Určite ste mali do činenia s bankami, poisťovňami, vládnymi agentúrami, zamestnávateľmi vo firmách alebo dokonca so školami. Ak je to tak, musíte niekoho presvedčiť, aby vám niečo urobil alebo vám pomohol. Ako napísať presvedčivý alebo presvedčivý list, ktorý prináša výsledky? Tu je niekoľko kľúčových myšlienok, ktoré môžete použiť vo svojom presvedčovacom liste.
Krok
Časť 1 zo 4: Príprava na písanie listu
Krok 1. Stimulujte dobré nápady
Pred napísaním listu uveďte, čo chcete, prečo to chcete, dôvody, prečo by to malo byť prijaté, a tiež argumenty proti. Zdôraznenie všetkých myšlienok, ktoré máte k dispozícii, vám môže pomôcť vypracovať list a úplne porozumieť vášmu postoju k téme.
- Začnite týmto: Chcem presvedčiť „svojich čitateľov“, aby boli mojím „cieľom“. Vymeňte „mojich čitateľov“za to, čo chcete presvedčiť, a „môj cieľ“za to, čo ich presvedčíte.
- Hneď ako bude uvedené vyššie jasné a jednoznačné, položte si otázku: Prečo je to tak? Vytvorte si zoznam dôvodov, prečo chcete, aby vaši čitatelia robili to, čo chcete.
- Po zmapovaní dôvodov ich zoraďte podľa toho, ktorá úroveň je dôležitejšia. Do jedného stĺpca vložte všetky dôležité detaily, do druhého potom tie menej dôležité. Pomôže vám to zúžiť myseľ na najrelevantnejšie a najvýraznejšie body dôrazu.
Krok 2. Poznajte svoje ciele
Uistite sa, že presne viete, čo chcete alebo potrebujete. Čo chceš dosiahnuť? Ako by mal tento úrad postupovať?
Pri definovaní cieľov premýšľajte o všetkých možných riešeniach, ktoré môžete ponúknuť
Krok 3. Spoznajte svojich čitateľov
Analýza a porozumenie vašim čitateľom vám pomôže rozhodnúť sa, ako zarámovať list. Ak je to možné, rozhodnite sa, či s vami čitateľ bude súhlasiť, nesúhlasiť alebo bude neutrálny. Pomôže vám to rozhodnúť sa, akú váhu pripisovať každej strane vášho argumentu.
- Skúste nájsť osobu, ktorej by ste mohli listom adresovať. Kto sú oni, akú moc vám majú pomôcť? Budú ignorovať vašu sťažnosť? Ako by ste ich mali pozdraviť? Sú vo vedúcich alebo funkčných pozíciách? Hovorte podľa ich polohy.
- Pokúste sa odhaliť presvedčenie a zaujatosť čitateľov k vašej téme. Aké spory môžu vzniknúť medzi vami a vašimi čitateľmi? Ako úctivo predložíte protiargument?
- Zistite, čo čitateľov znepokojuje ohľadom vašej témy. Majú obmedzené prostriedky na míňanie? Ovplyvňuje ich priamo vaša téma? Koľko času majú na zváženie vášho dokumentu?
- Zamyslite sa nad typom dôkazov, ktoré budú vaši čitatelia potrebovať pri argumentácii, aby ich presvedčili.
Krok 4. Preskúmajte tému
Účinný presvedčovací list obsahuje dôkazy a faktické informácie, ktoré potvrdzujú tento postoj. Nezabudnite vziať do úvahy viacero uhlov pohľadu. Neskúmajte len svoj uhol pohľadu; Uveďte aj protichodné názory a skutočnosti, ktoré ich obklopujú.
- Na podporu svojich tvrdení použite fakty, logiku, štatistiky a neoficiálne dôkazy.
- Nehovorte hneď, že opozícia je nesprávna. Pri vysvetľovaní, prečo je vaša pozícia silnejšia a zaslúži si pozornosť, buďte radšej ohľaduplní.
Časť 2 zo 4: Formátovanie písmen
Krok 1. Použite formát bloku
Obchodné listy majú špeciálny formát. Ak je formát úhľadný a správny, ani v najmenšom nezmení názor čitateľov. Ak je však formát nesprávny a chaotický, urobí to na vás zlý dojem a potenciálne bude vyhodené.
- Začnite pomocou blokových odsekov s dvoma medzierkami.
- Zarovnajte každý odsek doľava; inými slovami, neodsúvajte odseky ako v próze alebo esejach.
- Za každým odsekom nechajte jednu riadkovú medzeru.
- Použite štandardné písmo, zvyčajne Times New Roman alebo Arial, veľkosť 12.
Krok 2. Hlavičkový papier adresujte správne
Začnite zadaním svojej adresy v ľavom hornom rohu. Neuvádzajte svoje meno - napíšte iba názov ulice, mesto, oblasť a PSČ. Môžete tiež uviesť telefónne číslo a e-mailovú adresu, každé na samostatnom riadku. Ak žijete vo Veľkej Británii, adresa musí byť napísaná vpravo. Vyplňte jeden riadok.
- Zadajte dátum. Napíšte celý dátum, názov mesiaca a rok. Vyplňte jeden riadok.
- “4. júna 2013”
- Napíšte meno a adresu príjemcu. Skúste nájsť konkrétnu stranu, ktorej chcete list poslať. Vyplňte jeden riadok.
Krok 3. Začnite list pozdravom alebo pozdravom
Obvykle vo forme slova „Vážený“, za ktorým nasleduje meno adresáta. Uistite sa, že ste názov napísali správne. Meno tu musí byť rovnaké ako meno napísané na hlavičkovom papieri s adresou.
- Keď niekoho pozdravujete, použite správny názov alebo hodnosť (Pak/pani/Dr./atď.), Za ktorou nasleduje priezvisko. Ak si nie ste istí, ako sa žena chce volať, napíšte „slečna“.
- Potom vždy postupujte podľa dvojbodky.
- Doplňte riadok medzi pozdravom a prvým odsekom.
- „Vážený Dr. Brown:"
Krok 4. Zatvorte písmeno záverečným vyhlásením
Pri výbere záverečného vyhlásenia premýšľajte a zvážte tón svojej eseje. Výroky ako: „Ďakujem“sú celkom štandardné, zatiaľ čo iné formy ako „pozdravy“sú dôvernejšie. Rozhodnite sa, či chcete, aby váš sprievodný list bol formálny alebo intímny. Nech už si vyberiete čokoľvek, prvé slovo musí byť napísané veľkými písmenami, zatiaľ čo ďalšie slovo je obyčajné. Po zatvorení postupujte čiarkou.
- Vyberte si slovo „S úctou“, ak chcete, aby bolo formálnejšie. „Pozdravy“, „pozdravy“, „ďakujem“alebo „s pozdravom“sú štandardné záverečné poznámky pre obchodné e-maily. Zatiaľ čo slová „pozdravy“, „pozdravy“alebo „vidíme sa“pôsobia pokojnejšie a intímnejšie.
- Preskočte ďalšie 4 riadky, aby ste pred zadaním svojho mena nechali priestor na svoj podpis.
- "Ďakujem,"
Časť 3 zo 4: Písanie listov
Krok 1. Stručné a stručné
Presvedčivý list alebo presvedčovanie by malo byť stručné a zdvorilé. Zaneprázdnení ľudia len zriedka čítajú listy, ktoré sú dlhé viac ako stránku, alebo keď je tón drsný. Nebuďte príliš kvetnaté slová. Skúste použiť jasné a úhľadné vety. Neuvádzajte skreslené a nepotrebné informácie vrátane anekdot.
- Vyhnite sa príliš dlhým vetám. Uistite sa, že používate silné deklaratívne vety. Vaše písanie by malo byť stručné, stručné, k veci a ľahko čitateľné.
- Neťahajte odseky príliš dlho. Nevkladajte toľko informácií, aby čitateľ stratil záujem, odbočil z hlavného bodu alebo sťažil pochopenie vášho bodu. Držte sa relevantných informácií a meňte odseky vždy, keď chcete vyjadriť novú myšlienku alebo pointu.
Krok 2. V niekoľkých prvých vetách uveďte svoj hlavný bod
Začnite priateľskou úvodnou vetou a potom prejdite k veci. V prvých dvoch vetách uveďte svoju potrebu (hlavný účel napísania listu).
Tento odsek môže obsahovať iba 2 až 4 vety
Krok 3. V druhom odseku zdôraznite dôležitosť svojej žiadosti
V tomto odseku zhrňte svoje obavy, žiadosť alebo tvrdenie. V tejto fáze ste neposkytli žiadne konkrétne dôvody, podporu alebo hlavné body; v tejto fáze úplne vysvetlíte svoju pozíciu, parametre problému alebo požiadavky a dôvody, prečo je dôležité konať.
Nezabudnite, že telo písmena je logické, zdvorilé a faktické. Vyhýbajte sa prehnane emocionálnym jazykom, nepožadujte opatrenia a nehovorte ostro proti osobe alebo spoločnosti, ktorej je list adresovaný, alebo proti opozícii
Krok 4. Podporte svoju aplikáciu v nasledujúcom odseku
Niekoľko nasledujúcich odsekov by malo byť schopných odôvodniť vašu pozíciu poskytnutím základných informácií a podrobných informácií. Zaistite, aby boli tieto informácie logické, vecné, odôvodnené, praktické a legitímne. Nezakladajte svoju požiadavku výlučne na osobných emóciách, presvedčeniach alebo túžbach. Nenudte čitateľa dlhými príbehmi; dostať sa k veci rýchlo a presne. Na dosiahnutie tohto cieľa môžete použiť niekoľko rôznych stratégií:
- Poskytujte útržky štatistík a faktov, aby ste získali sympatie a logiku čitateľov. Zaistite, aby štatistiky a fakty pochádzali z dôveryhodných a uznávaných zdrojov a aby ste údaje používali aj úprimne a nevytrhávali ich z kontextu.
- Navrhnite citáty odborníkov na túto tému, ktorí podporujú váš postoj alebo vyvracajú opozíciu. Títo odborníci musia byť rešpektovanými osobnosťami vo svojich oblastiach a skutočne musia mať potrebné schopnosti na to, aby mohli vyjadriť svoj názor na diskutovanú tému.
- Uveďte dôvody, prečo by mala byť vašej žiadosti vyhovená. Nútiť ľudí, aby robili to, čo chcete, nie je účinná presviedčacia technika, ale ak vysvetlíte, prečo si myslíte, že je potrebné niečo urobiť, môže to pomôcť zmeniť ich názor. Vysvetlite súčasnú situáciu a prečo by sa mala zmeniť.
- Prezentujte podrobnosti, špecifikácie a obmedzenia svojej polohy a aplikácie. Diskutujte o úsilí, ktoré bolo predtým vynaložené v súvislosti s aplikáciou, alebo dokonca v prípade, že v súvislosti s ňou neexistuje žiadna činnosť alebo sa s ňou nič nekoná.
- Uveďte príklady svedectiev, ktoré sa týkajú vašej pozície. Zamyslite sa nad ďalšími dôkazmi, ktoré by mohli byť predložené, prečo je vaša pozícia dôležitá.
- Nezabudnite obmedziť to, čo môžete a čo chcete zahrnúť do odseku. Vyjadrite svoj názor a situáciu. Nepreháňajte to s prílišnými detailmi, ale zahrňte všetky dôležité body. Vyberte si iba najrelevantnejšie štatistiky, expertov a svedectvá.
Krok 5. Vyzvite opozíciu
Jeden z najúčinnejších spôsobov presviedčania alebo presviedčania je apelovať na opozíciu. Musíte byť schopní predvídať akékoľvek námietky, námietky alebo otázky čitateľov, aby ste na ne v liste odpovedali. Nájdite spoločnú reč s opozíciou alebo predstavte silnú podporu svojej vlastnej pozícii.
- Uistite sa, že verejne uznávate rozdiely medzi svojim postojom a opozíciou. Neskrývajte to, pretože to oslabí váš argument. Zdôraznite svoje spoločné hodnoty, skúsenosti a problémy s opozíciou.
- Vyhnite sa obviňujúcim vyhláseniam. Vďaka tomu bude list príliš emocionálny a oslabí vašu logickú príťažlivosť. Príliš negatívny a obviňujúci prístup tiež zabráni opozícii súhlasiť s vašim bodom.
Krok 6. Zatvorte písmeno opätovným potvrdením aplikácie
Na konci listu zopakujte svoju požiadavku alebo názor. Toto je odsek, v ktorom predstavujete riešenie alebo výzvu k činu. Povedzte čitateľovi, že v tejto korešpondencii budete pokračovať telefonicky, e -mailom alebo osobne.
- Ukončite list silnou vetou, ktorá pomôže presvedčiť čitateľa, aby sa postavil na vašu stranu alebo aspoň lepšie videl z vášho pohľadu.
- Ponúknite svoje vlastné riešenia alebo pomoc. Dohodnite sa na kompromise alebo sa stretnite uprostred. Ukážte, že ste situáciu zvládli alebo ste pripravení ju zvládnuť.
Časť 4 zo 4: Uvedenie konečných dotykov
Krok 1. Skontrolujte prípadné chyby
Chyby v gramatike, výslovnosti a pravopise slov spôsobia zlý dojem. Chcete, aby sa čitateľ zameral na váš nápad a požiadavku, nie na preklep. Pred odoslaním si list niekoľkokrát prečítajte. Prečítajte si to nahlas, aby ste počuli, ako to znie.
V prípade potreby požiadajte niekoho, aby skontroloval pravopisné chyby (alebo použite funkciu kontroly pravopisu softvéru)
Krok 2. Vložte svoj vlastný podpis
Ak dávate prednosť zasielaniu listov poštou na e-mail, budete sa musieť podpísať. Prispôsobí a osvedčí váš list.
Krok 3. V prípade potreby poskytnite kópie svojho formálneho listu iným kľúčovým stranám
Ak by si mal váš list prečítať aj niekto iný v cieľovej spoločnosti alebo organizácii, dajte mu kópiu. To znamená vytlačiť a odoslať viac ako jeden list s originálnymi podpismi.
Krok 4. Kópiu si nechajte pre seba
Vždy si ponechajte kópiu listov a urobte si osobné poznámky, doplnené poznámkami o tom, kedy bol list odoslaný a komu. Poznačte si opatrenia, ktoré ste urobili, kým sa problém nevyrieši.
Tipy
- Zostaňte pri téme. Dávajte pozor, aby ste nepridávali náhodné informácie, ktoré nesúvisia s problémom, o ktorom diskutujete. Držte sa relevantných faktov a zjednodušte to. Použite tieto skutočnosti, aby boli popisnejšie.
- Odrážky v strede odseku používajte iba vtedy, ak ste si úplne istí a jasní v krokoch, akciách alebo odporúčaniach.
- Prispôsobte svoje odrážky typu spoločnosti alebo cieľovej organizácii. Neziskové inštitúcie majú iný spôsob myslenia ako veľké spoločnosti.
- Napíšte štandardnou písanou indonézskou formou. Toto nie sú textové správy ani sociálne médiá; ale formálny list. Používanie skratiek, slangu a emotikonov vás môže ignorovať.
- Nesprávajte sa so svojimi čitateľmi tak, ako keby vám boli niečo dlžní, a potom sa cítite oprávnení žalovať. Uistite ich a zároveň zachovajte tón listu priateľský a profesionálny.
