3 spôsoby, ako byť v práci efektívnejší

2024 Autor: Jason Gerald | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-01-19 22:14

V súčasnej dobe je pracovný tlak stále silnejší. Každý, kto má prácu na plný úväzok, vie, že priemerný pracovný deň nie vždy stačí na to, aby ste všetko stihli. Avšak vašu produktivitu je možné výrazne zvýšiť prijatím návykov vytvorených na zefektívnenie práce. Efektívny pracovník využíva všetok dostupný čas a najskôr sa naplno venuje najdôležitejším úlohám. Byť efektívny v práci nielenže zvýši vašu produktivitu a ukáže to svojmu šéfovi - taktiež vás to uspokojí, pretože ste mali produktívny deň.

Krok

Metóda 1 z 3: Vytvorenie zaostrenia

Krok 1. Udržujte čisté a upratané pracovisko

Dosiahnutie efektivity v práci môže byť niekedy také jednoduché ako čistenie pracovného miesta. Neupravené a čisté pracovisko bude brániť vašej produktivite. Ak máte kvôli tejto neusporiadanosti sústavne problém nájsť nástroje alebo dokumenty, váš čas bol zbytočný. Uchovávajte iba položky, ktoré používate denne - ostatné položky by ste mali držať mimo pracovného stola, ale je možné ich rýchlo získať.

• Ak pracujete v kancelárii, usporiadajte si kancelársky priestor a stôl, aby ste rýchlo a ľahko našli všetko, čo k práci potrebujete. Ak nepracujete v kancelárii, stále platia rovnaké zásady. Ak napríklad pracujete v opravovni bicyklov, udržujte svoje nástroje čisté a usporiadané, aby ste ich mohli nájsť, keď ich potrebujete. Takmer každé pracovisko má prospech z jeho udržiavania v čistote.

  

• Kancelárski pracovníci a ďalší, ktorí zvládajú veľké množstvo papierovania, musia vytvoriť logický a uprataný systém podávania. Majte často používané dokumenty poruke. Ostatné dokumenty uložte v abecednom alebo inom poradí.

Krok 2. Zaistite, aby bolo vaše pracovisko dobre zásobené

Uistite sa, že máte potrebné položky a nástroje pre svoju prácu. V kancelárii to znamená, že musíte mať nástroje, ako je dierovač, zošívačka, kalkulačka atď. Mimo kancelárskeho prostredia sú nástroje odlišné, ale princíp je stále rovnaký - mať k dispozícii nástroje, ktoré potrebujete na efektívnu prácu, než sa pustíte do práce.

• Znamená to tiež zaistiť si zásoby všetkých nástrojov, ktoré vaša práca vyžaduje. Učitelia potrebujú kriedu, tesári klince atď.
• Zaistite, aby bolo vaše zariadenie dobre udržiavané. Jeden dôležitý nástroj, ktorý prestávky môže narušiť váš celodenný pracovný tok, ak bez neho nemôžete pracovať! Šetrite čas z dlhodobého hľadiska tým, že si vyhradíte trochu času na pravidelné čistenie a údržbu svojho zariadenia.

Krok 3. Udržujte plán konsolidovaný

Ak máte plán, samozrejme si myslím, že vaša práca bude efektívnejšia. Ak chcete vytvoriť skutočne efektívny rozvrh, obmedzte sa iba na jednu knihu plánovača (a ďalší kalendár v práci na dlhú dobu). Nekomplikujte si prácu tým, že si necháte viac ako jeden zošit. Musíte byť schopní vidieť na jednom mieste, čo musíte urobiť.

• Organizujte každý deň vytvorením zoznamu „čo robiť“. Začnite s najvyššou prioritou, aby ich bolo možné dokončiť ako prvé. Na konci dajte menej dôležité úlohy. Začnite na začiatku zoznamu. Ak jeden deň zoznam úloh nedokončíte, na druhý deň dokončite nedokončenú úlohu.

  

• Stanovte termíny pre najdôležitejšie projekty a buďte realistickí s potrebnými časovými rámcami. Nechcete sa pripraviť na zlyhanie - je lepšie požiadať o predĺženie na začiatku projektu, ako oň požiadať, keď sa blíži konečný termín.

Krok 4. Odstráňte svoje osobné rozptýlenie

Rôzne pracoviská budú pôsobiť rušivo - niektoré práce budú fúzované s hlučnými spolupracovníkmi. Ostatní môžu byť veľmi tichí, čo vás bude rozptyľovať pri najmenšom zvuku. Robte to, čo musíte urobiť, aby ste zostali koncentrovaní. Ak máte dovolené počúvať hudbu v práci, vezmite si so sebou do práce mp3 prehrávač. Môžete dokonca zvážiť zverejnenie poznámok na pracovisku, aby vás vaši kolegovia neobťažovali. Možno to vyzerá drsne, ale nie je to tak. Je to rozumný a účinný spôsob, ako prinútiť ľudí, aby vás nechali v práci. Pamätajte si, že sa môžete socializovať počas prestávok a obedných hodín.

• Jednou z najčastejších nepríjemností sú internetové stránky. Štúdie ukazujú, že dve tretiny zamestnancov trávi každý deň aspoň nejaký čas na stránkach, ktoré nesúvisia s prácou. „Našťastie väčšina internetových prehliadačov vám umožňuje stiahnuť si bezplatné nástroje na zvýšenie produktivity, ktoré vám pomôžu zablokovať problematické stránky. Vyhľadajte vo svojom obchode s doplnkami kľúčové slová „blokovanie webových stránok“alebo „pomoc s produktivitou“. Dosiahnete niekoľko výsledkov, ktoré sú bezplatné a účinné.

  

• Ďalším skvelým spôsobom, ako sa vyhnúť rušeniu, je obmedziť telefónne hovory (vyhnúť sa zbytočným telefonickým rozhovorom) a minimalizovať náhle stretnutia.

  

Krok 5. Používajte prestávky na riešenie osobných záležitostí

Prekvapivo môžu tieto prestávky zvýšiť efektivitu vášho pracoviska, a nie prekážať. V prvom rade vás odpočinok osvieži a menej unaví. Za druhé, odpočinok vám poskytne čas na vyrovnanie sa so svojimi rozptýleniami. Robte si prestávky na čokoľvek, čo by vás mohlo v práci rozptyľovať. Snívate často o svojom bratovi v práci? Zavolajte im cez prestávky a odstráňte to rozptýlenie!

Metóda 2 z 3: Účinné fungovanie stratégií

Krok 1. Rozložte svoje zodpovednosti na zvládnuteľné kúsky

Veľké projekty môžu byť zastrašujúce - ak sú príliš veľké, je veľmi jednoduché ich najskôr zbaviť a tráviť čas menej dôležitou prácou, až kým na nich nebudete musieť pracovať, pretože sa blíži termín. Ako efektívny pracovník musíte najskôr urobiť to, čo je dôležité, aj keď to znamená, že robíte malú časť veľkej práce. Dokončiť malý kúsok veľkej práce nie je veľmi uspokojujúce, ale je to šikovný spôsob, ako využiť čas naplno. Z dlhodobého hľadiska najdôležitejšie úlohy splníte rýchlejšie, ak ich budete plniť krok za krokom každý deň.

Ak máte napríklad urobiť veľkú prezentáciu za jeden mesiac, dajte si za cieľ načrtnúť dnes. Nie je to príliš časovo náročné, takže vás to nebude rušiť od práce, ale je to dôležitý prvý krok, vďaka ktorému je zvyšok procesu rýchlejší a jednoduchší

Krok 2. Odľahčite si prácu delegovaním

Pokiaľ nie ste na dne v práci, máte možnosť rozdeliť si medzi svojich podriadených niektoré opakujúce sa úlohy, aby ste ušetrili čas. Nedajte svojim podriadeným projekt, iba ak ho dokážete dobre dokončiť. Doprajte im časovo náročnú, monotónnu prácu, aby ste sa mohli sústrediť na dôležitejšie veci. Ak delegujete prácu, nezabudnite dodržať termín. Vždy buďte vďační, keď vám vaši podriadení pomôžu - ak uvidia, že vás oceňujú, budú s väčšou pravdepodobnosťou pracovať na svojom ďalšom projekte.

• Ak ste stážista, zamestnanec nižšej úrovne, stále môžete túto monotónnu prácu zdieľať so zamestnancami na rovnakej úrovni ako vy (samozrejme s ich povolením a so súhlasom vášho nadriadeného). Ak využijete pomoc svojho partnera, buďte pripravení na to, že nabudúce budete odmenení!

  

• Ak máte so šéfom dobrý vzťah, môžete si dokonca všimnúť, že časť práce vo vašom mene deleguje na niekoho iného!

  

Krok 3. Udržujte pančuchové nohavice štíhle

Existuje dôvod, prečo každý nenávidí schôdze - podľa prieskumu z roku 2012 si takmer polovica účastníkov myslela, že stretnutia sú plytvaním pracovným časom - viac ako časom, ktorý strávili na osobných a rekreačných miestach. Stretnutia môžu byť zásadné pre diskusiu o cieľoch a stanovenie vízie do budúcnosti. Často sa však stáva neúčinným stretnutím niekoľko hodín, dokonca dní, bez toho, aby ste niečo vytvorili. Tu je niekoľko tipov, ako zefektívniť schôdze:

• Pred každým stretnutím si vytvorte program, aby bol vyhradený čas maximalizovaný. Zadajte časové obdobie, ktorému by sa mala každá téma venovať. Sledujte svoj program čo najviac. Ak príde iná téma, odporučte ju na diskusiu neskôr.
• Pozvite čo najmenej ľudí. Ak obmedzíte účasť na svojich schôdzach na minimum, zníži sa pravdepodobnosť, že konverzácia bude mimo tému. Tiež udržuje ľudí, ktorí tam nemusia byť, aby naďalej pracovali pri svojich stoloch.
• Prezentačné snímky obmedzte na minimum. Existuje malá diskusia o tom, či prezentačné snímky (PowerPoint atď.) Pomáhajú alebo brzdia efektivitu schôdzí. Je to celkom zrejmé: Ak používate prezentačné snímky, uistite sa, že sú čo najstručnejšie a najinformatívnejšie. Pomocou snímok zobrazte obrázky a údaje, ktoré nie je možné sprostredkovať prostredníctvom vašich slov, ale celého obsahu vašej prezentácie.
• Nakoniec hlavným princípom, vedieť, o čom sa chceš rozhodnúť než začnete schôdzu a urobíte rozhodnutie čo najrýchlejšie.

Krok 4. V prvom rade zastavte drámu v kancelárii

Pracovisko môže byť stresujúcim miestom. Ak dôjde k zvýšeniu nálady, okamžite to riešte priamo. Môžete to byť vy, osoba, s ktorou máte do činenia, alebo sa obe strany musia ospravedlniť. Urobte to čo najrýchlejšie. Ak necháte boj pokračovať, bude zasiahnutá vaša efektivita a z dlhodobého hľadiska vás to bude stáť čas, pretože sa budete musieť tejto osobe vyhýbať. Čo je dôležitejšie, nenechajte drámu v práci zničiť vašu efektivitu a náladu!

• Nebojte sa zapojiť mediátora. Všetci vieme, že dráma a zranené pocity môžu prekážať v pracovnom toku, takže veľa ľudí zamestnáva ľudí špeciálne poverených riešením konfliktov na pracovisku. Ak sa cítite frustrovaní, smutní alebo máte strach z iných ľudí na vašom pracovisku, kontaktujte personál vo svojej kancelárii.
• Keď je po všetkom, nepotrebujete byť priateľmi s kolegom, s ktorým ste sa pohádali, ale mali by ste s ním vedieť pracovať. Buďte zdvorilí a diskrétni na svojom pracovisku, dokonca aj k ľuďom, ktorých nenávidíte.

Metóda 3 z 3: Vykonanie zmien životného štýlu

Krok 1. Dobre odpočívajte

Únava nikdy nikomu nezlepší kvalitu práce. Únava spomalí váš výkon a ak ľahko zaspíte, môže byť pri dôležitom stretnutí trápne. Navyše nedostatok spánku spôsobí mnoho zdravotných problémov. Nezaspávajte v práci ani nevynechávajte prácu, pretože ste chorí-pre najlepšiu kvalitu spite 7-8 hodín denne.

Únava v práci môže byť len menším rozptýlením. V najhoršom prípade však môže ísť o vážny bezpečnostný problém. Ak máte prácu, v ktorej ide o život ľudí (napríklad: letiskový úradník alebo vodič nákladného auta), je veľmi dôležité zvládnuť rozvrh spánku

Krok 2. Cvičenie

Veda ukázala, že cvičenie zlepšuje náladu v práci a produktivitu. To je veľmi dôležité najmä pre kancelárskych pracovníkov, ktorí trávia veľa času iba pred počítačom. Vďaka cvičeniu budete nielen zdravší, ale aj šťastnejší, sústredenejší a motivovanejší.

Ak začínate s cvičením prvýkrát, vyskúšajte kombináciu kardio a silového cvičenia

Krok 3. Udržujte dobrú náladu

Ak sa snažíte zlepšiť efektivitu práce, musíte pracovať vážne. Často to nie je dobrý nápad - v krátkodobom horizonte môžete zvýšiť svoju efektivitu, ale to vás nerobí šťastnými v práci, unaviť sa dá veľmi ľahko, čo vedie k vyhoreniu a nedostatku motivácie. Snažte sa zostať motivovaní - ak sa budete v práci cítiť šťastní, stanete sa motivovanejšími a ambicióznejšími. Robte malé veci, ktoré vám zlepšia náladu, a ktoré vám nebránia v produktivite, napríklad počúvanie hudby, trochu sa natiahnete alebo si vezmete prenosný počítač do odpočinkovej miestnosti, kde nájdete tichšiu a pokojnejšiu atmosféru.

• Využite svoj obed na maximum - využite túto príležitosť a vychutnajte si dobré jedlo a žartujte so svojimi priateľmi.
• Kávu používajte opatrne. Káva môže byť fantastickým stimulantom, ak sa cítite veľmi letargicky, ale ak ju budete používať každý deň, môžete sa na nej stať závislí a z dlhodobého hľadiska vám neprospeje.

Krok 4. Motivujte sa

Je jednoduchšie pracovať efektívnejšie, ak máte na prácu dobrý dôvod. Ak je pre vás často ťažké zostať motivovaný, zamyslite sa nad dôvodmi, ktoré vás viedli k hľadaniu tejto práce - nad životnými cieľmi, nad snami alebo nad vlastnou víziou. Skúste si myslieť, že vaša práca je cesta k vášmu konečnému cieľu. Ak vás práca baví, zamyslite sa nad tým, ako vaša práca ovplyvňuje to, ako sa cítite - cítite sa po tom, ako to robíte, spokojní?

• Myslite na dobré veci, ktoré z vašej práce vyplývajú. Môžete mať vlastné auto alebo dom, alebo môžete poslať svoje deti do školy. Zamyslite sa aj nad výhodami, ktoré získate zo svojej práce, ako je zdravotné poistenie a zubár pre vás a vašu rodinu.

  

• Ak nepracujete, premýšľajte o dôsledkoch. Čoho sa musíte vzdať, pretože ste prišli o zdroj príjmu? Ako to ovplyvnilo vašu rodinu a vašich blízkych?

Krok 5. Odmeňte sa

Ak úspešne zvyšujete efektivitu svojej práce, oslávte to. Nie je ľahké zlomiť staré návyky a osvojiť si nové, odmeňte preto svoju tvrdú prácu. Dajte si v piatok pivo po práci, večierku s priateľmi alebo len tak ležte v posteli a čítajte knihu - čokoľvek vás po dlhom týždni urobí šťastným. To je veľmi dôležité, aby ste zostali motivovaní.

Váš dar nemusí byť príliš veľký a nemala by byť ani finančnou záťažou. Uložte si luxusné darčeky na špeciálne príležitosti