Hodnotenie výkonnosti zamestnancov hrá dôležitú úlohu pri rozvoji alebo zlepšovaní obchodného úspechu, pretože to má obrovský vplyv na kontinuitu prevádzky spoločnosti. Existujú rôzne metódy hodnotenia výkonu zamestnancov, napríklad jednotlivo alebo v tímoch, na základe vnútorných a vonkajších aspektov. Ak hľadáte najlepší spôsob hodnotenia výkonnosti zamestnancov, tento článok popisuje niektoré z metód, ktoré už používa mnoho spoločností.
Krok
Metóda 1 zo 4: Hodnotenie metódy „360 stupňov“
Krok 1. Požiadajte o spätnú väzbu od podriadených
Uistite sa, že zamestnanci neuvádzajú svoje mená v hárku so spätnou väzbou, aby mohli bez obáv poskytovať informácie. Táto metóda je užitočná pri hodnotení výkonnosti nadriadených ako zamestnancov a lídrov. Ak chcete získať úprimnú spätnú väzbu o výkone svojho šéfa, položte jeho podriadeným nasledujúce otázky:
- „Je váš šéf schopný dobre viesť tím?“
- „Poskytnite informácie, ktoré ukazujú, že váš šéf úspešne zlepšil svoj štýl vedenia.“
- „Poskytnite údaje, ktoré dokazujú, že váš šéf má dobrý pracovný výkon“.
Krok 2. Požiadajte zamestnancov, aby sebahodnotili
Jeden účinný spôsob, ako merať výkonnosť zamestnancov, je požiadať ich, aby sa ohodnotili. Príslušný zamestnanec pozná svoje silné a slabé stránky lepšie ako ktokoľvek iný. Je možné, že sa zamestnanci nadhodnotia. Preto musí byť táto metóda podporovaná systémom hodnotenia výkonnosti s iným prístupom. Nasledujúce otázky pomáhajú zamestnancom zhodnotiť ich pracovný výkon.
- „Popíšte najlepší pracovný výkon, aký ste kedy mali.“
- „Popíšte kroky, ktoré ste urobili na podporu efektivity pracovného času“.
- „Čo si vaši spolupracovníci (vrátane nadriadených a podriadených) myslia o vašom pracovnom výkone?“
Krok 3. Zhromaždite spätnú väzbu od spolupracovníkov zamestnanca, ktorého chcete hodnotiť
Spätnú väzbu od spolupracovníkov zamestnancov je možné použiť na zlepšenie výkonnosti spoločnosti a príslušných zamestnancov, pretože chápu zodpovednosti a kompetencie potrebné na obsadzovanie určitých pozícií. Spätná väzba od kolegov je veľmi užitočná pre zamestnancov, ktorí chcú poznať svoje silné a slabé stránky.
- „V porovnaní s inými zamestnancami s rovnakou pozíciou určte hodnotu pre svojich kolegov podľa ich pracovného výkonu“.
- „Dajte rady, aby mohol zlepšiť pracovný výkon“.
- „Poskytnite informácie o najlepšom pracovnom úspechu, aký kedy ukázal“.
Krok 4. Požiadajte nadriadeného o posúdenie
Osoba, ktorá zastáva vedúce postavenie, dobre rozumie povinnostiam, povinnostiam a kvalite práce zamestnancov, ktorí sú podriadenými, ako základu pre hodnotenie produktivity príslušnej práce. Je tiež najkompetentnejší pri rozhodovaní o povýšení alebo degradovaní podriadených na základe kvality a výsledkov ich práce. Ak chcete získať výsledky hodnotenia zamestnancov od nadriadených, položte si nasledujúce otázky:
- „Vykonávajú podľa vás zamestnanci uspokojivé výsledky?“
- „Aký je váš návrh na zlepšenie jeho pracovného výkonu?“
- „Prečo má/nemá nárok na propagáciu?“
Krok 5. Oboznámte sa s obmedzeniami metódy „360 stupňov“
Pri použití tejto metódy je získaná spätná väzba veľmi subjektívna a má tendenciu byť ovplyvnená vzťahom medzi hodnotiteľom a hodnoteným. Pri hodnotení výkonnosti zamestnancov sa preto nespoliehajte iba na túto metódu.
Metóda 2 zo 4: Vykonanie kvantitatívneho hodnotenia
Krok 1. Použite kvantitatívne metódy
Hodnotenie výkonu zamestnancov vyššie opísaným spôsobom býva subjektívne. Aby bolo hodnotenie objektívnejšie, použite určité kritériá, ako napríklad pomer produktivity, miera obratu, nákladový rozpočet a chybovosť. Každé oddelenie musí mať merateľné kritériá, aby sa dosiahnuté výsledky dali porovnať s platnými štandardmi, cieľmi odborov/divízií, obchodnými trendmi a pracovnými cieľmi pre každého zamestnanca. Systematicky zbierajte údaje a potom určte, či sú stratégie a ciele spoločnosti referenčnými hodnotami úspechu v obchode.
- Sledujte napríklad dobu, po ktorú zákazník čaká v rade na nákup produktu.
- Zaznamenajte počet vyrobených produktov alebo správy pripravené zamestnancami (ktoré sú hodnotené) za 1 hodinu.
- Uistite sa, že každému zamestnancovi vysvetlíte kritériá hodnotenia výkonnosti a pracovné ciele pred začiatkom hodnotiaceho obdobia. Vykonajte školenia a socializáciu systému hodnotenia výkonnosti všetkých zamestnancov.
Krok 2. Porovnajte dosiahnuté výsledky s pracovným plánom a kvantitatívnymi cieľmi
Pred začiatkom hodnotiaceho obdobia si najskôr stanovte plán práce a ciele, ktoré musí každý zamestnanec dosiahnuť. Akonáhle sú údaje o výkone zozbierané, porovnajte ich s kvantitatívnymi cieľmi a zistite úspech. Ak sa cieľ nedosiahne, manažment potrebuje zmeniť alebo upraviť politiku ako základ pre stanovovanie nových cieľov na zlepšenie organizácie spoločnosti.
- Ak napríklad zákazníci čakajú v priemere na obsluhu tri minúty, pokúste sa skrátiť čakacie doby pre zákazníkov.
- Jednou z najnáročnejších úloh je riešenie sťažností v zákazníckom servise. Po zaznamenaní časového rozpätia telefonických rozhovorov za určité obdobie môže manažment zefektívniť vývoj postupov zákazníckych služieb identifikáciou telefónnych rozhovorov, ktoré majú dlhšie časové obdobie.
- Zvýšte ciele pomocou kvantitatívnych údajov v percentách. Napríklad za posledný štvrťrok dosiahli čisté tržby spoločnosti 500 000 dolárov. V nasledujúcom štvrťroku sa zamerajte na zvýšenie čistých tržieb o 1%.
Krok 3. Využite výsledky hodnotenia na vypracovanie pracovného plánu
Postup práce je potrebné pravidelne merať a sledovať, obzvlášť vtedy, ak výkonnosť spoločnosti nie je dobrá. Na zaistenie pokroku je potrebné pravidelné hodnotenie pracovného výkonu. Okrem toho môžu byť výsledky hodnotenia použité na určenie účinnosti plánov, ktoré boli pripravené.
- Vykonávajte školenia pre zamestnancov s nedostatočnou výkonnosťou.
- Ak výsledky hodnotenia ukazujú, že zamestnanec nepostupuje, zmeňte jeho pracovný plán alebo cieľ.
Metóda 3 zo 4: Zabezpečenie kvality práce
Krok 1. Vykonajte hodnotenie s cieľom posúdiť kvalitu práce zamestnanca
Výsledky hodnotenia pracovného výkonu odrážajú výkonnosť každého zamestnanca zo všetkých aspektov od etiky práce až po individuálne úspechy. Túto metódu hodnotenia je možné použiť na hodnotenie ročných pracovných výkonov každého zamestnanca ako celku. Po absolvovaní hodnotenia dostanú zamestnanci spätnú väzbu na zlepšenie kvality práce a ocenenie za ich pracovný výkon.
- Koľko jednotiek vyrobil alebo predal zamestnanec (podľa hodnotenia)?
- Ako dobrá je kvalita práce?
- Koľko pracovného času používa na výrobu výrobkov alebo predajné transakcie?
Krok 2. Vykonajte komplexné hodnotenie
Komplexné hodnotenie je užitočné pri poskytovaní alternatívnych riešení, najmä pre spoločnosti, ktoré majú problémy. Problémy však zvyčajne nastávajú z dôvodu neefektívnosti pracovných procesov, nedostatočného školenia alebo zlého riadenia podniku. Preto musí manažment dôkladne preskúmať postupy zhromažďovaním informácií od rôznych strán, rozhodovaním, prijímaním opatrení a vytváraním politík na riešenie zložitých alebo komplikovaných problémov.
Najmite si profesionálnych poradcov ako neutrálnu stranu, aby objektívne zhodnotili každodenné činnosti spoločnosti a výkonnosť zamestnancov
Krok 3. Vykonajte náhodné kontroly na kontrolu kvality práce
Táto metóda má pozitívny vplyv, pretože zamestnanci sú si vedomí kontroly, ale nepoznajú rozvrh. Budú teda odhalení zamestnanci, ktorí sú leniví alebo ktorých výkon nie je dobrý. Vykonajte nasledujúce kroky, aby boli zamestnanci motivovaní.
- Vykonajte prekvapivé kontroly na kontrolu kvality produktu.
- Vyhodnoťte náhodné telefonické rozhovory.
- Čas od času skontrolujte prevádzkové záznamy spoločnosti.
Krok 4. Zhromaždite spätnú väzbu od zákazníkov
Spokojnosť zákazníkov musí byť hlavným poslaním spoločnosti a môže byť použitá ako jedno z kritérií pri hodnotení výkonnosti zamestnancov. Opýtajte sa zákazníkov, či sú alebo nie sú spokojní s produktmi alebo službami vašej spoločnosti. Požiadať o spätnú väzbu na výkonnosť spoločnosti od externých strán je spoľahlivý spôsob zhromažďovania hodnotiacich materiálov na objektívne vyhodnotenie výkonnosti spoločnosti.
- Dávajte si pozor na veľmi skľučujúcu spätnú väzbu od zákazníkov. Niekoľko odvetví a spoločností, najmä automobilový priemysel, často dostáva od zákazníkov veľmi negatívne reakcie.
- Pri žiadosti o spätnú väzbu štandardizujte pomocou nástroja alebo formulára v konkrétnom formáte, aby sa všetky informácie dali použiť čo najlepšie.
- Spätná väzba od zákazníkov je vo všeobecnosti subjektívna a väčšinou odhaľuje zlú skúsenosť. Vyhodnoťte výkonnosť zákazníckych služieb pomocou objektívnych hodnotiacich kritérií, ako je trvanie riešenia problému, poskytnuté riešenia a počet produktov vrátených zákazníkmi.
Metóda 4 zo 4: Zlepšenie správy času
Krok 1. Vypočítajte časové obdobie na dokončenie konkrétnej úlohy
Jedným zo spôsobov, ako zmerať účinnosť riadenia času, je vypočítať časové rozpätie na dokončenie úlohy každého zamestnanca. Uistite sa, že používate údaje, ku ktorým je prístup prostredníctvom systému, napríklad dochádzku alebo počítačový program. Aby sa získali presné výsledky vyhodnotenia, je ručný zber údajov, napríklad vkladaním údajov do tabuliek, nespoľahlivý a neefektívny.
- Existuje niekoľko softvérov, ktoré slúžia na monitorovanie činnosti používateľov počítačov. Tak môžete vyhodnotiť zamestnancov, ktorých pracovný výkon nedosahuje cieľ, a zistiť, prečo.
- Osobitnú pozornosť venujte zamestnancom, ktorých pracovné výsledky sú hlboko pod priemerom, aby boli schopní dosiahnuť stanovené pracovné ciele.
Krok 2. Poskytnite spätnú väzbu, ale nie príliš často
Spätná väzba je pre zamestnancov veľmi prospešná, ale každodenný dohľad na zlepšenie morálky je dvojsečná zbraň. Namiesto použitia tejto metódy ako prostriedku manažmentu na monitorovanie výkonnosti a zodpovedností zamestnancov vám odporúčame vykonávať týždenné alebo mesačné hodnotenia. Okrem toho zvýšte motiváciu zamestnancov poskytovaním bonusov a zachovávaním dôverných hodnôt každého zamestnanca, namiesto toho, aby ste ho ponižovali.
Krok 3. Zaistite, aby bola pracovná morálka správne uplatňovaná
Jednou z metód hodnotenia pracovného výkonu je skúmanie záznamov o porušení firemných predpisov. Za týmto účelom vykonajte nasledujúce kroky:
- Skontrolujte údaje pre neskorý príchod do práce. Zamestnanci, ktorí často prichádzajú neskoro do kancelárie, skracujú pracovný čas, za ktorý sú zodpovední. To má tiež zlý vplyv na spolupracovníkov, pretože to znepríjemňuje pracovnú atmosféru.
- Dávajte pozor na úhľadnosť oblečenia zamestnancov. Nenápadne oblečený v kancelárii môže odrážať rovnaké podmienky v práci.
- Vysvetlite pravidlá používania kancelárskeho inventára. Zaistite, aby každý zamestnanec porozumel pravidlám používania kancelárskeho inventára, ako sú autá, telefóny alebo počítače. Zamestnanci, ktorí zneužívajú kancelársky inventár, nevyužívajú čas múdro.
