Spísanie správy o zamestnaní sa na prvý pohľad môže zdať náročné, ale v skutočnosti je to jednoduchšie, ako si myslíte. Pracovné správy sa zvyčajne používajú na vysvetlenie postupu konkrétneho projektu alebo na poskytnutie záverov a odporúčaní k určitým problémom na pracovisku. Aby ste mohli ľahko napísať efektívnu pracovnú správu, začnite zvážením svojho účelu, publika, výskumu a posolstva. Vytvorte správu vo formáte obchodnej správy. Vykonajte revízie, aby bola správa účinná.
Krok
Časť 1 z 3: Plánovanie správy o práci
Krok 1. Identifikujte účel a tému správy
Niekedy môžete byť požiadaní o vypracovanie správy. Účel alebo téma správy bude s najväčšou pravdepodobnosťou uvedená v žiadosti. Ak si nie ste istí cieľom alebo témou, zvážte správu, ktorú chcete odkázať svojim čitateľom. Môžete to tiež objasniť so svojim nadriadeným alebo nadriadeným.
Vaším cieľom môže byť napríklad analýza obchodného problému, vysvetlenie výsledkov projektu, na ktorom pracujete, alebo poskytnutie nadriadeného prehľadu postupu vašej práce
Krok 2. Vyberte tón a jazyk, ktorý vyhovuje čitateľovi
Zvážte čitateľove znalosti a žargóny, ktoré pozná. Pri písaní správy môžete použiť žargón a odbornejší jazyk, ako keď píšete pre verejnosť.
- Kto bude čítať správu? Zvážte všetkých čitateľov, ktorí pravdepodobne použijú vašu správu.
- Ak je váš počet čitateľov heterogénny, napíšte všetky informácie pre čitateľa, ktorý má najmenšie znalosti o tom, čo píšete. Používajte však nadpisy pre každú sekciu, aby vzdelanejší čitatelia mohli preskočiť informácie, ktoré si myslia, že nie sú potrebné. Môžete tiež napísať konkrétne sekcie a osloviť konkrétne skupiny čitateľov.
Krok 3. Zhromažďujte údaje a podporné materiály, ak existujú
Zahrňte materiál, ktorý ste použili ako základ pre svoje závery alebo odporúčania. Na tieto materiály sa budete odvolávať pri príprave správy. Možno budete musieť tieto materiály zahrnúť aj do prílohy k správe. Nasledujú typy materiálov, ktoré môžete zahrnúť do prípravy správy:
- Finančné informácie
- Diagram
- Graf
- Štatistické informácie
- Prieskum
- Dotazník
- Výsledky rozhovorov s odborníkmi, spolupracovníkmi, klientmi atď.
Krok 4. Ak píšete správu o pokroku, skontrolujte svoj pokrok
Namiesto toho uveďte prehľad práce, ktorú ste vykonali, prácu, ktorú budete vykonávať a či bola práca v súlade s pôvodným cieľom. Považujte správu za odpoveď na otázky, ktoré môžu mať ľudia o vašom projekte. Nasledujúce otázky by ste si mali v správe zodpovedať:
- Zmenil sa rozsah práce?
- Akú prácu ste dokončili od poslednej správy?
- Akú prácu budeš vykonávať?
- Bude váš projekt dokončený včas? Ak nie, prečo?
- S akým problémom ste sa stretli a ako ste ho vyriešili?
- Aké lekcie ste sa naučili tento mesiac?
Krok 5. Načrtnite informácie, ktoré by ste mali zahrnúť do správy
Napíšte náčrt svojej myšlienky ako vodítko. Pri vytváraní osnovy vytvorte hlavičky správ, ktoré vám pomôžu zorganizovať si, čo chcete povedať. Tento obrys nemusí byť úhľadný ani dobre napísaný, pretože ho budete používať iba vy.
- Správa vo všeobecnosti začína vysvetlením výsledkov, záverov alebo odporúčaní. Potom vysvetlite, ako ste k tomuto záveru dospeli, a ak je to možné, váš spôsob myslenia.
- Ak sa chystáte urobiť kontroverzný záver alebo odporúčanie, vysvetlite svoj postup a odôvodnenie tak, aby čitateľ porozumel dôvodom vašich záverov a odporúčaní.
Časť 2 z 3: Návrh pracovnej správy
Krok 1. Použite titulnú alebo titulnú stránku
Titulná stránka by mala obsahovať názov správy, za ktorým bude nasledovať dátum predloženia, v samostatnom riadku. Do tretieho riadka napíšte mená všetkých autorov správy. Potom do štvrtého riadka napíšte názov organizácie.
- V niektorých prípadoch môžete zahrnúť motivačný list s vysvetlením, prečo správu píšete, čo v nej je a ako postupovať ďalej. Tento druh listu sa bežne používa vtedy, keď proces písania správy trvá dlho alebo ak autor cíti, že čitateľ potrebuje pred vykopaním správy ďalšie vysvetlenie.
- V prípade správ o pokroku napíšte na titulnú stránku svoje meno, názov projektu, dátum a obdobie vykazovania. Napíšte ich do rôznych riadkov. Každý riadok môžete označiť slovami, ako napríklad „názov“, „názov projektu“, „dátum“a „obdobie prehľadu“. Informácie o týchto veciach môžete písať aj bez štítkov.
- Opýtajte sa svojho šéfa, či existujú konkrétne odporúčania týkajúce sa pracovnej správy. Tieto odporúčania sú najlepším zdrojom materiálu na prípravu správ.
Krok 2. Vytvorte zhrnutie obsahujúce kľúčové informácie
Zahrňte svoje závery, odôvodnenia a odporúčania. Čitateľ porozumie kľúčovým bodom správy bez toho, aby si ju musel prečítať celú. Nie je potrebné zachádzať príliš do detailov, ale čitateľ by mal popisu vašej správy porozumieť. Zhrnutie by malo byť pol na jednu stránku.
- Nie je potrebné zhrnúť celú správu. Zamerajte sa na dôležité myšlienky v správe, napríklad na vaše hlavné odporúčanie alebo záver.
- Ak píšete správu o pokroku, preskočte túto časť.
Krok 3. Vytvorte obsah
Uveďte všetky nadpisy sekcií správy a ich čísla strán. Tento zoznam uľahčí čitateľom používanie vašej správy a nájdenie potrebných informácií.
- Pre každú sekciu použite nadpisy a nadpisy, aby bola správa ľahko čitateľná.
- Ak píšete správu o pokroku, spravidla nie je potrebné vytvárať obsah, pokiaľ vás o to šéf nepožiada. Pre každú sekciu však uveďte názov a nadpis, aby bola správa ľahko čitateľná.
Krok 4. Napíšte úvod, aby ste získali predstavu o svojej správe
Povedzte čitateľovi, prečo ste správu napísali. Zhrňte kontext správy a vysvetlite jej účel. Do správy uveďte otázky, na ktoré odpoviete, alebo problémy, ktoré budete riešiť. Popíšte rozsah a organizáciu správy.
- Úvod nemusí byť dlhý. Píšte jasne a konkrétne, aby čitatelia poznali kontext a účel bez toho, aby museli čítať príliš dlhé vysvetľovanie.
- Na úvod napíšte 2-4 odseky.
- Na správu o pokroku postačuje úvodná časť 1-2 odsekov. Úvod by mal zhrnúť váš projekt a ciele. Môžete tiež spomenúť prácu, ktorú ste dokončili, a ďalšie plány.
Krok 5. Vysvetlite výsledky alebo závery, ktoré ste uviedli
Uveďte akýkoľvek výskum alebo hodnotenie, ktoré ste v súvislosti s projektom dokončili. Napíšte diskusiu a interpretáciu zistení a ich vzťah k téme správy.
- Táto časť sa spravidla skladá z úvodného odseku a zoznamu vašich záverov.
- Záver možno napísať takto: „1. Populácia starne, takže zdravotné riziká našich klientov sa zvyšujú. “
- Ak píšete správu o pokroku, nemáte žiadne výsledky ani závery. Po úvode si napíšte úspechy alebo prácu, ktorú ste dokončili. Do tejto sekcie môžete napísať 2 až 4 odseky. Obvykle však postačí zoznam. Napíšte: „Zvýšilo sa 200 000 000 IDR na prenájom festivalových stanov,“„Podpísali ste zmluvu so spoločnosťou Party Planning Company na plánovanie festivalu“a „Vykonali ste prieskum 1 500 obyvateľov na zhromaždenie verejnej mienky.“
Krok 6. Poskytnite odporúčania pre budúce kroky
Odporúčania by mali vysvetliť, čo sa stane v budúcnosti. Popíšte, aký problém by bolo možné vyriešiť pomocou vášho riešenia a ako súvisí so záverom, ktorý ste vyvodili. Po napísaní vysvetlenia vypíšte zoznam odporúčaní podľa čísla. Začnite každú vetu slovesom. Vytvorte si zoznam odporúčaní a začnite tým najdôležitejším.
- Môžete napríklad napísať „1. Poskytnite zamestnancom školenie o kardiopulmonálnej resuscitácii. “
- Ak píšete správu o pokroku, mali by ste si vytvoriť zoznam pracovných miest alebo cieľov, na ktorých budete pracovať/dosiahnuť v nasledujúcom období. Môžete napríklad napísať „Nájsť predajcu festivalu“, „Určiť dizajn festivalu“a „Objednať propagačný plagát“.
Krok 7. Diskutujte o procese a rámci, ktoré sú základom záveru
Popíšte prístup, ktorý ste použili na analýzu témy, problému alebo problému. Skontrolujte svoje zistenia a potom vysvetlite, ako boli použité ako základ pre odporúčania. Rozdeľte diskusiu na sekcie. Sekcie pomenujte podľa ich obsahu.
- Táto časť tiež obsahuje dlhšiu diskusiu o výskume a hodnotení.
- Toto by mala byť najdlhšia časť vašej správy.
- Ak píšete správu o pokroku, môžete túto časť preskočiť. Môžete ho nahradiť sekciou o problémových miestach pri práci na projekte a o tom, ako ich prekonať. Môžete napísať: „Mnoho obyvateľov prieskumy nevracia, pretože neprichádzajú s predplateným poštovným. Potom zahrnieme predplatené poštovné alebo poskytneme možnosť digitálneho prieskumu. “
Krok 8. Vytvorte zoznam referencií, ktoré ste použili pri príprave správy
Referencie môžu mať formu článkov v časopise, správ, rozhovorov, prieskumov, dotazníkov, štatistických zistení a ďalších súvisiacich informácií. Tieto odkazy citujte na konci správy. Pomenujte ho „Bibliografia“.
- Pokiaľ nie ste požiadaní o použitie konkrétneho štýlu citovania, v obchodných správach používajte formát APA.
- Tento krok preskočte, ak pripravujete správu o pokroku.
Krok 9. Pripojte prílohy k materiálom, ako sú prieskumy, dotazníky alebo e -maily
Nie každá správa vyžaduje prílohu. Môžete ich však zahrnúť, ak chcete poskytnúť vami citovaný materiál alebo dodatočné informácie, ktoré by im mohli pomôcť ľahšie porozumieť vašej téme alebo zisteniam. Každú prílohu označte iným písmenom.
- Môžete mať napríklad „dodatok A“, „dodatok B“a „dodatok C“.
- Ak píšete správu o pokroku, túto časť nemusíte uvádzať.
Krok 10. Napíšte krátky záver, v ktorom zhrniete všetky svoje zistenia alebo pokrok
Možno nebudete musieť napísať záver, ale záver môže zvýrazniť vynaložené úsilie. Na záver vytvorte 3-4 vety a zhrňte všetky informácie, ktoré ste v správe uviedli.
Môžete napísať: „Plánovací projekt umeleckého festivalu bol vykonaný podľa plánu. Dokončili sme 90% plánovacích činností a presťahovali sme sa do procesu nákupu materiálu. V súčasnej dobe projekt nečelí žiadnym prekážkam, ale budeme sa zaoberať všetkými problémami, ktoré sa môžu v budúcnosti vyskytnúť. “
Časť 3 z 3: Písanie efektívnych správ
Krok 1. Používajte jasný názov, aby bola správa ľahko použiteľná
Názov uveďte jasne a nie podrobne. Po prečítaní názvu by mal čitateľ okamžite pochopiť, o čom je vaša správa.
- Možno budete potrebovať tieto tituly: Úvod, Dokončená práca, Cieľ nasledujúceho obdobia, Bariéry a riešenia a Záver.
- Vytvorte názov, ktorý sa zhoduje s informáciami v správe.
- Pokiaľ ide o správy o pokroku, vaši čitatelia budú pravdepodobne nadriadení, tímy alebo klienti.
Krok 2. Na sprostredkovanie myšlienok používajte jednoduchý a priamy jazyk
Pracovné správy nevyžadujú zložité slová a kvetnaté vety. Musíte čitateľovi len sprostredkovať dôležité body. Prenášajte nápady pomocou čo najjednoduchších slov a dostaňte sa k jadru myšlienky.
Napíšte „Tržby sa v 4. štvrťroku zvýšia o 50%“, a nie „Tržby sa zvýšili o 50% a dosiahli vynikajúce výsledky vo štvrtom štvrťroku“
Krok 3. Použite stručné písanie, aby bola vaša správa stručná
Príliš dlhé písanie je len stratou času pre vás a čitateľa. Odstráňte nepotrebné slová a prejdite priamo k veci svojho vyhlásenia.
- Niektoré pracovné správy sú prirodzene dlhé, pretože obsahujú veľa informácií. Spôsob, akým to píšete, by však mal zostať stručný.
- Je lepšie napísať: „Tržby sa zvýšili v poslednom štvrťroku potom, čo zamestnanci urobili telefonický marketing“, než „Tržby v poslednom štvrťroku prudko vzrástli, pretože naša talentovaná a oddaná predajná sila predávala potenciálnych klientov po telefóne, aby ich prinútila nakupovať.“Produkty."
Krok 4. Prezentujte nápady pomocou objektívneho a emocionálneho jazyka
Zapíšte si fakty a nechajte čitateľov, aby si urobili vlastné závery na základe objektívneho uhla pohľadu. Môžete dávať odporúčania, ako zvládnuť konkrétny problém, ale nesnažte sa vyprovokovať emócie čitateľa k ich presvedčeniu. Nechajte čitateľov vytvárať nápady a rozhodnutia na základe objektívnej perspektívy.
Môžete napísať: „Nešťastní zamestnanci zvyčajne postrádajú morálku, takže sa kancelária cíti ako bezduchý stroj“, môžete napísať: „Zamestnanci s relatívne nízkou produktivitou tvrdia, že sa cítia nešťastní.“
Krok 5. Nepoužívajte neformálny jazyk a slová „I“alebo „I
”V správe o pokroku môžete použiť slovo„ I “, ak pracujete na projekte sám. V opačnom prípade nepoužívajte v pracovných správach slovo „ja“alebo veľmi neformálne slová. Slovo „vy“však môžete použiť pri smerovaní určitých viet k svojmu cieľovému publiku.
V správach používajte odborný jazyk
Krok 6. Prečítajte si správu znova a uistite sa, že neobsahuje žiadne chyby
Gramatické a pravopisné chyby znížia povesť profesionality správy. Prečítajte si ho znova a uistite sa, že neobsahuje žiadne pravopisné chyby, zlé frázy alebo nesprávne zvolené slová. Bolo by lepšie, keby ste si mohli správu prečítať dvakrát.
- Ak je to možné, požiadajte niekoho iného, aby si správu prečítal, pretože niekedy môže byť ťažké nájsť na sebe chybu.
- Ak máte čas, nechajte správu 24 hodín a potom ju znova prečítajte.
Tipy
- Po napísaní prvej pracovnej správy ju použite ako vzor pre nasledujúce správy.
- Vaše pracovisko môže mať šablónu pracovnej správy. Opýtajte sa svojho nadriadeného, či môžete použiť kancelársku šablónu.
- Ak to dokážete, použite existujúci formát správy o práci organizácie, pre ktorú pracujete. Skontrolujte si spisy v kancelárii alebo požiadajte nadriadeného alebo spolupracovníka o kópiu správy.
