia
Hranice sú prekážky, ktoré vám môžu prekážať vo vašom úsilí dosiahnuť svoje ciele a ciele. Napríklad, keď robíte výskumné úlohy v škole alebo na vysokej škole, váš rozvrh sa ukáže byť príliš tesný, takže nemôžete skúmať a písať dobre. Váš limit je preto hektický rozvrh. Skúste počas semestra eliminovať ďalšie záväzky, aby ste mohli efektívne dokončiť svoj pracovný plán.
Krok 7. Kto je zodpovedný?
Zodpovednosť je základným prvkom dobrého plánu. Kto je zodpovedný za dokončenie každej úlohy? Aj keď na úlohe pracuje tím, jedna osoba musí byť zodpovedná za zabezpečenie včasného splnenia úlohy.
Krok 8. Napíšte stratégiu
Sledujte svoj pracovný plán a potom sa rozhodnite, ako použijete svoje zdroje pri prekonávaní prekážok na dosiahnutie svojich cieľov.
- Napíšte podrobný zoznam akcií. Identifikujte, čo sa musí stať každý deň alebo každý týždeň, aby ste dosiahli svoje ciele. Tiež uveďte, aké akcie by mali urobiť ostatní členovia tímu. Na usporiadanie týchto informácií môžete použiť softvér na správu projektov alebo osobný kalendár.
- Vytvorte si rozvrh. Aj keď si môžete urobiť predbežný pracovný rozvrh, z času na čas môžu nastať nepredvídané udalosti alebo situácie. Urobte si preto vo svojom rozvrhu miesto, aby ste sa vyhli zdržaniu.
Tipy
- Definujte míľniky, ak je váš projekt veľký. Míľniky sú body projektu, ktoré zdôrazňujú dosiahnutie určitých cieľov. Môžete to tiež považovať za bod reflexie, keď sledujete, ako ďaleko proces pokročil, a zároveň sa uistíte, že sa neodchyľuje od pracovného plánu.
- Vytvorte si pracovný plán, ktorý vám bude vyhovovať. Môže byť podrobný, môže byť rozsiahly, v závislosti od vašich prianí alebo potrieb. Môžete písať na kus papiera alebo pomocou profesionálneho softvéru pomocou obrázkov a farieb. Používajte to, čo je pre vás najprirodzenejšie a najefektívnejšie.
