Písanie e -mailu je v skutočnosti dosť jednoduché, ale existuje všeobecný formát, ktorému by ste mali venovať pozornosť. Poznáte tiež rozdiel medzi oficiálnymi a neformálnymi e -mailmi. Tu sú veci, ktoré by ste mali vedieť.
Krok
Metóda 1 z 5: Základné kroky odosielania e -mailov
Krok 1. Vytvorte e -mailovú adresu
Ak ešte nemáte e -mailovú adresu, skôr ako budete pokračovať, budete sa musieť zaregistrovať u poskytovateľa e -mailových služieb. Našťastie mnoho bezplatných webových e-mailových služieb vám umožňuje získať e-mailovú adresu bez toho, aby ste museli minúť peniaze. Medzi najobľúbenejšie webové e -mailové služby patria:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo Mail
Krok 2. Kliknite na „Napísať“alebo „Nové“
Pred napísaním e -mailu budete musieť otvoriť novú prázdnu schránku, na ktorej môžete písať. Spôsob otvárania schránky sa líši v závislosti od služby, ktorú používate, ale v hornej časti stránky sa zvyčajne nachádza tlačidlo s štítok ako „Napísať“, „Nový“alebo „Nová správa“.
Ak neviete, ako vytvoriť novú správu, pozrite sa na stránku podpory svojej e -mailovej služby, kde sa dozviete, ako to urobiť podrobne
Krok 3. Zapíšte si e -mailovú adresu príjemcu
Nie je potrebné, aby ste si zapísali svoju e -mailovú adresu, ale mali by ste si napísať e -mailovú adresu osoby, ktorá dostane váš e -mail.
- Na oddelenie viacerých e -mailových adries je zvyčajne možné použiť medzeru, ale niektoré služby vyžadujú, aby ste oddelili viac e -mailových adries čiarkou alebo iným interpunkčným znamienkom. Ak služba, ktorú používate, vyžaduje používanie týchto interpunkčných znamienok, mal by vám poskytnúť návod poskytovateľ služby.
- Do poľa „Komu:“zadajte e -mailovú adresu primárneho príjemcu. Primárnym príjemcom je zvyčajne osoba, ktorej je správa určená alebo na ktorú sa odkazuje v tele e -mailu.
- Do poľa „CC:“zadajte inú e -mailovú adresu. Tento stĺpec je stĺpcom „Kopírovať“. Príjemcovia sa zvyčajne zadávajú do poľa kópie, ak e -mail nie je konkrétne adresovaný príjemcovi kópie, ale obsahuje veci, ktoré by mal vedieť.
- Na skrytie e -mailových adries použite pole „BCC:“. Ak nechcete, aby príjemcovia videli, komu je e -mail adresovaný, zadajte adresu príjemcu do poľa „Slepá kópia“.
Krok 4. Napíšte informatívny názov
Každá e -mailová služba vám umožňuje napísať názov/predmet vášho e -mailu do poľa „Predmet“.
-
Názov vášho e -mailu by mal byť krátky, ale dajte príjemcovi predstavu o obsahu e -mailu.
- Neformálny e -mail priateľovi môže mať napríklad názov „Ako sa máš?“, Ale ak ste e -mailom odoslali úlohu, e -mail môže mať názov „Matematické priradenie“.
- Otázky pre lektorov alebo nadriadených môžu mať tiež názov „Otázky o …“, po ktorých nasleduje krátky štítok obsahujúci vysvetlenie témy, ktorú sa pýtate.
- Majte na pamäti, že správy bez názvu sa budú zobrazovať v priečinkoch doručenej pošty príjemcov označených ako „(bez predmetu“).
Krok 5. Napíšte telo svojho e -mailu
Telo e -mailu by malo byť napísané vo veľkom textovom poli pod poľom s názvom.
- E -mail by mal spravidla obsahovať pozdrav, správu a zatváranie.
- Pretože je e -mail určený na rýchlu komunikáciu, mali by ste sa vo všeobecnosti uistiť, že váš e -mail nie je príliš dlhý.
Krok 6. Stlačte tlačidlo „Odoslať“
Po dokončení vytvárania e -mailu si ho znova prečítajte, aby ste sa presvedčili, že ste neurobili žiadne gramatické alebo pravopisné chyby a že v správe sa zobrazí téma, ktorej sa chcete venovať. Keď je váš e -mail pripravený na odoslanie, kliknite na tlačidlo „Odoslať“v poli so správou a odošlite e -mail príjemcovi.
Metóda 2 z 5: Písanie neoficiálneho e -mailu
Krok 1. Vedieť, kedy odosielať neformálne e -maily
Neoficiálne e -maily by mali byť adresované ľuďom, na ktorých vám záleží, vrátane priateľov, rodiny a partnerov. Ak váš e -mail nie je oficiálny a odosielate ho niekomu, koho dobre poznáte, môžete poslať neformálny e -mail.
Jediný vhodný čas na odoslanie formálneho e -mailu priateľom alebo rodine je odoslanie skupinovej správy s formálnym tónom, ako je žiadosť o dary alebo reklama. Pretože bude e -mail odoslaný aj ľuďom, ktorí vám nie sú veľmi blízki, budete musieť upraviť tón, aby ste týmto ľuďom urobili radosť
Krok 2. Napíšte neformálny názov
Titul nemusíte písať, ale názvu by ste mali dať e -mail. Napíšte názov, ktorý je stručný, výstižný a priateľský.
- Ak napríklad píšete e -mail starému priateľovi, môžete použiť nadpis, ktorý vás rozosmeje, alebo jednoduchý názov ako „Long time no see!“.
- Ak píšete e -mail s konkrétnym účelom, napíšte svoj účel. Ak napríklad píšete e-mail o stretnutí, pomenujte svoj e-mail názvom, ktorý uvádza udalosť.
Krok 3. Zvážte v e -maile uvedenie mena príjemcu
V prípade neformálnych e -mailov to nie je úplne nevyhnutné, ale stále to môže byť zdvorilý spôsob, ako začať správu.
-
Váš pozdrav môže byť taký jednoduchý, ako meno príjemcu:
„Bob,“
-
Môžete tiež pridať priateľský pozdrav:
- „Ahoj, Bob!“
- „Pán Bob,“
- „Dobré ráno, Bob!“
Krok 4. Napíšte e -mail jasne, ale používajte neformálny jazykový štýl
Obsah vášho e -mailu by mal byť ľahko zrozumiteľný, ale v neformálnom konverzačnom tóne.
- Prečítajte si e -mail a položte si otázku, je tento e -mail podobný tomu, čo by som povedal, keby som hovoril osobne? Ak je odpoveď áno, našli ste správny tón pre neformálne e -maily.
- Používajte skratky. Skratky nie sú súčasťou formálneho písania. ale bežne sa používa v každodennej konverzácii Preto je skratka vhodná pre neformálne e -maily.
- Ak je to žiaduce, použite slang. Môžete použiť internetový slang, napríklad: „thx“ako „ďakujem“. „Titi DJ“pre „dávajte si pozor na cestách“, „s7“pre „súhlas“atď.
- V prípade potreby použite aj emotikony:).
Krok 5. Zvážte napísanie svojho mena na koniec e -mailu
Rovnako ako pozdrav, zatváranie alebo podpis nie sú pri neformálnych e -mailoch skutočne potrebné, môžu byť dobrým spôsobom, ako zavrieť správu.
-
Vaše zatvorenie e -mailu môže byť iba meno:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Môžete byť tiež trochu kreatívni so zatváraním e -mailov:
- „To je už dávno! Jen.“
- "Tento e -mail bude automaticky odstránený. 3 … 2 … 1 …"
Metóda 3 z 5: Písanie oficiálneho e -mailu
Krok 1. Viete, kedy je načase odoslať oficiálny e -mail
Pri písaní správ ľuďom, ktorých dobre nepoznáte, napríklad šéfom, spolupracovníkom, klientom a zákazníkom, inštruktorom a komunitným/politickým lídrom, by ste mali použiť formálny e -mail.
-
Majte na pamäti, že keď budete mať s touto osobou vzťah, môžete mať pocit, že formálny e -mail nie je potrebný, keď píšete e -maily vyššie uvedeným ľuďom. Keď sa vám formálny e-mail zdá príliš tuhý, napíšte „poloformálny“e-mail.
- V semiformálnych e-mailoch môže byť váš štýl o niečo uvoľnenejší, ale stále nemôžete používať internetový slang.
- Na neformálnych e-mailoch by ste stále mali uvádzať podpis, ale nemusíte uvádzať všetky svoje kontaktné informácie pod svojim menom.
Krok 2. Napíšte informatívny názov
Názov vášho e -mailu by mal byť krátky, ale presný. Prejdite priamo k problému, ktorý nastoľujete.
-
Napríklad:
- Keď pošlete svojmu profesorovi e -mail o úlohe eseje, napíšte „Otázky na esej“.
- Keď sa uchádzate o prácu, o ktorej viete z inzerátu, napíšte „Žiadosť o pozíciu manažéra (z inzerátu)“.
- Ak píšete e -mail so žiadosťou o pomoc od zákazníckeho servisu alebo nahlásením technického problému, napíšte „Problém s č. Časti 000000“.
Krok 3. Napíšte formálny pozdrav
Formálny pozdrav musí obsahovať „Vážený/Vážený“a za ním meno príjemcu. Použite priezvisko a príslušný názov príjemcu a pozdrav ukončite bodkou.
-
Napríklad:
- „Vážený pán Smith“
- „Vážená pani Jonesová“
- „Drahý doktor Evans“
Krok 4. Zaistite, aby bol obsah e -mailu cieľový a presný
Uistite sa, že nie je dlhší ako niekoľko odsekov a že obsah má skutočne pokrývať predmet e -mailu. Používajte formálny jazyk a zaistite, aby bol váš pravopis a gramatika správna.
- Vyhnite sa používaniu skratiek.
- Nepoužívajte internetový slang ani emotikony.
Krok 5. Použite vhodný záverečný pozdrav
Najčastejším pozdravom na záver je „pozdravy“, ale môžete použiť aj niekoľko ďalších. Použite zdvorilý pozdrav na záver a ukončite čiarkou.
-
Medzi ďalšie záverečné pozdravy, ktoré môžete použiť, patria:
- S Pozdravom,
- Ďakujem,
- Všetko najlepšie,
Krok 6. V prípade potreby zadajte vo svojom podpise kontaktné informácie
Pod pozdrav pri záverečnom e -maile uveďte svoje celé meno. Pod svoje meno možno budete chcieť uviesť svoje meno a kontaktné údaje, ktoré môžu byť požadované.
- Vaša prípadná pozícia musí zahŕňať pozíciu a názov spoločnosti/inštitúcie, v ktorej pracujete.
- Uveďte aspoň telefónne číslo, faxové číslo a e -mailovú adresu. Môžete tiež uviesť poštovú adresu a webovú stránku.
Metóda 4 z 5: Typy neoficiálnych e -mailov
Krok 1. Napíšte e -mail priateľovi, ktorý sa presťahoval
Ak sa vaši priatelia, rodina alebo partner nedávno presťahovali, napíšte e -mail a spýtajte sa na ich stav. Opýtajte sa, ako prebieha ich migračný proces, aké je ich nové prostredie a podobne.
Krok 2. Pošlite e -mail priateľovi, ktorý vám nikdy nedal e -mailovú adresu
Ak dostanete e -mailovú adresu priateľa od niekoho iného, je veľmi dôležité napísať e -mail a uistiť sa, že e -mail vášho priateľa je správny. Nezabudnite tiež vysvetliť, kto ste.
Krok 3. Naučte sa písať e -maily mužom
Ak ste žena a píšete si prvýkrát s mužom e -mail, môžete pociťovať úzkosť, najmä ak je tým mužom, ktorý by sa vám mohol páčiť. Skúste napísať e -mail, ktorý vyzerá uvoľnene, ale stále múdro a pokojne.
Aj keď to vyzerá nebezpečne, môžete napísať e -mail a vyjadriť tak svoju lásku
Krok 4. Naučte sa písať e -maily ženám
Ak ste muž, ktorý prvýkrát pošle e -mail žene, môže sa vám zdať tento proces príliš náročný. Upokojte sa a napíšte správu, ktorá vyzerá ležérne, ale upravene.
Krok 5. Napíšte e -mail so žiadosťou
Ak chcete príjemcovi e -mailu pripadať vtipný, použite rovnaký jazyk ako zvodný jazyk, ktorý používate pred príjemcom. Môžete tiež použiť emotikony alebo výrazy ako „objatia a bozky“.
Na zoznamovacích stránkach môžete tiež písať zvodné e -maily ľuďom, ktorých poznáte. Ak píšete tento e -mail, musíte vyzerať zvodne aj informatívne, aby vedel, kto ste
Krok 6. Napíšte milostný e -mail
V tejto digitálnej ére sú milostné e -maily rovnako dôležité ako milostné listy. Ak je váš partner vonku a chcete mu prejaviť lásku, najrýchlejšie to urobíte e -mailom.
Metóda 5 z 5: Typy formálnych e -mailov
Krok 1. Odošlite svoju žiadosť o zamestnanie e -mailom
Keď pošlete svoju žiadosť e -mailom a budete pokračovať, mali by ste vysvetliť, o aké voľné pracovné miesto sa uchádzate, prečo chcete prácu a akú kvalifikáciu máte, aby ste sa na túto pozíciu dobre hodili. Ako prílohu by ste mali uviesť aj svoj životopis.
- Môžete tiež napísať e -mail a požiadať o stáž. Vysvetlite, aký druh praxe chcete a ako vám môže pomôcť dosiahnuť vaše kariérne ciele. Zahrňte aj dôvody, prečo by vás mali vybrať na stáž.
- Ak nedostanete odpoveď o pozícii, o ktorú sa uchádzate, pošlite následný e-mail.
Krok 2. Vedieť, ako poslať e -mail lektorom
E -mailová adresa profesora môže byť skľučujúca, ale je to stále rovnako náročné ako odosielanie akýchkoľvek iných formálnych e -mailov. Váš profesor môže byť zaneprázdnený, preto položte otázky čo najjasnejšie.
Ak ste lektorom dobre známi, môžete mu tiež poslať žiadosť o odporúčací list e -mailom
Krok 3. Odošlite „dotaz“na e -mail
Tento e -mail je e -mailovým dopytom redaktorovi na prijatie diela na zverejnenie. Svoju prácu musíte vysvetliť, aby váš redaktor práci porozumel.
Krok 4. Na kontaktovanie personálu použite e -mail
Ak máte pocit, že niečo nie je v poriadku s personálnym oddelením vašej spoločnosti, najrýchlejší spôsob, ako to vyriešiť, je odoslať e -mail príslušnej osobe. Uistite sa, že váš e -mail problém dostatočne popisuje.
Pozor
V e -mailoch neposkytujte heslá, používateľské mená ani osobné informácie, ako sú čísla kreditných kariet a DIČ.
