Aj keď to nie je primárne kalendárny program, na vytváranie a správu kalendárov môžete používať Excel. K dispozícii je množstvo šablón kalendára, ktoré je možné prispôsobiť podľa vašich predstáv, čo je zvyčajne rýchlejšie ako samotné formátovanie kalendára. Môžete tiež použiť zoznam kalendárov z tabuľky programu Excel a importovať ho do kalendára programu Outlook.
Krok
Metóda 1 z 2: Používanie šablón programu Excel
Krok 1. Otvorte nový dokument programu Excel
Keď kliknete na štítok „Súbor“alebo tlačidlo Kancelária a vyberiete položku „Nové“, zobrazia sa rôzne šablóny, z ktorých si môžete vybrať.
- V prípade určitých verzií programu Excel, napríklad Excel 2011 pre Mac, budete musieť namiesto položky „Nové“vybrať v ponuke Súbor položku „Nové zo šablóny“.
- Vytvorenie kalendára zo šablóny vám umožní vytvoriť prázdny kalendár, ktorý je možné naplniť dôležitými dňami. Tento krok neprenesie vaše údaje do formátu kalendára. Ak chcete konvertovať zoznam údajov programu Excel na kalendár programu Outlook, pozrite si nasledujúcu časť.
Krok 2. Vyhľadajte šablónu kalendára
V závislosti od verzie balíka Office, ktorú používate, môže existovať sekcia „Kalendáre“alebo môžete do vyhľadávacieho poľa jednoducho napísať „kalendár“. Niektoré verzie programu Excel zvýrazňujú niekoľko šablón kalendára na hlavnej stránke. Môžete ho použiť, ak vyhovuje vašim potrebám, alebo môžete tiež vyhľadať rôzne ďalšie šablóny kalendárov dostupné na internete.
Vyhľadávanie je možné nastaviť tak, aby bolo konkrétnejšie podľa vašich potrieb. Ak chcete napríklad vytvoriť akademický kalendár, použite vo vyhľadávači kľúčové slovo „akademický kalendár“
Krok 3. Nastavte šablónu na správny dátum
Po dokončení načítania šablóny sa zobrazí nový prázdny kalendár. Dátum nemusí byť presný, ale zvyčajne ho môžete zmeniť pomocou ponuky, ktorá sa zobrazí pri výbere dátumu.
- Tento proces sa bude mierne líšiť v závislosti od použitej šablóny. Obvykle môžete vybrať zobrazený rok alebo mesiac a potom kliknúť na tlačidlo, ktoré sa zobrazí vedľa neho. Zobrazí sa vám výber a kalendár sa automaticky upraví.
- Obvykle môžete tiež nastaviť deň, kedy sa začína týždeň, výberom nového a jeho zvolením.
Krok 4. Vyhľadajte tipy
Mnoho šablón má textové polia s okrajmi, ktoré vám povedia, ako zmeniť dátum alebo iné nastavenia v šablóne kalendára. Ak nechcete, aby sa toto textové pole zobrazovalo na výtlačku, budete ho musieť odstrániť.
Krok 5. Upravte vizuálny vzhľad, ktorý chcete zmeniť
Rôzne prvky môžete prispôsobiť výberom jedného z nich a jeho zmenou v štítku Domov. V ľubovoľnom objekte v programe Excel môžete zmeniť písmo, farbu, veľkosť atď.
Krok 6. Zadajte dôležité dátumy
Keď je kalendár správne nakonfigurovaný, môžete začať zadávať dôležité dátumy a informácie. Vyberte bunky, ktoré chcete vyplniť v dôležitých dátumoch, a začnite písať. Ak chcete zahrnúť viac ako jednu udalosť v rovnaký dátum, upravte medzery podľa potreby.
Metóda 2 z 2: Import zoznamov programu Excel do kalendára programu Outlook
Krok 1. Vytvorte novú prázdnu tabuľku v programe Excel
Dáta môžete importovať z Excelu do kalendára Outlooku. To veľmi uľahčuje úlohy, ako je import pracovných plánov.
Krok 2. Pridajte do tabuľky správny názov
Importovanie zoznamu do programu Outlook je jednoduchšie, ak je tabuľka vo formáte so správnym názvom. Do prvého riadku vložte nasledujúce nadpisy:
- Predmet
- Dátum začiatku
- Doba spustenia
- Dátum ukončenia
- Čas konca
- Popis
- Poloha
Krok 3. Vložte každú položku kalendára do nového riadka
Pole „Predmet“je názov udalosti tak, ako je uvedený v kalendári. Do každého políčka nemusíte zadávať nič, ale budete potrebovať minimálne „Dátum začiatku“a „Predmet“.
- Zadajte dátum podľa štandardného formátu N/Y/MM/MM/MM/Y/Y, aby ho program Outlook mohol správne prečítať.
- Pomocou funkcií „Dátum začatia“a „Dátum ukončenia“môžete vytvárať udalosti, ktoré trvajú niekoľko dní.
Krok 4. Otvorte ponuku „Uložiť ako“
Po dokončení pridávania udalostí do zoznamu môžete uložiť kópiu vo formáte, ktorý dokáže čítať program Outlook.
Krok 5. V ponuke typu súboru vyberte „CSV (oddelené čiarkou)“
Toto je bežný formát, ktorý je možné importovať do rôznych programov vrátane Outlooku.
Krok 6. Uložte súbor
Zoznam pomenujte a uložte ho vo formáte CSV. Keď sa Excel spýta, či chcete pokračovať, kliknite na „Áno“.
Krok 7. Otvorte kalendár programu Outlook
Program Outlook je vstavaný do balíka Office a zvyčajne je nainštalovaný vo vašom počítači, ak máte nainštalovaný aj program Excel. Keď sa otvorí aplikácia Outlook, kalendár zobrazíte kliknutím na tlačidlo „Kalendár“v dolnom ľavom rohu.
Krok 8. Kliknite na štítok „Súbor“a zvoľte „Otvoriť a exportovať“
Uvidíte niekoľko možností, ako pracovať s údajmi Outlooku.
Krok 9. Vyberte „Import/Export“(import/export)
Táto možnosť otvorí nové okno pre import a export údajov do a z Outlooku.
Krok 10. Vyberte „Importovať z iného programu alebo súboru“a potom „Hodnoty oddelené čiarkou“
" Zobrazí sa výzva na výber súboru, ktorý chcete nahrať.
Krok 11. Kliknite na „Prehľadávať“a vyhľadajte súbor CSV vytvorený v programe Excel
Obvykle ho nájdete v priečinku Dokumenty, ak ste nezmenili predvolené umiestnenie pre Excel.
Krok 12. Uistite sa, že ako cieľový priečinok je vybratý „Kalendár“
Tento priečinok sa zvyčajne vyberie automaticky, pretože sa nachádzate v zobrazení Kalendár v programe Outlook.
Krok 13. Importujte súbor kliknutím na „Dokončiť“
Váš zoznam bude spracovaný a dôležité dátumy budú pridané do kalendára Outlooku. Dôležité dátumy nájdete v príslušných políčkach s časmi nastavenými podľa zoznamu. Ak je k tomuto dátumu uvedený popis, uvidíte ho po jeho výbere.
