Kontingenčné tabuľky sú interaktívne tabuľky, ktoré umožňujú používateľom zoskupovať a sumarizovať veľké množstvo údajov v kompaktnom, tabuľkovom formáte, ktorý uľahčuje vykazovanie a analýzu. Tieto tabuľky môžu triediť, počítať a pridávať údaje a sú k dispozícii v rôznych tabuľkových programoch. Excel vám umožňuje jednoducho vytvárať kontingenčné tabuľky presúvaním príslušných informácií do príslušných políčok. Potom môžete údaje filtrovať a triediť, aby ste našli vzory a trendy.
Krok
Časť 1 z 3: Vytvorenie kontingenčnej tabuľky
Krok 1. Načítajte pracovný hárok, ktorý bude základom pre vytvorenie kontingenčnej tabuľky
Kontingenčné tabuľky vám umožňujú vytvárať vizuálne zostavy údajov z pracovného hárka. Môžete vykonávať výpočty bez toho, aby ste museli zadávať vzorce alebo kopírovať bunky. Na vytvorenie kontingenčnej tabuľky potrebujete iba pracovný hárok s niekoľkými položkami.
Kontingenčnú tabuľku môžete vytvoriť aj v Exceli pomocou externého zdroja údajov, ako je napríklad Access. Kontingenčnú tabuľku môžete vložiť do nového pracovného hárka programu Excel
Krok 2. Zaistite, aby sa vaše údaje zhodovali s požadovanou kontingenčnou tabuľkou
Kontingenčné tabuľky nemusia byť vždy tou odpoveďou, ktorú hľadáte. Na to, aby ste mohli využívať výhody funkcií kontingenčnej tabuľky, musí váš pracovný hárok spĺňať niekoľko základných kritérií:
- Váš pracovný hárok musí obsahovať aspoň jeden stĺpec s duplicitnými hodnotami. V zásade to znamená, že najmenej jeden stĺpec obsahuje opakujúce sa údaje. V príklade diskutovanom v ďalšej časti má stĺpec „Typ produktu“dve položky: „Tabuľka“alebo „Stolička“.
- Pracovný list musí obsahovať číselné informácie. Tieto informácie budú porovnané a zhrnuté v tabuľke. V príklade v nasledujúcej sekcii obsahuje stĺpec „Predaj“číselné údaje.
Krok 3. Spustite sprievodcu kontingenčnou tabuľkou
Kliknite na kartu "Vložiť" v hornej časti okna programu Excel. Kliknite na tlačidlo „Kontingenčná tabuľka“na ľavej strane pásky Vložiť.
Ak používate Excel 2003 alebo starší, kliknite na ponuku „Údaje“a vyberte „Kontingenčná tabuľka a zostava kontingenčného grafu …“
Krok 4. Vyberte údaje, ktoré budete používať
V predvolenom nastavení (predvolené) Excel vyberá všetky údaje v aktívnom hárku. Kliknutím a potiahnutím môžete vybrať konkrétnu časť pracovného hárka alebo zadať rozsah buniek ručne.
Ak pre svoje údaje používate externý zdroj, kliknite na možnosť „Použiť externý zdroj údajov“a potom kliknite na položku Vybrať pripojenie …. Vyhľadajte databázu pripojení uloženú vo vašom počítači
Krok 5. Vyberte umiestnenie pre svoju kontingenčnú tabuľku
Po zadaní dosahu vyberte z rovnakého okna možnosť umiestnenia. V predvolenom nastavení Excel umiestni tabuľku na nový pracovný hárok, ktorý vám umožní prepínať tam a späť kliknutím na karty v spodnej časti okna. Môžete sa tiež rozhodnúť umiestniť kontingenčnú tabuľku na rovnaký hárok ako údaje, takže si môžete vybrať, ktoré bunky chcete umiestniť.
Keď ste s výberom spokojní, kliknite na tlačidlo OK. Vaša kontingenčná tabuľka bude umiestnená a rozhranie sa zmení
Časť 2 z 3: Konfigurácia kontingenčných tabuliek
Krok 1. Pridajte polia riadkov
Pri vytváraní kontingenčnej tabuľky v zásade triedite údaje podľa riadkov a stĺpcov. To, čo pridáte na konkrétne miesto, určí štruktúru tabuľky. Presuňte pole zo zoznamu polí vpravo do sekcie Polia riadkov kontingenčnej tabuľky a vložte jeho informácie.
- Povedzme, že vaša spoločnosť predáva dva produkty: stoly a stoličky. Máte pracovný list s číslami (Predaj) každého produktu (Typ produktu) predaného vo vašich piatich obchodoch (Obchod). Chcete vidieť, koľko sa každý produkt predal v každom obchode.
- Presuňte pole Uložiť zo zoznamu polí do sekcie Polia riadkov v kontingenčnej tabuľke. Zobrazí sa zoznam vašich obchodov, každý ako vlastný riadok.
Krok 2. Pridajte polia stĺpcov
Rovnako ako riadky, aj stĺpce vám umožňujú triediť a zobrazovať údaje. Vo vyššie uvedenom príklade je pole Store pridané do sekcie Polia riadkov. Ak chcete zistiť, koľko sa každý typ produktu predal, presuňte pole Typ produktu do sekcie Polia stĺpcov.
Krok 3. Pridajte pole s hodnotou
Keď ste skončili s rozpisom objednávky, môžete pridať údaje, ktoré sa majú zobraziť v tabuľke. Kliknite a presuňte pole Predaj do sekcie Polia hodnôt v kontingenčnej tabuľke. Tabuľka zobrazí informácie o predaji oboch produktov v každom z vašich obchodov so stĺpcom Celkom vpravo.
Pri všetkých vyššie uvedených krokoch môžete namiesto do tabuľky presunúť polia do zodpovedajúceho poľa v zozname polí na pravej strane okna
Krok 4. Pridajte do sekcie viac polí
Kontingenčné tabuľky vám umožňujú pridať viac polí do každej sekcie naraz, takže môžete podrobnejšie ovládať spôsob zobrazovania údajov. Na vyššie uvedenom príklade povedzme, že vytvoríte niekoľko typov stolov a stoličiek. Váš pracovný list zaznamenáva, či je položkou stôl alebo stolička (typ produktu), a tiež presne to, aký model stolu alebo stoličky bol predaný (model).
Presuňte pole Model do sekcie Polia stĺpcov. V stĺpcoch sa teraz bude zobrazovať rozpis tržieb podľa modelu a celkového typu. Poradie, v ktorom sa tieto štítky zobrazujú, môžete zmeniť kliknutím na tlačidlá šípok vedľa príslušných polí v poliach v pravom dolnom rohu okna. Ak chcete zmeniť poradie, zvoľte „Posunúť nahor“alebo „Posunúť nadol“
Krok 5. Zmeňte spôsob zobrazovania údajov
Spôsob zobrazenia hodnôt môžete zmeniť kliknutím na ikonu šípky vedľa hodnoty v poli Hodnoty. Ak chcete zmeniť spôsob výpočtu hodnôt, zvoľte „Nastavenia poľa hodnoty“. Tieto hodnoty môžete napríklad zobraziť ako percento namiesto súčtu alebo ich môžete priemerovať namiesto ich sčítania.
Túto príležitosť môžete využiť tak, že do poľa Hodnota viacnásobne pridáte rovnaké pole. V príklade uvedenom vyššie sú zobrazené celkové tržby za každý obchod. Ďalším pridaním poľa Predaj môžete zmeniť toto nastavenie hodnoty tak, aby sa druhý predaj zobrazoval ako percento z celkových tržieb
Krok 6. Naučte sa niekoľko spôsobov, ako manipulovať s hodnotami
Pri zmene spôsobu výpočtu hodnôt máte niekoľko možností v závislosti od vašich potrieb.
- Sum (sum) - Toto je predvolená hodnota pre pole hodnoty. Excel sčíta všetky hodnoty vo vybratom poli.
- Počet - Toto bude počítať počet buniek obsahujúcich údaje vo vybratom poli.
- Priemer - Vypočíta sa priemer všetkých hodnôt vo vybranom poli.
Krok 7. Pridajte filtre
Oblasť „Filter zostáv“obsahuje polia, ktoré vám umožňujú zobraziť prehľad údajov uvedených v kontingenčnej tabuľke filtráciou množiny údajov. Tieto polia slúžia ako filtre pre zostavu. Napríklad nastavením filtra na pole Obchodu - nie na štítok riadka - môžete vybrať jednotlivé obchody a zobraziť tak celkové tržby za obchod alebo súčasne zobraziť viacero obchodov.
Časť 3 z 3: Použitie kontingenčných tabuliek
Krok 1. Zoradenie a filtrovanie výsledkov
Jednou z kľúčových vlastností kontingenčných tabuliek je schopnosť triediť výsledky a zobrazovať dynamické zostavy. Každý štítok je možné triediť a filtrovať kliknutím na tlačidlo šípky nadol vedľa hlavičky štítka. Potom môžete zoznam zoradiť a filtrovať, aby zobrazoval iba konkrétne položky.
Krok 2. Aktualizujte svoj pracovný list
Kontingenčná tabuľka sa automaticky aktualizuje po zmene základného hárka. Táto schopnosť je dôležitá pre monitorovanie vašich pracovných hárkov a sledovanie zmien.
Krok 3. Pohrajte sa s kontingenčnou tabuľkou
Kontingenčné tabuľky vám veľmi uľahčujú zmenu umiestnenia a poradia polí. Skúste presunúť rôzne polia na rôzne miesta, aby ste získali kontingenčnú tabuľku, ktorá vyhovuje vašim presným potrebám.
Odtiaľ pochádza názov kontingenčnej tabuľky. Presúvanie údajov na rôzne miesta sa nazýva „otáčanie“. Údaje sa zobrazia vtedy, keď zmeníte smer
Krok 4. Vytvorte kontingenčný graf
Kontingenčné grafy môžete použiť na zobrazenie dynamických vizuálnych zostáv. Váš kontingenčný graf Hotový kontingenčný graf, takže proces vytvárania grafu je len hračkou.
Tipy
- Ak použijete príkaz Importovať údaje z ponuky Údaje, máte viac možností, ako importovať rozsah údajov z pripojení k databáze Office, súborov programu Excel, databázam Access, textových súborov, ODBC DSN, webových stránok, OLAP a XML/XSL. Potom môžete svoje údaje použiť rovnako ako v programe Excel.
- Ak používate automatický filter (v časti „Údaje“, „Filtre“), pri vytváraní kontingenčnej tabuľky túto funkciu deaktivujte. Po vytvorení kontingenčnej tabuľky ju môžete znova povoliť.
