Pochopenie, ako napísať dobrý list, je jednou zo základných zručností, ktoré je možné uplatniť v rôznych oblastiach, a to v oblasti obchodu, akademickej obce a osobných vzťahov. Ako už viete, listy sú bežným spôsobom komunikácie, ktorý sa používa na prenos informácií, dobrej vôle alebo jednoducho náklonnosti odosielateľa k príjemcovi listu. Ak sa chcete dozvedieť, ako napísať dobrý a správny list, skúste si prečítať tento článok!
Krok
Metóda 1 z 2: Písanie formálneho listu
Krok 1. Pochopte správny čas na napísanie formálneho tónového listu alebo formálneho listu
Formálne listy sú spravidla adresované ľuďom, s ktorými máte iba profesionálne vzťahy, ako sú obchodní partneri alebo určité vládne oddelenia, než ľuďom, s ktorými máte osobné vzťahy.
- Potom môžete oficiálny list napísať pomocou softvéru na spracovanie textu, ako je napríklad Microsoft Word, OpenOffice alebo Text Edit, a pred odoslaním ho vytlačiť. Ak je potrebné list prijať ihneď alebo ak príjemca uprednostňuje prijatie e -mailu, odporúčame list odoslať e -mailom.
- Ak je príjemcom váš súčasný šéf alebo spolupracovník, možno budete chcieť použiť menej rigidný formát. Vo všeobecnosti je možné tieto listy odosielať e -mailom a nemusia byť sprevádzané adresou v hornej časti listu.
Krok 2. V hornej časti listu napíšte svoju adresu a dátum, kedy bolo písmeno napísané
V ľavom rohu listu uveďte predovšetkým svoje meno a adresu. Ak ide o oficiálny obchodný list, zadajte názov a adresu spoločnosti alebo jednoducho umiestnite hlavičkový papier spoločnosti na rovnaké miesto. Potom pred napísaním dátumu napísania listu dajte dva riadky medzeru.
- Zahrňte celý dátum v správnom formáte, napríklad 19. september 2021. Najlepšie je vyhnúť sa menej formálnemu formátu, ako je 19. september 2021 alebo 19. september 21.
- V liste zaslanom e-mailom nie je potrebné uvádzať dátum.
Krok 3. Zadajte meno a adresu príjemcu listu
Ak list nebol odoslaný e-mailom, ponechajte dvojriadkový zlom a do prázdneho priestoru zadajte kontaktné informácie príjemcu. Predovšetkým uveďte všetky tieto informácie v samostatnom riadku:
- Celé meno a titul príjemcu listu
- Názov organizácie a spoločnosti, ak existuje
- Úplná adresa príjemcu listu (podľa potreby pridajte dva alebo viac riadkov navyše)
Krok 4. Zahrňte pozdrav
Pozastavte jeden riadok a potom zadajte pozdrav ako „Vážený“, za ktorým bude vaše meno ako príjemca listu. Ak chcete, môžete uviesť svoje celé meno, priezvisko alebo iba krstné meno. V prípade potreby uveďte aj oficiálnu adresu alebo titul osoby.
- Ak poznáte iba pozíciu osoby v kancelárii, ale nepoznáte jej meno, pokojne napíšte „Vážený pán zdravotný manažér:“alebo podobnú frázu. Vo všeobecnosti však meno osoby, ktorá pozíciu obsadila, môže byť Hľadali ste online, aby ste to mohli najskôr vyskúšať.
- Ak skutočne nepoznáte príjemcu listu ani nepoznáte jeho pozíciu, jednoducho napíšte: „Vážený pán/pani:“alebo jednoducho „Vážený:.“Takéto pozdravy však pôsobia zastarane a staromódne. a pokiaľ je to možné, treba sa mu vyhnúť …
Krok 5. Napíšte svoj list
Formálne listy by sa mali otvárať s jasným uvedením účelu (SOP). Hlavne sa vyhýbajte skratkám a používajte formálne otázky ako „Zaujíma ťa …“namiesto „Zaujíma ťa …?“Potom znova prečítajte telo listu, s pomocou alebo bez pomoci inej osoby, aby ste sa uistili, že v ňom nie sú žiadne pravopisné alebo gramatické chyby.
Ak píšete formálny obchodný list, uistite sa, že telo listu je vždy krátke a výstižné. Ak je list adresovaný príbuznému alebo blízkemu priateľovi z dôvodu výmeny správ, použite uvoľnenejšiu a/alebo plynulejšiu vetu. Je však dobré uistiť sa, že váš list nepresahuje dĺžku jednej strany
Krok 6. Zahrňte záverečný pozdrav
Záverečný pozdrav je spravidla zahrnutý s cieľom ukončiť list pozitívne a vybudovať hlbšie spojenie s príjemcom listu. Po napísaní posledného odseku preto zahrňte záverečný pozdrav, ktorý zodpovedá typu písmena. V prípade formálneho listu skúste zahrnúť záverečný pozdrav ako „s pozdravom“, „pozdravy“alebo „veľa šťastia“. Potom pod neho zadajte svoje celé meno, ako je uvedené v nasledujúcich pokynoch:
- Pri formálne písaných písmenách ponechajte medzi záverečným pozdravom a celým menom asi štyri medzery. Potom vytlačte list a na prázdne miesto pripojte svoj podpis modrým alebo čiernym atramentom.
- Vo formálnych e -mailoch zadajte svoje úplné meno tesne pod záverečný pozdrav.
- Ak chcete, môžete uvítať pozdrav pred svojim menom, najmä vo formálnom liste. Ak ste napríklad ženatí, uveďte pod záverečným pozdravom meno „Bu Amanda Surya“.
Krok 7. Zložte písmeno (voliteľné)
Ak je list v pošte, skúste ho zložiť na tretiny. Ide o to, zložiť spodnú polovicu do stredu, kým nepokryje 2/3 oblasti písmen, a potom zložiť hornú polovicu do stredu, kým už nebude žiadna otvorená oblasť písmen. Veľkosť listu sa tak zmestí do väčšiny obálok dostupných na trhu.
Krok 8. Napíšte adresu príjemcu na prednú stranu obálky (voliteľné)
Nájdite stred obálky a potom sem napíšte úplnú adresu príjemcu:
- Pán Joko Susilo
- Jl. ABC č. 123
- Jakarta, 12345
Krok 9. Napíšte spätnú poštovú adresu na zadnú stranu obálky (voliteľné)
Touto metódou vám pošta môže bez ďalších poplatkov vrátiť poštu, ktorú z akéhokoľvek dôvodu nemôžu odoslať. Použite rovnaký spôsob, ako keď ste napísali adresu príjemcu listu, ale namiesto celého mena tam zadajte iba prezývku.
Metóda 2 z 2: Písanie neformálnych listov
Krok 1. Identifikujte oficiálnu úroveň listu
Tón listu bude v zásade závisieť od úrovne blízkosti vášho vzťahu s príjemcom listu. Ak chcete identifikovať formálnosť svojho listu, skúste postupovať podľa týchto pokynov:
- Ak je list adresovaný vzdialenému príbuznému, staršiemu príbuznému alebo sociálnemu partnerovi, skúste použiť poloformálny tón. Ak vám už daná osoba odoslala e -mail, pošlite jej e -mail. Ak nie, ručné písanie listov je najbezpečnejšou možnosťou.
- Ak je list adresovaný blízkemu priateľovi alebo príbuznému, napíšte ho ručne alebo ho pošlite e -mailom.
Krok 2. Začnite písmeno pozdravom
Použitý pozdrav veľmi závisí od blízkeho vzťahu medzi vami a príjemcom listu, ako aj od úrovne formality listu. Niektoré možnosti, ktoré môžete zvážiť:
- Ak je list poloformálny, neváhajte použiť pozdrav ako „Dobrý deň“. Potom sa riaďte pozdravom s prezývkou príjemcu, ak nie ste vekovo príliš vzdialení, alebo menom príjemcu začínajúcim pozdravom ako „pane“alebo „pani“, ak je príjemca oveľa starší ako vy.
- Ak je list neformálny, môžete použiť aj pozdrav ako „Dobrý deň“alebo neformálnejší pozdrav ako „Ahoj“alebo „Hej“. Nasledujte pozdrav s menom príjemcu.
Krok 3. Začnite písať telo listu
Prejdite na ďalší riadok a začnite písať. Ak je list určený ako osobné komunikačné médium, skúste začať potvrdením informácií o príjemcovi. Môžete napríklad použiť formálne vety ako „dúfam, že sa ti darí“alebo neformálne vety ako „ako sa máš?“Používajte najmä slová, ktoré by ste povedali, keby bol príjemca listu pred ty.
Krok 4. Vytvorte zoznam vecí, ktoré je potrebné oznámiť
Keďže hlavnou úlohou listu je komunikačný prostriedok, zahrňte prosím veci, ktoré by podľa vás mal príjemca listu vedieť, ako napríklad podrobnosti o udalostiach, ktoré sa stali vo vašom živote. Ak je list napríklad vašej babičke, nepíšte iba: „Ďakujem za darček!“Namiesto toho ukážte, čo pre vás darček znamená, napríklad povedzte: „Včera v noci sme s priateľmi nemohli spať, pretože sme hrali hru Poslaná stará mama. Ďakujem! Bez ohľadu na predmet listu by sa mala hlavná pozornosť venovať túžbe zdieľať informácie.
Pochopte informácie, ktoré by nemali byť zahrnuté. V zásade by sa nemal odosielať list napísaný ako prejav hnevu alebo pokus o žobranie. Ak ste už taký list napísali, ale nie ste si istí, či ho chcete odoslať, nechajte ho niekoľko dní odležať. Možno tých pár dní zmení vaše rozhodnutie
Krok 5. Ukončite písmeno
Na ukončenie neformálneho listu použite záverečný pozdrav, ktorý odzrkadľuje blízkosť vášho vzťahu s príjemcom. Ak je list adresovaný manželovi / manželke, priateľovi alebo blízkemu príbuznému, použite prosím záverečný pozdrav ako „Pozdravy“, „Pozdravy z lásky“alebo jednoducho „Drahý“. Medzitým na poloformálny list môžete použiť srdečný, ale stále celkom formálny záverečný pozdrav ako „pozdravy“alebo „pozdravy“.
- Počuli ste už o pojme „blahoželanie“? Vhodnosť je v skutočnosti formálny výraz v angličtine, ktorý sa v staroveku bežne používal ako pozdrav na záver listu. Ak píšete anglický list priateľovi a chcete ho zavrieť praštěným štýlom, pokojne použite túto metódu. Uveďte napríklad záverečný pozdrav vo forme pozdravu ako: „Zostávam, ako vždy, tvoj oddaný sluha“, končiaci tvojím menom.
- Ak chcete doplniť informácie po dopísaní listu, použite nadpis P. S, čo v angličtine znamená Postscript („po napísaní“).
Krok 6. Odošlite list
List vložte do obálky, vložte pečiatku, zadajte adresu príjemcu a potom ho ihneď odošlite prostredníctvom pošty.
Tipy
- Skúste zamerať telo listu na tému, ktorá príjemcu zaujme.
- Po pozdravoch spravidla nasleduje čiarka. Vo formálnych písmenách je však interpunkcia obvykle namiesto čiarky dvojbodka.
- Pri písaní sťažnosti vždy používajte zdvorilý jazyk a rozumné argumenty. Ak tak urobíte, zvýši sa vaša šanca na pozitívnu odpoveď.
- Ak chcete vytlačiť veľmi formálny list, odporúčame použiť papier, ktorý je o niečo ťažší ako štandardný kopírovací papier.
- Ak chcete odoslať formálny alebo poloformálny e-mail, vždy používajte profesionálne znejúcu e-mailovú adresu. E -maily odoslané „sweetstar189“určite nebudú brané tak vážne ako e -maily odoslané „jeni.sandra“, však?
- Písmená píšte vždy pomocou modrého alebo čierneho atramentového pera.
- Uistite sa, že uvedená adresa je správna.
- Vždy začínajte odsek vetou napísanou alebo napísanou odsadenou.
- Znova skontrolujte obsah svojho listu, najmenej dvakrát.
- Ak je písmeno napísané ručne, vždy používajte guľôčkové pero, z ktorého neuniká atrament.
