Naplánovanie denných aktivít vám pomôže efektívnejšie riadiť čas. Môžete toho zvládnuť viac, menej často zabúdať na úlohy alebo vás bude lákať robiť veci, na ktorých v skutočnosti nezáleží. Aj keď si spočiatku môžete myslieť, že úlohu môžete splniť, môžete sa nakoniec cítiť preťažení, zmätení a všetko zabudnúť. Na zostavenie a dodržanie harmonogramu je potrebné si zvyknúť, ale za chvíľu vám za to budete vďační. Rozvrh pomôže odbúrať stres a taktiež sa budete cítiť lepšie ovládať svoj život. Plánovanie denných aktivít vám tiež umožňuje regulovať a monitorovať vaše vlastné správanie tým, že sledujete, čo máte a čo ste urobili.
Krok
Časť 1 z 2: Vytvorenie plánu
Krok 1. Kúpte si kalendár alebo agendu
Uistite sa, že v kalendári je miesto, ktoré je možné vyplniť vašim zoznamom úloh. Niektoré kalendáre majú týždennú, dennú alebo dokonca hodinovú agendu. Môžete tiež použiť notebook. Vyberte si ten, ktorý najlepšie vyhovuje vašim potrebám a túžbam. Čokoľvek si vyberiete, využite to naplno. Nepoužívajte 1 knihu agend na prácu, 1 na školské aktivity a pod. Zaznamenávajte všetky svoje aktivity na jednom mieste.
- Digitálny kalendár je k dispozícii aj na použitie v prenosnom počítači alebo mobilnom telefóne. Tento kalendár je možné synchronizovať aj so všetkými elektronickými zariadeniami, ktoré máte, aby ste k svojmu kalendáru udalostí mali prístup odkiaľkoľvek. Existuje aj množstvo aplikácií, ktoré vám môžu pomôcť naplánovať činnosti, ktoré prichádzajú s pripomienkami a časovačmi
- Papierové alebo digitálne kalendáre, ktoré vám umožnia vložiť poznámky do plánu, môžu fungovať ešte lepšie. Kalendár, ako je tento, môže sledovať nielen to, čo ste urobili, ale aj to, ako ste to urobili a/alebo ako sa cítite. Napríklad možno okrem začiarknutia rozvrhu „ísť do posilňovne“vo svojom kalendári nižšie môžete pridať poznámku „dnes bežať o 1,5 km ďalej a bola to zábava!“aby bolo možné lepšie sledovať vaše správanie.
- Ak prechádzate z papierového kalendára na digitálny, prvý 1 alebo 2 dni vám môžu pripadať trochu hektické, pokiaľ si na nový systém stále zvyknete. Prvých niekoľko dní si vezmite so sebou oba kalendáre a skontrolujte, či nie sú zmeškané alebo zapísané znova a znova žiadne naplánované činnosti.
Krok 2. Usporiadajte si úlohy
Elektronické kalendáre vám tiež umožňujú označiť rôzne úlohy rôznymi farbami. Môžete napríklad označiť červenú kancelársku prácu, modrú školskú úlohu, zelenú domácu úlohu, oranžovú dovolenku a šport ružovou farbou. Môžete to tiež ľahko vykonať pomocou papierového kalendára alebo knihy s agendou, na označenie stačí použiť farebné pero alebo zvýrazňovač. Po označení rôznych úloh rôznymi farbami môžete určiť poradie priority.
Organizovanie a označovanie úloh rôznymi farbami vám tiež pomôže vizualizovať a porozumieť tomu, koľko času strávite. Môžete si napríklad všimnúť, že vo vašom rozvrhu je veľa červenej (práca) a zelenej (domáca úloha), ale veľmi málo ružovej (šport). Uznanie nedostatku pohybu vás môže motivovať k zvýšeniu rozvrhu cvičení
Krok 3. Stanovte si priority
Je veľmi dôležité určiť najdôležitejšie úlohy, ktoré je potrebné urobiť ako prvé a ktoré úlohy je možné odložiť. Nasleduje príklad, ktorý vám pomôže porozumieť nastavovaniu priorít. Povedzme, že existujú 2 skúšky, 1 správa z praktického cvičenia a 1 práca z eseje a prezentácie, ktoré je potrebné dokončiť za 1 týždeň. Au!
- Položte si otázku, čo je potrebné urobiť ako prvé a ako dlho bude trvať dokončenie: ktoré úlohy by ste mali odoslať ako prvé? ktoré úlohy sú vzhľadom na vaše známky najdôležitejšie? Koľko napríklad stoja skúšky, laboratórne správy, eseje a prezentácie vo vašej konečnej známke? Ktorú úlohu je najťažšie splniť?
- Nakoniec je na vás, aby ste určili termín dokončenia, čas, ktorý potrebujete, alebo relatívnu hodnotu naplánovaných úloh vo vašich prioritách. Na to musíte poznať seba a svoje najlepšie schopnosti. Vytvorte si prioritný systém, ktorý vám vyhovuje.
Krok 4. Označte úlohy, ktorým dávate prioritu
Potom, čo určíte, ako uprednostniť úlohy, ich označte v pláne. Môžete otvoriť svoj denný rozvrh a napísať písmeno „A“vedľa úloh, ktoré sú dôležité a musia byť splnené ako prvé, písmeno „B“vedľa úloh, ktoré je potrebné dokončiť do zajtra, a písmeno „C“vedľa úloh, ktoré musí byť dokončené do piatku atď.
Krok 5. Naplánujte si čas pre každú úlohu
Napíšte si, ako dlho plánujete splnenie každej úlohy. Môžete si napríklad naplánovať deň (2 hodiny), cvičenie (1 hodina), napísať 2 e -maily (30 minút) a prejsť sa so psom (30 minút). Toto je hlavný krok k rozdeleniu času potrebného na splnenie každej úlohy. Budete sa cítiť vystresovaní, ak si vytvoríte príliš tesný rozvrh a nebudete si vyhradzovať čas realisticky.
Nezabudnite do cestovného poriadku zahrnúť cestovné časy. Musíte napríklad ísť autom z knižnice, kde sa učíte, do telocvične?
Krok 6. Nechajte v pláne viac času
Väčšina ľudí spravidla podceňuje čas potrebný na dokončenie úlohy. Ak vezmete do úvahy všetok čas potrebný na prípravu konkrétnej úlohy, ako aj chvíľku relaxácie potom vám pomôže presnejšie naplánovať vaše každodenné činnosti.
- Vždy sa snažte predĺžiť čas dokončenia úlohy o niekoľko minút. Skúste pridať 25% času, ktorý naplánujete, na dokončenie úlohy. Napríklad naplánujte úlohu, ktorú je možné technicky dokončiť za 4 minúty, na 5 minút, a naplánujte si úlohu, ktorú je možné technicky dokončiť za 8 minút na 10 minút, atď. Týchto niekoľko minút navyše sa nahromadí a poskytne vám viac času, aby ste sa vyhli zdržaniu alebo oneskoreniu.
- Opýtajte sa sami seba, existujú v rámci veľkej úlohy malé úlohy, ktoré by sa mali zohľadniť pri zostavovaní plánu? Musíte sa napríklad po cvičení osprchovať? Rozprávate sa často s priateľmi 15 minút v šatni? Väčšina ľudí má pocit, že 1 hodinový cvičebný plán sa skončí 2 hodiny.
Krok 7. Pozastavte v pláne
Na konci plánu si dajte trochu voľného času na úlohy s nízkou prioritou. Ak máte čas dnes alebo v ktorýkoľvek deň v týždni, môžete začať pracovať na týchto úlohách a začať skoro. Tieto ďalšie úlohy napríklad organizujú skrine alebo ukladajú daňové príjmy doma. Tieto úlohy s nízkou prioritou budú nakoniec dokončené, aj keď nie sú naliehavé alebo nie sú viazané určitým časovým limitom.
Časť 2 z 2: Dodržiavanie plánu
Krok 1. Skontrolujte si kalendár/úlohy
Zvyknite si kontrolovať si kalendár každé ráno a večer, aby ste sa pripravili na zajtra. Mali by ste si naplánovať aj niekoľko minút každý deň, napríklad po rannej káve alebo počas cesty do práce, prehodnotiť, čo je potrebné počas dňa urobiť, pridať nové úlohy alebo vyškrtnúť staré.
- Kontrola a kontrola vášho plánu niekoľko minút pred tým, ako niečo urobíte, môže byť účinný spôsob, ako začať deň s dobrou náladou!
- Používajte budíky v telefóne alebo počítači ako pripomenutie určitých úloh alebo schôdzok. Napríklad mnohé plány lekára a zubára sa robia dlho dopredu. Pomôcť môže teda použitie pripomenutia, ktoré sa spustí asi týždeň vopred. Váš plán je teda možné prispôsobiť.
Krok 2. Dokončite úlohy v poradí podľa priority
Po priradení priority k rozvrhu sa tohto poradia držte.
Krok 3. Upravte rozvrh podľa potreby
Aj keď by ste sa mali snažiť držať sa svojho plánu čo najviac, niekedy sa môžu stať veci, ktoré vás prinútia prispôsobiť sa. Premeňte flexibilnejšie alebo menej naliehavé úlohy na ďalší deň v prípade núdze, problému alebo rozptýlenia.
Vyhnite sa hromadeniu úloh a ich príliš častému delegovaniu na nasledujúci deň. Ak sa s tým stretávate príliš často, skúste si na každú úlohu, ktorú musíte splniť za jeden deň, vyhradiť viac času, než aby ste museli meniť rozvrh na niekoľko nasledujúcich dní
Krok 4. Vyškrtnite dokončené úlohy
Táto aktivita priniesla mnohým úľavu! Nezabudnite presunúť dnešné nedokončené úlohy do zajtrajšieho plánu.
Krok 5. Odmeňte sa
Je dôležité, aby ste si po splnení úloh a dodržaní harmonogramu pozitívne povzbudili. Po splnení celodenných povinností sa odmeňte namočením vo vani, sledovaním obľúbenej televíznej šou alebo sladkým občerstvením. Budete sa cítiť úspešní a zaslúžite si odmenu, pre ktorú ste pracovali.
Krok 6. Skontrolujte a podľa potreby upravte rozvrh
Čas od času by ste mali skontrolovať rozvrh a zistiť, aký je prínos plánu pre vaše činnosti. Jedným zo spôsobov, ako to urobiť, je pozrieť sa na svoju agendu a sledovať svoje pocity a nálady. Vidíte, že väčšina vášho plánu bola prečiarknutá a cítite sa pozitívne a produktívne? Ak odpoviete „áno“, je pravdepodobné, že je váš rozvrh užitočný.
- Ak však máte pocit, že sa príliš veľa z vášho plánu presunulo na nasledujúci deň (a ďalší deň a podobne) a vy práve strácate rozum, mali by ste svoj rozvrh trochu upraviť.
- Identifikujte problémy kontrolou programu a hľadaním toho, čo tu zostalo. Možno budete musieť prehodnotiť a reorganizovať svoje priority, ak je pre vás dôležité to, čo ste vynechali (napr. Cvičenie). Možno budete musieť zmeniť aj čas vyhradený pre každú úlohu. Skráťte napríklad čas na rannú prípravu z 2 hodín na 1 hodinu 3 dni v týždni a naplánujte si 30-minútový beh so zostávajúcim časom.
- Vedzte, že zmena plánu je bežná a normálna. Kým si zvyknete na najvhodnejší rozvrh, samozrejme to chce čas.
Tipy
- Váš čas je veľmi cenný. Vytvorenie rozvrhu vám pomôže naplno ho využiť.
- Dodržiavanie plánu vás môže upozorniť na predtým nezistené vzorce. Napríklad ste možno neustále unavení, keď sa zobúdzate každý štvrtok, pretože každú stredu večer trávite po práci čas v kaviarni. Tak sa to dá zmeniť, keď si to uvedomíte. Možno namiesto toho, aby ste trávili čas v kaviarni raz týždenne, môžete znížiť frekvenciu na raz za 2 týždne. So svojimi spolupracovníkmi sa tak môžete stále zabávať, ale nemusíte sa cítiť vyčerpaní každý štvrtok.
- Vytvorenie a dodržanie plánu vám môže pomôcť pracovať efektívnejšie a produktívnejšie, pretože každej úlohe vyhradíte čas. To znamená, že sa môžete vyhnúť „nedostatku času!“
