Sú chvíle, keď musíte uskutočniť dôležitý telefonát, možno niekoho požiadať, aby sa s vami stretol alebo niečo uviedol na trh. Ak nie ste zvyknutí hovoriť po telefóne, môže byť ťažké začať konverzáciu. Kľúčom k úspešnému telefonickému rozhovoru je zaistiť pohodlie oboch strán, aby sa dalo ľahko diskutovať.
Krok
Časť 1 z 3: Vytvorenie plánu
Krok 1. Stanovte si, čo je vašim cieľom
Predtým, ako zdvihnete prijímač, musíte vedieť, na čo slúži. Ak napríklad zavoláte niekomu, koho máte radi, cieľom môže byť požiadať ho, aby sa s vami stretol. V obchodnej telefónii je cieľom predaj tovaru alebo služieb. Zamyslite sa nad tým, čo od konverzácie očakávate.
- Pokúste sa udržať svoje ciele konkrétne. Vďaka tomu budete viac pripravení.
- V niektorých prípadoch môže byť účel telefonického rozhovoru všeobecnejší. Napríklad zavolajte spoločnosti, aby sa informovala o ich službách bez toho, aby ste vedeli, čo vás skutočne zaujíma. Informácie, ktoré získate neskôr, vám pomôžu určiť, čo potrebujete alebo chcete.
Krok 2. Vedzte, s kým sa budete rozprávať
Keď voláte konkrétnej osobe, ktorú nepoznáte, skúste najskôr zistiť jej pozadie. Tak budete zhruba vedieť, čo môžete od konverzácie očakávať. Ak sa napríklad chcete porozprávať s generálnym riaditeľom spoločnosti, môže byť veľmi zaneprázdnený a nemá veľa času. Ak voláte niekoho hanblivého, možno budete musieť viac hovoriť.
- Ak ide o služobný telefón, navštívte webovú stránku spoločnosti, v ktorej pracuje osoba, ktorej chcete zavolať. Nájdete tu názov a možno aj životopis, ktorý vám poskytne malú predstavu.
- Pri súkromných hovoroch si vyžiadajte informácie o osobe od priateľa, ktorý ho tiež pozná.
Krok 3. Zapíšte si niekoľko bodov konverzácie
Keď budete vedieť, čo chcete a komu zavoláte, je vhodné si urobiť niekoľko poznámok. Môžete písať odrážky, ktoré zaistia, že bude položená vaša otázka. So zoznamom nikdy nezabudnete na niečo dôležité.
- Možno budete musieť tiež načrtnúť konverzáciu. Obrys možno bude potrebné prispôsobiť reakcii druhého človeka, ale je to v zásade vodítko, ak ste nervózni.
- Zamyslite sa nad tým, ako dlho budete hovoriť. Najlepšie je predpokladať, že čas nie je dlhý. Zamerajte sa teda na dôležitú tému, o ktorej chcete hovoriť.
Časť 2 z 3: Začatie konverzácie
Krok 1. Pozdravte sa a predstavte sa
Najprv musíte pozdraviť, napríklad „ahoj“alebo „ahoj“. Veľa ľudí dnes používa automatické prijímače, ale mali by ste sa predsa len predstaviť, pokiaľ vás ten druhý na druhej strane nepozdraví menom. Ak voláte niekomu, koho dobre poznáte, stačí spomenúť meno. V iných situáciách poskytnite viac informácií, aby vás druhá osoba mohla identifikovať.
- Na pozdrav môžete tiež použiť „Dobré ráno“, „Dobré popoludnie“alebo „Dobrý večer“.
- Na služobnom telefóne zadajte aj názov svojej spoločnosti. Napríklad: „Dobré ráno, som Anisa Dewi zo spoločnosti Mahkota Advertising.“
- Pri súkromných hovoroch k vášni zamilovanosti možno budete musieť spomenúť, kde ste ho stretli. Napríklad: „Ahoj, toto je Mahesa. Stretli sme sa minulý týždeň v telocvični. “
- Ak voláte priateľovi priateľa, uveďte meno tohto priateľa. Napríklad: „Ahoj, toto je Lisa. Som Erikov priateľ. Myslím, že už povedal, že sa ozvem. “
- Ak zavoláte a požiadate o otvorenie pracovného miesta, uveďte, odkiaľ ste informácie získali. Napríklad: „Dobrý deň, volám sa Nurani Rahman. Chcel by som sa informovať o práci, ktorá bola inzerovaná vo včerajších novinách. “
- Ak chcete od firmy požiadať iba o všeobecné informácie, nie je potrebné menovať ich. Môžete jednoducho povedať: „Ahoj, mám záujem o službu úložiska, ktorú ponúkaš.“
Krok 2. Opýtajte sa, či je teraz vhodný čas na rozhovor
Ak chcete, aby bol telefonický rozhovor úspešný, zaistite, aby bol druhý rovnako koncentrovaný ako vy. Preto sa musíte spýtať, či má čas, než začne konverzáciu. Ak je odpoveď áno, začnite hovoriť. Ak je odpoveď zaneprázdnená alebo sa chystá odísť, nájdite si iný čas.
- Ak nie je pripravený hovoriť, keď ho telefonujete, nastavte si iný čas, než zavesíte. Môžete povedať: „Môžem vám zavolať znova dnes popoludní? 3 hodiny, možno?"
- Ak chce zavolať späť, poskytnite mu deň a čas, kedy môžete. Povedzte: „Zajtra ráno môžem hovoriť. Možno okolo 10?"
Krok 3. Začnite s príjemnými predmetmi
Ak voláte, aby ste sa niečo opýtali alebo predali, nechoďte hneď k veci. Druhá osoba môže čoskoro stratiť záujem. Skúste namiesto toho začať úvodom, akým je napríklad malá diskusia o počasí.
- Nesmiešajte však slová príliš dlho. Druhá osoba môže byť netrpezlivá.
- Ak poznáte osobu, s ktorou sa rozprávate, povedzte niečo osobnejšie na tému, ktorá ho zaujíma. Ak je napríklad futbalovým fanúšikom, povedzte: „Včera večer sa konal zápas v meste Persebaya, nie?“
- Ak ho dôverne nepoznáte, rozhodnite sa pre všeobecné potešenia. Napríklad: „V poslednej dobe je veľmi teplo. Zdá sa, že minulý rok obdobie sucha nebolo také horúce ako toto. “
Krok 4. Diskutujte o bodoch konverzácie
Akonáhle budete vy a druhá osoba pohodlnejší a uvoľnenejší, choďte na podstatu rozhovoru. Hovorte stručne a stručne, pretože pri túlaní budete znieť neisto.
- Pri vytváraní dojmu sebavedomia sa uistite, že ste zdvorilí, keď niekoho o niečo požiadate.
- Ak hovoríte príliš dlho bez zastavenia, druhá osoba môže prestať venovať pozornosť. Dajte si teda pauzu a požiadajte o spätnú väzbu, ak potrebujete niečo povedať.
- Pri rozprávaní nejedzte a nežujte žuvačky. Zvuk, ktorý vydáva, bude pôsobiť, že to nemyslíte vážne.
Časť 3 z 3: Úprava nastavení
Krok 1. Nájdite pokojné miesto
Samozrejme chcete, aby sa telefónny hovor skončil dobre. Vytvorte teda prostredie, ktoré vám pomôže hovoriť, na tichom mieste. Minimalizujte hluk v pozadí, aby ste druhého nemuseli žiadať, aby opakoval, čo hovorí alebo kričal, aby vás počul.
- Najlepším miestom na telefonovanie je prázdna miestnosť so zatvorenými dverami. Zaručene budete môcť hovoriť pokojne.
- Ak musíte zavolať do otvorenej kancelárie a počuť hlasy spolupracovníkov, skúste zavolať, keď je v kancelárii trochu ticho. Napríklad počas obednej prestávky alebo na konci dňa, keď všetci ostatní odišli domov.
- Kedykoľvek je to možné, vyhýbajte sa dôležitým telefonátom na verejných miestach, ako sú reštaurácie alebo obchody. Verejné miesta sú zvyčajne plné rušenia a príliš preplnené. Ak musíte zavolať, keď ste vonku, nájdite si pokojné miesto, napríklad uličku mimo kúpeľne reštaurácie alebo prázdnu chodbu v obchode.
Krok 2. Skontrolujte signál
Dnes mnoho ľudí používa mobilné telefóny ako svoj primárny telefón. Ak je to tak, uistite sa, že je signál vášho mobilného telefónu silný, aby ste si mohli byť istí, že kvalita zvuku bude dobrá. Hľadaj miesto, ktoré ponúka silný signál. Ak nie je signál, možno budete musieť použiť pevnú linku.
- Kvalita zvuku pevných telefónov je zvyčajne lepšia ako u mobilných telefónov. Ak je to teda nevyhnutné, používajte pevnú linku vždy, keď je to možné, obzvlášť ak budete telefonovať rodičom so sluchovým postihnutím.
- Ak používate mobilný telefón, podržte ho tak, aby vstavaný mikrofón bez problémov zachytil váš hlas. Dôležité hovory by nemali používať reproduktor.
Krok 3. Uistite sa, že sa cítite pohodlne
Predtým, ako začnete telefonovať, sa pripravte plne sa sústrediť na konverzáciu. Pripravte sa napríklad na to, že nebudete musieť ísť na toaletu a dať si drink, aby ste sa nemuseli postaviť, ak budete smädní. Je dobré mať poruke vreckovku pre prípad, že by ste potrebovali kýchnuť do telefónu.
Rozhodnite sa, či vám viac vyhovuje sedieť alebo stáť. Ak ste nervózni, možno sa môžete upokojiť krátkou prechádzkou
Tipy
- Ak ste nervózni, možno budete potrebovať prax. Nechajte priateľa alebo člena rodiny, aby vystupovali ako osoba, ktorej voláte.
- Ak voláte ľuďom súkromne alebo sociálne, možno budete chcieť začať odoslaním správy s textom: „Mohli by ste si nájsť chvíľu na telefonovanie?“Môže byť vnímavejší, ak vie, že sa vám ozývam.
- Pokúste sa vytvoriť pozitívny prístup. Aj keď osoba, s ktorou sa rozprávate, nevidí, úsmev pri rozprávaní spôsobí, že váš hlas bude znieť nadšene a pozitívne.
- Slová vyslovujte správne. Snažte sa, aby ten druhý bez problémov porozumel tomu, čo hovoríte.
- Dávajte pozor na rýchlosť svojho prejavu. Slová, ktoré sú príliš rýchle, je niekedy ťažké chytiť.
