Ak chcete presunúť zoznam alebo tabuľku údajov z programu Word do Excelu, nemusíte presúvať jednotlivé údaje do buniek tabuľky (pracovného hárka) programu Excel. Môžete jednoducho správne naformátovať dokument v programe Word a potom celý dokument importovať do Excelu niekoľkými kliknutiami.
Krok
Metóda 1 z 2: Konverzia zoznamov
Krok 1. Pochopte, ako bude dokument programu Word prevedený
Na import dokumentu do Excelu sa používajú určité znaky na určenie, ktoré údaje vstúpia do buniek v hárku programu Excel. Vykonaním niekoľkých krokov formátovania pred importom môžete ovládať vzhľad pracovného hárka a minimalizovať množstvo manuálneho formátovania, ktoré je potrebné vykonať. To je obzvlášť užitočné, ak importujete dlhý zoznam z dokumentu programu Word do programu Excel.
Táto metóda funguje najlepšie vtedy, ak je v zozname niekoľko záznamov, z ktorých každý má podobný formát (zoznam adries, telefónnych čísel, e -mailových adries atď.)
Krok 2. Uistite sa, že v dokumente nie sú žiadne chyby formátovania
Pred spustením procesu prevodu sa uistite, že každý záznam je formátovaný rovnakým spôsobom. Opravte všetky chyby v interpunkcii alebo usporiadajte všetky položky, ktoré sa nezhodujú. To má zaistiť hladký priebeh procesu prenosu údajov.
Krok 3. V dokumente programu Word zobrazte znaky formátovania
Zobrazovaním bežne skrytých znakov formátu môžete určiť najlepší spôsob, ako oddeliť jednotlivé položky. Znaky formátovania môžete zobraziť kliknutím na tlačidlo Zobraziť/skryť značky odsekov na karte Domov alebo stlačením klávesov Ctrl+⇧ Shift+*.
Väčšina zoznamov má jednu značku odseku na konci každého riadka, na konci riadka alebo v prázdnom riadku medzi položkami. Toto znamenie použijete na zadanie rozlišovacieho znaku buniek v programe Excel
Krok 4. Nahraďte medzery medzi položkami, aby ste odstránili medzery
Program Excel použije na definovanie riadkov medzery medzi položkami, ale v tomto mieste by ste ich mali odstrániť, aby vám pomohli s procesom formátovania. Nebojte sa, čoskoro ho pridáme. Tento krok funguje najlepšie, ak máte jednu značku odseku na konci položky a jednu značku v medzere medzi položkami (dve po sebe nasledujúce medzery).
- Stlačením Ctrl+H otvorte okno Hľadať a nahradiť.
- Do poľa Hľadať zadajte ^p ^p. Toto je kód pre dve po sebe idúce značky odsekov. Ak je každý záznam jedným riadkom a medzi nimi nie sú žiadne prázdne riadky, použite iba jeden ^p.
- Do poľa Nahradiť zadajte oddeľovač. Uistite sa, že tento znak nie je znakom v dokumente, napríklad ~.
- Kliknite na položku Nahradiť všetko. Všimnete si, že tieto položky sa kombinujú, ale nechajte to tak, pokiaľ je oddeľovač na správnom mieste (medzi každým záznamom)
Krok 5. Každý záznam oddeľte do samostatných stĺpcov
Teraz sa položky zobrazujú v oddelených riadkoch. Musíte zadať údaje, ktoré sa zobrazia v každom stĺpci. Ak je napríklad každá položka v prvom riadku názvom, v druhom riadku je adresa ulice a v treťom riadku je krajina a PSČ, postupujte takto:
- Stlačením Ctrl+H otvorte okno Hľadať a nahradiť.
- Odstráňte jednu zo značiek ^p v poli Hľadať.
- Nahraďte znak v poli Nahradiť čiarkou,.
- Kliknite na položku Nahradiť všetko. Ostatné symboly odsekov sa nahradia čiarkou, ktorá oddelí každý riadok do stĺpca.
Krok 6. Na dokončenie procesu formátovania zmeňte znak oddeľovača
Po dokončení dvoch vyššie uvedených krokov Hľadať a Nahradiť už zoznam nebude vyzerať ako zoznam. Všetci budú na rovnakom riadku a medzi každým údajom bude čiarka. Krok Hľadať a nahradiť vráti údaje späť do formulára zoznamu, ale stále budú mať čiarky, ktoré definujú stĺpce.
- Stlačením Ctrl+H otvorte okno Hľadať a nahradiť.
- Do poľa Hľadať zadajte ~ (alebo akýkoľvek iný znak, ktorý ste si vybrali na začiatku).
- Do poľa Nahradiť zadajte ^p.
- Kliknite na položku Nahradiť všetko. Tým sa všetky záznamy vrátia do jednotlivých skupín oddelených čiarkami.
Krok 7. Uložte súbor ako súbor obyčajného textu
Vstupný formát je úplný a tento dokument môžete uložiť ako textový súbor. To sa robí tak, že Excel môže čítať a analyzovať vaše údaje tak, aby sa zobrazovali v správnych stĺpcoch.
- Kliknite na kartu Súbor a vyberte položku Uložiť ako.
- Kliknite na rozbaľovaciu ponuku Uložiť ako typ a vyberte položku Obyčajný text.
- Pomenujte súbor a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.
- Ak sa zobrazí okno Konverzia súboru, kliknite na & nbsp OK;.
Krok 8. Otvorte súbor v programe Excel
Pretože je súbor uložený vo formáte obyčajného textu, môžete ho otvoriť v programe Excel.
- Kliknite na kartu Súbor a vyberte položku Otvoriť.
- Kliknite na rozbaľovaciu ponuku Excel Všetky súbory a vyberte položku Textové súbory.
- Kliknite na Ďalej> v okne Sprievodca importom textu.
- V zozname oddeľovačov vyberte čiarku. Ako budú položky oddelené, môžete vidieť v ukážke v spodnej časti. Kliknite na Ďalej>.
- Vyberte formát údajov pre každý stĺpec a potom kliknite na položku Dokončiť.
Metóda 2 z 2: Konvertovanie tabuliek
Krok 1. Vytvorte tabuľku v programe Word a potom do nej zadajte údaje
Zoznam údajov v programe Word môžete previesť do formátu tabuľky a potom skopírovať tabuľku do programu Excel. Ak sú vaše údaje už vo formáte tabuľky, preskočte na ďalší krok.
- Vyberte všetok text, ktorý chcete previesť do tabuľky.
- Kliknite na kartu Vložiť a potom na tlačidlo Tabuľka.
- Vyberte položku Previesť text na tabuľku.
- Do stĺpca Počet stĺpcov zadajte počet riadkov na riadok údajov. Ak sú medzi každým riadkom údajov prázdne riadky, pridajte jeden k celkovému stĺpcu.
- Kliknite na & nbsp OK;.
Krok 2. Skontrolujte formát tabuľky
Word vytvorí tabuľku na základe vašich nastavení. Skontrolujte, či je tabuľka správna.
Krok 3. Kliknite na malé tlačidlo +, ktoré sa zobrazí v ľavom hornom rohu tabuľky
Toto tlačidlo sa zobrazí, keď umiestnite kurzor myši na stôl. Kliknutím na toto tlačidlo vyberiete všetky údaje v tabuľke.
Krok 4. Stlačte
Ctrl+C. na kopírovanie údajov. Môžete tiež kliknúť na tlačidlo Kopírovať na karte Domov.
Krok 5. Otvorte Excel
Po skopírovaní údajov môžete otvoriť program Excel. Ak chcete vložiť údaje do existujúceho pracovného hárka, otvorte ho. Umiestnite kurzor do bunky, z ktorej chcete vytvoriť ľavú hornú bunku tabuľky.
Krok 6. Stlačte
Ctrl+V na prilepenie údajov.
Každá z buniek z tabuľky programu Word bude umiestnená do samostatnej bunky v pracovnom hárku programu Excel.
Krok 7. Oddeľte všetky zostávajúce stĺpce
V závislosti od typu údajov, ktoré importujete, môže byť potrebné vykonať ďalšie formátovanie. Ak napríklad importujete adresy miest, kódy krajín a PSČ, ktoré sú v jednej bunke, môžete ich v programe Excel automaticky rozdeliť.
- Kliknite na hlavičky stĺpcov, ktoré chcete rozdeliť. Tento krok vyberie celý stĺpec.
- Vyberte kartu Údaje a kliknite na tlačidlo Text do stĺpcov.
- Kliknite na Ďalej> potom v stĺpci Oddeľovače vyberte Čiarka. Ak použijete vyššie uvedený príklad, týmto krokom sa mesto oddelí od kódu krajiny a PSČ.
- Kliknutím na Dokončiť uložíte zmeny.
- Vyberte stĺpce, ktoré je ešte potrebné rozdeliť, a potom tento postup zopakujte. Ako oddeľovač vyberte medzerník a nie čiarku. Tento krok oddelí kód krajiny od PSČ.
