Požiadavka alebo nie, napísanie správy o stave môže byť skvelým spôsobom, ako komunikovať úspechy. Dobrá správa o stave pomôže šéfovi, ako aj vám, sledovať úlohy a pracovné výsledky. Nasleduje sprievodca k písaniu ľahko čitateľných správ o stave.
Krok
Metóda 1 z 1: Písanie správy o stave
Krok 1. Dajte správe názov a dátum
Efektívnou možnosťou názvu je názov obsahujúci dátum (napríklad „Výsledky prvého decembrového týždňa“). Nezabudnite do správy napísať dátum.
- Ak bude správa odoslaná e -mailom, ako hlavičku môžete použiť meno a dátum.
- Ak je správa dokument, uveďte názov a dátum ako hlavičku dokumentu.
Krok 2. Zapíšte si podrobné informácie o projekte, ako napríklad názov projektu, dátum začiatku/ukončenia a mená zamestnancov
Krok 3. Popíšte úspechy nadpismi „Úspechy“, „Úloha dokončená“a podobne
- Nezabudnite uviesť obdobie vykazovania, napr. Týždeň, mesiac, štvrťrok atď.
- Na spustenie správy použite aktívne slovesá, ako napríklad „dokončiť“, „vysvetliť“, „navrhnúť“, „vylepšiť“, „spresniť“atď.
- Pri týždenných správach môžete jednoducho zahrnúť 3 až 6 bodov, z ktorých každá má jednu vetu.
Krok 4. Napíšte, čo je potrebné vykonať v nasledujúcom vykazovanom období, nadpis „Ďalší plán“, „Nasledujúca úloha“, „PR“atď
- Ak je to možné, vypočítajte čas potrebný na dokončenie úlohy, napríklad „Zdokumentujte zmenu dizajnu (odhadovaný čas: 2 dni)“.
- Priraďte ďalšiu úlohu k plánu projektu.
- Pri týždenných správach môžete jednoducho zahrnúť 3 až 6 bodov, z ktorých každá má jednu vetu.
Krok 5. Zapíšte si tiež problémy, s ktorými sa v súčasnosti stretávate alebo ich stretnete, s nadpismi „Problémy“alebo „Problémy a komentáre“
Do tejto sekcie môžete napísať 1-2 krátke odseky.
- Ak máte napríklad problém kontaktovať svojho dodávateľa, pretože tento týždeň nie je nikto v kancelárii, alebo máte návrhy na zlepšenie fungovania vašej spoločnosti, napíšte ich do sekcie „Problémy a komentáre“.
- Ak práve hlásite problém, ale nepotrebujete pomoc, keď je napísaný, nezabudnite to spomenúť. Komentáre ako „Problém vyriešený do 2 dní“povedia vášmu nadriadenému, aby nezasahoval, ale sledoval problém, ktorý máte.
- Ak sa váš pracovný problém nevyrieši, vedúci nemôže povedať, že ste mu to nepovedali.
Krok 6. Prečítajte si správu znova a potom ju odošlite príslušným stranám
Príklad
Tu je ukážka správy o stave z editora wikiHow. Zodpovedajte štýlu, formátu a zoznamu úspechov v tomto prípade s údajmi z vašej práce, ale uvedomte si, že každý krok začína aktívnym slovesom.
Správa o stave, 26. september 2011.
Hotovo
- Začali 3 články: 1 článok podľa vlastného nápadu, 2 články na splnenie požiadaviek.
- Vypracujte 2 články
- Prepísať 1 článok
- Hliadkuje takmer 400 zmien a kontroluje žiadosti o úpravu, či neobsahujú preklepy/duplikáty.
Ďalší plán
- Pridanie obrázku k 1 článku.
- Prečítajte si a upravte 1 článok.
- Požiadajte redaktora s lekárskym vzdelaním alebo prvou pomocou o recenziu na články o zlomeninách. Autor nemá lekárske vzdelanie, takže o výsledkoch svojho výskumu pochybuje.
- Recenzia 1 článku, ktorý je už dobrý, ale vyžaduje štylistické vylepšenie a ďalšie informácie.
Problémy/komentáre
- Vďaka programátorom, pretože sa postarali o to, aby tohtotýždňová aktualizácia softvéru prebehla hladko. Problémy, ktoré sa vyskytnú, budú hlásené neskôr.
- Dobrovoľník je smutný, pretože mu zomrela mačka. Dobrovoľníkov požiadali, aby si najskôr oddýchli.
Tipy
- Ak je to možné, napíšte pozitívnu správu. Na správy sa nemožno sťažovať, hnevať sa ani sa ospravedlňovať. Jeden zo spôsobov, ako napísať pozitívnu správu, je poskytnúť návrhy alebo aspoň pokyny na riešenie problému, ak nahlásite problém. Váš návrh je dôkazom toho, že ste prevzali iniciatívu pri riešení problému.
- Poďakujte sa na správnom mieste, napríklad spolupracovníkovi, ktorý vám pomohol. Ak pomáhate ďalšiemu spolupracovníkovi, uveďte to aj v správe.
- Pri hlásení buďte úprimní. Neohlasujte veci, ktoré nerobíte.
- Napíšte krátku správu. Váš manažér je zaneprázdnený človek, nemá veľa času na prečítanie vašej správy. Ak manažér potrebuje viac informácií, opýta sa.
- Ak v piatok popoludní napíšete správu, budete vedieť, ako ďaleko vaša práca postupuje, keď sa v pondelok ráno vrátite do práce.
- Ak máte veľa vecí, ktoré je potrebné sledovať (požiadavky na nákup, zmeny, pracovné požiadavky, poznámky atď.), Vytvorenie tabuľky alebo databázy môže byť dobrým spôsobom, ako ich sledovať.
- Napíšte konkrétne správy.
- Vytvorte si kópiu správy pre seba. Kópia vám môže pomôcť pri písaní životopisu alebo pri písaní úspechov, keď je čas na zvýšenie platu.
- Ak chcete napísať správu o stave, napíšte správu pravidelne alebo aspoň napíšte úspech, aby ste nemuseli tráviť hodiny sledovaním toho, čo ste urobili. Každý deň si zapisujte úspechy pri vypĺňaní prezenčnej karty.
- Tento spôsob písania správy o stave je možné použiť aj vtedy, keď na schôdzi nahlásite stav projektu.
- Podanie správy o niečom, čo ste práve začali, o knihe, ktorú ste práve prečítali, alebo o niečom, čo skúmate, je v poriadku. Nie všetko sa dá zvládnuť za týždeň a príprava, ktorú urobíte, môže byť časovo náročná a pridať projektu hodnotu.
Pozor
- Píšte správy profesionálne. Vašu správu si môže prečítať viac ľudí, ako si myslíte, obzvlášť ak je odoslaná e -mailom.
- Ak pošlete svojmu šéfovi nevyžiadanú správu, buďte pripravení napísať rovnakú správu budúci týždeň!
- Vo všeobecnosti nedávajte príliš veľa sľubov. Len mi povedz, čo môžeš urobiť.
