Hromadná korešpondencia je bežnou funkciou v programoch balíka Office, ktorá vyhovuje jednému dokumentu pre viacerých príjemcov. Môžete organizovať a kombinovať všetky typy dokumentov vrátane obálok, štítkov, listov, e -mailov, faxov a očíslovaných kupónov. Prečítajte si nasledujúce kroky a zistite, ako používať hromadnú korešpondenciu v počítači.
Krok
Metóda 1 z 3: Príprava
Krok 1. Vytvorte dátový súbor
Dáta môžu byť tabuľkové súbory (pracovné listy), databázové súbory alebo dokonca textové dokumenty vo vhodnom formáte. Najčastejšie sa používajú súbory pracovného hárka; Táto príručka predpokladá, že používate pracovný hárok.
-
Údaje súboru musia obsahovať všetky informácie, ktoré sa zmenia na každej kópii. Ak napríklad píšete list s formulárom, súbor bude obsahovať mená a prípadne adresy všetkých ľudí, ktorým chcete napísať.
Zadajte informácie do každej bunky v riadku, aby bol každý typ informácií (krstné meno, priezvisko, čestné meno a podobne) vo vlastnom stĺpci
-
Vytvorte rozumné názvy stĺpcov. Hromadná korešpondencia číta údaje v každom stĺpci a predpokladá, že prvý záznam v každom stĺpci informácií je bežný názov pre tento typ informácií, preto používajte názov, ktorý dáva zmysel.
Začnite napríklad poľom krstného mena zadaním výrazu „krstné meno“a potom zadajte všetky krstné mená. Keď sa zobrazí výzva na zadanie stĺpca údajov v písmene, ako možnosť sa zobrazí „krstné meno“a okamžite si zapamätáte, čo sa v stĺpci nachádza
- Používatelia balíka Microsoft Office, ktorí používajú aplikáciu Outlook na odosielanie e -mailov, môžu podľa potreby použiť adresár programu Outlook ako dátový súbor.
Krok 2. Uložte dátový súbor
Uložte súbor, aby ste ho mohli ľahko nájsť. Dajte mu názov, ktorý si budete ľahko zapamätať.
Krok 3. Napíšte svoj hlavný dokument
Tento dokument bude obsahovať informácie. Ak napríklad píšete formulárový list, hlavným dokumentom je list. Každý obsah, ktorý má byť zlúčený s poštou (napríklad názov), je v súčasnosti prázdny.
Metóda 2 z 3: Hromadná korešpondencia v MS Office
Krok 1. Otvorte podokno úloh Hromadná korešpondencia
V hlavnom dokumente ho kliknutím na tablu otvorte. Ak ho nevidíte, prejdite do ponuky Nástroje a v zozname vyberte položku Hromadná korešpondencia.
Krok 2. Odpovedajte na otázky, ktoré položil MS Office
Funkcia hromadnej korešpondencie v Office obsahuje niekoľko krokov, ktoré sú navrhnuté tak, aby vám uľahčili inteligentnejšie a presnejšie kombinovanie súborov.
- Začnite výberom typu dokumentu, ktorý píšete. Kliknite na to, čo vám najviac vyhovuje, potom kliknite na Ďalej.
- Vyberte počiatočný dokument, ktorý chcete použiť. Ak budete postupovať podľa týchto krokov, môžete sa rozhodnúť použiť tento dokument. Kliknite na Ďalej.
Krok 3. Vyberte súbory, ktoré chcete zlúčiť
Toto je údajový súbor, ktorý ste vytvorili predtým. Vyberte príslušný prepínač a potom kliknite na Ďalej, vyhľadajte súbor a prepojte ho s hlavným dokumentom.
Ak chcete použiť adresár programu Outlook, kliknite na túto možnosť
Krok 4. Vyberte, ktoré údaje chcete použiť
Office vám umožňuje vybrať alebo zrušiť výber požadovaných riadkov informácií. Môžete vybrať položky informácií v dátovom súbore, ktoré chcete zlúčiť do hlavného dokumentu, takže dátový súbor bude neskôr užitočnejší, ak ho použijete na rôzne účely. Keď ste spokojní, kliknite na Ďalej.
Údaje je možné triediť kliknutím na nadpisy stĺpcov v každom stĺpci. To môže byť užitočné, ak chcete rýchlo vyhľadať veľa informácií
Krok 5. Zadajte údajové polia
Na ďalšej strane panela úloh sa zobrazí výzva na napísanie dokumentu, ak ste to ešte neurobili, a budú sa vám zobrazovať rôzne možnosti vkladania údajov zo súboru do dokumentu.
-
Zadajte stĺpec údajov umiestnením kurzora do tohto stĺpca údajov a kliknutím na príslušné tlačidlo na paneli úloh ho tam vložte.
Chybne umiestnené alebo duplicitné údajové polia môžete odstrániť stlačením klávesu Delete, rovnako ako bežné písmená alebo čísla
-
Predvolené možnosti sa mierne zmenia v závislosti od typu dokumentu, ktorý vyberiete. Office sa všemožne snaží vyplniť príslušné informácie z údajov, ktoré poskytnete. Ak napríklad píšete list obchodného formulára, môže sa vám zobraziť možnosť vložiť blok s adresou, ktorý obsahuje meno a priezvisko a úplnú adresu každého príjemcu prehľadne usporiadané do viacerých riadkov.
- Niektoré prednastavené možnosti vám otvoria ďalšie okná na vyplnenie príslušných informácií. Všetko je to viac -menej jednoduché a zrozumiteľné.
- Ak používate prednastavené možnosti a nemôžete nájsť príslušné informácie, kliknutím na tlačidlo Zhoda polí definujte názov svojho vlastného stĺpca údajov, ktorý sa zhoduje s predvoleným názvom. Môžete napríklad zadať kategóriu „Priezvisko“v dátovom súbore, aby sa údaje „Priezvisko“vyplnili do bloku s adresou.
- Ak chcete použiť svoj vlastný stĺpec, kliknite na ďalšie možnosti. Budete môcť vidieť názvy, ktoré ste dali každému stĺpcu, a namiesto toho ich použiť.
Krok 6. Skontrolujte poštu
Hromadná korešpondencia nezobrazí konkrétne informácie v poliach, ktoré použijete na hlavný dokument, kým ho nevytlačíte, ale Office ponúka funkciu ukážky, ktorá vám umožňuje skontrolovať a uistiť sa, že zobrazené informácie budú zodpovedať požadovaným stĺpcom v dokument. Používajte ich, kým nie ste spokojní so zobrazenou objednávkou.
Krok 7. Dokončite zlúčenie
Záverečná obrazovka podokna úloh hromadnej korešpondencie vás bude informovať, že je všetko v poriadku a je pripravené na vytlačenie dokumentu. Každá sada informácií sa zobrazí v jednom vytlačenom dokumente a program vytlačí toľko kópií súboru informácií, koľko je.
Ak chcete upraviť konkrétne písmená sami, môžete to urobiť aj z tejto obrazovky na paneli úloh kliknutím na položku „Upraviť jednotlivé písmena“
Metóda 3 z 3: Hromadná korešpondencia na OpenOffice.org
Krok 1. Vytvorte databázu
Krok 2. Zadajte údajové polia
Teraz ste prepojili svoje informácie s databázou, ktorej OpenOffice.org rozumie, a používanie databázy na zlúčenie pošty je jednoduché, pokiaľ viete, kde hľadať.
- V ponuke Vložiť vyberte polia a potom ďalšie … z podponuky. Prípadne môžete stlačiť Ctrl+F2.
- V zobrazenom okne kliknite na kartu Databáza.
-
Kliknite na tlačidlo Prehľadávať v pravom dolnom rohu okna a vyhľadajte databázový súbor, ktorý ste práve vytvorili.
Po vybratí sa databáza zobrazí v zozname s názvom výber databázy v pravej časti okna
- V zozname typov na ľavej strane okna vyberte polia hromadnej korešpondencie.
- Kliknite na znamienko „+“vedľa databázy a pod ňou sa zobrazí súbor pracovného hárka. Kliknite na „+“ vedľa nej, a uvidíte názov stĺpca údajov, ktorý ste vybrali pri vytváraní pracovného hárka.
-
Vyberte, ktorý stĺpec údajov chcete vložiť, a potom kliknutím na položku Vložiť umiestnite stĺpec údajov do hlavného dokumentu.
- Pred kliknutím na Vložiť umiestnite kurzor na miesto, kam chcete vložiť stĺpec údajov, v opačnom prípade ho budete musieť presunúť na správnu pozíciu.
- Rovnako ako v Office, v hlavnom dokumente sú textové polia považované za alfanumerické znaky. Môžete ho presunúť pomocou medzerníka a odstrániť ho klávesom Delete.
Krok 3. Dokončite zlúčenie
Skontrolujte umiestnenie jednotlivých stĺpcov údajov. Po dokončení vytlačte hlavný dokument. Hromadná korešpondencia vytlačí jednu kópiu pre každú sadu záznamov v súbore zlúčenom do dokumentu.
Tipy
- Programy na spracovanie textu majú spravidla šablóny, ktoré môžete použiť na vytvorenie hlavného dokumentu.
- Stĺpce určite rozdeľte na najšpecifickejšie kľúčové slová. Na mená môžete napríklad použiť prezývky (pán, pani, slečna), krstné meno a priezvisko. Pre názov použite tri samostatné stĺpce s jedným typom stĺpca údajov v každom stĺpci.
