Asistent mimo kancelárie alebo „Vonku“v programe Microsoft Outlook vám umožňuje nastaviť automatické odpovede, ktoré sa budú odosielať ľuďom, ktorí vás kontaktujú, keď ste neaktívni alebo mimo kancelárie. Funkcia Mimo kancelárie je k dispozícii iba pre používateľov účtov Microsoft Exchange. Aj domáci používatelia bez účtu Exchange však môžu stále vytvárať šablóny „mimo kancelárie“a vytvárať pravidlá pre program, aby program Outlook mohol automaticky odosielať odpovede.
Krok
Metóda 1 zo 4: Outlook 2013 a 2010
Krok 1. Kliknite na ponuku „Súbor“a potom v ponuke na ľavom bočnom paneli vyberte položku „Informácie“
Krok 2. Vyberte „Automatické odpovede (mimo kancelárie)“
Potom sa otvorí dialógové okno „Automatické odpovede“.
Ak táto možnosť nie je k dispozícii, pravdepodobne používate iný účet ako Exchange. Pri nastavovaní automatických odpovedí na účty mimo Exchange postupujte podľa krokov popísaných vo štvrtej metóde v tomto článku
Krok 3. Začiarknite možnosť „Odosielať automatické odpovede“
Krok 4. Začiarknite možnosť „Odosielať iba počas tohto časového rozsahu“, potom vyberte požadovaný čas začiatku („Čas začiatku“) a čas konca („Čas konca“)
Ak sa napríklad chystáte na dvojtýždňovú dovolenku, zvoľte si dĺžku dovolenky.
Krok 5. Kliknite na kartu „Vnútri mojej organizácie“a zadajte automatickú správu, ktorá bude odoslaná spolupracovníkom (v rovnakej kancelárii alebo spoločnosti), ktorí vás chcú kontaktovať
Krok 6. Kliknite na kartu „Mimo mojej organizácie“a potom napíšte automatickú správu, ktorá bude odoslaná ľuďom mimo vašej organizácie alebo kancelárie, ktorí vás chcú kontaktovať
Napríklad napíšte správu s vysvetlením, že ste zaneprázdnení, a nasmerujte odosielateľa správy, aby kládol otázky a prediskutoval problémy s inými kontaktmi v kancelárii.
Krok 7. Kliknite na „OK“
Ľudia, ktorí vám pošlú e -mail, keď nie ste v kancelárii, dostanú automatickú správu, ktorú vytvoríte.
Metóda 2 zo 4: Outlook 2007
Krok 1. Kliknite na ponuku „Nástroje“a potom vyberte „Asistent mimo kancelárie“
Otvorí sa dialógové okno „Asistent mimo kancelárie“.
Ak táto možnosť nie je k dispozícii, pravdepodobne používate iný účet ako Exchange. Pri nastavovaní automatických odpovedí na účty mimo Exchange postupujte podľa krokov popísaných vo štvrtej metóde v tomto článku
Krok 2. Začiarknite možnosť „Odoslať automatické odpovede mimo kancelárie“
Krok 3. Začiarknite možnosť „Odosielať iba počas tohto časového rozsahu“, potom vyberte požadovaný čas začiatku („Čas začiatku“) a čas konca („Čas konca“)
Ak napríklad plánujete byť jeden deň mimo kancelárie, zvoľte si vhodný dátum (napríklad dátum vašej dovolenky alebo nedostavenia sa).
Krok 4. Kliknite na kartu „V mojej organizácii“a potom zadajte automatickú odpoveď, ktorú chcete odoslať spolupracovníkom (v rovnakej kancelárii alebo spoločnosti), ktorí vás chcú kontaktovať
Vysvetlite napríklad, že jeden deň nie ste v kancelárii a vedúci bude za vašu prácu zodpovedný, kým budete preč.
Krok 5. Kliknite na kartu „Mimo mojej organizácie“a potom zadajte automatickú správu, ktorú chcete odoslať ľuďom mimo vašej organizácie alebo kancelárie, ktorí vás chcú kontaktovať
Krok 6. Kliknite na „OK“
Ľudia, ktorí vám pošlú e -mail, keď nie ste v kancelárii, dostanú automatickú správu, ktorú vytvoríte.
Metóda 3 zo 4: Outlook 2003
Krok 1. Kliknite na ponuku „Nástroje“a potom vyberte „Asistent mimo kancelárie“
Otvorí sa dialógové okno „Asistent mimo kancelárie“.
Ak táto možnosť nie je k dispozícii, pravdepodobne používate iný účet ako Exchange. Pri nastavovaní automatických odpovedí na účty mimo Exchange postupujte podľa krokov popísaných vo štvrtej metóde v tomto článku
Krok 2. Začiarknite možnosť „Práve som mimo kancelárie“
Krok 3. Napíšte správu, ktorú chcete automaticky odoslať ľuďom, ktorí vás kontaktujú, do poľa „Automatická odpoveď iba raz každému odosielateľovi s nasledujúcim textom“na obrazovke
Ľudia, ktorí vám pošlú e -mail, budú dostávať automatické odpovede, kým sa nevrátite do práce.
Krok 4. Kliknite na „OK“
Všetky strany, ktoré vás kontaktujú e -mailom, dostanú automatickú správu „Nie som v práci“na neurčitý čas, alebo kým nezopakujete prvý krok tejto metódy a vyberiete možnosť „Momentálne som v kancelárii“.
Metóda 4 zo 4: Účet bez výmeny
Krok 1. Spustite Microsoft Outlook na osobnom počítači
Krok 2. Kliknite na ponuku „Domov“a vyberte „Nový e -mail“
Krok 3. Zadajte odpoveď, ktorú chcete automaticky odoslať ľuďom, ktorí vás kontaktujú v tele správy
Neskôr sa táto správa použije ako šablóna „mimo kancelárie“.
Krok 4. Kliknite na ponuku „Súbor“a vyberte „Uložiť ako“
Potom sa otvorí dialógové okno „Uložiť ako“.
Krok 5. V rozbaľovacej ponuke „Uložiť ako typ“vyberte „Šablóna programu Outlook“
Krok 6. Zadajte názov šablóny správy a potom kliknite na „Uložiť“
Túto šablónu je teraz možné použiť vždy, keď vás nemožno kontaktovať prostredníctvom e -mailu vo vašom osobnom účte Outlook.
Krok 7. Kliknite na „Domov“, vyberte „Pravidlá“a vyberte „Spravovať pravidlá a upozornenia“
Aby sa šablóna mohla automaticky odosielať odosielateľom správ, keď nie ste v kontakte, musíte vytvoriť pravidlo, ktoré prikazuje aplikácii Outlook automaticky odpovedať na listy prijaté pomocou šablóny.
Krok 8. Vyberte „Nové pravidlo“, potom v časti „Začať od prázdneho pravidla“vyberte „Použiť pravidlá pre správy, ktoré dostávam“
Krok 9. Kliknite na „Ďalej“a potom znova vyberte „Ďalej“na vytvorenie pravidla
Krok 10. Začiarknite možnosť „odpovedať pomocou konkrétnej šablóny“v časti „Čo chcete so správou urobiť? ”.
Krok 11. Zaškrtnite možnosť „konkrétna šablóna“v časti „Upraviť popis pravidla (kliknite na podčiarknutú hodnotu)“
Krok 12. V rozbaľovacej ponuke „Look In“zvoľte „Používateľské šablóny v systéme súborov“
Krok 13. Vyberte vopred pripravenú šablónu, ktorú chcete použiť ako automatickú odpoveď „mimo kancelárie“, potom zvoľte „Otvoriť“
Krok 14. Kliknite na „Ďalej“a v prípade potreby pridajte výnimky
Môžete napríklad preposielať e -maily od jedného konkrétneho odosielateľa do iného e -mailového účtu.
Krok 15. Kliknite na „Ďalej“a zadajte názov pravidla automatickej odpovede, ktoré bolo vytvorené
Krok 16. Kliknite na „Dokončiť“
Každý, kto vám pošle e -mail, dostane automatickú správu zo šablóny, ktorú vytvoríte.
