Platobný doklad alebo často uvádzaný aj ako faktúra je dokument obsahujúci podrobnosti o poskytovaných službách a žiadosť o platbu, ktorá sa predkladá osobe, ktorá uskutočnila nákup. Ak ste napríklad záhradník a na domovskú stránku klienta ste pridali rastliny, zahrňte do faktúry podrobnosti o svojich službách, aby ste získali platbu.
Krok
Časť 1 z 3: Voľba formátu
Krok 1. Vytvorte profesionálnu faktúru
Ak často píšete faktúry, je vhodné vytvoriť si šablónu faktúry, ktorú môžete upraviť pri každom odoslaní novej faktúry zákazníkovi. Táto šablóna je obzvlášť užitočná pre dodávateľov alebo ostatných, ktorí poskytujú služby priebežne. Šablóny faktúr môžete vytvárať pomocou svojho obľúbeného programu na spracovanie textu alebo ich môžete vyhľadať na internete.
- Faktúra zvyčajne obsahuje názov s vašim menom alebo vašou firmou, adresou a telefónnym číslom, ako aj logo spoločnosti, spolu s podrobnosťami o poskytovaných službách, sume, ktorú je potrebné zaplatiť, a pokynoch k platbe.
- Faktúry sa zvyčajne vytvárajú elektronicky, číslujú sa a ukladajú do počítača. Vďaka tomu budete mať vždy kópiu faktúry a nemusíte sa báť, že by ste prišli o svoj fakturačný papier. Uistite sa však, že vždy zálohujete súbor faktúry pomocou služby online na ukladanie súborov, ako je napríklad Disk Google alebo Dropbox. V prípade zlyhania pevného disku počítača tak budete mať stále kópiu faktúr.
- Vyberte si systém číslovania, ktorý vám uľahčí organizáciu dokumentov. Jednou z možností je použiť dátum vytvorenia. „FTR311216“je teda faktúra vytvorená 31. decembra 2016. Ak za deň vytvoríte viac ako jednu faktúru, zadajte iniciály dodávateľa.
Krok 2. Vyberte knihu faktúr
Knihy faktúr je možné zakúpiť v kníhkupectvách alebo stacionárnych obchodoch. Táto kniha obsahuje medzery na zoznam poskytovaných služieb a rôzne informácie o platbe. Zakaždým, keď napíšete doklad o platbe, stačí vyplniť poskytnuté prázdne miesto.
- Knihy faktúr sú užitočné pre ľudí, ktorí píšu faktúry za tovar, ktorý predávajú. Ak napríklad predávate domáce koláče, mohlo by byť jednoduchšie vytvoriť platobnú faktúru namiesto vytvárania faktúry v počítači pri každom predaji.
- Vyberte si knihu faktúr, ktorá má za každou prázdnou faktúrou vrstvu ditto papiera, aby ste vy a váš zákazník mohli získať jednu kópiu.
- Stále však potrebujete bezpečný úložný priestor. Kópiu faktúry určite uschovajte v protipožiarnom trezore.
Krok 3. Použite online platobný systém
PayPal alebo Square vám umožňujú odosielať faktúry. Táto služba je však spoplatnená (2,9% + 30 centov za faktúru od januára 2017), ale pohodlnosť elektronického platenia robí túto metódu spoľahlivejšou.
- V rámci svojho účtu PayPal vyberte v hornej časti možnosť ponuky „Odoslať a požiadať“. Potom zvoľte „Vytvárať a spravovať faktúry“(vytvárať a spravovať faktúry). Nakoniec kliknite na tlačidlo „Vytvoriť“a vytvorte nový účet.
- Na vyplnenie sekcie „Faktúra:“potrebujete vedieť e -mailovú adresu klienta. PayPal alebo Square budú na účet účtovať túto e -mailovú adresu.
Krok 4. Získajte vlastnú aplikáciu pre faktúry
Fakturačné aplikácie, ako napríklad Invoice2go, vám umožňujú odosielať a sledovať účty z telefónu a nastavovať pripomenutia automatických platieb. Zákazníci môžu platiť online pomocou kreditnej alebo debetnej karty.
Krok 5. Vytvárajte faktúry pomocou účtovného softvéru
Ak na správu svojej firmy používate účtovný softvér, mal by byť zahrnutý aj fakturačný systém. QuickBooks má napríklad užívateľsky prívetivé tlačidlo „Faktúra“na prístrojovej doske, ktoré vás prevedie týmto procesom. Vaši klienti nebudú mať možnosti okamžitých platieb, ale môžete sledovať stav fakturácie a ďalšie obchodné záznamy.
Časť 2 z 3: Vrátane základných informácií
Krok 1. Zahrňte informácie o spoločnosti
Bez ohľadu na to, či fakturujete na počítači alebo pomocou knihy faktúr, napíšte názov spoločnosti hore. Nasledujúce informácie zadajte tesne pod názov vašej spoločnosti:
- Úplná adresa spoločnosti
- Telefónne číslo spoločnosti
- E -mailová adresa alebo akékoľvek kontaktné informácie
Krok 2. Zapíšte si dátum
Vy a klient musíte poznať dátum faktúry. Dôvodom je to, že dátum splatnosti platby je zvyčajne založený na dátume vytvorenia faktúry.
Krok 3. Číslo faktúry, ak je to potrebné
Čísla faktúr budete potrebovať postupne podľa počtu transakcií uskutočnených s klientom. Ak by ste napríklad predali koláč rovnakému klientovi na troch rôznych podujatiach, faktúra za tretí predaj by mala číslo 3.
- Ak používate stacionárny doklad o kúpe zakúpený v obchode, faktúra by už mala byť očíslovaná.
- Ak používate účtovný softvér alebo PayPal, účet bude automaticky očíslovaný.
Krok 4. Zapíšte si informácie o klientovi
Zahrňte meno zákazníka alebo klienta alebo spoločnosti. Ak poskytujete klientom služby dodávateľa, mali by ste tiež zahrnúť adresu a telefónne číslo spoločnosti.
Časť 3 z 3: Písanie konkrétnych vecí
Krok 1. Napíšte popis poskytovaných služieb
Zahrňte akúkoľvek prácu, služby alebo produkty, ktoré klient poskytuje. Ak poskytujete viac ako jednu službu, uveďte každú z nich v zozname. Do súvisiaceho zoznamu zahrňte nasledujúce informácie týkajúce sa služby alebo produktu:
- Poskytované služby alebo produkty. Napríklad „1 narodeninová torta s Thomasovými ozdobami“.
- Dátum dodania služby
- Poplatok za služby
- Po uvedení každého produktu alebo služby na trh vypočítajte celkovú sumu a zahrňte konečnú účtovanú sumu.
Krok 2. Zadajte konkrétne platobné podmienky
Ak chcete, aby bol účet zaplatený do určitého dátumu, zadajte tieto informácie. Zadajte podrobnosti o type akceptovanej platby, či už ide o hotovosť, šek alebo kreditnú kartu.
Vypočítajte tiež daň, ktorá bude pripočítaná k nákladom. Vyhľadajte platné daňové sadzby vo vašej krajine, aby ste mohli presne určiť fakturovanú sumu
Krok 3. Poskytnite ďalšie informácie
V spodnej časti faktúry napíšte popis zásad vrátenia tovaru. Môžete tiež využiť túto príležitosť a poďakovať sa klientovi a uviesť zoznam ďalších produktov alebo služieb, ktoré tiež ponúkate.
