Tlačová správa je písomné vyhlásenie pre médiá. Môže obsahovať množstvo noviniek vrátane plánu aktivít, propagačných akcií, ocenení, nových produktov a služieb, výsledkov predaja atď. Tlačové správy je možné použiť aj na vytváranie špeciálnych príbehov. Reportéri spravidla viac zvážia spravodajský nápad, ak najskôr dostanú tlačovú správu. Jedná sa o úplne základný nástroj pre styk s verejnosťou, ktorý môže používať ktokoľvek, kto ho chce používať, v správnom formáte. Ukážeme vám ako.
Krok
Metóda 1 z 2: Vytvorenie tlačovej správy, na ktorú je zaujímavé sa pozrieť
Krok 1. Napíšte pôvodný názov
Názov by mal byť stručný, jasný a výstižný; inými slovami, veľmi zhustená verzia hlavného bodu tlačovej správy. Mnoho odborníkov na styk s verejnosťou navrhuje, aby bol názov napísaný ako posledný až po napísaní všetkého ostatného obsahu. Ak sa budete riadiť týmito pokynmi, pokračujte v písaní tlačovej správy a napíšte za ňu názov. Názov je pútačom pozornosti a veľmi dôležitou súčasťou tlačovej správy.
-
wikiHow je známy ako najobľúbenejší zdroj informácií.
Videli ste to, nie? Teraz chcete vedieť viac o novinkách! Názov musí byť schopný upútať pozornosť novinárov, rovnako ako titulky novín priťahujú čitateľov. Názov môže popisovať nedávne úspechy organizácie, udalosť, o ktorej sa oplatí informovať, alebo nový produkt alebo službu.
-
Názov musí byť napísaný tučným písmom!
Názov je zvyčajne napísaný tučným písmom a používa veľkosť písma väčšiu ako telo rukopisu.
- Prvé písmeno je veľké. A tiež všetky podstatné mená, ktoré musia byť napísané veľkými písmenami. Väčšina slov v názve je napísaných malými písmenami, aj keď pomocou „malých písmen“môže byť vizuálne príťažlivejší. Nepoužívajte veľké písmená celé slová.
- Používajte dôležité kľúčové slová. Najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť názov tlačovej správy, je prevziať najdôležitejšie kľúčové slová do vašej tlačovej správy. Skúste z týchto kľúčových slov sformulovať logické tvrdenie a púta pozornosť. Ak za názov zahrniete súhrnnú vetu, môžete použiť rovnakú metódu. Použitie kľúčových slov vopred uľahčí vyhľadávanie vašej stránky vo vyhľadávačoch a pre novinárov a čitateľov bude jednoduchšie porozumieť myšlienkam z obsahu vašej tlačovej správy. Pozrite sa na celé vysvetlenie v tomto prvom kroku a všimnite si, že všetky môžu byť názvami tlačových správ.
Krok 2. Napíšte telo skriptu
Tlačové správy by mali byť napísané tak, ako chcete, aby boli v správach. A pamätajte na to: väčšina novinárov je veľmi zaneprázdnená a nemá čas skúmať oznámenia vašej spoločnosti, takže to, čo napíšete pre svoje tlačové správy, novinári použijú na písanie o vašich veľkých udalostiach. Čokoľvek chcete, aby povedali, dajte to sem.
- Začnite dátumom a mestom, kde bola tlačová správa napísaná. Toto mesto môže byť odstránené, ak sú výsledky mätúce - napríklad ak je vydanie napísané v Bandungu, ale opisuje činnosti v pobočke Jogjakarty.
- Prvá veta by mala byť schopná upútať pozornosť čitateľa a jasne vyjadriť váš názor. Napríklad, ak je názov „Carpren Publishing vydáva nový román o 2. svetovej vojne“, prvá veta môže znieť takto: „Carpen Publishing, Ltd. dnes vydala svoj román od 2. svetovej vojny od renomovaného autora Arcyho Kaya“. To dostatočne rozširuje názov, aby poskytol trochu podrobností, a čitateľa tak ešte viac zaujíma váš príbeh. Nasledujúci odsek alebo dva by mal byť rozšírený o prvú vetu.
- Telo skriptu tlačovej správy by malo byť pevné. Vyhnite sa používaniu dlhých viet a odsekov. Vyhnite sa opakovaniu a nadmernému používaniu žargónu alebo vymysleného jazyka. Píšte jednoducho a vyhnite sa plytvaniu slovami.
- Prvý odsek (dve až tri vety) by mal uzavrieť celú tlačovú správu a ďalší obsah by to mal ďalej vysvetliť. V uponáhľanom svete žiadny novinár ani iný čitateľ neprečíta celú tlačovú správu, ak je začiatok článku nezaujímavý.
- Pracujte s faktami - aktivitami, produktmi, službami, ľuďmi, cieľmi, cieľmi, plánmi alebo projektmi. Pokúste sa maximalizovať používanie faktov. Toto je novinka. Jednoduchý spôsob, ako vytvoriť efektívnu tlačovú správu, je použiť nasledujúci zoznam objasnení: Kto, čo, kde, kedy, prečo a ako.
Krok 3. Jasne povedzte „5W“a „1H“
Kto (Kto), Čo (Čo), Kedy (Kedy), Kde (Kde), Prečo (Prečo) a Ako (Ako) môže čitateľom povedať všetky potrebné informácie. Dávajte si pozor na body nižšie, vyššie uvedený príklad použijeme na vytvorenie našej tlačovej správy:
- Kto sú hlavní aktéri? Vydavateľstvo Carpren.
- Aký je hlavný príbeh? Vydavateľstvo Carpren vydáva knihu.
- Kedy sa to stalo? Zajtra.
- Kde sa táto aktivita uskutočňuje? Po všetkých veľkých obchodoch.
- Prečo je to v správach? Pretože knihu napísala slávna autorka Arcy Kay.
-
Ako táto aktivita prebiehala? Hlavnou aktivitou je autogram knihy v Chicagu, po ktorom nasleduje knižná prehliadka po celej metropole.
- Keď sú definované základné informácie, doplňte ich o informácie o osobách, produktoch, tovare, dátumoch a ďalších veciach, ktoré so správami súvisia.
- Ak vaša spoločnosť nie je hlavnou témou správ, ale je zdrojom tlačových správ, vysvetlite to v texte.
- Skript nechajte stručný a vecný. Ak odosielate tlačený formulár, text musí obsahovať dve medzery.
- Čím je vaša tlačová správa pútavejšia, tým je väčšia pravdepodobnosť, že sa jej novinári budú venovať. Zistite, čo je „zaujímavé“pre konkrétny trh, a využite tieto znalosti na prilákanie redaktorov a reportérov.
Krok 4. Vytvorte tlačovú správu, ktorá je jasná, jasná a vhodná pre vašich čitateľov
Je pravdepodobné, že kdekoľvek odošlete svoje tlačové správy, už majú desiatky podobných tlačových správ nahromadené a pripravené na vyhodenie. Ak chcete, aby sa o vašej tlačovej správe hlasovalo, musí to byť dobré. Musí byť nielen dobrý, ale musí byť aj veľmi „pripravený na publikovanie“.
- Keď redaktor uvidí vaše písanie, premyslí si, ako dlho bude trvať vytlačenie vašej tlačovej správy. Ak je vaše písanie plné chýb, má veľmi malý obsah alebo potrebuje veľa revízií, nebudú s ním strácať čas. Uistite sa teda, že ju píšete s dobrou gramatikou, so všetkými základmi a úplným obsahom písania.
-
Prečo by sa títo ľudia mali zaujímať o to, čo hovoríte? Ak to pošlete správnym čitateľom, táto otázka má veľmi jasnú odpoveď. Ak nie, prečo strácaš čas? Poskytujte správnym ľuďom správne správy (správy, nie reklamy) a ste na dobrej ceste.
Viac to ocenia, ak to pošlete ráno. To im dáva čas pridať svoje písmo k tomu, na čom pracujú. Zvážte to
Krok 5. Spojte sa s inými vecami
Poskytnite odkazy na ďalšie informácie, ktoré podporujú vašu tlačovú správu. Má spoločnosť, o ktorej píšete, dodatočné informácie na internete, ktoré by mohli byť čitateľom užitočné? Dobre. Pridajte to.
Ak máte pochybnosti o tom, čo máte, urobte si prieskum, čo je bežne publikované. Niekto mohol napísať aktivitu, akú ste napísali vy. PR Web a PR Newswire sú skvelými miestami na začiatok
Metóda 2 z 2: Ovládanie formátu
Krok 1. Naučte sa základnú štruktúru
Dobre, keď už vieš, čo máš napísať, ako to dáš na papier? Na úvod by mala byť tlačová správa čo najkratšia, maximálne jedna stránka. Nikto nechce strácať čas čítaním piatich odsekov, pokiaľ nepíšete o tretej svetovej vojne. Čo budete potrebovať (niektoré z nich už boli spomenuté):
-
FOR IMMEDIATE PUBLISH musí byť napísané v ľavej hornej časti stránky.
Ak chcete, aby publikácia meškala, napíšte „VYBAVENIE DO …“a dátum, kedy chcete, aby to bolo. Vydania, ktoré nie sú sprevádzané dátumom vydania, sa budú považovať za vydané okamžite
-
Nadpis, zvyčajne tučným písmom, je umiestnený pod ním a na stred stránky.
Ak chcete, pridajte podnadpis kurzívou (názov vysvetlite stručne)
- Prvý odsek: najdôležitejšie informácie. Môžu byť napísané ako správy, ktoré začínajú dátumom alebo zdrojom správ.
- Druhý (a možno tretí) odsek: dodatočné informácie. Je dobré zahrnúť fakty a citáty.
- Informácie o spoločnosti: viac informácií o vašej spoločnosti. Kto si? Aké úspechy ste dosiahli? Aké je tvoje poslanie?
- Kontaktné informácie: viac informácií o autorovi (možno vy!). Ak niekoho upútate, môže mať záujem získať viac informácií!
- Multimédiá: v tejto modernej dobe by ste mali mať účet Twitter na propagačné činnosti.
Krok 2. Napíšte informácie o spoločnosti do tela textu vašej tlačovej správy
Toto je čas na zahrnutie informácií o vašej spoločnosti. Keď novinár napíše vašu tlačovú správu k svojmu príbehu, bude tam musieť spomenúť vašu spoločnosť. Novinári môžu z tejto sekcie získať informácie o spoločnosti.
- Názov tejto sekcie by mal znieť asi takto: „O spoločnosti [COMPANY_XYZ].“
- Za nadpis napíšte jeden alebo dva odseky popisujúce vašu spoločnosť v piatich alebo šiestich riadkoch pre každý z nich. Text by mal popisovať vašu spoločnosť, kľúčovú oblasť podnikania a obchodné zásady. Mnoho spoločností už má brožúry, prezentácie, obchodné plány atď. odborne napísané. Môžu byť zahrnuté sem.
- Na konci tejto sekcie napíšte svoj web. Odkaz musí byť na úplnej adrese URL, aby bol odkaz po vytlačení naďalej možné vyhľadávať. Napríklad: https://www.example.com namiesto „Kliknutím sem navštívite náš web!“
- Spoločnosti, ktoré majú na svojich webových stránkach samostatné mediálne stránky, musia uviesť adresu URL tejto stránky. Mediálne stránky majú spravidla kontaktné informácie a tlačovú zostavu.
Krok 3. Pridajte svoje kontaktné informácie
Ak si vaša tlačová správa skutočne zaslúži pokrytie, novinári určite vyhľadajú ďalšie informácie alebo urobia rozhovor s kľúčovými ľuďmi s nimi spojenými. Ak vám neprekáža, že budú s týmito kľúčovými ľuďmi viesť rozhovory médiá, môžete ich kontaktné údaje poskytnúť na stránke tlačovej správy. Ak napríklad píšete o inovácii, môžete poskytnúť kontaktné informácie výskumného alebo inžinierskeho tímu pre médiá.
- V opačnom prípade musíte poskytnúť podrobnosti zo sekcie pre médiá/vzťahy s verejnosťou v sekcii „Kontakt“. Ak na to nemáte špecializovaný tím, mali by ste vymenovať niekoho, kto by slúžil ako spojka medzi médiami a vašou spoločnosťou.
-
Kontaktné údaje by mali byť obmedzené a špecifické pre príslušnú tlačovú správu. Kontaktné údaje musia obsahovať:
- Oficiálny názov spoločnosti
- Oficiálny názov a kontakt mediálneho oddelenia
- Adresa kancelárie
- Telefónne a faxové čísla s príslušným kódom mesta/krajiny a telefónnym kódom
- Číslo mobilného telefónu (voliteľné)
- Čas dostupnosti
- Emailová adresa
- Webová adresa
Krok 4. Ak je to možné, priložte odkaz na online kópiu tlačovej správy
Odporúčame, aby ste mali na svojom webe k dispozícii všetky denníky tlačových správ. To môže uľahčiť proces pridávania odkazov a môže sa použiť aj na účely histórie spoločnosti.
Krok 5. Označte koniec tlačovej správy tromi znakmi hash (#)
Umiestnite ho do stredu stránky tesne pod riadok na konci vydania. Toto je štandard žurnalistiky. Znie to možno prehnane, ale v skutočnosti to tak nie je. Toto je správny spôsob písania.
Tipy
- Skúmajte tlačové správy na internete s cieľom nájsť správny tón, jazyk, štruktúru a formát tlačových správ.
- Vytvorte každé vydanie zamerané na konkrétne médium a odošlite ho novinárom, ktorí sa zaoberajú týmto typom správ. Tieto informácie možno zvyčajne nájsť na webovej stránke médií. Odosielanie rovnakých tlačových správ rôznym médiám a reportérom v týchto médiách je znakom toho, že ste leniví a nezameriavate sa na konkrétny trh.
- Načasovanie tlačových správ je veľmi dôležité. Správy musia byť relevantné a nové, nie príliš staré a nesmú sa príliš líšiť od správ, ktoré sú v súčasnosti obľúbené.
- Pošlite svoju tlačovú správu e-mailom a múdro používajte ďalšie formáty. Veľké písmo a výrazné farby váš príbeh ešte viac nezaujmú, ale rozptýlia čitateľov. Tlačovú správu umiestnite do tela e-mailu, nie do prílohy. Ak musíte použiť prílohy, použite formát obyčajného textu alebo formát RTF. Dokumenty programu Word sú vo všeobecnosti akceptované na väčšine médií, ale ak používate najnovšiu verziu (.docx), uložte ju so staršou verziou (.doc). Noviny majú zvyčajne obmedzený rozpočet a mnohé z nich neaktualizovali svoju verziu programu Word. Súbor PDF používajte iba vtedy, ak odosielate súbor s veľkým počtom obrázkov. Nepíšte tlačovú správu na iný kus papiera, potom skenujte a pošlite súbor s obrázkom e-mailom-bude to len stratou času vás aj redaktora. Napíšte svoju tlačovú správu priamo do e-mailu.
- Vyhnite sa používaniu žargónu alebo špeciálnych technických výrazov. Ak ho musíte použiť na spresnenie písania, vysvetlite tento výraz.
- Zahrňte ďalšie informácie do svojej tlačovej správy. Toto sú informácie o tom, čo chcete od ľudí s informáciami, ktoré zverejníte. Ak napríklad chcete, aby si vaši čitatelia kúpili produkt, zadajte, kde ho môžete získať. Ak chcete, aby čitatelia navštívili váš web a zapojili sa do súťaže alebo sa dozvedeli viac o vašej organizácii, zadajte webovú adresu alebo telefónne číslo.
- Nestrácajte čas písaním názvu pred dokončením vydania. Redaktor napíše pôvodný názov do novín alebo časopisu, ale je dobré napísať pútavý názov pre svoje vydanie. Tento titul môže byť vašou jedinou šancou. Nech je to presné a krátke. Najlepšie je to nepísať, kým nedokončíte tlačovú správu. Neviete s istotou, čo poviete - alebo osoba, s ktorou robíte rozhovor. Keď skončíte s navrhovaním vydania, môžete sa rozhodnúť, či zrevidujete svoj úvodný odsek. Potom premýšľajte o názve.
- Ako predmet e-mailu použite svoj názov. Ak napíšete veľmi pútavý názov, pomôže to vyniknúť vašej správe v schránke redaktora.
- Zahrňte názov spoločnosti do názvu, podnadpisu a do tela rukopisu z prvého odseku, aby bolo vaše vydanie jednoduchšie vyhľadateľné vo vyhľadávačoch a čitateľnejšie pre profesionálov a ostatných čitateľov. Ak zasielate tlačenú verziu, môžete ju dať na hlavičkový papier.
- Následné telefonáty môžu pomôcť rozvinúť tlačovú správu do celého príbehu.
Pozor
- Články by mali byť písané čo najpozitívnejšie. Vyhnite sa vetám ako „po odstúpení predchádzajúceho prezidenta“alebo „po období nečinnosti“. Novinári sa môžu rozhodnúť, že sa o tom dozvedia a nebudú sa zaoberať tým, čo je súčasťou tlačovej správy, a - aj keď napríklad okolnosti nie sú skutočne negatívne, predchádzajúci prezident odstúpil pre vážnu chorobu - výsledky nemusia byť také, ako ste očakávali.
- Vždy pripojte citát - zvyčajne od dôležitej osoby, ktorá je súčasťou hlavnej myšlienky vydania. Text nemusí byť priamym citátom, ale mal by mať zmysel. Vždy sa uistite, že citovaná osoba je s citátom spokojná. Citáty umožňujú zaneprázdneným novinárom pripraviť úplné články bez toho, aby museli viesť následné rozhovory.
- Neuvádzajte kontaktné údaje iných osôb bez ich súhlasu. Okrem toho by mali byť vždy k dispozícii v rozumných časoch niekoľko dní po vydaní lodí.
- Keď posielate tlačovú správu e-mailom, neposielajte ju s predmetom „tlačová správa“. Vďaka tomu sa bude vaša tlačová správa prepadávať iba medzi ostatné tlačové správy. Upútajte pozornosť redaktora tým, že ako predmet svojho e-mailu uvediete pútavý názov, napríklad „Brand Co. dostane firemnú zmluvu vo výške 300 miliárd Rp“.
- Vždy pamätajte na to, že mnohé redakčné tímy majú príliš veľa práce alebo málo zamestnancov. Ak im môžete uľahčiť prácu, bude väčšia pravdepodobnosť, že budú pokryté vašou tlačovou správou. Ak píšete tlačovú správu, ktorá je podobná tej, ktorú vydá editor, vaša tlačová správa pravdepodobne nebude potrebovať toľko úprav. Ak je však vaša tlačová správa plná chýb a nedodržiava štandardný štýl písania, redaktori ju určite ihneď odstránia. Všetci tvrdili, že sú pri moci. Nestrácajte čas redaktora. Miesto, kde je možné vložiť popis spoločnosti, je v tlačovej správe v časti s informáciami o spoločnosti, ale uveďte ju presne a vecne.
