Pohotovostné plány, ktoré sú známejšie ako plány reakcie na núdzové situácie, sú veľmi užitočné pri predvídaní výskytu vecí, ktoré majú za následok zastavenie prevádzkových činností. Pri riadení organizácie môžu skutočne nastať rôzne riziká, počnúc technickými poruchami (napr. Strata údajov) až po prírodné udalosti (napr. Povodne). Preto každá organizácia potrebuje vypracovať účinný pohotovostný plán, aby bola pripravená na riešenie rôznych nepriaznivých udalostí.
Krok
Časť 1 z 3: Predvídanie rôznych rizík
Krok 1. Pred vypracovaním pohotovostného plánu sa pripravte
Hlavným účelom prípravy pohotovostného plánu je zachovať kontinuitu operačných činností organizácie v prípade katastrofy.
- Najprv definujte formálnu politiku, v ktorej sa uvádza, že organizácia musí vypracovať pohotovostný plán.
- Vytvorte si plán, ktorý je jednoduchý a praktický. Používajte slová, ktoré sú ľahko zrozumiteľné a poskytujú pokyny, ktoré čitateľ ľahko uplatní, pretože tento plán musia vykonať všetci zamestnanci organizácie.
- Stanovte konkrétne dôvody, pre ktoré musíte vypracovať pohotovostný plán. Zamyslite sa nad indikátormi, ktoré slúžia ako referenčné hodnoty na určenie úspešnej implementácie pohotovostného plánu, aby organizácia mohla pokračovať v činnostiach ako obvykle. Určite operatívne činnosti, ktoré hrajú dôležitú úlohu v kontinuite vášho podnikania.
Krok 2. Vytvorte pohotovostný plán zodpovedaním troch dôležitých otázok
Vytvorenie plánu, ktorý dokáže zodpovedať všetky tri tieto otázky, je spôsob, ako zaistiť, aby vám neunikol ani jeden aspekt, ktorý by ste mali zvážiť.
- Aké udalosti môžu nastať?
- Aké opatrenia podnikneme, aby sme to vyriešili?
- Čo musíme urobiť, aby sme sa pripravili?
Krok 3. Zistite, akým rizikám bude vaša organizácia pravdepodobne čeliť
Stanovenie rizík, ktoré môžu nastať, je jedným z dôležitých aspektov prípravy pohotovostného plánu. Proces však bude odlišný podľa situácie a stavu každej organizácie. Pri určovaní rizík by ste mali vziať do úvahy aj okolnosti vašej vlastnej organizácie. Pohotovostné plány sú potrebné na predvídanie podnikateľských rizík vo forme:
- Prírodné katastrofy, napríklad: záplavy, hurikány a suchá. Ďalšie riziká: finančné krízy, pracovné úrazy, personálne problémy (napr. Smrť vedúceho organizácie alebo štrajk zamestnancov), strata údajov, chaos v riadení a problémy s výrobkom (napr.: chybné výrobky).
- Zamerajte sa na prípravu plánov na aspekty riadenia, komunikácie, financií, koordinácie, logistiky a technického riešenia problémov.
- Technickým problémom obvykle čelí tím, ktorý sa stará o komunikačnú infraštruktúru. Musíte vziať do úvahy riziko straty údajov alebo zákazníkov.
Krok 4. Zvážte riziká podľa priority
Určte hodnotenie rizika na základe veľkosti šance na riziko. Pohotovostné plány vo všeobecnosti nemôžu predvídať všetky riziká, pretože šance na výskyt nie sú rovnaké. Pokúste sa zistiť riziká, ktoré majú najväčšiu pravdepodobnosť, že sa stanú a ktoré výrazne ovplyvnia prevádzkové činnosti.
- Zamerajte sa na udalosti s najsmrteľnejšími následkami. Zapíšte si všetky udalosti, ktoré ovplyvňujú prevádzku, a priraďte hodnotenie od 1 do 10. Zamyslite sa nad vplyvom každej z týchto udalostí, napríklad: požiare motorov majú nižšie hodnotenie ako požiare vo výrobných závodoch.
- Potom určte hodnotenie na základe frekvencie výskytu rizika. Napríklad: dajte hodnotenie 1 pre riziko, ktoré sa vyskytuje raz za mesiac, a hodnotenie 10 pre riziko, ktoré sa vyskytuje raz za 100 rokov. Vynásobením týchto dvoch čísel získate celkové skóre, ktoré ukazuje veľkosť rizika a jeho vplyv na organizáciu.
- Vypracujte pohotovostný plán začínajúci udalosťou s najvyšším skóre. Pripravte si riešenia na predvídanie týchto udalostí. Okrem toho môžete zlepšiť pracovné procesy pre udalosti s nízkym skóre. Základné aspekty, ktoré zabezpečujú kontinuitu činností organizácie, musia byť najvyššou prioritou, napríklad: riadenie peňažných tokov, rozvoj podielu na trhu a zlepšovanie výkonnosti zamestnancov.
Časť 2 z 3: Definovanie viacerých scenárov
Krok 1. Určte scenár udalosti s najvyšším rizikom
S cieľom vypracovať účinný pohotovostný plán definujte realistické scenáre pre každé riziko. Vytvorte špecifický rámec na predvídanie toho, aký by bol vplyv, keby k najvyššiemu riziku došlo.
- Vplyv môžete určiť po dôkladnom zostavení scenára. Podrobne premyslite najväčší vplyv každého scenára.
- Zo scenára pripravte niekoľko verzií plánu so stupňovanou intenzitou nárazu, napríklad: mierny náraz, mierny náraz a silný náraz.
Krok 2. Vytvorte harmonogram implementácie plánu podľa scenára
Zistite, ktorí pracovníci sú zodpovední za aké akcie a kedy. Tiež si pripravte aktualizovaný zoznam alebo zoznam kontaktov a určte, kto by mal poskytovať oznámenia.
- Pripravte si rozvrh, aby všetci zodpovední pracovníci vedeli, čo majú urobiť v prvý deň alebo počas prvého týždňa. Vytvorte konkrétny rozvrh pre každý scenár.
- Vytvorte rozvrh podľa scenára, aby ste predvídali výskyt prekážok v rôznych aspektoch organizácie, napríklad pokiaľ ide o pracovné zariadenia (obmedzenia infraštruktúry), organizáciu (neexistuje systém varovania pred núdzovými situáciami ani tím kvalifikovanej reakcie) a inštitúcie (napríklad: nedostatok zdrojov financovania alebo externé podnikanie partnerov). Určte personál, ktorý by mal byť zodpovedný za určité aspekty.
Krok 3. Zamyslite sa nad najdôležitejšími faktormi, ktoré vám pomôžu znova rozbehnúť vašu firmu
Prediskutujte to podrobne a preskúmajte kapacity a zraniteľné miesta v rámci organizácie. Má organizácia dostatočné kapacity na riešenie alebo riešenie každého rizika?
- Napríklad: katastrofa, ktorá môže nastať, je povodeň, pretože voda rieky pretečie a zaplavuje bývanie na brehu rieky. Zlá infraštruktúra môže spôsobiť zraniteľnosť a dostupnosť kvalifikovaného personálu je organizačnou schopnosťou.
- Vykonajte úprimné posúdenie zdrojov. Zistite, čo je potrebné zmeniť alebo obmedziť z dôvodu obmedzených zdrojov? Vykonajte analýzu, aby ste určili vplyv na obchodné činnosti, aby ste boli schopní určiť akcie, ktoré je potrebné vykonať, aby organizácia naďalej fungovala a bola schopná dosiahnuť svoje ciele.
Krok 4. Zistite, ako znížiť riziko
Po vytvorení pohotovostného plánu sa neposaďte a dúfajte, že sa nič zlé nestane. Vykonajte rôzne opatrenia na zníženie rizika a urobte prevenciu.
- Zistite, či existujú kolegovia ochotní pomôcť. Existujú miestne zdroje, ktoré je možné využiť v prípade katastrofy? Existujú susedia ochotní pomôcť?
- Účinný pohotovostný plán je schopný odhaliť rôzne aspekty, ktoré je potrebné zlepšiť, aby plán, ktorý bol pôvodne veľmi užitočný, teraz už nemusí byť potrebný.
- Napríklad: uvedomíte si potrebu poistnej ochrany alebo vykonáte simuláciu zvládania katastrof. Nainštalujte si systém zálohovania údajov, aby ste predišli strate údajov. Vytvorte si plán pre každý scenár.
Časť 3 z 3: Implementácia pohotovostného plánu
Krok 1. Oznámte pohotovostný plán všetkým zamestnancom
O núdzovom pláne musíte informovať všetky úrovne manažmentu organizácie čo najskôr, než dôjde k núdzovej situácii.
- Vysvetlite úlohy a zodpovednosti každého personálu, aby neboli zmätení, keď je potrebné vykonať tento plán, aby sa zabránilo panike.
- Poskytnite užitočné školenie, aby bol každý personál schopný plniť si povinnosti podľa plánu. Po vykonaní pozorovaní vykonajte potrebné simulácie a vykonajte úpravy.
Krok 2. Otestujte si svoj plán
Vykonajte testovanie v 4 fázach, aby bolo efektívnejšie a efektívnejšie. Ak existujú medzirezortné problémy alebo konflikty, upravte plán a zopakujte test.
- Organizujte stretnutia s vedúcimi zamestnancami. Nechajte ho, nech stanoví dátum a čas schôdze, aby si dôkladne prečítal pohotovostný plán a ocenil ľudí, ktorí prácu urobili až do konca.
- Organizujte medzirezortné stretnutia a prehodnoťte plány oddelení. V tejto fáze musíte alokovať zdroje a identifikovať vznikajúce konflikty.
- Nájdite príčinu zásadných zlyhaní systému. Vyhodnotenie plánu je možné vykonať v rámci oddelenia simuláciou zlyhaní systému a/alebo dodávateľov. Simulácie scenárov je možné vykonať bez vypnutia zariadenia alebo oneskorenia procesov, ktoré musia pokračovať v prevádzke.
- Vykonajte testovaciu jazdu. Pohotovostný plán však musíte otestovať dočasným zastavením prevádzky.
Krok 3. Pohotovostný plán uchovávajte na bezpečnom a ľahko prístupnom mieste
V prípade katastrofy nenechajte plán zapáliť alebo vás zmieta povodeň. Aby bol v prípade potreby ľahký prístup, neukladajte úložisko súborov svojho plánu v tajnosti.
- Uložte plánový plán a kópie na niekoľko miest, aby ich bolo možné v prípade potreby použiť čo najskôr.
- Kópiu plánu uschovajte na pôvodnom mieste na rôznych miestach. Prosím, povedzte niektorým autorizovaným ľuďom, ako k nim majú prístup.
Krok 4. Vytvorte pravidelný rozvrh na vykonávanie recenzií
Zmeny nastávajú neustále, takže predpoklady, ktoré sú základom prípravy plánu, už nie sú platné. Riziko môže byť väčšie, ako keď bol plán zostavovaný.
- Zapojte niekoľko ľudí do navrhovania a úpravy plánov. Napríklad: Požiadajte nových zamestnancov, aby poskytli informácie alebo zlepšili z iného uhla pohľadu.
- Porovnajte všetky predpoklady použité pri navrhovaní plánu s aktuálnymi údajmi alebo nechajte skontrolovať tretiu stranu. Záložný systém vo vašom počítači môže ukladať menej údajov, ako si myslíte.
Tipy
- Neprehliadnite dôležitosť pohotovostného plánu, aby ste si ho nevytvorili!
- Vypracujte pohotovostné plány v rôznych scenároch.
- Začnite plánovaním vytvorením výboru a vymenovaním predsedu. Vyberte ľudí, ktorí majú schopnosti, nástroje a znalosti, aby každé oddelenie bolo schopné vyvinúť vlastné plány.
- Znovu si prečítajte plány, ktoré ste vytvorili, aby ste našli veci, ktoré ste nestihli.
