Pretože sa často používa na osobné a neformálne účely, písanie formálneho e -mailu môže byť skľučujúce. Ak však musíte napísať formálny e -mail učiteľovi, šéfovi, obchodnému partnerovi, vládnej agentúre alebo inej osobe, ktorá potrebuje formalitu, postupujte podľa týchto jednoduchých pokynov. Stručne a jasne vyjadrite svoj názor a dodržujte pravidlá písania, štýlu a formálneho formátu listu. Nakoniec svoj e -mail pred odoslaním skontrolujte a opravte.
Krok
Metóda 1 z 3: Formátovanie e -mailu
Krok 1. Použite profesionálnu e -mailovú adresu
V ideálnom prípade je e -mailová adresa variáciou vášho skutočného mena, nie používateľského mena alebo prezývky. Ak je to možné, používajte bodky, pomlčky alebo podčiarkovníky, bez číslic alebo iných písmen.
Napríklad [email protected] by sa mohlo zdať neprofesionálne. Medzitým by bolo vhodnejšie použiť adresu [email protected]
Krok 2. Použite profesionálne písmo
Väčšina e -mailových služieb vám dnes umožňuje písať rôznymi druhmi písma a textov. Pre oficiálne e -maily je však najlepšie držať sa oficiálnych písem, ako sú Times New Roman a Arial. Vyhnite sa ozdobným písmam ako Comic Sans alebo stará angličtina. Okrem tohoto:
- Napíšte svoj e-mail ľahko čitateľným písmom, napríklad veľkosť 12.
- Vyhnite sa špeciálnemu písaniu, ako je kurzíva, tučné alebo viacfarebné písmo, pokiaľ to nevyhovuje obsahu a účelu e -mailu.
- E -mail nepíšte úplne veľkými písmenami. Takto budete písať a budete pôsobiť, ako keby ste na príjemcu kričali.
Krok 3. Dajte e -mailu krátky a presný názov (predmet)
Použite niekoľko kľúčových slov, ktoré sa týkajú obsahu e -mailu v názve. Pomôže to zabrániť tomu, aby príjemca ignoroval váš e -mail. E -maily odoslané bez názvu alebo s použitím nejasného názvu budú pre príjemcu považované za nedôležité.
- E -mailové názvy ako „Rýchle otázky“, „Kontaktovanie vás“alebo „Dôležité záležitosti“budú pre príjemcu pôsobiť nejasne.
- E -mailový názov „Plán, zoznam hostí, pozvánka na obed a zhrnutie schôdze na 12. marca“sa medzitým zdá byť príliš dlhý a obsahuje viacero tém naraz.
- Na druhej strane, názov e -mailu „Stretnutie o poškodení eskalátora 12. marca“je dosť krátky a jasný. Tento názov môže príjemcovi poskytnúť prehľad o hlavnej téme, ako aj jasný dátum.
Metóda 2 z 3: Písanie obsahu
Krok 1. Použite vhodný pozdrav
Formálny e -mail vždy začnite pozdravom. Môžete napísať priamo meno príjemcu (ak ho poznáte). Doplňte meno príjemcu jeho titulom alebo titulom (pán, pani, Dr. atď.). Ak chcete, môžete tiež napísať „Vážený“pred meno a titul príjemcu.
- Ak nepoznáte meno príjemcu e -mailu, napíšte „Vážený pán/pani“alebo „Záujemcom“.
- Nepoužívajte „ahoj“, „ahoj“ani iné neformálne pozdravy.
Krok 2. Predstavte sa v prvom odseku (ak je to potrebné)
Ak píšete niekomu, koho ste nikdy predtým nekontaktovali, napríklad novému zákazníkovi, manažérovi ľudských zdrojov alebo vládnemu predstaviteľovi, predstavte sa a vysvetlite, prečo vám posielame e -maily. Napíšte to do prvej alebo druhej vety svojho e -mailu.
Napríklad pri odosielaní e -mailu so žiadosťou o zamestnanie môžete napísať: „Volám sa Maria Isabella. Kontaktoval som vás, aby ste sa uchádzali o prácu administratívneho asistenta inzerovaného na webe JobXYZ.com.“
Krok 3. Uprednostnite najdôležitejšie informácie
Potom, čo sa predstavíte a uvediete svoj hlavný účel odoslania e -mailu, môžete pokračovať v tele e -mailu. Úplne hore uveďte najdôležitejšie informácie. Tak viac oceníte čas príjemcu a objasníte účel e -mailu.
Pri písaní e -mailu vládnemu činiteľovi môžete napríklad začať takto: „Volám sa Maria Isabella. Vašu emailovú adresu som získal z oficiálnej webovej stránky mestského súdu v Salatige. Tento list posielam, aby som vyjadril svoju námietku voči lístok som dostal 29. februára 2015. “
Krok 4. Dostaňte sa priamo k bodu listu
Formálnym listom môžete priamo vyjadriť svoj názor. Malé rozhovory spôsobia, že čitateľ bude zmätený a ťažko pochopiteľný, čo od neho potrebujete alebo potrebujete.
- Napríklad, keď píšete list profesorovi na akademickej pôde, nemusíte stále dookola písať veci ako: „Som Maria Isabella. Poznáš ma? Chémia 221 je momentálne môj obľúbený kurz, pretože tvoj učebné materiály sú veľmi dobre zorganizované. Takže sa môžem vždy riadiť a vedieť, čo sa bude testovať. Pokiaľ ide o skúšku, pripomína sa mi nadchádzajúca skúška. “
- Na druhej strane, napísanie takého e -mailu by mohlo byť jasnejšie: „Som Maria Isabella. Som študentka chémie 221 a chcela som vám povedať o možnom konflikte harmonogramov skúšok.“
Krok 5. Napíšte krátky e -mail
Aj keď neexistuje žiadne konkrétne obmedzenie dĺžky, je vhodné vytvoriť si e -mail rovnako dlhý ako jedna obrazovka prenosného počítača alebo počítača.
Ak je váš e -mail dostatočne dlhý, rozložte ho na niekoľko krátkych odsekov. Medzi jednotlivými odsekmi nechajte prázdny riadok namiesto toho, aby ste ich písali odsadené
Krok 6. Používajte úradný jazyk
Keďže formálne e -maily sú určené na profesionálne účely, musíte urobiť dobrý dojem. Používajte úplné vety a zdvorilé frázy. Vyhnite sa nasledujúcim:
- Slang
- Zbytočné skratky
- Používanie emotikonov a emodži
- Neúctivé slová
- Vtip
Krok 7. Použite vhodný záverečný pozdrav
Rovnako ako úvodné pozdravy, existuje niekoľko možností záverečných pozdravov, ktoré je možné použiť vo formálnych listoch. Nezabudnite uviesť svoje úplné meno a titul, ako aj všetky ostatné názvy (ak existujú). Medzi príklady záverečných pozdravov, ktoré je možné použiť, patria:
- "S Pozdravom,"
- „S úctou,“
- "Ďakujem,"
- „S pozdravom“
- "Tvoj študent,"
Metóda 3 z 3: Príprava na odosielanie listov
Krok 1. Zahrňte požadované prílohy
Ak musíte vložiť prílohu, určite ju vložte do tela e -mailu, aby ju videli čitatelia, ktorí si ju prečítajú. Skúste obmedziť počet príloh a veľkosti súborov a používajte bežné a široko používané typy súborov.
Zahrňte napríklad oznámenie typu „Prikladám kópiu svojho životopisu a portfólia vo formáte PDF“
Krok 2. Vylepšite obsah, pravopis a gramatiku e -mailu
Pri odhaľovaní pravopisných a gramatických chýb sa nespoliehajte iba na e -mailové služby. Prečítajte si svoj e -mail nahlas alebo nechajte niekoho skontrolovať a opraviť. Tak môžete ľahko nájsť pravopisné chyby a nejasné vety.
Krok 3. Uistite sa, že váš e -mail neobsahuje žiadne citlivé informácie
Vždy majte na pamäti, že e -mail nie je bezpečný spôsob komunikácie. Majte na pamäti, že e -mailové servery môžu byť napadnuté alebo môže príjemca úmyselne alebo neúmyselne zdieľať informácie, ktoré nechcete odhaliť.
