Konferencie sú tým pravým miestom pre ľudí, ktorí majú rovnaké záujmy, aby sa mohli stretnúť a vymeniť si najnovšie nápady vo svojich oblastiach. Konferencie zvyčajne pravidelne organizujú vzdelávacie inštitúcie, spoločnosti, viacúrovňové marketingové skupiny, náboženské komunity a ďalšie. Ak chcete usporiadať konferenciu, začnite tým, že si pripravíte podrobný pracovný plán spolu so sériou aktivít, ktoré je potrebné vykonať, napríklad určenie miesta konania konferencie, zostavenie zoznamu účastníkov, zostavenie materiálov, príprava zariadenia na prezentácie., zabezpečenie stravovania a rôznych ďalších potrieb, ktoré musia byť premyslené a naplánované čo najlepšie. Ak sa pri realizácii svojich plánov dostanete do problémov, upokojte sa a verte, že si konferenciu môžete dovoliť. Dôležitým aspektom, ktorý určuje úspech konania konferencie, je implementácia aktivít po jednej a zostavenie zoznamu úloh, ktoré boli splnené a ktoré je ešte potrebné vykonať.
Krok
Časť 1 zo 4: Plánovanie konferencie: Počiatočná fáza
Krok 1. Pripravte sa vopred
Plánovanie konferencie by sa malo začať najmenej osem mesiacov vopred, dokonca aj skôr, ak bude konferencia veľká alebo veľká.
- Majte na pamäti, že mnohé konferenčné sály a stravovacie zariadenia je potrebné rezervovať niekoľko mesiacov vopred. Účastníci, ktorí žijú mimo mesta, si navyše musia zabezpečiť cestovné poriadky, aby sa mohli konferencie zúčastniť.
- Navyše, sponzori a veľké korporácie môžu tiež musieť naplánovať svoj ročný rozpočet niekoľko mesiacov vopred. O ich finančnej a nefinančnej podpore pre vašu akciu by ste preto mali rokovať vopred.
Krok 2. Vytvorte výbor
Pri príprave konferencie je potrebné rozhodnúť o mnohých dôležitých otázkach. Vytvorením výboru získate vstup od niekoľkých ľudí, než sa rozhodnete. Tiež vám pomôžu premyslieť si detaily.
- Najmite koordinátorov, t. J. Kľúčového personálu, ktorý bude robiť dôležité rozhodnutia a venuje veľa času koordinácii. Ak máte dostatok finančných prostriedkov, najmite si koordinátora, aby vám mohol pomôcť naplánovať a zdieľať úlohy.
- Zistite, či už existovali konferencie na rovnakú tému. Ak je to tak, pozvite koordinátora, ktorý konferenciu organizoval, aby sa pridal k výboru. Ak sa nemôže zúčastniť, opýtajte sa, či môžete požiadať o materiál, ktorý už bol popísaný, aby bola príprava konferencie jednoduchšia.
Krok 3. Stanovte si ciele a vytvorte si pracovný program
Napíšte si, kvôli čomu konferenciu organizujete, čo bude základom pre každé rozhodnutie. Vedieť, čo chcete a komu dať, pred prípravou na konferenciu vám uľahčí realizáciu vašich plánov.
Ak ste nikdy nekonali konferenciu, začnite plánovaním malej krátkej konferencie. Zvážte usporiadanie 1-2-dňovej konferencie s kapacitou 250-300 účastníkov
Krok 4. Určite miesto a dátum konferencie
Napriek tomu, že nové termíny a miesta je možné určiť až po vypracovaní podrobného plánu, budete musieť odhadnúť, koľko času budete mať na prípravu k dispozícii.
- Pred stanovením dátumu si vopred vyhľadajte informácie o tom, v ktorom mesiaci a dni sa konferencia zvyčajne koná, aby sa nebrzdila implementácia. Napríklad v Európe sa konferencie zvyčajne konajú od marca do júna alebo od septembra do novembra v pondelok-utorok alebo štvrtok-piatok, pretože účastníci majú menší záujem zúčastniť sa konferencií v inom čase. Pred rozhodnutím o termíne konferencie si zistite presný rozvrh vo vašej oblasti.
- Trvanie konferencie závisí od odhadovaného počtu účastníkov a všetkých náležitostí, ktoré je potrebné počas konferencie zabezpečiť. Pre 250-300 ľudí si naplánujte konferenciu, ktorá bude trvať 2 celé dni.
- Zvážte možnosť usporiadania konferencie v meste, ale zaistite, aby bol k dispozícii prístup na najbližšie letisko, ubytovanie a primerané vybavenie. Odporúčame vám zorganizovať konferenciu vo veľkom meste alebo v turistickej destinácii, aby ste prilákali viac ľudí, ktorí sa chcú na konferenciu pripojiť.
Krok 5. Určte názov konferencie
Po určení názvu môžete publikovať a plánovať, pretože materiál už je istý ako základ pre šírenie informácií prostredníctvom sociálnych médií.
Vyberte názov, ktorý naznačuje účel a/alebo pozadie účastníkov konferencie. Hľadajte inšpiráciu v názvoch konferencií, ktoré sa konali, ale rozhodnite sa sami
Časť 2 zo 4: Príprava na konferenciu
Krok 1. Vytvorte finančný rozpočet
Bez vypočítania množstva finančných prostriedkov, ktoré je potrebné podrobne vynaložiť, napríklad na prenájom budovy, prípravu materiálov a zaplatenie rečníckych poplatkov, nemožno vykonávať žiadnu činnosť. Všetky výdavky sa musia týkať finančného rozpočtu. Ak delegujete povinnosti, uistite sa, že sa váš asistent drží rozpočtového limitu, ktorý ste nastavili.
Výšku rozpočtu ovplyvňuje prítomnosť alebo neprítomnosť sponzorov. Môžete požiadať sponzora o poskytnutie finančných prostriedkov na financovanie konferencie. Sponzor má však tiež právo určiť niektoré veci na konferencii. Napríklad: určenie, kto prednesie prezentáciu alebo navrhnutie rečníka ako jedného z účastníkov panelu, napríklad: úspešný podnikateľ v sponzorujúcej spoločnosti a predstavenie značky umiestnením loga na všetky konferenčné materiály. Výhodou je, že sponzor poskytne finančné prostriedky vopred, aby ste ich mohli okamžite použiť na realizáciu plánu
Krok 2. Určte cenu a spôsob predaja lístkov
Niektoré konferencie sú bezplatné, niektoré sú veľmi drahé. Pred určením cien lístkov a spôsobu ich predaja zvážte nasledujúce aspekty:
- Aké sú náklady na prípravu konferencie? Ak chcete zorganizovať malú konferenciu, ktorá nestojí veľa peňazí, odporúčame vám, aby ste účastníkov neúčtovali. Alternatívne sú účastníci povinní zaplatiť za vstupenky na pokrytie nákladov na prípravu konferencie.
- Stanovte si registračný poplatok, ak chcete usporiadať konferenciu na niekoľko dní alebo poskytnúť jedlo. Registračný poplatok za konferenciu vo veľkých mestách Indonézie sa pohybuje od niekoľko stoviek tisíc do miliónov rupií.
- Mnoho konferencií účtuje odstupňované poplatky podľa pozície alebo stavu účastníka. Napríklad: akademické konferencie zvyčajne účtujú študentom nižšiu cenu ako učiteľom. Zamestnanci sponzorov sú tiež platení menej ako pravidelní účastníci.
Krok 3. Rozhodnite sa o mieste konferencie
Pri výbere miesta vezmite do úvahy počet účastníkov, jednoduchosť príchodu na miesto, dostupnosť parkovacieho miesta, vzdialenosť od verejnej dopravy, letísk a hotelov a späť. Okrem toho, že nájdete vhodné miesto na konferenciu, uistite sa, že sa naň všetci účastníci ľahko dostanú.
Vyhľadajte informácie o budovách alebo hoteloch, ktoré poskytujú konferenčné miestnosti v meste. Pri malých konferenciách si prenajmite miestnosť v kostole alebo inom zasadačke
Krok 4. Využite pomoc personálu, ktorý pracuje ako personál vedenia zasadačky
Ak sú v budove, ktorú si vyberiete pre konferenciu, k dispozícii zdroje, využite ich naplno. Zamestnanci sú oboznámení s ich každodennými povinnosťami a sú pripravení odpovedať na otázky, riešiť problémy alebo v prípade potreby poskytnúť radu.
Môžete využiť služby personálu, ktorý má na starosti riadenie aktivít v zasadacej sieni, napríklad na vybavenie podrobných konferenčných opatrení. Aj keď je tam poplatok, nemusíte všetky tieto činnosti vykonávať sami, pretože vám to zaberie veľa času počas niekoľkých týždňov
Krok 5. Určte ponuku spotreby
Majte na pamäti, že účastníci musia počas konferencie nájsť jedlo a je pravdepodobné, že mnoho účastníkov nevie, aké jedlo je k dispozícii v okolí miesta konferencie. Zvážte, či potrebujete použiť stravovaciu službu na poskytovanie raňajok, obedov a občerstvenia, alebo zistíte, či vedúci konferenčnej sály dokáže pripraviť jedlo pre všetkých účastníkov.
Pri výbere jedálneho lístka majte na pamäti, že veľa ľudí by nemalo jesť určité jedlá kvôli alergii alebo preferenciám. Skúsení podnikatelia v oblasti stravovacích služieb môžu poskytnúť niekoľko možností, napríklad: vegetariánske menu, žiadne orechy, bezlepkové, halalové jedlá alebo iné možnosti menu
Krok 6. Nájdite si čas na kontrolu lokality
Potom, čo sa postaráte o všetky veci, ktoré je potrebné pripraviť, urobte si čas na návštevu miesta konania konferencie deň vopred. Nečakajte, kým váš nový deň D príde s účastníkmi, ktorí sa zapoja do konferencie.
Jeden deň vopred príďte na miesto konania konferencie a dohodnite si stretnutie so všetkým zúčastneným personálom, aby ste sa uistili, že je všetko dobre pripravené až do najmenších podrobností
Časť 3 zo 4: Vytvorenie plánu konferencie
Krok 1. Naplánujte si konferenciu
Potom, čo si urobíte celkový obraz o témach, o ktorých sa má diskutovať, a určíte názov konferencie, pripravte si plán, ktorý začína od otvorenia konferencie po jej koniec. Konferencie sa môžu konať rôznymi spôsobmi v závislosti od oblasti, o ktorej sa diskutuje. Aby sa uľahčilo plánovanie, konferencie sa zvyčajne konajú v nasledujúcom poradí:
- Začnite konferenciu úvodom alebo úvodným prejavom, ktorý spravidla prednesie známa osoba z konkrétnej oblasti podnikania a ktorý sa stal známym rečníkom. Akciu môžete usporiadať večer a potom skončiť večerou alebo ako prvé zasadnutie ráno, aby sa začala konferencia.
- Rozdeľte zvyšok rozvrhu na kratšie sedenia. Ak sa konferencia koná na žiadosť účastníkov podľa ich návrhov, upravte materiál podľa potrieb účastníkov. Do plánu konferencie však môžete zahrnúť aj plány workshopov, filmové klipy alebo iný materiál. V závislosti od počtu prítomných účastníkov určte, či sa každého zasadnutia môžu zúčastniť všetci účastníci (nazývané „plénum“), alebo je potrebné účastníkov rozdeliť do niekoľkých skupín a každá skupina sa zúčastní rôznych zasadnutí súbežne podľa svojho výberu (nazývané „skupiny““).
- Ukončite konferenciu pozvaním rečníkov, aby predstavili materiál, ktorý účastníkov motivuje alebo vyzýva.
Krok 2. Rozhodnite sa, ako budete reláciu viesť
Môžete sa rozhodnúť, ako budete sedenie viesť podľa potrieb spoločnosti, napríklad prostredníctvom výučby, diskusie o prípadoch, organizovania seminárov, prezentácie najnovších výsledkov politiky alebo výskumu, kladenia otázok alebo prezentácie pomocou diapozitívov.
- Voľba spôsobu dodania materiálu ovplyvní stratégiu publikovania. Pripravte si preto čo najskôr materiál, ktorý je pre účastníkov veľmi užitočný.
- Každá relácia môže začať od 45 minút do 3 hodín v závislosti od počtu prezentácií a dodaného obsahu.
Krok 3. Zvážte, či chcete zahrnúť aj ďalšie činnosti
Zamyslite sa nad užitočnými aktivitami, ktoré by mohli byť zahrnuté v pláne a ktoré môžu hrať dôležitú úlohu pri podpore úspechu konferencie, napríklad:
- Naplánujte si aktivity v prospech organizácie účastníkov konferencie, napríklad obchodné stretnutie alebo odovzdanie cien.
- Poskytnite jedlo, ak sa účastníkom účtuje registračný poplatok. Ak nie je žiadny poplatok, požiadajte účastníkov, aby si priniesli obed (ako posledná možnosť). Účastníci zvyčajne očakávajú, že zjedia aspoň jedno jedlo. Ak sa konferencia nachádza v meste, urobte si prestávku, aby sa účastníci mohli naobedovať v neďalekej reštaurácii.
- Opýtajte sa, či by účastníci chceli naplánovať zábavnú akciu, napríklad: urobiť si prehliadku mesta, pozrieť sa v noci na komediálnu show, pozrieť si film alebo sa zúčastniť predstavenia v divadle. Táto udalosť môže byť vhodnejšia pre konferenciu organizovanú vo veľkom meste alebo pre spoločnosť, ale nie vždy.
Časť 4 zo 4: Publikovanie
Krok 1. Určite účastníkov, ktorí sa zúčastnia
Konferencie sú veľmi rozmanité, napríklad akademické, náboženské a obchodné konferencie s rôznymi účastníkmi. Pred plánovaním sa uistite, že má záujem zúčastniť sa konferencie dostatok účastníkov.
Ak chcete organizovať konferencie pre malé skupiny, ako sú zamestnanci spoločnosti alebo cirkevné spoločenstvá, nemusíte veľa propagovať. O plánoch konferencií môžete informovať zaslaním e -mailu, oznámením v informačnom bulletine spoločnosti a/alebo oznámením na administratívnom stretnutí
Krok 2. Požiadajte vedúcich spoločností o účasť
Ak chcete presvedčiť ľudí vo vašej spoločnosti, musíte vymyslieť pútavý názov alebo pozvať skvelého rečníka.
Po obdržaní potvrdenia od známych rečníkov zahrňte informácie do konferenčných materiálov a upozornite potenciálnych účastníkov
Krok 3. Vytvorte webovú stránku
Dnes sú digitálne médiá veľmi dôležitým nástrojom úspechu konferencie. Vytvorte názov webovej stránky pomocou odkazov, ktoré je ľahké nájsť, ak hľadáte kľúčové slovo s názvom konferencie alebo iné slová súvisiace s konferenciou. Napíšte podrobné informácie o konferencii na webovú stránku a priložte odkaz na všetky tlačené a reklamné materiály súvisiace s konferenciou.
- Na webovú stránku uveďte dátum, čas a adresu miesta konania konferencie vrátane mien známych rečníkov. Tiež informujte dopravu, ubytovanie, zaujímavé miesta a plány konferencií, ak nejaké existujú.
- Ak sa účastníci môžu zaregistrovať, vložte odkaz na webovú stránku.
Krok 4. Podajte reklamu
Začnite s inzerciou v dostatočnom predstihu (rok vopred), aby rečníci mohli predložiť návrhy obsahujúce materiál, ktorý bude prezentovaný na konferencii. Vyberte si správny spôsob publikovania podľa veľkosti konferencie a pozadia účastníkov. Zvážte, odkiaľ potenciálni účastníci získavajú svoje informácie, napríklad z:
- Sociálne médiá, napríklad z účtov Facebook a Twitter sponzorskej organizácie
- Zoznam kontaktov na zoznamoch a e -mailových adresách
- Blog, časopis, noviny alebo obchodný časopis
- Plagáty, letáky alebo iné oznámenia zaslané príslušným skupinám, organizáciám alebo spoločnostiam
Krok 5. Požiadajte o návrhy
Pri príprave návrhu reklamy uveďte, že ste otvorení registrácii alebo čakáte na predloženie individuálnych alebo skupinových návrhov vo forme referátov, návrhov panelov alebo materiálov z workshopu.
Dĺžku návrhu môžete určiť podľa predmetu podnikania. V oblasti vzdelávania vyžadujú malé konferencie abstrakty niekoľkých stoviek slov, zatiaľ čo konferencie veľkého rozsahu vyžadujú kompletné rukopisy
Krok 6. Začnite prijímať registrácie
Pripravte zázemie, aby sa účastníci mohli zaregistrovať pred konferenciou, aj keď je to ešte niekoľko mesiacov vopred. Takýmto spôsobom môžete odhadnúť počet účastníkov, ktorí sa zúčastnia.
- Vytvorte webovú stránku, ktorá odkazuje na webovú stránku konferencie a kde sa môžete zaregistrovať. Ak nemáte technické znalosti na vytvorenie webovej stránky, použite existujúcu službu. Využite napríklad platené služby spoločnosti RegOnline, ktorá je spoločnosťou, ktorá sa stará o online registráciu na rôzne akcie, spracováva údaje a odosiela vám ich tým, že im uľahčuje prístup.
- Účastníci sa môžu zaregistrovať aj telefonicky alebo faxom, ak máte možnosť spracovať potvrdenia o platbe pomocou kreditnej karty.
- Ak neakceptujete internetovú alebo telefonickú registráciu, vytvorte si formulár žiadosti vo formáte PDF a nahrajte ho na webovú stránku. Informujte účastníkov, že si môžu formulár vytlačiť, vyplniť a odoslať ho šekom alebo dokladom o prevode na e -mailovú adresu vašej spoločnosti.
- Aby sa účastníci mohli zaregistrovať skôr, ponúkajte zľavy účastníkom, ktorí uskutočňujú platby aspoň mesiac vopred. Ceny lístkov sú o niečo drahšie, ak účastníci zaplatia v mieste konania konferencie.
Tipy
- Spýtajte sa rečníka, či nepotrebuje na prezentáciu ďalšie vybavenie, napríklad pódium, televíziu, veľkoplošnú obrazovku alebo počítač.
- Pri výbere jedálneho lístka sa uistite, že existujú účastníci, ktorí musia držať diétu z určitých potravín.
- Pri porovnávaní nákladov na prenájom sa opýtajte na ceny za jedlo, vodu, nealkoholické nápoje atď. pretože to môže byť veľmi drahé.
- Pri výbere miestnosti zvážte účel konferencie a rozhodnite sa, či chcete na písanie poznámok využívať hľadisko alebo stoličky a stoly.
