Hodiny sú dôležitou súčasťou tvorby lukratívnej ponuky projektu a určovania nákladov na dokončenú prácu. Keďže pracovná sila tvorí veľkú časť väčšiny zmluvných prác, presný odhad a vykazovanie pracovného času je rozhodujúci pre úspech vášho podnikania.
Krok
Časť 1 z 2: Odhad pracovného času na ponúkanie projektov
Krok 1. Rozdelte projekt na komponenty
Prvá časť výpočtu odpracovaných hodín pre prácu je rozdelenie projektu na menšie časti. Potom odhadnite počet hodín, ktoré bude potrebné na dokončenie každého komponentu. Tieto komponenty by mali byť označené podľa typu zapojenej pracovnej sily. Ak staviate bytový komplex, budete potrebovať prácu pri výkope, stavbe, elektrine, inštalácii a podobne. Uistite sa, že odhadnete každý komponent, ktorý je súčasťou projektu.
Krok 2. Určte typ potrebnej pracovnej sily
Typ pracovnej sily veľmi závisí od úloh, ktoré je potrebné splniť. Na každú prácu nepotrebujete majstra. Jednoduché úlohy môžu vykonávať asistenti alebo stážisti. Tento proces určovania je náročnejší pre zamestnania, ktoré zahŕňajú kombináciu rôznych typov pracovných síl, od jednoduchých po zložité.
Krok 3. Odhadnite čas potrebný na dokončenie každého komponentu
Akonáhle ste určili komponenty a typ práce pre každú zložku, odhadnite celkový počet osobohodín potrebných na dokončenie každej etapy od začiatku do konca. Nezahŕňajte prestávky. Počet odpracovaných hodín by mal odrážať dĺžku času, ktorý je práca venovaná dokončeniu etapy.
- Ak dobre poznáte typ práce pre každú fázu, skúste použiť predchádzajúce projekty ako referenciu na odhad pracovného času. Ak napríklad viete, že inštalácii štyroch nových okien jednému pracovníkovi trvá desať hodín, alebo 2,5 hodiny na jedno okno, váš súčasný projekt sa nemusí veľmi líšiť.
- Ak fáza vášho projektu zahŕňa iný typ pracovnej sily, č Hneď ako sa zoznámite, urobte malý prieskum a pripravte si odhadovaný pracovný čas. v závislosti od projektu môžete nájsť cenné informácie na internete alebo u iných dodávateľov. Môžete tiež využiť služby konzultanta, ktorý je oboznámený s typom pracovnej sily, ktorú potrebujete. Poradca vám môže pomôcť odhadnúť pracovný čas potrebný na dokončenie konkrétnej fázy.
- Pri odhadovaní tiež vezmite do úvahy faktory, ako je stupeň náročnosti práce. Ak je okno vo vašom budúcom projekte na 7. poschodí a okno, na ktorom ste pracovali na predchádzajúcom projekte, je na prvom poschodí, zvýšte pomer hodín k oknu, aby ste tento rozdiel zohľadnili.
- Zahrňte odhady času stráveného administratívnymi úlohami vyžadovanými zmluvou.
Krok 4. Zahrňte hodiny supervízora
Môžete tiež zahrnúť hodiny projektu pre majstra alebo manažéra, ktorý povedie tím pracovníkov a bude riadiť podrobné výkazy a dodržiavanie harmonogramu projektu. Niektoré projekty môžu zamestnávať viac ako jedného nadriadeného alebo vedúceho a riadiť rôzne súčasti projektu. Ostatné projekty môžu využívať niekoľko rôznych úrovní dohľadu. Môžete mať majstra na riadenie pracovníkov v rôznych zložkách projektu a hlavného nadriadeného, ktorý riadi všetkých majstrov.
Krok 5. Na základe odhadov pripravte časovú os projektu
Váš klient určí čas dokončenia projektu. Možno vás klient požiada, aby ste uviedli, ako dlho vám bude trvať dokončenie projektu. Vypočítané etapy a hodiny môžete použiť na vypracovanie časovej osi projektu. Určte súčasti, ktoré je možné dokončiť súčasne, a súčasti, ktoré je potrebné dokončiť po etapách (výstup jedného procesu sa stane vstupom nasledujúceho procesu). Ak viete, kedy je potrebné každú fázu dokončiť, môžete počet hodín potrebných na dokončenie etapy rozdeliť na 8-hodinový pracovný deň na časové obdobie projektu. Časovú os projektu možno budete môcť predĺžiť alebo skrátiť pridaním alebo znížením počtu zamestnancov. Čím viac pracovníkov máte, tým rýchlejšie je možné fázu dokončiť.
- Niektoré projekty vyžadujú viac ako 8 hodín denne alebo 40 hodín týždenne na dokončenie etáp podľa plánu. Potrebujú nadčasy, ktoré musia byť stimulované.
- Napríklad, ak máte jeden mesiac na stavbu základu nového domu a viete, že stavba nadácie vyžaduje 1 000 hodín na prácu, vydelte 1 000 8 hodinovým pracovným dňom v mesiaci, aby ste určili množstvo práce potrebnej na dokončenie táto fáza v presnom čase. (1 000 projektových pracovných hodín / 20 pracovných dní v mesiaci = 50 hodín denne; 50 hodín denne / 8 hodín za pôrod = vyžaduje sa 6,25 práce.)
- Buďte realistickí o počte zamestnancov zamestnaných v uvedenom časovom období. Bolo by nereálne potrebovať 7 elektrikárov na dokončenie inštalácie okruhu do týždňa, v závislosti od dostupnosti elektrikárov vo vašej oblasti. Možno budete musieť predĺžiť časový harmonogram, aby bola k dispozícii dostupnosť pracovnej sily pre váš projekt.
- Ak plánujete dokončiť niekoľko fáz súčasne, na dokončenie každej etapy budete musieť rozdeliť pracovnú silu.
Krok 6. Pripravte a odošlite svoju ponuku
Pridajte odpracované hodiny pre každú potrebnú pracovnú silu, aby ste mali celkový počet odpracovaných hodín pre každý typ pracovnej sily. Ak potrebujete iba jeden typ pracovnej sily, spojte všetky hodiny projektu do jedného čísla. Ak požadujete rôzne typy pracovných síl, vo vašej ponuke by mal byť uvedený počet odpracovaných hodín pre každý typ pracovnej sily. Odporúčame vám zahrnúť všetky náklady na prácu vrátane daní a výhod. Niektoré zmluvy môžu uvádzať minimálnu mzdu pre každý typ pracovnej sily. Zahrňte aj všetky prirážky (časť zisku), ktoré chcete účtovať.
Povedzme napríklad, že ste boli vybraní na inštaláciu novej kuchyne pre stredne veľký dom. Projekt budete musieť rozdeliť do niekoľkých etáp, ktoré pozostávajú z vodovodných, elektrických a všeobecných stavebných prác. Vaša ponuka by mala odrážať celkový počet odpracovaných hodín pre elektrikára, inštalatéra a všeobecné stavebné práce, ako aj mzdové tarify pre každý typ pracovnej sily
Krok 7. Upravte odhadovaný pracovný čas v priebehu projektu
Pretože časové odhady sú len odhady, mali by ste odhady aktualizovať v priebehu projektu. Možno budete musieť klientovi účtovať podľa skutočných odpracovaných hodín tímu, takže by ste mali pravidelne poskytovať aktuálne odhady odpracovaných hodín. To zabráni tomu, aby bol klient prekvapený nadmerným využívaním pracovného času.
- Zahrňte „faktor fudge“, čo je nárast približného času v dôsledku neznáma. Množstvo faktora fudge závisí od zložitosti práce, dostupnosti práce, závislosti od externých agentov a vzťahu jedného procesu k druhému.
- Väčšina dodávateľov vysvetľuje, že ich ponuky sú odhady. Skutočný odpracovaný čas sa bude líšiť a klienti budú platiť podľa skutočných odpracovaných hodín v priebehu projektu. Je však možné, že klient bude chcieť zaplatiť paušál na základe odhadov a nezaplatí za skutočne odpracované hodiny. Venujte veľkú pozornosť všetkým zmluvným jazykom, ktoré označujú túto dohodu, pretože pri takejto dohode musí dodávateľ starostlivo odhadnúť náklady.
- Ak sa klient chystá platiť na základe skutočne odpracovaných hodín, nezabudnite, že vaša ponuka odráža odhady a nemali by ste účtovať výrazne vyššie odpracované hodiny, pokiaľ na to nie je presvedčivý a preukázateľný dôvod. Ak narazíte na problém a potvrdí sa, že prekročíte predpokladaný pracovný čas, informujte o tom klienta, aby ste predišli nedorozumeniam
- Uzavrite písomnú dohodu, v ktorej sa uvedie práca, ktorá sa s najväčšou pravdepodobnosťou objaví a je mimo rozsahu práce. Zahrňte procesy identifikácie a schválenia týchto zmien, ako sú povolenia a požadovaná dokumentácia.
Časť 2 z 2: Vykazovanie pracovného času pre prácu na dohodu
Krok 1. Zhromaždite informácie o svojej pracovnej sile
Zaistite, aby boli súbory zamestnancov pre všetku pracovnú silu vo vašom projekte presné, a uchovávajte ich. Patria sem mzdové záznamy a všetky právne dokumenty. Ak používate inžinierov, elektrotechnikov, inštalatérov alebo iných licencovaných pracovníkov, budete potrebovať dôkaz o ich aktívnych certifikačných súboroch. Pri väčšine inžinierskych a stavebných prác je potrebné zistiť, či je práca zmluvne viazaná štátom. Je vašou zodpovednosťou zabezpečiť, aby každý, kto pre vás pracuje, bol riadne certifikovaný, vrátane subdodávateľov.
- Za prácu na projekte môžete zaplatiť mzdu, ktorá nie je zamestnancom. Títo subdodávatelia pracujú pre vás, dodávateľa, a vy účtujete klientovi ich platy. Aj keď subdodávateľom nie je váš zamestnanec, jeho certifikačné informácie musia byť zhromaždené a uložené v evidencii. Ako dodávateľ je vašou zodpovednosťou zaistiť, aby každý, kto pracuje na projekte, mal príslušnú kvalifikáciu, pokiaľ to nie je uvedené v zmluve.
- Vládne zmluvy zvyčajne vyžadujú dodatočné informácie o zamestnancoch a subdodávateľoch, aby sa zabezpečil súlad so zákonom. To zahŕňa podávanie správ o etnickej príslušnosti a mzdách, aby sa zabezpečilo, že nedôjde k žiadnym diskriminačným praktikám. Ak máte štátnu zmluvu, pozorne si prečítajte a dodržujte všetky pokyny týkajúce sa náboru a podávania správ, aby ste predišli problémom s platmi.
Krok 2. Monitorujte pracovný čas
Aby ste mohli klientom vytvárať presné správy, potrebujete spôsob monitorovania pracovného času zamestnancov pracujúcich na projekte. Môžete použiť hodiny alebo časový rozvrh, ale tieto záznamy je potrebné overiť, aby sa zaistila presnosť. V závislosti od dohodnutej zmluvy od vás môže byť požadované, aby ste vykonávali pravidelné audity a preukázali platnosť vykazovaného počtu odpracovaných hodín
- Jeden zo spôsobov, ako zaistiť presnosť vykazovania pracovného času, je umiestniť nadriadeného na každého zamestnanca alebo skupinu zamestnancov. Na konci každého týždňa, keď zamestnanec predloží rozvrh, môže vedúci skontrolovať a podpísať kartu, aby dokázal, že je správna. To zamedzuje zamestnancom pridávať fiktívne odpracované hodiny.
- Môžete tiež skúsiť použiť elektrický kartový systém pracovného času na monitorovanie pracovného času zamestnancov. Zaistite, aby bol systém dobre ovládaný, aby sa zabránilo zneužitiu. Ak je správa o odpracovaných hodinách diskutabilná, musíte sa vedieť preukázať.
- Vládni klienti sú zo zákona povinní zhromaždiť všetky informácie pred platením dodávateľom, pretože mzdy sú platené z daní. Úroveň dohľadu pri vykazovaní harmonogramov vládnych projektov bude veľmi vysoká. Dodržujte všetky pokyny k nahlasovaniu starostlivo a podrobne, ako bolo dohodnuté.
Krok 3. Pravidelne posielajte klientom výkazy miezd za prácu
Vaša zmluva by mala uvádzať, ako často musíte klientovi nahlasovať počet odpracovaných hodín, aby ste mohli poberať mzdu. Pri odosielaní tohto prehľadu prenesiete informácie zo svojich výplatných pások a dokladov s hodinami do prehľadu konkrétneho klienta, ktorý porovnáva počet účtovaných hodín s odhadovanými odpracovanými hodinami v čase ponúk. Ak existuje veľký rozdiel medzi odhadovaným a skutočným počtom odpracovaných hodín, musíte byť schopní klientovi poskytnúť silné vysvetlenie.
Krok 4. Pomocou poznámok pripravte odhady pre svoj ďalší projekt
Na konci projektu budú vaše informácie o monitorovaní pracovného času neoceniteľné, pretože poskytujú podrobnosti o čase dokončenia konkrétnych úloh. Tieto údaje môžete použiť na odhadovanie, napríklad počet odpracovaných hodín na počet nainštalovaných dlaždíc alebo čakaciu dobu po vyrovnaní vlhkého cementu. Tieto informácie zlepšia vaše budúce ponuky a udržia vašu firmu v zisku.
