Štandardný prevádzkový postup (SOP) je dokument, ktorý obsahuje informácie o krokoch na vykonanie úlohy. Existujúci SOP môže byť potrebné iba upraviť a aktualizovať, alebo sa nachádzate v scenári, kde musíte písať od začiatku. Môže sa to zdať ako veľa práce, ale je to skutočne len veľmi, veľmi, „veľmi“vyčerpávajúci zoznam. Začnite podľa kroku 1.
Krok
Časť 1 z 3: Vytvorenie formátu SOP
Krok 1. Vyberte si formát
Pri písaní SOP neexistuje žiadne správne ani nesprávne. Vaša spoločnosť však môže mať niekoľko SOP, ktoré môžete označiť ako sprievodcu formátovaním a načrtnúť preferovaný spôsob vykonania úlohy. Ak je to váš prípad, použite ako šablónu existujúcu SOP. Ak to tak nie je, máte niekoľko možností:
- Formát jednoduchých krokov. Toto je rutinný postup, ktorý je krátky, má niekoľko možných výsledkov a je priamo k veci. Okrem potrebnej dokumentácie a bezpečnostných pokynov je tento dokument iba zoznamom jednoduchých viet obsahujúcich príkazy na popravenie pre čitateľa.
- Podrobný formát. Spravidla ide o dlhé postupy - postupy, ktoré majú viac ako desať krokov a zahŕňajú určité rozhodovanie, objasnenie a terminológiu. Tento zoznam je spravidla hlavnými krokmi s čiastkovými krokmi v konkrétnom poradí.
- Formát vývojového diagramu. Ak je postup viac ako mapa s nekonečnými možnými výsledkami, vývojová schéma môže byť vašou najlepšou stávkou. Toto je formát, ktorý by ste mali zvoliť, ak nie sú výsledky vždy predvídateľné.
Krok 2. Zvážte svojich čitateľov
Pred napísaním vašej SOP musíte zvážiť tri hlavné faktory:
- Predchádzajúce znalosti vašich čitateľov. Sú oboznámení s vašou organizáciou a jej postupmi? Poznajú terminológiu? Váš jazyk musí zodpovedať znalostiam a investíciám čitateľa.
- Jazykové znalosti vášho čitateľa. Existuje šanca, že ľudia, ktorí nerozumejú vášmu jazyku, „prečítajú“vašu SOP? Ak je to možné, je vhodné vložiť obrázky a diagramy s titulkami.
- Vaše čitateľstvo. Ak váš SOP číta naraz veľa ľudí (každý s inou úlohou), musíte dokument naformátovať ako konverzáciu v hre: používateľ 1 vykoná akciu, potom používateľ 2 atď. Každý čitateľ tak môže vidieť, ako sa stanú neoddeliteľnou súčasťou hladko fungujúceho obchodného motora.
Krok 3. Zvážte svoje znalosti
Záver je: Ste ten pravý, kto to môže napísať? Viete, čo zahŕňa tento proces? Existuje možnosť chyby? Ako to urobiť bezpečným? Ak nie, možno bude lepšie dať to niekomu inému. Zle napísané SOP - alebo dokonca nepresné - nielenže znížia produktivitu a môžu viesť k zlyhaniu organizácie, ale môžu byť aj nebezpečné a majú negatívny vplyv na všetko, od vášho tímu po životné prostredie. Stručne povedané, nie je to riziko, ktoré by ste mali podstúpiť.
Ak je vám tento projekt daný a máte pocit, že ho musíte (alebo ste povinní) dokončiť, neostýchajte sa požiadať o pomoc tých, ktorí dokončujú každodenné postupy. Vedenie rozhovorov je bežnou súčasťou procesu vytvárania SOP
Krok 4. Rozhodnite sa medzi krátkymi alebo dlhými SOP
Ak píšete alebo aktualizujete SOP pre skupinu jednotlivcov, ktorí poznajú protokoly, terminológiu atď. A ťažil by z krátkeho, stručného SOP, ktorý je skôr kontrolným zoznamom, môžete ho napísať v skrátenej forme.
Okrem základných cieľov a relevantných informácií (dátum, autor, identifikačné číslo atď.) Je to len krátky zoznam krokov. Ak nie sú potrebné podrobnosti alebo objasnenie, postupujte takto
Krok 5. Pamätajte si účel svojho SOP
Je zrejmé, že vo svojej organizácii máte postupy, ktoré sa opakujú znova a znova. Existuje však konkrétny dôvod, prečo je tento SOP užitočný? Mal by sa klásť dôraz na bezpečnosť? Opatrenia na zabezpečenie súladu? Používa sa tento SOP na školenie alebo na každodenné činnosti? Tu je niekoľko dôvodov, prečo sú vaše SOP dôležité pre úspech vášho tímu:
- Zabezpečiť súlad s normami zhody
- Maximalizácia výrobných požiadaviek
- Zaistiť, aby postup nemal zlý vplyv na životné prostredie
- Aby bola zaistená bezpečnosť
- Aby ste sa uistili, že všetko ide podľa plánu
- Aby sa zabránilo zlyhaniu výroby
-
Používa sa ako školiaci dokument
Ak viete, čo musí váš SOP zdôrazniť, bude jednoduchšie postaviť si písanie okolo týchto bodov. Bude tiež jednoduchšie zistiť, aký dôležitý je váš SOP
Časť 2 z 3: Písanie vašej SOP
Krok 1. Zakryte požadovaný materiál
Technické SOP sa vo všeobecnosti skladajú zo štyroch prvkov, ktoré sú „oddelené“od samotného postupu:
- Titulná strana. To zahŕňa 1) názov postupu, 2) identifikačné číslo SOP, 3) dátum jeho vydania alebo revízie, 4) názov agentúry/divízie/pobočky, v ktorej bol SOP uplatnený, a 5) podpis tých, ktorí pripravili a schválili SOP. Táto sekcia môže používať akýkoľvek formát, pokiaľ sú sprostredkované informácie jasné.
- zoznam obsahu. To je nevyhnutné iba vtedy, ak je váš SOP dostatočne dlhý, aby ste ho mohli ľahko nájsť. To, čo tu nájdete, je jednoduchý štandardný rámec.
- Zabezpečenie kvality/Kontrola kvality. Postup nie je dobrý postup, ak ho nemožno preskúmať. Pripravte si potrebné materiály a podrobnosti, aby sa čitatelia mohli uistiť, že dosahujú požadované výsledky. Tento materiál môže zahŕňať ďalšie dokumenty, napríklad vzorky na vyhodnotenie výkonnosti.
-
Referencie. Nezabudnite si zapísať všetky použité alebo dôležité referencie. Ak používate iné referencie SOP, v prílohe určite priložte požadované informácie.
Vaša organizácia môže mať iný protokol ako tento SOP. Ak existuje predchádzajúci SOP, ktorý môžete použiť, ignorujte túto štruktúru a postupujte podľa postupu, ktorý bol vykonaný
Krok 2. Pri samotnom postupe nezabudnite zahrnúť nasledujúce položky:
- Rozsah a aplikácia. Inými slovami, opisuje účel procesu, jeho obmedzenia a spôsob, akým sa proces používa. Pokrýva štandardy, regulačné požiadavky, úlohy a zodpovednosti, ako aj vstupy a výstupy.
-
Metodika a postupy.
Podstata veci - podrobne uveďte kroky, ktoré sú dôležité, vrátane potrebného vybavenia. Zahrňte sekvenčné postupy a rozhodovacie faktory. Uveďte „predpoklad“a možné interferencie alebo bezpečnostné opatrenia.
- Objasnenie terminológie. Vysvetlite skratky, skratky a všetky frázy, ktoré nie sú bežnými výrazmi.
- Zdravotné a bezpečnostné varovanie. Majú byť napísané v samostatnej časti a spolu s krokmi, keď sa vyskytne problém. Nevynechajte túto sekciu.
-
Vybavenie a zásoby.
Úplný zoznam potrebných vecí, kedy a kde nájsť vybavenie, štandardy vybavenia atď.
-
Varovania a prerušenia. V zásade časť na riešenie problémov. Vytvorte si zoznam možných problémov, ktoré by sa mohli vyskytnúť, na čo si dať pozor a čo by mohlo ovplyvniť ideálny konečný produkt.
- Každej z týchto tém dajte vlastnú sekciu (spravidla označenú číslami alebo písmenami), aby váš SOP neobsahoval mätúce dlhé vety a aby bol v ňom ľahký odkaz.
- Nejde o úplný zoznam, ale iba o malú časť procesných krokov. Vaša organizácia môže spomenúť ďalšie aspekty, ktorým je potrebné venovať pozornosť.
Krok 3. Udržujte svoje písanie stručné a ľahko čitateľné
Je pravdepodobné, že sa vaši čitatelia rozhodli čítať túto SOP pre zábavu. Budete chcieť, aby bol tento dokument krátky a jasný - inak sa ich pozornosť presunie a dokument im príde desivý a ťažko zrozumiteľný. Vo všeobecnosti by mali byť vaše vety čo najkratšie.
- Tu je zlý príklad: Predtým, ako ho začnete používať, uistite sa, že ste vyčistili všetok prach z výstupu vzduchu.
- Dobrým príkladom je nasledujúci: Pred použitím odstráňte všetok prach z výstupu vzduchu.
- Vo všeobecnosti nepoužívajte slovo „vy“. Toto slovo by malo byť implikované. Hovorte aktívnym hlasom a začnite svoje vety príkazovými slovesami.
Krok 4. V prípade potreby pohovorte s policajtmi zapojenými do procesu plnenia úlohy
Posledná vec, ktorú chcete urobiť, je napísať úplne nepresný SOP. Ohrozujete tým bezpečnosť, efektivitu, ich čas a vysvetľujete postup bez patričného zváženia - niečo, čo môže vašich spoluhráčov pohoršovať. Ak je to potrebné, položte otázky! Budete chcieť napísať presný postup, samozrejme.
Ak nepoznáte, môžete sa opýtať rôznych zdrojov, aby ste pokryli všetky úlohy a zodpovednosti. Jeden člen tímu nemusí dodržiavať štandardné prevádzkové postupy alebo iný člen môže byť zapojený iba do časti postupu
Krok 5. Rozdeľte dlhý text na diagramy a vývojové diagramy
Ak zahrniete konkrétny krok alebo dva, ktoré vás desia, vytvorte graf alebo diagram, aby ste to čitateľom uľahčili. To uľahčí čítanie dokumentu a pozastaví myseľ, keď sa pokúsite všetkému porozumieť. Okrem toho budú vaše dokumenty úplnejšie a lepšie napísané.
Nezahŕňajte grafy alebo diagramy len na posilnenie svojej SOP; robte to iba v prípade potreby alebo ak sa pokúšate preklenúť jazykovú bariéru
Krok 6. Uistite sa, že každá stránka má zápis kontrolného dokumentu
Váš SOP je pravdepodobne jedným z mnohých - preto má vaša organizácia pravdepodobne nejakú veľkú databázu, ktorá katalogizuje všetko pomocou konkrétneho referenčného systému. Váš SOP je súčasťou tohto referenčného systému, a preto vyžaduje nájdenie určitého typu kódu. Tu bude notový zápis užitočný.
Každá stránka by mala mať krátky názov alebo identifikačné číslo, číslo revízie, dátum a „stranu č. #“V pravom hornom rohu (vo väčšine formátov). V závislosti od preferencií vašej organizácie budete možno potrebovať poznámku pod čiarou (alebo zadajte vyššie uvedenú poznámku do poznámky pod čiarou)
Časť 3 z 3: Zabezpečenie úspechu a presnosti
Krok 1. Otestujte postup
Ak si svoj postup nechcete otestovať, pravdepodobne ste ho zle napísali. Nechajte niekoho, kto má obmedzené znalosti o procese (alebo všeobecného zástupcu čitateľov), aby ho sprevádzal vašim SOP. S akými problémami sa stretli? Ak je to tak, vyriešte problém a vykonajte potrebné opravy.
- Najlepšie je, aby váš SOP vyskúšalo niekoľko ľudí. Rôzni jednotlivci budú mať rôzne problémy, čo umožní rôzne druhy reakcií (od ktorých sa očakáva, že budú užitočné)
- Uistite sa, že ste postup vyskúšali na niekom, kto ešte nikdy predtým nemal zákrok. Každý, kto má predchádzajúce znalosti, sa bude pri vykonávaní krokov úlohy spoliehať na svoje znalosti, a nie prostredníctvom vášho SOP, takže váš cieľ nie je dosiahnutý.
Krok 2. Nechajte svoj SOP preskúmať ľuďmi, ktorí postup vykonávajú
Na názore vášho šéfa na SOP nakoniec nezáleží. Tento SOP je dôležitý pre tých, ktorí skutočne vykonávajú súvisiacu prácu. Pred odoslaním SOP šéfovi teda ukážte prácu ľuďom, ktorí budú vykonávať (alebo vykonávali) súvisiacu prácu. Čo si myslia?
Ich zapojenie a pocit, že sú súčasťou procesu, zvýši ich pravdepodobnosť prijatia vašich SOP. A dokonca môžu mať pár skvelých nápadov
Krok 3. Nechajte svojho poradcu a tím zabezpečenia kvality preskúmať SOP
Akonáhle vám tím dá zelenú, pošlite ho svojmu poradcovi. Vstup, ktorý poskytujú skutočnému obsahu, môže byť menší, ale povie vám, či váš SOP spĺňa požiadavky na formát, ak vám niečo chýba, a tiež protokol na formalizáciu SOP a jeho zadanie do systému.
- Priame SOP na schválenie pomocou systému správy dokumentov, aby sa zaistil audit trail týchto schválení. Tento proces sa môže líšiť od jednej organizácie k druhej. V zásade chcete, aby veci spĺňali pokyny a pravidlá.
- Vyžadujú sa autorizované podpisy, hoci väčšine organizácií v súčasnosti prijímanie elektronických podpisov nevadí.
Krok 4. Po schválení začnite vykonávať svoju SOP
Môže to byť formálne školenie pre príslušného zamestnanca (školenie v triede, školenie na počítači, atď.) Alebo to môže znamenať, že váš papier SOP visí v kúpeľni. Nech je to čokoľvek, šírte svoju prácu! Tvrdo ste pracovali, aby ste to zvládli. Je čas dostať komplimenty!
Zaistite, aby boli vaše SOP aktuálne. Ak je tento SOP zastaraný, aktualizujte ho, získajte opätovne schválené a zdokumentované aktualizácie a potom redistribuujte SOP podľa potreby. Na týchto SOP závisí bezpečnosť, produktivita a úspech vášho tímu
Tipy
- Nezabudnite vždy zapojiť zainteresované strany, aby bol dokumentovaný proces skutočným procesom.
- Skontrolujte jasnosť. Uistite sa, že neexistujú žiadne dvojité interpretácie. Ukážte postup niekomu, kto s týmto procesom nie je oboznámený, a požiadajte ho, aby povedal, čo si o postupe myslí; Možno budete prekvapení.
- Používajte vývojové diagramy a obrázkové znázornenia, aby čitatelia mohli proces jasne vidieť.
- Na vysvetlenie krokov použite jednoduchú indonézštinu.
- Pred schválením požiadajte ľudí, aby si váš dokument prezreli.
- Zaistite, aby bola pri každej zmene verzie zaznamenaná história dokumentu.
