Písomné zásady a postupy načrtávajú pokyny, pravidlá, zameranie a zásady organizácie. Zásady a postupy sú spravidla zahrnuté v príručkách vytvorených pre zamestnancov. Ako písať obchodné politiky a postupy, závisí od cieľov samotnej spoločnosti.
Krok
Časť 1 z 5: Načrtnite obchodné ciele
Krok 1. Vytvorte si zoznam cieľov
Ako manažér alebo vlastník firmy poznáte ciele spoločnosti. Zvážte veci, ako sú predajné ciele, ciele zamestnancov a manažmentu a obchodná pozícia, od ktorej očakávate, že bude v najbližších rokoch.
- Snažte sa stanoviť si ciele, ktoré sú nielen konkrétne, ale aj dosiahnuteľné a stojí za to sa o ne snažiť. Napríklad si stanovte finančné ciele, ktoré máte na dosah, a stanovte ciele pre výkonnosť zamestnancov, ktoré je možné dosiahnuť dodržiavaním zásad a postupov, ktoré si stanovíte.
- Keď si stanovíte ciele, uistite sa, že ste pripravení angažovať sa ako vlastník alebo manažér firmy. Stanovenie cieľov je dôležitým prvým krokom pri tvorbe politík a postupov. Potom nemenej dôležité je dodržať.
Krok 2. Napíšte si zoznam úloh a postupov
Zamyslite sa nad každodennými udalosťami a úlohami vo vašom podnikaní. Napíšte si každú prácu, ktorú je potrebné každý deň dokončiť, aby podnik fungoval hladko.
Zvážte nasledujúce: Aké úlohy si vyžadujú formálny popis alebo usmernenie? Aké postupy sa musia dôsledne vykonávať rovnakým spôsobom? Namiesto toho, aby ste sa zamerali na ručnú prácu, ktorá nevyžaduje veľa inštrukcií, zamerajte sa na väčšie úlohy
Krok 3. Vytvorte zoznam možných problémov a riešení
Cieľom je zaistiť, aby všetko prebiehalo hladko a aby zamestnanci a manažéri mali štandardy výkonu. Zamyslite sa nad problémami, ktoré by mohli nastať pri absencii politiky. Takýmto spôsobom si môžete premyslieť potrebné politiky.
Keď premýšľate o potenciálnom probléme, hľadajte rýchly prehľad o tom, ako problém vyriešiť alebo opraviť. Zamyslite sa nad problémami každodenných podnikateľských aktivít, ako sú financie, interakcie medzi zamestnancami a zákazníkmi a správanie a postoje zamestnancov
Časť 2 z 5: Písanie obchodných zásad
Krok 1. Vytvorte zoznam kategórií politík
Po zvážení rôznych možných problémov, ktoré je potrebné v rámci politiky vyriešiť, sa zamyslite nad ich kategóriami. Používajte napríklad kategórie ako bezpečnosť, plánovanie, správanie, plat, výhody, dovolenka alebo dovolenka a diskriminácia.
Neskôr pri zostavovaní príručky vám zásady už rozdelené do kategórií pomôžu zorganizovať príručku a jej časti. Kategórie vám tiež pomôžu rozhodnúť sa, čo je najdôležitejšie, a môžu ich rozdeliť podrobnejšie
Krok 2. Použite formát osnovy na rozdelenie rôznych politík v rámci každej kategórie
Šablóna vám umožní hlbšie sa zaoberať aspektmi jednotlivých politík alebo kategórií a priebežne pridávať výrazy a špecifikácie. Pomocou čísel zoraďte každú sekciu alebo kategóriu.
Začnite krátkym obrysom. Potom, ako si napíšete všetky počiatočné nápady, sa môžete vrátiť k obrysu a podľa zmeny pridávať alebo rozširovať
Krok 3. Zamyslite sa nad primeranými dôsledkami porušovania zásad
Politiky umožňujú podnikom správne fungovať a slúžia aj ako štandardy, ktoré musia zamestnanci a manažment dodržiavať. Zásady slúžia aj ako písomné dokumenty, v ktorých sa uvádza, ako riešiť problémy alebo porušenia zásad. Toto je obzvlášť dôležité vtedy, keď a ak sú na vyriešenie problému potrebné opatrenia.
Ak sú zásady uvedené v oficiálnych dokumentoch, môžu zahŕňať zákonné práva a povinnosti zamestnancov a spoločnosti. Tieto zásady obsahujú informácie o zamestnaneckých právach osôb so zdravotným postihnutím, daniach a zákazoch diskriminácie a obťažovania na pracovisku. Uistite sa, že zadávate informácie v súlade s platnými zákonmi
Krok 4. Stanovte jasnú politiku prepúšťania
Ak musíte prepustiť zamestnanca za porušenie zásad, budú to tieto písomné zásady, ktoré budú slúžiť ako dôkaz, ak sa zamestnanec domnieva, že bol prepustený nespravodlivo. Uistite sa, že časť venujete diskusii o pravidlách prepustenia.
Mali by ste tiež vytvoriť politiku prijímania zamestnancov. Ide napríklad o previerky pred prijatím uchádzača alebo o skúšobnú dobu po prijatí zamestnanca a predtým, ako sa stane stálym zamestnancom. Uistite sa, že vytvoríte a načrtnete jasné termíny
Krok 5. Použite jasný aktívny jazyk
Všetky zásady píšte zrozumiteľne tak, aby neboli nesprávne interpretované alebo nepochopené. Ak existuje iný výklad, zvážte jeho prepísanie do iného jazyka.
Nepíšte napríklad: „Za určitých okolností môže byť poskytnutá dodatočná práceneschopnosť.“Namiesto toho napíšte „Dodatočná práceneschopnosť je schválená iba s výslovným súhlasom vedúceho služby“
Časť 3 z 5: Postupy pri písaní
Krok 1. Zistite, ktoré úlohy vyžadujú podrobné postupy
Nie všetky práce alebo incidenty vyžadujú podrobné pokyny. Uprednostnite úlohy alebo postupy, ktoré je potrebné vykonávať dôsledne, napríklad mzdy alebo plánovanie.
Pri rozhodovaní o tom, ktoré postupy vyžadujú podrobnosť, zvážte nasledujúce otázky: Bol postup dlhý alebo komplikovaný? Aké sú dôsledky, ak dôjde k chybe pri implementácii? Boli implementované niektoré nedávne dôležité zmeny? Vyžaduje tento postup dôležité alebo rozsiahle dokumenty? Sú zamestnanci často týmto postupom zmätení?
Krok 2. Zhromaždite informácie potrebné pre každý postup
Pred načrtnutím postupu musíte poznať všetky kroky a ich aspekty. Zvážte otázky zamestnancov, ktoré prišli, a akékoľvek problémy, s ktorými sa môžete stretnúť.
Aj keď máte všetky informácie, stále budete musieť dodržať základy samotného postupu. Zamyslite sa nad tým, čo potrebujú čitatelia alebo zamestnanci porozumieť, a vykonajte postup
Krok 3. Na napísanie jasného postupu použite všetky informácie
Použite aktívny jazyk. Skúste sa vyhnúť dlhým a nadbytočným slovám. Uistite sa, že nepoužívate ťažko zrozumiteľný jazyk vrátane žargónu, ktorý zamestnanci možno nepoznajú.
Napríklad namiesto toho, aby ste napísali: „Účty roztrhané zamestnancom musia byť uložené vo finančnom súbore“, použite nasledujúci jazyk „Uchovávanie roztrhnutých potvrdení o mzde vo finančnom súbore“
Časť 4 z 5: Pochopenie zákonnosti
Krok 1. Zadajte časť o antidiskriminačnej politike
Všetci majitelia firiem musia dodržiavať antidiskriminačné pravidlá, ktoré stanovila vláda. Nezabudnite zahrnúť informácie o politike spolu s očakávaniami, že ju všetci zamestnanci dodržiavajú.
Do politiky by mali byť zahrnuté aj informácie o rovnakých príležitostiach zamestnania, ako aj zákon o práve na prácu pre osoby so zdravotným postihnutím a politika obťažovania
Krok 2. Uistite sa, že sú vaše zásady zákonné
Musíte zaistiť, aby všetky vypracované zásady boli spravodlivé a v súlade so zákonom. Existuje mnoho zdrojov, ktoré môžete použiť na zistenie, či sú vaše zásady v súlade s platnými zákonmi.
Môžete tiež požiadať právneho poradcu, aby si preštudoval zásady, ktoré ste navrhli, a až potom ich uplatníte na zamestnancov. Ako vlastníkovi firmy je veľmi výhodné mať právneho poradcu, s ktorým sa môžete pravidelne radiť
Krok 3. Požiadajte zamestnancov, aby podpísali návrhy zásad a postupov
Od nových zamestnancov by sa malo vyžadovať, aby súhlasili a podpísali dokumenty o zásadách a postupe, a mala by im byť poskytnutá kópia na referenčné účely. Všetky zmeny navyše musia byť podpísané všetkými zamestnancami. To má zaistiť, aby boli všetci viazaní politikou, ak by v budúcnosti mali obe strany podniknúť akékoľvek právne kroky.
Mladiství nemôžu legálne uzatvárať zmluvy. Ak prijímate zamestnancov mladších ako 18 rokov, uistite sa, že majú písomný súhlas zákonného zástupcu na uzavretie zmluvy, pretože rodič alebo zákonný zástupca môže zmluvu zákonne zrušiť
Časť 5 z 5: Zostavenie manuálu
Krok 1. Usporiadajte informácie v logickom poradí
Začnite s väčšími bodmi a potom postupujte s menšími. Napríklad namiesto toho, aby ste začali s kategóriou kompenzácií, začnite manuál s procesom prijímania zamestnancov alebo kategóriou oprávnenosti.
- Zvážte otvorenie manuálu s popisom cieľov spoločnosti, ako ste načrtli vyššie. Napíšte jasný, zjednotený odsek alebo dva, ktoré zhrnú príručku, čo môžu zamestnanci od spoločnosti očakávať a čo spoločnosť očakáva od zamestnancov.
- Pomocou obrysu vytvorte v príručke podkategórie. Keď budete hotoví, urobte si obsah, aby ste každú informáciu ľahko našli.
Krok 2. Použite obrázok, graf alebo diagram
Existujú ľudia, ktorí sú vizuálnejší, takže diagramy, grafy alebo obrázky v príručke môžu pomôcť rôznym typom zamestnancov porozumieť pojmom. Obrázky môžu zjednodušiť postupy a zásady.
Môžete napríklad vytvoriť graf alebo tabuľku, v ktorej sú uvedené rôzne názvy a ich povinnosti. Môžete tiež použiť tabuľku otázok a odpovedí, ktoré môžu zamestnanci v prípade potreby použiť ako referenciu
Krok 3. Poskytnite všetkým zamestnancom príručky, ku ktorým budú mať ľahký prístup
V ideálnom prípade noví zamestnanci dostanú kópiu príručky pri prijatí do zamestnania a starí zamestnanci dostanú novú kópiu pri revízii. Zvážte, či všetci zamestnanci podpíšu zmluvu, v ktorej uvedú, že rozumejú všetkým bodom uvedeným v príručke, a súhlasia s tým.
