Účtenka je písomné vyhlásenie urobené ako dôkaz prijatia hotovosti alebo platby iným spôsobom. Pri uskutočňovaní obchodných transakcií alebo predaja predávajúci a kupujúci zvyčajne robia účtenky navzájom za svoje záujmy, napríklad za účtovníctvo alebo dokumentáciu. Účtenka je dokument, ktorý dokazuje existenciu vzájomnej dohody medzi predávajúcim a kupujúcim ako základ pre zaznamenanie transakcie prijatia alebo vyplatenia peňazí.
Krok
Časť 1 z 2: Vytváranie potvrdení
Krok 1. Pripravte si potvrdenie, ktoré ako kópiu poskytne uhlíkový list
Ak chcete účtenky generovať ručne, pripravte si karbonizovaný formulár potvrdenky. Tak budete musieť napísať iba raz a okamžite dostanete dva potvrdenia, jedno pre vás a jedno pre stranu, ktorá uskutočňuje platbu.
Doklady o uhlíku sa zvyčajne tlačia v určitom formáte ako doklad o predaji a prijatí peňazí, napríklad: list vo forme formulára, v ktorom je vytlačený názov spoločnosti a vytlačené niekoľko slov alebo iba niekoľko riadkov, na vyplnenie správne a jasné informácie
Krok 2. Použite čierne guľôčkové pero
Na zaistenie platnosti účteniek je potrebné písanie účteniek čiernym atramentom. Nepíšte účtenky ceruzkami alebo svetlým atramentom, pretože účtenky slúžia ako dôkaz o dlhodobom účtovníctve.
Účtenky, ktoré sú generované ručne, je potrebné vyplniť veľkým a zrozumiteľným písmom, aby boli ľahko čitateľné. Ak používate sýtený doklad, budete musieť pri písaní stlačiť, aby sa na druhom alebo treťom hárku objavil ako kópia
Krok 3. Použite firemnú pečiatku alebo vytlačený doklad, na ktorom je uvedený názov spoločnosti
Na vyhotovenie právne platného dokladu musíte v súlade s platnými zákonmi nalepiť pečiatku spoločnosti na hornú alebo dolnú časť dokladu. Okrem toho môžete použiť vytlačené potvrdenky, ktoré už majú názov spoločnosti a logo. Toto dokazuje kupujúcemu, že produkt, s ktorým sa obchoduje, pochádza z vašej firmy alebo spoločnosti a tento dokument bude v prípade potreby referenciou neskôr.
Krok 4. Zahrňte do potvrdenia všetky požadované informácie
Pri ručnom generovaní potvrdení alebo pomocou formulárov, ktoré je možné stiahnuť z počítačového programu, musíte zahrnúť nasledujúce položky:
- Podrobné údaje o predajcovi.
- Podrobné údaje o kupujúcom.
- Dátum transakcie.
- Podrobné údaje o produkte.
- Množstvo peňazí.
- Spôsob platby.
- Podpis predávajúceho a kupujúceho.
Krok 5. Pri vytváraní potvrdenia o prenájme zahrňte všetky požadované informácie
Potvrdenia o prenájme vyžadujú nájomcovia, ktorí platia v hotovosti alebo používajú šeky na zaznamenanie vyplatenia hotovosti. Potvrdenia od prenajímateľa požaduje aj doklad o prijatí poplatku za prenájom a v súlade so zákonom, ktorý vyžaduje, aby prenajímateľ poskytol nájomcovi potvrdenie. Potvrdenia vystavené ako doklad o prijatí platieb za prenájom musia obsahovať tieto údaje:
- Výška zaplateného nájomného.
- Dátum platby.
- Celé meno nájomcu.
- Celé meno prenajímateľa.
- Úplná adresa nehnuteľnosti na prenájom.
- Platená doba prenájmu.
- Spôsob platby nájmu (hotovosť, šek, atď.)
- Podpisy prenajímateľa a nájomcu.
Krok 6. Stiahnite si zadarmo online (online) formulár potvrdenky
Ak chcete používať vytlačené potvrdenky pre svoju firmu alebo firmu, využite výhody formulárov, ktoré je možné zadarmo stiahnuť cez internet. Po vytlačení potvrdenky na ňu položte pečiatku spoločnosti, aby bola pripravená na použitie pre každodenné transakcie.
Časť 2 z 2: Zoznámenie sa s účelom a dôvodmi príjmu
Krok 1. Poznáte účel potvrdenky
Účtenky sú dôležitým dokumentom pre evidenciu príjmu a sú potrebné pri vykazovaní daní. Ponechajte si všetky potvrdenia o platbe, pretože tieto doklady je spravidla potrebné priložiť ako dôkaz o výdavkoch v daňovom výkaze. Ako podnikateľ ste povinný pri prijatí platby poskytnúť kupujúcemu potvrdenku. Potom, čo kupujúci uskutoční platbu, predávajúci spravidla predloží potvrdenie o platbe.
Po zaplatení tovaru alebo služby, ktoré sú relatívne drahé, je vystavenie dokladu považované za povinnosť pre kupujúceho aj pre predávajúceho. Tento dokument musí byť pripravený v očakávaní porušenia zákona počas transakcie predaja a nákupu, pretože obe strany môžu potvrdenie použiť ako dôkaz na súde
Krok 2. Naučte sa štyri typy potvrdení, ktoré sa bežne používajú
Teoreticky je možné vytvárať účtenky za všetky platobné transakcie, napríklad za platby nájomného, kadernícke služby alebo poplatky za návrh záhrady. Účtenky sú vo všeobecnosti rozdelené do štyroch skupín a jednu z nich môžete vidieť pri nákupe alebo predaji.
- Doklad o kúpe. Po zaplatení predajca vytvorí doklad o zaplatení vrátane čísla dokladu, dátumu transakcie a prijatej sumy peňazí. Ak je platba uskutočnená v hotovosti, na potvrdenke musí byť slovo „hotovosť“. Ak sa platba vykonáva šekom alebo žirom, na potvrdenke musí byť uvedené číslo šeku alebo číslo zálohy. Ak sa platí kreditnou kartou, musí obsahovať názov spoločnosti, ktorá vydala kreditnú kartu (napríklad: Mastercard, Visa, American Express) a posledné štyri číslice čísla kreditnej karty.
- Potvrdenie o ošetrení. Tento dokument sa vydáva za platby za zdravotné služby, napríklad za lekárske služby, nákup liekov alebo používanie chirurgických nástrojov. Potvrdenie musí obsahovať meno pacienta, diagnostický kód, meno lekára, názov lieku alebo zdravotníckeho zariadenia, za ktoré sa platí, dátum ošetrenia, hodiny konzultácie a sumu platby.
- Poznámka k predaju. Pri nákupe dostanete vo väčšine prípadov predajný doklad. Ako podnikateľ musíte po zadaní údajov o predaných položkách predložiť doklad o predaji. Tento doklad je dokladom o predaji a musí obsahovať sumu platby, dátum predaja, názov a cenu tovaru, meno osoby, ktorá predajnú transakciu spracovala a platbu prijala.
- Potvrdenie o zaplatení nájomného. Túto potvrdenku vydáva vlastník prenajatej nehnuteľnosti ako doklad o prijatí platby od nájomcu. Potvrdenie o platbe musí obsahovať meno prenajímateľa, meno nájomcu, adresu prenajímanej nehnuteľnosti, zúčtovacie obdobie, výšku nájomného, dátum začiatku a ukončenia nájomnej zmluvy.
- Páchatelia nákupov alebo predaja transakcií prostredníctvom internetu dostanú alebo poskytnú elektronické potvrdenky. Informácie obsiahnuté v elektronickom doklade sú rovnaké ako informácie v iných potvrdenkách o platbe a slúžia ako doklad o nákupe v sieti (online).
Krok 3. Naučte sa dôležité veci o kupujúcich a predávajúcich, ktoré musia byť súčasťou potvrdenky
Tento článok sa zameriava na vytváranie potvrdení o platbe medzi kupujúcimi a predávajúcimi. Strana, ktorá predáva tovar alebo služby, musí na doklade uviesť tieto informácie:
- Podrobné údaje o predajcovi. V hornej časti potvrdenia uveďte meno osoby alebo spoločnosti, ktorá uskutočnila predaj, adresu, telefónne číslo a e -mailovú adresu. Zahrňte aj meno vedúceho predajne alebo vlastníka spoločnosti.
- Podrobné údaje o kupujúcom. Zahrňte úplné meno kupujúceho alebo strany, ktorá uskutočnila nákupnú transakciu.
- Dátum transakcie. Zahrňte dátum, mesiac a rok transakcie, pretože tieto informácie sú potrebné na vykazovanie daní.
- Podrobné údaje o produkte. Napíšte krátky popis, ktorý vysvetlí predávaný tovar alebo služby, napríklad: názov produktu, množstvo, číslo produktu a ďalšie informácie na identifikáciu produktu. Tieto údaje budú užitočné, ak potrebujete nájsť informácie o výrobkoch, ktoré boli predané.
- Ceny tovarov/služieb. Zahrňte cenu tovaru/služieb podrobne od predajnej ceny, daní, nákladov na balenie alebo prepravu, zliav alebo rabatov v kontexte propagačných programov. Predajné transakcie budú platnejšie a konkrétnejšie, ak budú ceny položiek uvedené podrobne.
- Spôsob platby. Zahrňte, ako kupujúci uskutočnil platbu, napríklad: v hotovosti, šekom, kreditnou kartou alebo debetnou kartou.
- Podpis predávajúceho a kupujúceho. Potom, čo bude účtenka vyhotovená alebo vytlačená a kupujúci zrealizuje platbu, vložte do spodnej časti potvrdenky pečiatku „Zaplatené“(ak bola zaplatená) a potom ju podpíše predávajúci. Ako dokumentáciu môžete podpísať potvrdenie o kúpe pre kupujúceho.
Potrebné veci
- Papierový alebo prázdny doklad
- Guľôčkové pero
- Podrobné informácie o nákupných transakciách
