E -mail podľa svojej povahy nie je taký formálny ako písomný list. Existujú však situácie, keď pri písaní e -mailov musíte použiť formálnejší tón. Zvážte, kto je príjemca, a potom vyberte správny pozdrav. Potom môžete premýšľať o formáte pozdravu a napísať úvodnú vetu.
Krok
Časť 1 z 3: Zohľadnenie príjemcov
Krok 1. Rozhodnite sa, aký formálny musíte byť
Aj keď napíšete „formálny“e -mail, úroveň formality závisí od osoby, ktorá ho dostala. Napríklad formalita e -mailu adresovaného lektorovi nie je rovnaká ako e -mail pre žiadosť o zamestnanie.
Pri prvom kontakte používajte pre istotu formálnejší tón
Krok 2. Nájdite meno príjemcu
Vykonajte malý prieskum a nájdite príjemcov, ktorých nepoznáte. Vďaka znalosti mena bude pozdrav osobnejší, aj keď použijete formálnu techniku.
Krok 3. Nasledujte príklad príjemcu
Ak vám príjemca najskôr pošle e -mail, môžete skopírovať pozdrav, ktorý používa. Ak napríklad použije „Ahoj“a vaše krstné meno, môžete odpovedať rovnakým spôsobom pomocou „Ahoj“a jeho krstného mena.
Časť 2 z 3: Výber pozdravov
Krok 1. Použite „Dear“
S pozdravom „Drahý“. (za ktorým nasleduje meno príjemcu) sa z nejakého dôvodu používa veľmi často. Tento pozdrav je formálny bez toho, aby bol sugestívny, a je taký známy, že sa mu nevenuje veľká pozornosť, a je to v poriadku. Nechcete, aby pozdrav vynikol, pretože nie je na mieste.
Krok 2. Ak nepoznáte meno príjemcu, vyskúšajte „S pozdravom“
Tento pozdrav je v obchodných e -mailoch používaný pomerne formálne, najmä ak nepoznáte meno príjemcu. Je však dobré si najskôr vyhľadať meno, ak je to možné.
Ak je e -mail veľmi formálny a nepoznáte meno príjemcu, môžete tiež použiť „Komu to môže vadiť“. Tento pozdrav však niekedy ľudí urazí, pretože nie je osobný
Krok 3. V menej formálnom e -maile zvážte „ahoj“alebo „ahoj“
E -maily zvyčajne pôsobia menej formálne ako písmena všeobecne. V dosť formálnom e -maile teda môžete použiť pozdrav ako „Ahoj“. Ak napríklad píšete e -mail lektorovi, obzvlášť ten, ktorého poznáte, je stále vhodné pozdraviť.
Krok 4. Nepoužívajte „Hej“
Aj keď je „ahoj“v semiformálnych e-mailoch prijateľné, „hej“je iný príbeh. Tento pozdrav je veľmi náhodný, dokonca aj v priamej reči. Mali by ste sa tomu teda vyhnúť. Aj keď svojho šéfa dobre poznáte, vyhnite sa používaniu výrazu „Hej“v e -mailoch adresovaných mu.
Krok 5. V prípade potreby použite namiesto názvu názov
Niekedy, keď niekomu napíšete e -mail, poznáte iba jeho pozíciu v spoločnosti alebo organizácii. V takom prípade namiesto názvu použite názov, napríklad „Vážený. Manažér ľudských zdrojov „Vážený. Náborový výbor “alebo„ Vážený. Profesor “.
Krok 6. Pridajte pozdrav, aby bol e -mail formálnejší
Ak je to možné, pridajte „Pane“, „Otec“, „Matka“, „Dr.“alebo „profesor“pred menom príjemcu pre formálnejší dojem. Používajte tiež svoje priezvisko alebo celé meno, nielen krstné meno.
Časť 3 z 3: Napíšte a začnite e -mail
Krok 1. Vložte pozdrav do prvého riadku
V hornom riadku je zvolený pozdrav a za ním meno príjemcu. Ak je to možné, použite názov alebo názov, napríklad „Pán“, „Matka“alebo „Dr.“, za ktorým nasleduje vaše meno a priezvisko.
Krok 2. Použite čiarky
Po pozdrave by ste spravidla mali používať čiarku. Vo formálnom liste môžete použiť dvojbodku, ale pre e -mail je to zvyčajne príliš formálne. Postačí čiarka, ale ak píšete úvodný list v e -maile, môžete použiť dvojbodku.
Krok 3. Pokračujte na nasledujúci riadok
Salam má na vrchole svoje vlastné miesto. Potom stlačením klávesu Enter pokračujte na ďalší riadok. Ak namiesto odsadených viet používate medzery pre nové odseky, medzi pozdrav a prvý odsek vložte prázdny riadok.
Krok 4. V prípade potreby sa predstavte v úvodnej vete
Pri prvom e -maile sa predstavte, aj keď poznáte príjemcu v reálnom živote. Poskytnutím osobných údajov budú príjemcovia vyzývaní, aby si váš e -mail prečítali.
- Napríklad: „Moje meno je Jessica Hartono a som riaditeľkou marketingu v spoločnosti ABC Company.“Tiež by ste sa mohli príjemcovi predstaviť, napríklad „Volám sa Rama Susanto a chodím na vašu hodinu marketingu (Marketing 101 každý utorok a štvrtok popoludní)“.
- Ak už príjemcu poznáte a poslali ste mu e -mail, pokojne použite prvú vetu ako pozdrav. Napríklad „Ďakujem za takú rýchlu odpoveď“alebo „Želám vám veľa zdravia“.
Krok 5. Napíšte telo e -mailu
Väčšina formálnych e -mailov sa dostane priamo k jadru veci. To znamená, že prvá a druhá veta by mali riešiť, prečo píšete príjemcovi. Pamätajte si, že o svojom cieli buďte čo najkratší.
