Často počúvame ľudí, ktorí sa sťažujú, že nemajú dostatok času na dokončenie úloh. Ak zažijete to isté, nebojte sa! Čas, ktorý máte k dispozícii, môžete využiť na maximum, ak zvládnete niektoré základné organizačné schopnosti a schopnosti riadiť čas. Čím múdrejšie budete svoj čas spravovať, tým viac úloh splníte.
Krok
Metóda 1 z 3: Identifikácia toho, ako využívate čas
Krok 1. Zaznamenajte si všetky denné aktivity
Sledujte, aké činnosti robíte každý deň, a všimnite si, ako dlho vám trvá ich dokončenie. Možno si nemyslíte, že premrhaný čas je oveľa viac ako čas, ktorý sa skutočne používa na plnenie každodenných úloh.
Nezabudnite si doma zaznamenať svoje bežné činnosti, ako je príprava raňajok, zametanie domu, sprchovanie atď
Krok 2. Zaznamenajte si všetky aktivity do zošita
Keď poznáte činnosti, ktoré robíte počas dňa, a čas, ktorý im to trvá, zapíšte si ich do zošita. Ak sa všetky informácie spoja a zobrazia na 1 stránke, zobrazia sa vzorce a činnosti, ktoré môžu spôsobiť stratu času.
- Uchovávajte si úplné a jasné poznámky. Nezaznamenávajte viac aktivít v jednom zápise, neignorujte zdanlivo triviálne úlohy a presne sledujte čas pri monitorovaní implementácie denných aktivít.
- Zoskupte činnosti do kategórií. Všimnite si napríklad úlohy v domácnosti modrou farbou, kancelárske práce červenou farbou a voľnočasové aktivity čiernou farbou. Táto metóda vám pomôže odhadnúť, koľko času jednotlivým skupinám zaberie.
Krok 3. Zistite, ako využívate svoj čas
Trávite snívaním 1 hodinu denne? 2 hodiny na rozhodnutie, kde sa najesť? 8 hodín na prístup na internet? Nájdite vzorce, ktoré opisujú, ako využívate čas, a potom určte, ktoré činnosti sú užitočné a ktoré nie.
- Mrháte časom, pretože vám chýba sebakontrola? Ste zvyknutí odkladať prácu? Nesiete obrovskú zodpovednosť? Položte si tieto otázky pri hodnotení, ako využívate čas.
- Možno si svoje každodenné činnosti naplánujete iracionálne. Múdro ste napríklad nezvládli čas, ak pracujete 30 minút, urobíte si 10 -minútovú prestávku a postaráte sa o nepodstatné veci a potom sa na 30 minút vrátite do práce. Budete koncentrovanejší a produktívnejší, ak budete pracovať 1 hodinu a potom sa budete starať o triviálne veci.
- Dokončite úlohy stanovením termínov. Deje sa to tak, že zadáte čas, ktorý je potrebný na dokončenie určitých úloh bez rušenia.
Krok 4. Vykonajte úpravy plánu
Akonáhle budete presne vedieť, akým aktivitám sa venovať a čomu venujete čas, upravte svoj denný rozvrh. Uistite sa, že viete, aké činnosti nemôžete alebo nemôžete vylúčiť z dôvodu nedostatku času. Aktivity, ktoré zaberajú veľa času, nie vždy strácajú čas.
Krok 5. Ak vám odosielanie e-mailov súvisiacich s prácou trvá 3 hodiny denne, je nepravdepodobné, že by sa skrátil čas vyhradený na túto aktivitu
Ak však počas odosielania pracovných e-mailov odpoviete na 4-5 osobných e-mailov, obmedzte vyhradený čas.
Krok 6. Zmeňte svoje návyky a perspektívu
Aj keď máte problémy so správou svojho času, vždy existuje riešenie. Teraz, keď viete, prečo plytváte časom alebo ako by ste ho mali využívať, ďalším krokom je zmeniť spôsob, akým svoj čas spravujete, a vytvoriť si nové návyky.
- Ak trávite veľa času upratovaním domu alebo varením, je dobré najať si slúžku alebo si predplatiť cateringovú službu. Pre niektorých ľudí je čas cennejší ako peniaze.
- Možno využijete trochu času na prístup na internet bez konkrétneho účelu. Ak máte dôležitejšie úlohy, obmedzte čas na prístup na určité webové stránky alebo sociálne médiá.
Metóda 2 z 3: Vyhýbanie sa odklonom
Krok 1. Určte veci, ktoré vás rozptyľujú pri vašich každodenných aktivitách
Dôsledné rozptýlenie je hlavnou prekážkou rozumného hospodárenia s časom. Zistite, ktoré činnosti alebo ľudia vám zaberajú veľa času, napríklad priatelia, ktorí si radi chatujú alebo si chcú oddýchnuť, takže prácu zanedbávate. Pokúste sa vyhnúť veciam, ktoré vám spôsobujú plytvanie časom.
- Ak strácate veľa času, ale nedosahujete výsledky, v ktoré ste dúfali, môže vás vyrušiť.
- Pri práci v kancelárii sa môžete stretnúť s niektorými rušivými spolupracovníkmi. Počas pracovnej doby nehovorte a bezcieľne chatujte. Buďte k nim však zdvorilí, pretože správanie v kancelárii je rovnako dôležité ako schopnosť zvládnuť čas na kariérny úspech.
Krok 2. Nezostávajte pri telefóne príliš dlho
Ak trávite veľa času dlhými telefonickými rozhovormi, zmeňte tento zvyk. Hovoriť tvárou v tvár je často efektívnejšie ako cez telefón. Zbavte sa teda zvyku dlhého telefonovania.
Pri diskusii cez telefón je začiatok alebo koniec konverzácie väčšinou iba o malicherných veciach. Mnoho ľudí sa nedokáže sústrediť a snívať o telefóne. Skúste si to teda uvedomiť. Ak chcete dosiahnuť najlepšie výsledky, usporiadajte osobné stretnutie, ak potrebujete prediskutovať záležitosti súvisiace s prácou, pretože obe strany môžu diskutovať bez toho, aby boli počas stretnutia vyrušovaní
Krok 3. Nepristupujte na webové stránky príliš často
Mnoho ľudí potrebuje internet ako hlavný prostriedok na plnenie úloh. Mnohí však tiež strácajú čas bez toho, aby jednoducho hľadali články, športové správy, fotografie umelcov, obrázky mačiatok alebo šteniat. Zamerajte sa na používanie internetu. Existujú rôzne programy na blokovanie určitých aplikácií, webových stránok a médií na zníženie presmerovaní z internetu.
- Keď sa potrebujete zamerať na dôležitejšie veci, vypnite Facebook, Twitter a ďalšie sociálne médiá.
- Hľadanie tém cez Google je tiež veľmi časovo náročné. Najprv chcete nájsť nejaké informácie, ale kým sa spamätáte, prezeráte si rôzne webové stránky 3 hodiny.
Krok 4. Nalepte značku „Upokojte sa, prosím“
Možno ste už videli nápis visiaci na dverách hotelovej izby. Uverejnite tento znak vo svojej kancelárii alebo na pracovisku. Namiesto toho, aby ste o to požiadali v hoteli, vytlačte si ho sami a v prípade potreby ho zaveste na dvere pracovného priestoru. Tak vás nikto nepozve na chat, aby ste sa mohli sústrediť na prácu.
Ak pracujete z domu, vytvorte si na prácu špeciálnu miestnosť. Nepracujte na mieste, ktoré sa zvyčajne používa na činnosti s rodinnými príslušníkmi. Je ľahké rozptýliť sa, keď počujete zvuk z televízora, zvonenie telefónu alebo zvuk videohry
Krok 5. Buďte pripravení na nečakané odbočky
Niekedy dochádza k obchádzaniu nevyhnutne, napríklad preto, že vás váš šéf pozýva na chat cez WA alebo vaši rodičia požiadajú o pomoc pri plnení ľahkých úloh. Ak ste si to naplánovali, vďaka týmto veciam vám nebude chýbať čas na plnenie úloh a vykonávanie prioritných činností.
Metóda 3 z 3: Efektívne využitie času
Krok 1. Zapíšte si všetky veci, ktoré je potrebné urobiť
Pri každodenných úlohách sa nespoliehajte na pamäť. Vytvorte si zoznam aktivít, ktoré je potrebné vykonať, a čítajte ho tak často, ako je to možné, aby boli dosiahnuté všetky pracovné ciele.
- Aj keď sa vám niektoré úlohy zdajú triviálne alebo ľahké, jednoducho si ich napíšte. Harmonogram programu bude obsahovať niečo ako „Zavolajte Stevovi“, „Vypočítajte ziskové rozpätie“alebo „Pošlite e -mail šéfovi“.
- Zvyknite si robiť si so sebou poznámky počas svojich každodenných aktivít, aby ste boli pripravení robiť si poznámky o nových aktivitách alebo úlohách. Aj keď si to môžete zapísať neskôr, je lepšie to neodkladať, aby ste na to nezabudli.
Krok 2. Použite kalendár
Použitie kalendára alebo agendy ako prostriedku na naplánovanie denných aktivít vám pomôže efektívne hospodáriť s časom. Poznamenajte si všetko nové, čo je potrebné zahrnúť do plánu, napríklad termín, úlohu alebo schôdzu. Vyhraďte si každé ráno čas na prečítanie si agendy a zistite, aké činnosti máte robiť počas celého dňa.
Krok 3. Dohodnite si stretnutie s rovnakým plánom
Aby ste dokázali múdro hospodáriť s časom, pripravte si harmonogram aktivít, ktoré nie sú príliš preplnené. Nestíhajte termíny a nerobte si schôdzky s rovnakým harmonogramom. Pred odsúhlasením nového rozvrhu si najskôr prečítajte program, aby ste zaistili dostupnosť času. Takýmto spôsobom budete môcť dobre hospodáriť s časom a držať sa konzistentného denného plánu.
Krok 4. Vyhnite sa rušeniu
Predĺžte si čas produktívne tým, že vylúčite veci, ktoré vás rozptyľujú alebo vás zabránia v nedodržaní harmonogramu a zdržaní ostatných aktivít. Vypnite televíziu a videohry, aby ste sa mohli sústrediť na svoje prioritné úlohy a zabaviť sa neskôr.
Krok 5. Uprednostnite úlohy, ktoré sa majú dokončiť
Organizujte si čas čo najlepšie naplánovaním najdôležitejších úloh alebo musíte byť na prvom mieste. Zapíšte si túto úlohu do plánu pomocou jasných farieb alebo malých nálepiek. Naplánujte si najskôr úlohy s najvyššou prioritou, aby mal dostatok času na ich dokončenie, a potom uveďte zoznam ďalších aktivít, ktoré je možné vykonať neskôr.
- Buďte pripravení kedykoľvek zmeniť priority. Sú veci, ktoré vzniknú náhle a je potrebné ich riešiť okamžite, aby ste boli nútení prestať pracovať a upriamiť pozornosť a vyhradiť si čas na dodržanie veľmi naliehavých termínov s maximálnymi výsledkami. Uistite sa, že takéto udalosti sú zriedkavé.
- Ak často meníte svoje denné priority, vyzerá to, že je potrebné niečo napraviť. Aj keď je bežné vykonávať v programe malé úpravy, príliš častá zmena plánu naznačuje neschopnosť správne stanoviť priority.
Krok 6. Buďte realistickí
Stanovte realistické rozdelenie času, aby bola každá úloha správne dokončená. Ak vám dokončenie úlohy trvá 30-60 minút, naplánujte si 60 minút. Vďaka realistickým odhadom času sa nebudete cítiť zahltení ani nebudete musieť meniť rozvrh práce.
Je lepšie byť opatrný a venovať viac času, než je potrebné. Ak je úloha dokončená skoro, pracujte na ďalšej a to nemá žiadny vplyv na produktivitu
Krok 7. Naplánujte si denné rutinné činnosti
Nezabudnite si naplánovať denný režim, ako je jedenie a kúpanie. Pravdepodobne to vyjde samo, ale budete musieť rozdeliť čas medzi naplánované úlohy, aby ste nepremeškali ani neodložili ďalšie naplánované činnosti.
Krok 8. Používajte pripomenutia
Okrem agendy vám pomocou ďalších nástrojov pripomenú dôležité úlohy alebo termíny, napríklad hárky Post-it alebo nastavenie pripomienky v telefóne, ktorá vám v určitom čase zazvoní alebo vysunie správu, ktorá vám pripomenie, že máte niečo urobiť alebo pripraviť sa na ďalší rozvrh. Nezabudnete tak na naplánované činnosti.
- Nespoliehajte sa na to, že vám to ostatní pripomenú, pretože je veľká šanca, že zabudnú rovnako ako vy.
- Ak je naplánovaná veľmi dôležitá aktivita, nastavte si niekoľko pripomenutí pre prípad, že bude ignorovaná malá poznámka alebo alarm mobilného telefónu.
Krok 9. Požiadajte o pomoc
V prípade potreby môžete požiadať ostatných o pomoc alebo delegovať ľahkú prácu. Môžete si urobiť dobrý rozvrh, ak neváhate požiadať niekoho iného o pomoc pri upratovaní domu alebo príprave večere, ak ste stále zaneprázdnení prácou dlho do noci.
- Delegujte zodpovednosť na niekoho, na koho sa môžete spoľahnúť. Namiesto toho, aby ste požiadali o pomoc ľudí, ktorí sú schopní úlohu splniť, vyberte si niekoho, kto je pripravený dobre pracovať až do konca.
- Nezvykajte si presúvať úlohy na iných ľudí. Okrem toho, že dávate najavo neschopnosť riadiť čas, môžete pôsobiť lenivo a nemotivovane.
Krok 10. Zistite svoju produktivitu
Pravidelne si musíte vyhradiť čas na analýzu toho, čo ste dosiahli, ako dobre sa vám darí a koľko času to trvá. Hodnotením rôznych aspektov svojho osobného a profesionálneho života môžete prispôsobiť svoj pracovný rozvrh a každodenný životný štýl tak, aby ste dosiahli výsledky, ktoré presahujú vaše ciele.
Krok 11. Dajte si darček
Príliš tvrdá alebo príliš dlhá práca má za následok nudu, kvôli ktorej je pre vás ťažké sústrediť sa aj na tie najľahšie úlohy. Nájdite si preto čas na oslavu svojich úspechov a dajte si darček, ktorý milujete.
- Urobte si čas na odpočinok a relaxujte. Vypnite telefón a neodpovedajte na e -maily. Ak sa spojí práca a voľný čas, nie je to spôsob, ako sa odmeniť alebo zabrániť vyhoreniu.
- Ak pracujete od pondelka do piatku, víkend si oddýchnite. Ak napríklad dokončujete projekt, ktorý trval 3 mesiace v rade, po dokončení projektu si vyhraďte čas na krátku dovolenku.
