Spätná väzba je jedným z hlavných aspektov, ktoré môžu zamestnancom a študentom pomôcť zlepšiť sa. Okrem toho, že je spätná väzba považovaná za dôležitú, je nevyhnutnou súčasťou väčšiny kancelárií a tried. Je to vidieť najmä vtedy, ak máte zamestnancov alebo ste zodpovední za vzdelávanie ostatných. Písanie spätnej väzby prostredníctvom e-mailu je stále dôležitejšie, pretože viac pracovníkov komunikuje a pracuje na diaľku. Ak ste supervízorom výkonu zamestnanca, napíšte spätnú väzbu k jeho výkonu. Ak ste učiteľ, napíšte spätnú väzbu pre svojich študentov.
Krok
Metóda 1 z 3: Písanie spätnej väzby pre zamestnancov e -mailom
Krok 1. Povedzte dôvod, prečo zamestnancovi posielate e-mail (e-mail)
Môžete mu to povedať do predmetu e -mailu alebo do tela e -mailu. Je však vhodné uviesť to do predmetu e -mailu, aby vedel, čo sa e -mail chystá prečítať.
Napíšte napríklad „Spätná väzba k návrhu projektu - skvelý štart!“na predmet emailu
Krok 2. Začnite e -mail priateľskou vetou
Zamestnancom to ukáže, že poskytujete priateľskú, nie kritickú spätnú väzbu. Navyše to zvyšuje pravdepodobnosť, že čitatelia e -mailov budú čítať a dostanú konštruktívnu spätnú väzbu.
Napíšte niečo ako: „Prajem pekný deň!“
Krok 3. Oceňte prácu, ktorú zamestnanec vykonal
Osoba, ktorá dostáva spätnú väzbu, zvyčajne urobila úlohu, ktorú by ste ohodnotili veľmi ťažko, a preto ju na začiatku e -mailu pochváľte, aby vedel, že si jeho úsilie vážite.
Dalo by sa povedať: „Ďakujem, že ste na tomto návrhu tvrdo pracovali. Návrh je veľmi dobrý. “
Krok 4. Poskytnite zamestnancom najskôr pozitívnu spätnú väzbu
Pozitívna spätná väzba zníži tvrdú kritiku. Buďte úprimní, ale nezabudnite ho tiež pochváliť. Mali by ste sa zamerať na jeho súčasné zamestnanie alebo na predtým dokončenú úlohu.
Povedzte: „Tento návrh je veľmi dobrý. Napísali ste veľmi pôsobivý cieľ a tiež vidím, že v použitej metodológii došlo k veľkému vývoju. “
Krok 5. Napíšte negatívnu spätnú väzbu ako návrhy
V skutočnosti je písanie návrhov o tom, ktoré body je potrebné nahradiť, efektívnejšie, ale čitateľ nebude môcť tento druh rady veľmi dobre prijať. Nakoniec sa mohol cítiť sklamaný. Napíšte si preto spätnú väzbu zo svojho uhla pohľadu a ako by ste ju zmenili, keby ste návrh napísali.
Môžete napísať: „Vymením prvú časť za druhú a potom znova vysvetlím tretiu časť, aby mohla byť zapísaná aj rozpočtová časť. Okrem toho môžete povedať „Chystám sa odstrániť druhý odsek, ale na záver pridám recenziu na prebiehajúci projekt“
Krok 6. Vysvetlite uvedenú negatívnu spätnú väzbu
V prípade potreby vysvetlite, aký má problém a kde je problém. Ak sa jeho kritika týka zmeny očakávaní alebo smerovania, dajte mu vedieť. Uveďte aj podrobné dôvody, prečo by v tejto časti malo dôjsť k zmene.
- Povedzte: „V spoločnosti robíme zásadné zmeny, takže musíme napísať podrobnejší návrh tak, že ho rozpracujeme do niekoľkých častí. Už som poskytol prehľad, ktoré časti je potrebné ďalej rozvíjať.
- Ak chcete napísať spätnú väzbu, ktorá sa týka postoja danej osoby, nezabudnite uviesť konkrétny príklad toho, čo máte na mysli. Ak napríklad chcete kritizovať nevhodné oblečenie pri stretnutí s klientom, mali by ste uviesť príklad chyby, ktorej sa dopustil. Napríklad: „Keď sme naposledy videli klienta, mal si na sebe žabky a predtým si mal tričko. Takéto oblečenie neodráža profesionalitu spoločnosti, ktorú vždy ukazujeme. “
Krok 7. Poskytnite mu návrhy, ako sa môže zlepšiť
Vaša spätná väzba bude zbytočná, ak mu neposkytnete východisko. Týmito návrhmi môže byť čokoľvek od konkrétneho zoznamu vstupov po všeobecný zoznam návrhov k dosiahnutiu úspechu.
- Môžete uviesť príklad, aby mohol problém vyriešiť. Je to vynikajúca možnosť, ak máte na mysli konkrétny návrh. Povedzte napríklad „Pri ďalšej prezentácii používajte neutrálne farby a nepoužívajte prechody medzi snímkami. Okrem toho sa stretnutia zúčastňujú klienti, takže nepoužívajte ani žargón spoločnosti.”
- Prípadne sa ho môžete opýtať, aké riešenia by chcel na vyriešenie problému urobiť. Táto možnosť je vynikajúcim riešením, ak sa chcete porozprávať o probléme, ktorý môže mať viacero možností riešenia. Napríklad: „Akými spôsobmi môžete zlepšiť svoju nasledujúcu prezentáciu?“alebo „Aké zmeny by ste chceli vykonať vo svojej ďalšej prezentácii?“.
Krok 8. Pripomeňte mu možné dôsledky
Niektoré problémy na pracovisku môžu poškodiť názov spoločnosti, takže zamestnanci by o tom mali byť informovaní. V niektorých situáciách nie je veľký následok, ak sa zamestnanec zmýli. Existujú však aj situácie, keď ste stratili klienta alebo nemôžete poskytnúť efektívne služby z dôvodu nedostatku zamestnancov. Niekedy môžu mať pracovníci aj dôsledky, ak situáciu nezlepšia. V prípade akýchkoľvek problémov okamžite informujte svojich zamestnancov.
- Dajte mu napríklad vedieť, že sa obávate, že klient odíde kvôli chybe v papierovaní.
- Prípadne povedzte zamestnancovi, že nemusí byť zaradený do ďalšieho projektu, ak sa jeho schopnosť písať dokumenty nijako nezlepší.
Krok 9. Ukončite e -mail ponukou na objasnenie a vysvetlenie spätnej väzby
Je to dobrý spôsob, ako ukončiť e -mail a ukázať mu, že ho podporujete. Navyše sa vďaka tomu bude cítiť pohodlne, keď bude chcieť požiadať o objasnenie vecí, ktorým nerozumie.
Napíšte napríklad vetu ako: „Ak máte ďalšie otázky alebo potrebujete objasnenie tejto záležitosti, dajte nám vedieť.“
Metóda 2 z 3: Písanie spätnej väzby k recenziám
Krok 1. Definujte ciele kontroly výkonu
To je dôvod, prečo existuje hodnotenie. Zamestnanec bude vedieť, čo bude čítať, ak vie, aké ciele máte a pomôže vám navrhnúť mu spätnú väzbu.
- Zameriavate sa napríklad na zlepšovanie výkonnosti zamestnancov? Vykonávate celopodnikové hodnotenie, aby ste určili, aké odborné školenie je potrebné? Robíte štvrťročné recenzie?
- Informujte zamestnanca o tomto cieli, keď mu poskytnete spätnú väzbu. Môžete povedať: „Spoločnosť plánuje poskytovať odborné školenia na základe potrieb zamestnancov. Preto poskytujem recenzie výkonnosti pre každého zamestnanca.
Krok 2. Skontrolujte predchádzajúcu spätnú väzbu
Toto je možné vziať na základe predtým poskytnutých recenzií, ako aj neformálnej spätnej väzby poskytnutej počas hodnotiaceho obdobia. Po poskytnutí spätnej väzby by ste mali tiež skontrolovať, čo zamestnanec urobil. Použil to na svoje zlepšenie? Vstupuje spätná väzba iba do pravého ucha a z ľavého ucha?
- Ak vykoná zmeny na základe predchádzajúcej spätnej väzby, začleňte tento bod do pozitívnej recenzie o ňom.
- Ak ignoruje starú spätnú väzbu, prediskutujte s ním predchádzajúce problémy a nedostatok iniciatívy riadiť sa návrhmi.
Krok 3. Popíšte pozitívnu spätnú väzbu a zahrňte konkrétne príklady
Reláciu spätnej väzby vždy začnite zanechaním pozitívneho komentára. Pochváľte zamestnanca za to, čo urobil dobre, a poskytnite konkrétne komentáre k úspechom. Buďte úprimní a snažte sa poskytnúť rovnaké množstvo spätnej väzby ako počet negatívnych komentárov, ktoré poskytnete.
- Uveďte príklad ako: „Prejavil si iniciatívu, keď si sa dobrovoľne prihlásil do vedenia projektu. Okrem toho tiež predvádzate dobré vodcovské schopnosti pri koordinácii s členmi tímu, počúvaní návrhov ostatných a priraďovaní ľudí k ich príslušným úlohám. “
- Chváľte dobrý prístup a musíte v ňom pokračovať.
Krok 4. Konštruktívne kritizujte a poskytnite konkrétne príklady
Zamerajte sa na kritiku, ktorá môže spoločnosti alebo cieľovému zamestnancovi poskytnúť najväčšie výhody. Informujte zamestnanca, ktoré oblasti považuje za ťažké a prečo mu to robí problém.
Uveďte konkrétne príklady. Napríklad „V posledných troch prezentáciách ste zabudli predložiť svoj odhadovaný rozpočet a spomalenie projektu“alebo „Priemerný počet projektov, ktoré ste dokončili v minulom štvrťroku, bolo 6, ale tentoraz môžete dokončiť iba 2. Myslím si, že váš výkon je podpriemerný. “
Krok 5. Definujte výkonnostné ciele pre nasledujúce hodnotiace obdobie
Pomôže to zamestnancom zistiť, ktoré oblasti je potrebné zlepšiť. Okrem toho pochopíte aj to, čo spoločnosť od svojich zamestnancov potrebuje. Pracovníkovi tiež príde táto spätná väzba užitočnejšia, pretože na základe hodnotenia vie, čo od neho spoločnosť chce.
- Ciele by mali byť krátke a konkrétne. Napríklad „Zamestnanci by mali predať 4 položky denne“, „Zamestnanci by mali zlepšiť komunikáciu s klientmi“alebo „Zamestnanci by mali absolvovať školenie o vedení“.
- Uistite sa, že tieto ciele splníte v nasledujúcom hodnotení, pretože to zamestnanci očakávajú.
Krok 6. Poskytnite príležitosti na školenie odborného rozvoja
Vytvárajte odporúčania na základe konštruktívnej kritiky, ktorú ste uviedli. Tieto odporúčania môžu byť založené na existujúcich zdrojoch, ako sú workshopy, školenia, interné školenia alebo mentorstvo medzi zamestnancami. Okrem toho môžete tiež navrhnúť bezplatné kurzy dostupné online, ak nemáte dostatok zdrojov.
- Buďte otvorení, ak budete musieť zmeniť návrh po rozhovore so zamestnancom. Zamestnanci môžu napríklad požiadať o odborné školenie, na ktoré ste predtým nikdy nemysleli.
- Zvážte pracovné ciele zamestnanca. Ak sa napríklad vaši zamestnanci chcú presunúť na vedúce pozície, ako odbornú prípravu by ste si mohli zvoliť školenie o vedení. Prípadne, ak sa zaujíma o grafický dizajn, nechajte ho absolvovať kurz, aby mohol využiť svoje schopnosti pre vašu spoločnosť.
Krok 7. Povzbuďte zamestnanca, aby ukončil reláciu spätnej väzby
Bez ohľadu na to, ako vynikajúca je kontrola výkonu zamestnanca, nikto nemá rád, keď mu niekto hovorí, čo mu chýba alebo čo je potrebné zlepšiť, preto ukončite stretnutie tým, že povzbudíte zamestnanca, aby sa cítil pohodlnejšie a menej skľúčene alebo zdrvene.
Povedzte niečo ako: „V minulom štvrťroku sme mali niekoľko nepredvídateľných ťažkostí, ale odviedli ste vynikajúcu prácu pri úprave pracovného zaťaženia. Milujeme vašu prácu a tešíme sa, že v aktuálnom štvrťroku uvidíme viac z tohto druhu práce. “
Krok 8. Podporte odpoveď poslucháča
Táto odpoveď môže byť verbálna, potom, čo ste sa s ním o tom porozprávali, alebo môžete poskytnúť formulár spätnej väzby, ktorý vyplníte. Lepšiu odpoveď získate, ak budú mať zamestnanci čas na premýšľanie o svojich hodnoteniach výkonnosti a napísaní odpovedí vo vašej neprítomnosti.
Požiadajte osobu o spätnú väzbu na recenziu, ktorú ste mu zanechali. Napríklad: „Máte pre mňa nejaké návrhy, čo potrebujem zlepšiť pri poskytovaní spätnej väzby? A „Bola moja spätná väzba dostatočne jasná a užitočná?“
Metóda 3 z 3: Poskytnutie spätnej väzby študentom
Krok 1. Zamerajte sa na výkon učenia sa študentov
Účelom poskytnutia spätnej väzby je pomôcť študentom učiť sa. Dajte teda pozitívne komentáre, ktoré ho nasmerujú k zlepšeniu jeho úsilia, a nie kritizovanie jeho chýb. Túto reláciu použite na vydávanie pokynov a nie na ich kritiku.
Môžete poskytnúť písomnú spätnú väzbu na úlohy študentov vrátane písomných úloh, prezentácií a projektov
Krok 2. Poskytnite spätnú väzbu k obsahu a mechanizmu dodania úlohy
Oba sú pre študenta dôležité, pretože musí vedieť, ako tieto dve zložky zlepšiť. Navyše je veľa študentov, ktorí v jednej oblasti dosahujú lepšie výsledky ako v iných. Študent môže mať napríklad dobrý nápad s dobrým vývojom myšlienok, ale nevie správne hláskovať, nevie správne používať interpunkciu a má veľa neúplných a nepresných viet.
- Ak poskytujete spätnú väzbu na ústny projekt alebo prezentáciu, nezabudnite poskytnúť spätnú väzbu na každú sekciu zadania.
- Ústne prezentácie napríklad vyžadujú spätnú väzbu k obsahu a schopnostiam hovoriť na verejnosti. Projekty medzitým vyžadujú spätnú väzbu, pokiaľ ide o obsah, kreativitu a metódy doručovania.
Krok 3. Poskytnite konkrétnu pozitívnu a negatívnu spätnú väzbu
Pripomienky ako „dobrá práca“, „zlepšenie“alebo „zlepšenie“sa nepovažujú za dostatočne konkrétne; študenti nevedia, ktoré časti majú zlepšiť a ktoré veci sú dostatočne dobré. Povedzte študentom, ktoré oblasti je potrebné zlepšiť a ktoré sú dostatočne dobré.
- Napíšte niečo ako: „Diplomová práca je jasná, dobre napísaná a používa formát, ktorý sme študovali. Úvodnú vetu však musíte opraviť, pretože nesúvisí s vašou tézou “.
- Navrhnite: „Vaša myšlienka je dobre rozvinutá, ale odporúčam vám absolvovať ďalšie zasadnutia, aby ste zlepšili používanie čiarok a precvičiť si písanie dokonalých viet“.
- Poskytnite kombináciu pozitívnych komentárov a konštruktívnej kritiky.
Krok 4. Navrhnite, ako namiesto opravy chyby zlepšiť schopnosť
Môžete nahlásiť niektoré chyby, ale študentskú prácu príliš neupravujte. Zapíšte si všetky problémy, ktoré vidíte v práci študentov, napríklad nadmerné používanie čiarok. Potom navrhnite, čo je možné zlepšiť.
Napríklad: „Vo svojej eseji ste použili príliš veľa čiarok. Dôkladne si prečítajte pravidlá pre používanie čiarok a spôsob skombinovania viet s čiarkami. Ak prídete na ďalšie sedenie, môžeme si precvičiť, ako napísať dobrý odsek spoločne
Krok 5. Uprednostnite svoj ďalší koncept alebo úlohu
Stanovenie priorít, ako je toto, pomôže študentom zamerať sa na iné veci, ktoré je potrebné dosiahnuť. V závislosti od svojej práce môžete uprednostniť svoje vzdelávacie ciele alebo potreby študentov.
Povedzte: „Teraz by ste sa mali zamerať na používanie aktívnych viet a nepoužívať neúplné vety.“
Krok 6. Ak je to hlavný problém, obmedzte spätnú väzbu na jednu oblasť alebo jednu schopnosť
Zamerajte sa na aktuálne vzdelávacie ciele alebo potreby študentov, ktorých hodnotíte. Uistite sa, že študent vie, že hodnotíte iba niektoré časti jeho eseje, takže nebude predpokladať, že zvyšok eseje je perfektný.
- Označte oblasti, na ktoré bude vaša spätná väzba zameraná.
- Pred vrátením študentskej práce ich informujte, že poskytujete iba spätnú väzbu k určitým častiam zadania.
- Môžete nechať študentov vybrať si, ktoré zručnosti alebo sekcie chcú komentovať.
Krok 7. Nepreťažujte študentov
Ak je príliš veľa chýb, neopravujte ich všetky v rámci jednej relácie spätnej väzby. Ak zanecháte príliš veľa komentárov v rámci jednej relácie, študenti sa môžu cítiť zahltení a nakoniec sa môžu nechať odradiť. Zanechajte teda komentár k tomu, čo je najľahšie a najzákladnejšie napraviť.
- Mohli by ste začať napríklad spôsobmi, ako sa vyhnúť písaniu nedokonalých viet a hľadaniu slov v slovníku, ak ich nevie napísať.
- Okrem toho sa môžete zamerať aj na učebné ciele úlohy.
Krok 8. Motivujte študentov, aby sa naďalej učili
Ukončite reláciu spätnej väzby pozitívnymi slovami a povzbudzujte ho, aby to skúšal ďalej. Môžete mu tiež pripomenúť jeho úspechy v iných úlohách, takže sa bude snažiť ešte viac.
