Zorganizovanie efektívneho stretnutia je potrebné na podporu hladkého priebehu činností spoločnosti alebo organizácie. Stretnutia sú príležitosťou na koordináciu práce, zdieľanie informácií, zlepšenie tímovej práce a efektívne dosiahnutie cieľov. Efektívne stretnutia vyžadujú dobrú prípravu, vedenie a delegovanie úloh. Počas stretnutia sa snažte zvýšiť motiváciu účastníkov a zapojte celý tím.
Krok
Časť 1 z 3: Organizovanie schôdzí
Krok 1. Pripravte sa na stretnutie čo najlepšie
Najprv zostavte program schôdze obsahujúci harmonogram a témy, o ktorých sa má diskutovať, a určte dôležité veci, ktoré je potrebné znova potvrdiť pred koncom schôdze.
- Príďte do zasadačky včas, pretože miesto, kde pracujete, ovplyvní to, ako vás vnímajú ostatní ľudia. Čakanie v rokovacej miestnosti o 15 minút skôr spôsobuje, že si ostatní ľudia myslia, že ste menej produktívny alebo chcete odísť z iného zamestnania s ospravedlnením, že idete na stretnutie.
- Pripravte si fotokópiu programu rokovania. Napriek tomu, že môžete vytvoriť digitálnu agendu, pripravte si aj fotokópiu agendy, aby bolo používanie jednoduchšie.
Krok 2. Viesť schôdzu
Pri vedení schôdze sa uistite, že ste prebrali všetky témy programu a vypočuli si, čo hovoria všetci účastníci, nasledujúcimi spôsobmi:
- Rozošlite prezenčnú listinu. Stretnutie je prostriedkom na šírenie informácií v tíme a stáva sa príležitosťou na diskusiu, aby každý vedel o svojich príslušných povinnostiach, aby bol schopný podať očakávaný pracovný výkon. Rozoslaním prezenčnej listiny viete, kto neprišiel, aby ich bolo možné kontaktovať a pripojiť sa k schôdzi. Ukazuje to tiež, že informácie, ktoré budete na stretnutí zdieľať, sú dôležité.
- Použite agendu ako sprievodcu, aby ste každému účastníkovi schôdze uľahčili sústrediť sa a vedieť, čo musí urobiť. Účastníci stretnutia sa môžu striedať. Vďaka príprave programu pred schôdzou sa teda budete pri vedení schôdze viac sústrediť.
Krok 3. Vypracujte pracovný plán
Pracovný plán je konečným súhrnom potvrdzujúcim prácu, ktorá sa má vykonať po stretnutí, a je priebežným plánom, ktorý má vplyv na všetkých účastníkov schôdze. Vytvorte si pracovný plán podľa nasledujúcich pokynov:
- Označte niekoho ako osobu zodpovednú za konkrétny cieľ. Menovaná osoba nemusí dosiahnuť cieľ osobne, pretože bude projektovým manažérom zodpovedným za prepojenie členov tímu, ktorí sa musia zapojiť, a prípravu požadovaných zdrojov.
- Formálne a neformálne si vyžiadajte správy o pokroku, aby určený personál podal správu o práci, ktorá bola dosiahnutá v určitom časovom období.
Krok 4. Zamerajte sa na tému podľa programu schôdze
Po prediskutovaní jednej témy na programe rokovania a vykonaní potrebných diskusií predložte súhrn výsledkov diskusie, poskytnite príležitosť položiť otázky a potom pokračujte v stretnutí prediskutovaním ďalšej témy.
Krok 5. Určite plán nadchádzajúcej schôdze
Keď sa všetci zhromaždia, oznámte plán nasledujúceho stretnutia, aby ste im uľahčili plánovanie. Takýmto spôsobom ste vopred informovali plán schôdzí, aby ste predišli kolíziám s plánmi.
Požiadajte členov tímu, aby im prostredníctvom e -mailu navrhli, ktoré témy by mali byť na programe. Po skončení schôdze ich informujte, že rovnaký program použijete aj na nasledujúcom stretnutí, a požiadajte účastníkov schôdze, aby predložili návrhy tém, ktoré podporujú dosiahnutie cieľov spoločnosti/organizácie
Časť 2 z 3: Príprava na stretnutie
Krok 1. Rozhodnite, kto bude predsedať schôdzi
Táto rola je zvyčajne priradená manažérovi, ale môžete dať členom tímu možnosť viesť schôdze oddelení, aby neskôr mohli viesť schôdze na vyššej úrovni.
Krok 2. Pozvite reproduktory
Rečník je osoba, ktorá je pozvaná na schôdzu z konkrétneho dôvodu, pretože má skúsenosti s riadením ľudských zdrojov a ďalších zdrojov tak, aby členovia tímu mohli dosiahnuť najlepší výkon vrátane efektívneho vysvetľovania pracovných procesov a výsledkov. Okrem toho je tiež schopný poskytnúť poradenstvo pri predvídaní nepredvídaných okolností a podľa potreby zvýšiť zdroje.
Krok 3. Určte správny rozvrh schôdzí
Pri nastavovaní plánu vezmite do úvahy časovú dostupnosť a obmedzenia účastníkov. Napríklad: všetci účastníci sa môžu zúčastniť piatkového popoludňajšieho stretnutia, ale nie je vhodný čas na diskusiu o veľkých problémoch.
- Aby sa všetci členovia tímu mohli zúčastniť nadchádzajúceho stretnutia, najskôr sa opýtajte projektovej osoby zodpovednej za harmonogram a potom požiadajte všetkých účastníkov, aby si podľa plánu usporiadali svoje plány.
- Určte, kto bude vyhotovovať zápisnicu, a zaistite, aby boli informácie o výsledkoch schôdze odoslané aj neprítomným účastníkom.
Krok 4. Pripravte program schôdze
Program schôdze by mal obsahovať aspoň zoznam tém, o ktorých sa má diskutovať, delegovanie prezentačných úloh a časový rozvrh diskusie o každej téme. Program schôdze môžete usporiadať podľa nasledujúcich návrhov:
- O vstup od všetkých účastníkov schôdze požiadajte e -mail najmenej 2 dni pred stretnutím. E -mail je na to najlepší nástroj, pretože žiadosti budete dostávať písomne.
- Vytvorte si program schôdze za stolom, aby ste zaznamenali všetky témy, o ktorých sa má diskutovať, rečníkov a časový rozvrh. Ak existuje požiadavka na tému, ktorá sa odchyľuje od všeobecnej témy, kontaktujte dotknutú osobu a požiadajte ju, aby predložila konkrétnu žiadosť, o ktorej sa bude hovoriť na nasledujúcom stretnutí.
- Vytvorte si realistický rozvrh. Vysvetlenia a diskusie, ktoré trvajú 30 minút, by ste nemali nútene dokončiť do 15 minút. Vytvorte si rozvrh podľa potreby a ukončite stretnutie skôr, ako budú prediskutované všetky témy.
Krok 5. Navrhnite pravidlá schôdze
Nie je potrebné vytvárať formálne pravidlá ani ukladať sankcie, ale pri implementácii týchto pravidiel prebehne stretnutie hladko a každý môže dobre vyjadriť svoj názor.
Po otvorení schôdze uveďte pravidlá: „Aby účastníci ušetrili čas, môžu po skončení prednášajúceho klásť otázky a odpovedať na ne. Ak máte spätnú väzbu aj po skončení diskusie, pošlite mi prosím e -mail, aby sme o nej mohli ďalej diskutovať. “
Krok 6. Určte časové rozdelenie
Stanovte program schôdze tak, že určíte, ako dlho budú jednotliví rečníci potrebovať, a prediskutujete každú tému.
- Informujte rozdelenie času pred začiatkom schôdze, aby všetci účastníci vedeli, kedy môžu prispieť, a zabránili náhodným alebo skresleným diskusiám.
- Po diskusii o určitých témach by ste si mali nechať najskôr 10 minút na diskusiu.
Krok 7. Odošlite program schôdze
Deň pred stretnutím odošlite program schôdze všetkým účastníkom, aby mal každý k dispozícii fotokópiu harmonogramu a poznal účel stretnutia. Okrem toho vás môžu tiež informovať, ak sú na programe rokovania nesprávne informácie.
Krok 8. Odošlite pripomenutie
Pred prvým alebo neobvyklým stretnutím pošlite pripomienku hodinu vopred, aby boli všetci účastníci včas.
Časť 3 z 3: Stať sa efektívnym vedúcim schôdze
Krok 1. Buďte dobrým vedúcim schôdze
Skúste počas stretnutia komunikovať so všetkými účastníkmi tak, aby boli dosiahnuté ciele stretnutia. Delegujte zodpovednosť za vedenie schôdzí pozvaných rečníkov s cieľom prediskutovať konkrétne témy. Vy sami sa musíte aktívne zúčastniť diskusie.
Krok 2. Informujte pracovné ciele, ktoré boli a neboli dosiahnuté
Ak je účelom stretnutia diskusia o niekoľkých cieľoch, informujte o pokroku, ktorý bol dosiahnutý, a o tom, kto je za úspech zodpovedný.
- Ak existuje pracovný plán, ktorý od posledného stretnutia nepokročil, opýtajte sa prečo.
- Ak je to z dôvodu nedostatku času alebo iných zdrojov, prediskutujte riešenie s osobou vymenovanou za zodpovednú za projekt alebo prediskutujte problém podrobne mimo schôdze.
Krok 3. Ak sa diskusia odchyľuje od témy, preorientujte sa
Niekedy diskusia stratí cestu kvôli nadšeniu alebo sklamaniu účastníkov. Zamerajte pozornosť a presmerujte rozptýlené diskusie nasledujúcim spôsobom:
- Považujte stretnutie za misiu na zhromažďovanie faktov. Dajte každému účastníkovi príležitosť hovoriť, aby ste mohli zhromaždiť čo najviac informácií. Táto metóda tiež núti účastníkov schôdze hovoriť striedavo, vrátane tých, ktorí na stretnutí radi dominujú.
- Na zdieľanie myšlienok v skupinách použite elektronický komunikačný program Cyberstorming, ktorý možno použiť na neformálne stretnutia. Táto metóda zabraňuje konkurencii medzi členmi tímu v tom, že chcú byť vypočutí, pretože všetci v skupine môžu vidieť príspevky od ostatných členov.
- Buďte neutrálni, ak niekto na stretnutí prediskutuje tému mimo programu, napríklad tým, že povie: „Zaujímavý nápad, Bob! Môžeme o tom hovoriť neskôr. " Mnoho ľudí si neuvedomuje, že diskutujú o veciach, ktoré sa odchyľujú od programu schôdze, ale prídu k vám na diskusiu, ak je problém skutočne dôležitý.
- Ovládajte smer diskusie. Okrem účastníkov, ktorí hovoria príliš dlho, môžu na schôdzi nastať problémy, pretože niekto pokračuje v diskusii o témach, ktoré nie sú na programe rokovania. Aby ste to prekonali, najskôr si vypočujte, čo hovorí, a potom navrhnite, aby sa o tejto záležitosti ďalej diskutovalo na nasledujúcom stretnutí. Zdôraznite, že na stretnutí sa budú naďalej diskutovať o témach uvedených v programe schôdze.
- Súkromne sa porozprávajte s osobou, ktorá na stretnutí dominuje, a položte si otázku, prečo. Ukážte znepokojenie, namiesto toho, aby ste boli naštvaní. Sústreďte sa na to, čo ste počas stretnutia pozorovali, a umožnite mu vysvetliť svoje správanie. Ponúknite mu pomoc, aby na stretnutí prestal dominovať.
Krok 4. Prejdite na ďalšiu tému podľa plánu
Nacvičujte si riadenie času tým, že budete asertívni, nebuďte drzí. Vďaka správnemu nastaveniu času bude každý účastník vedieť, že stretnutie stále prebieha a v diskusiách, ktoré s ním nesúvisia, sa dá pokračovať aj po jeho skončení.
Neponáhľajte sa. Aj keď budete musieť prevziať kontrolu nad situáciou, stretnutie bude menej užitočné, ak sa diskusia skráti. Pred pokračovaním schôdze dajte účastníkom príležitosť klásť otázky alebo poskytnúť informácie. Zaistite, aby sa všetci členovia tímu cítili zahrnutí, a nie aby sa cítili zanedbávaní
Krok 5. Zdôraznite dôležitú tému
Zdôraznite hlavné ciele, ktoré sa majú dosiahnuť, a ich vzťah s inými cieľmi, ktoré podporujú dosiahnutie hlavných cieľov.
Vysvetlite účastníkom stretnutia, aby pochopili rozsah projektu, na ktorom pracujú, a ich príslušné úlohy ako dôležitú súčasť jednotky
Krok 6. V prípade potreby pomôžte s písaním poznámok
Pred začiatkom schôdze sa rozhodnite, kto urobí zápisnicu. Ak je preťažený, podajte pomocnú ruku alebo si urobte poznámky.
Krok 7. Vysvetlite v prípade nedorozumenia
Po diskusii o všetkých témach vedúci schôdze urobí zhrnutie, aby účastníci poznali výsledky stretnutia a kládli otázky, ak ešte existujú veci, ktoré nie sú jasné.
Ako vedúci schôdze poskytnite podrobné vysvetlenia, aby všetci účastníci rozumeli výsledkom schôdze
Krok 8. Pred ukončením schôdze poskytnite podrobné zhrnutie
Lídri, ktorí sú pevní v rozhodovaní, zabránia stagnácii a nerozhodnosti, prinútia zamestnancov pracovať svedomito a motivovane, reagovať na zmeny a nové informácie. Toto je zrejmé z nasledujúcich charakteristík:
- Majte jasné ciele, aby ste zaistili súlad medzi rozhodnutiami s cieľmi spoločnosti/organizácie a etikou.
- Starajte sa o to, aby ste boli príkladom v živote a dodržiavali pracovnú morálku ako základ efektívneho a efektívneho rozhodovania.
- Ukážte transparentnosť, a to nezištnosť tým, že dokážete, že rozhodnutia, ktoré sú prospešné pre spoločnosť, poskytujú každému príležitosť rozvíjať sa.
- Vidieť neúspech ako príležitosť na vzdelávanie, ktorá bude odrazovým mostíkom k tomu, aby ste sa mohli lepšie rozhodovať. Keď sa niečo pokazí, rozhodný vodca je schopný porozumieť situácii.
- Komunikujte otvorene a efektívne v súlade s firemnou/organizačnou kultúrou, aby ste predišli nezrovnalostiam alebo rozporom pri komunikácii s podriadenými alebo nadriadenými.
